Глава 7. Базы данных Microsoft Access

Базы данных ─ это организованная структура для хранения информации.

Такое понятие базы данных обусловлено тем, что современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, в современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. Если в базе данных нет никаких данных, то это все равно полноценная база данных. В такой базе данных все-таки есть информация ─ это структура базы. Она определяет методы занесения и хранения данных в базе.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных.

Система управления базами данных (СУБД) ─ это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

В мире существует множество СУБД. Однако большинство из них опирается на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Поэтому рассмотрим и обобщим понятия только одной системы управления базами данных Microsoft Access, входящей в пакет Microsoft Office. Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами являются ее таблицы. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре базы данных являются соответственно поля и записи. Поля базы данных определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Изменение состава полей исходной таблицы (или их свойств) приводит к изменению структуры базы данных, то есть создается новая база данных.

 

Типы данных Microsoft Access

 

Система управления базами данных Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

· Текстовый ─ используется для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

· Поле Мемо ─ специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535 символов);

· Числовой ─ тип данных для хранения действительных чисел;

· Дата/время ─ тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;

· Денежный ─ тип данных для хранения денежных сумм;

· Счетчик ─ специальный тип данных для натуральных уникальных чисел с автоматическим наращиванием (для порядковой нумерации записей);

· Логический ─ тип для хранения логических данных (только два значения Да или Нет);

· Поле объекта OLE ─ специальный тип данных для хранения объектов OLE, например мультимедийных;

· Гиперссылка ─ специальное поле для хранения адресов URL Web -объектов Интернета;

· Мастер подстановок ─ это не тип, а объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Основные свойства полей таблиц базы данных

СУБД Microsoft Access

В СУБД Microsoft Access реализуются следующие основные свойства полей в структурах таблиц базы данных:

· Имя поля (заголовок столбца таблицы) ─ определяет порядок обращения с данными этого поля при автоматических операциях с базой;

· Тип поля ─ определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

· Размер поля ─ определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

· Формат поля ─ определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

· Маска ввода (средство автоматизации ввода) ─ определяет форму, в которой вводятся данные в поле;

· Подпись ─ определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля;

· Значение по умолчанию ─ то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

· Условие на значение ─ ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный или тип даты);

· Сообщение об ошибке ─ текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение);

· Обязательное поле ─ свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

· Пустые строки ─ свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым (например, текстовым));

· Индексированное поле ─ если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поискомили сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются.

Примечание: перечень приведенных свойств полей относится в основном к полям текстового типа.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных.