Панель инструментов форматирование

 

 

 

- объединить ячейки и поместить содержимое в центре;

 

- присвоить денежный формат;

 

- присвоить процентный формат;

 

- присвоить формат с разделителями (разделение групп разрядов, например, 23 456);

 

- увеличить разрядность (число знаков после запятой);

 

- уменьшить разрядность.

Панель инструментов стандартная

 

- скопировать формат по образцу

 

- автосуммирование

Рабочие книги

Если вы запустили программу Excel, в окне программы по умолчанию будет раскрыт документ, называемый Книга1. Интерфейс Excel является много документовым, - это означает, что вы можете открывать несколько документов, приготовленных в формате электронных таблиц Excel. Однако в любой момент времени вы можете работать только с одним документом, который является активным.

Рабочую книгу вы можете открывать с помощью команды меню Файл – Открыть или щелчком по кнопке Открыть, которая находится на панели инструментов. На экране появится стандартный диалог Открытие документа, в котором вам необходимо выбрать нужный файл и щелкнуть по кнопке Открыть, - документ будет открыт в обычном режиме.

Листы рабочей книги

 

Рабочая книга состоит из листов, которые используются в Excel для организации и анализа данных. Листы в книге пронумерованы (Лист1, Лист2 и т.д.) и размечены сеткой линий. Работая с книгой, вы сможете производить всевозможные вычисления, пользуясь данными, размещенными на разных листах книги. Имена листов отображаются на вкладках (ярлычках) в нижней части окна рабочей книги над строкой состояния. Чтобы перейти с одного листа на другой, щелкните по соответствующему ярлычку. Кстати, чтобы создать оригинальные имена для листов (взамен малоинформативных Лист1, Лист2,…), вы можете поступить точно также, как в случае переименования файлов в Windows: щелкните дважды по ярлычку листа и поверх появившегося фонового прямоугольника на вкладке листа введите новое имя.

Тот лист, который в данный момент открыт в окне Excel, называется активным. Вкладка активного листа подсвечена ярче других вкладок. Переходить от одного листа к другому можно щелчками по вкладкам листов.

Управление листами

ü Добавить – опция, с помощью которой добавляется лист в рабочую книгу. После выбора этой опции появляется диалог, в котором нужно указать, что именно требуется добавить: лист, диаграмму или макрос. Если вам нужно вставить такой же лист, как и те, что создаются по умолчанию, выберите значок Лист и щелкните по кнопке ОК.

ü Удалить – эта опция служит для удаления листа. Лист из рабочей книги удаляется безвозвратно (в отличие от самой книги, которая, будучи удаленной, попадает как файл в корзину). Поэтому после щелчка по опции Удалить на экране появляется предупреждение о том, что отменить удаление выделенных листов будет невозможно.

ü Переименовать – команда, дублирующая двойной щелчок мышью по вкладке листа. Заметим, что ширина вкладки автоматически устанавливается такой, чтобы по возможности полностью поместилось имя листа.

ü Переместить/скопировать – эта опция, которая позволяет переместить лист внутри данной книги, а также сделать копию листа. При вызове этой команды появляется диалог, в котором нужно указать, перед каким листом следует разместить выделенный лист. Если в этом диалоге вы установите флажок Создавать копию, то вместо перемещения самого листа в указанное место будет помещена его копия.

ü Выделить все листы – команда, которая позволяет сделать активными все листы рабочей книги. Эта команда удобна, когда все вкладки не помещаются в видимую часть промежутка ярлычков листов.

ü Исходный текст – команда, которая запускает редактор макросов VBA. При этом оказывается открытым окно программы, в котором можно писать и редактировать код VBA.

Контекстное меню охватывает основные операции с листами. Однако некоторые из операций могут быть реализованы и другими, не менее удобными способами.

Группа листов

ü Чтобы создать группу листов, нужно выделить листы, входящие в группу. Нажмите клавишу Ctrl и щелкните поочередно по вкладкам тех листов, которые должны составить группу. После этого вкладки листов группы будут подсвечены белым фоном, а к заголовку окна Excel добавится слово [Группа]. Для выделения смежных листов можно пользоваться клавишей Shift (вместо Ctrl).

ü Чтобы расформировать группу листов, нужно вызвать контекстное меню группы листов и выполнить команду Разгруппировать. Разгруппировывать листы можно и другим простым способом: щелчком мыши по любому из ярлычков группы листов.

Выделение листов.

Для этой операции достаточно нажать серую кнопку без названия, расположенную на пересечении заголовков строк и столбцов (в левом верхнем углу таблицы).

Можно выделить несколько листов, если «прощелкать» вкладки всех нужных листов (в нижней части окна) при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить группу листов, сначала щелкните по ярлычку одного из нужных листов, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните по каждому ярлыку остальных листов группы. Клавишу Ctrl в этой операции можно заменить на Shift, если листы рабочей книги следуют подряд.

Ячейки и адреса ячеек.

Взгляните на рабочий лист – он представляет собой совокупность строк и столбцов, которые, в свою очередь, состоят из ячеек. Ячейка – это минимальный элемент электронной таблицы, который имеет адрес, состоящий из имени столбца и имени строки, на пересечении которых она расположена. Например, А1, В2, С6 и т.д., - буквами обозначаются столбцы, а цифрами – строки.

Максимальное число столбцов, расположенных на листе, - 256. первые столбцы обозначаются буквенным символом А, В, С и т.д., затем идут столбцы с двумя буквами АА, АВ, АС…, последний столбец обозначается двумя буквенными символами IV (не путать с римской цифрой четыре). Максимальное число строк также ограничено и равно 65536 (=2¹⁶).

В ячейках вы можете разместить различного рода информацию, которая представляется в виде:

§ текста (текст и числа не участвующего в вычислениях)

§ числа (участвующие в вычислениях),

§ формула: целая, десятичная или обыкновенная дробь, проценты, денежные суммы и т.д. Дробная часть от целой отделяется - запятой.

Чтобы произвести некоторые действия над любой ячейкой, ее нужно выделить. Выделение ячейки, как выделение объекта в Windows, выполняется щелчком левой кнопки мыши по ячейке, либо щелчком правой кнопки (выделение с вызовом контекстного меню). Наведите указатель мыши (он имеет форму толстого оконтуренного перекрестия) на нужную ячейку и щелкните по ней. Ячейка при этом будет обведена жирной рамкой, причем в правом нижнем углу рамка будет разорвана маленьким квадратиком – маркером заполнения.

Ячейка, которая обведена жирной рамкой, называется текущей или активной. Активная ячейка готова для ввода данных. По сути, работа в Excel сводится к очень простым действиям: вы делаете активной ту или иную ячейку, заносите в нее данные или формулы и затем обрабатываете данные в ячейках по законам Excel.

Диапазоны

Многие операции в Eхcel можно выполнять не только над отдельными ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по одной формуле (например, суммирование) и другие.

Совокупность ячеек называется диапазоном.

Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами. Чтобы выделить прямоугольный диапазон, щелкните левой кнопкой мыши по какой-либо угловой ячейке диапазона (например, С2) и, не отпуская кнопки мыши, протяните указатель по другой угловой ячейки (например, F8), расположенной по диагонали прямоугольника по отношению к первой ячейке. После этого кнопку мыши отпустите. Выделенный прямоугольный диапазон будет обеден жирной рамкой, содержащей маркер заполнения.

Прямоугольный диапазон ячеек обозначается записью адресов угловых ячеек (левой верхней и нижней правой), которые разделены двоеточием, например,

C2:F8, B16:AD32, A3:A12, D1:G1

Возможны два варианта ввода данных в таблицы Excel осуществляемые с помощью клавиатуры:

ü Ввод непосредственно в ячейку. Активизируйте нужную ячейку щелчком мыши и начните ввод с клавиатуры (при этом в ячейке появится мигающий курсор). Введите данные в ячейку и для завершения ввода нажмите клавишу Enter (либо клавишу табуляции или одну из клавиш управления курсором, либо щелкните мышью вне активной ячейки). После нажатия Enter рамка активной ячейки переместится по умолчанию на одну ячейку ниже.

ü Ввод в строку формул. Хотя данные вводятся в конкретную ячейку, ввод можно выполнять и в строку формул. Для этого нужно активизировать ячейку, затем следует щелкнуть в поле строки формул (курсор переместится в это поле). Далее в строке формул следует набрать данные и заверить ввод нажатием клавиши Enter (либо каким-либо другим способом из перечисленных выше, кроме клавиш управления курсором).

Для отмены ошибочной записи данных воспользуйтесь одним из следующих способов:

ü Если курсор находится в активной ячейке или в строке формул (клавиша Enter еще не нажималась), то для стирания записи нажмите Esc, либо кнопку Отменить на панели инструментов.

ü Если ввод данных в ячейку уже завершен (после нажатия Enter), то для удаления введенных данных (очистки ячейки) нужно снова активизировать ячейку и нажать клавишу Delete или Backspace.

ü Для отмены изменений и восстановления исходных данных можно использовать также кнопку с крестиком в строке формул.

При вводе данных Excel автоматически распознает числа, текст, даты, логические значения и т.д. Все эти типы значений записываются в ячейках Excel по определенным правилам.