Анализ и результаты исследования отбора персонала в втб 24 (зао)

Отбор кадров является одним из самых важных направлений деятельности отдела по управлению персоналом филиала №5440 ВТБ 24 (ЗАО), т.к. от квалификации, заинтересованности и надежности работников напрямую зависит будущее компании. В отделе по работе с персоналом работают 12 сотрудников, что соответствует штатному расписанию. Один из сотрудников – руководитель отдела, остальные – специалисты (старшие, ведущие и главные специалисты по управлению персоналом).

В отделе управления персоналом подбором занимаются 5 сотрудников. За каждым из них закреплена своя зона ответственности. Один из специалистов осуществляют отбор персонала в филиалы банка в Омске, Томске и Красноярске. Его основная функция – проведение телефонных интервью с кандидатами. В случае необходимости закрытия ключевой позиции с претендентами проводиться Skype-интервью. Окончательное решение о приеме сотрудника на работу принимает руководитель подразделения соответствующего филиала. Еще 2 специалиста отбирают персонал на ключевые позиции в Новосибирске, а также отвечают за формирование кадрового резерва. Оставшиеся двое сотрудников занимаются отбором кандидатов на стартовые позиции, а также их адаптацией.

Процедура подбора персонала в банке проходит по следующей технологии: выявление потребностей; формирование заявки на отбор; выбор методов поиска кандидатов; анализ документов; анкетирование; телефонное интервью; собеседование; проверка анкеты службой безопасности; принятие решения о найме, внесение информации в программу.

1) определение потребности в персонале, на этом этапе предпринимаются следующие шаги:

- составляется заявка на открытие вакансии. В заявке обосновывается необходимость открытия вакансии, потребность оборудования рабочего места, должностные обязанности нового сотрудника. Заявка на открытие вакансии заполняется на специальном бланке менеджером, в отделе которого планируется открытие вакансии, и передается в отдел персонала;

- проводится экспертиза вакансии. На основе заявки на открытие вакансии проводится экспертиза вакансии (выявление объективной потребности отдела в новом сотруднике). При положительном результате экспертизы вакансии заявка на открытие вакансии направляется на утверждение руководителю отдела по управлению персоналом;

- определяется личностный профиль кандидата. Составляются общие требования к кандидатам на открытые вакансии.

Стратегии привлечения персонала

Активная прямые акции и мероприятия, реклама в СМИ и интернете, целевой поиск

Поддерживающая Формирование «резерва» из внешних кандидатов.

Стандартная Формирование входящего потока: объявления в СМИ и интернете

2)Технология поиска персонала: руководителем по персоналу определяется перечень вакансий на основании заявок руководителей, разрабатывается стратегия и тактика поиска кандидатов (в зависимости от вакансии, времени, необходимого для закрытия вакансии, требований к кандидатам и финансовых ресурсов), а также выбор методов отбора кандидатов.

 

 

Поиск кандидатов осуществляется посредством размещения объявлений о вакансии в следующих ресурсах: сайт банка, учебные заведения (заключение договоров на организацию практики студентов, информационные плакаты, презентация для студентов, дни открытых дверей), интернет (банерная реклама, страница работодателя в специализированных федеральных и региональных интернет-ресурсах), наружная реклама (растяжки на зданиях офиса), ярмарки вакансий (инициирование и проведение ярмарок вакансий и дней открытых дверей Банка). Также ведется целевой поиск – целенаправленный выход на кандидатов, работающих у конкурентов.

3) Технология отбора кандидатов. При отборе кандидатов используются следующие методы: анализ резюме, анкетирование и первичное собеседование, собеседование с непосредственным руководителем, тестирование.

1.Анализ резюме. Анализируя резюме, которые были присланы кандидатами на электронную почту, специалист по подбору персонала отбирает из них самые подходящие для данной вакансии и проводит телефонное интервью, где уточняет различные вопросы (об образовании, опыте работы и т.д.).

2.Анкетирование и первичное собеседование. В ходе успешного прохождения телефонного интервью кандидаты приглашаются для заполнения анкет установленного образца в филиал банка. Также специалист по подбору проводит с потенциальными кандидатами предварительное собеседование, затем менеджер обобщает все данные о кандидатах, выбирает из них несколько человек и информирует о количестве претендентов руководителя. Менеджер по персоналу согласовывает дату и место проведения собеседований с руководителем подразделения.

3.Собеседование с непосредственным руководителем. В ходе собеседования решаются следующие задачи:

1) предварительное определение компетенции и личных качеств претендента и его заинтересованности в работе;

2) информирование его об организации и преимуществах работы в ней, содержании работы, процессе адаптации и необходимых для этого сроках;

3) выяснение интересов и ожиданий обеих сторон, области их различия и совпадения, возможности нахождения согласия;

4) предоставление претенденту возможности в итоге самому оценить, действительно ли он хочет получить эту работу.

После проведения собеседования, специалист заполняет лист оценки кандидата, который содержит следующие сведения: ФИО кандидата, дата рождения, должность, на которую он претендует. Далее специалист оценивает уровень компетенций кандидата, он может быть: экспертный (кандидат проявляет описанное в компетенции поведение на высоком уровне); нормативный (кандидат проявляет описанное поведение в компетенции); приемлемый (кандидат проявляет описанное поведение в компетенции на уровне ниже требуемого); дефицитный (кандидат не проявляет описанное в компетенции поведение). Затем делаются комментарии и выводы по результатам интервью и предлагается решение по кандидату: рекомендовать для согласования; рекомендовать для согласования, но имеются замечания и не рекомендовать для согласования. После этого лист оценки подписывается и передается непосредственному руководителю для принятия решения.

4.Тестирование. Все кандидаты проходят 4 теста: оценка деловых качеств; способность к концентрации внимания; способность к анализу числовой информации; способность к анализу вербальной информации.

5.Обязательной процедурой считается проверка анкеты, заполненной кандидатом, службой безопасности банка. Это занимает от 3 до 7 дней.

6.После того, как анкета проверена, специалист по подбору приступает к оформлению приема сотрудника на работу. Процедура оформления трудовых отношений с кандидатом:

По факту приглашения кандидата на работу (приложение), кандидат пишет заявление о приеме на работу, заполняется анкета при приеме на работу, где уточняется Ф.И.О. кандидата, данные о дате и месте рождения, гражданство, место прописки, образование, опыт работы и т.д.

Перечень документов, которые кандидат предоставляет для оформления на работу в филиал № 5440 ВТБ 24: трудовая книжка (оригинал), паспорт, дипломы об образовании (при наличии), свидетельство пенсионного страхования, военный билет, свидетельство о браке (при наличии), ИНН, свидетельство о рождении ребенка (при наличии), справка о сумме заработка с предыдущих мест работы за последние 2 года (не является обязательным документом для оформления, может быть предоставлен в течение первого месяца работы; необходима для расчета возможного больничного листа в течение первых двух лет работы в банке). После того, как кандидат представил все необходимые документы, специалист по подбору персонала передает их специалисту по кадровому администрированию.

Всю информацию о кандидатах (как успешно прошедших испытания при приеме, так и не выдержавших их) специалист по подбору персонала заносит в программу E-Staff Рекрутер. Программа E-Staff позволяет отслеживать всю цепочку действий по каждому кандидату от момента поступления его резюме в базу (телефонные интервью, первичное интервью, отправка резюме руководителю, интервью у руководителя, отклонение или выход на работу и др.).Статус текущей работы специалиста по подбору по каждой из вакансий показывается в программе в наглядной форме.

Функциональные возможности программы позволяют специалисту по подбору персонала осуществлять: учет вакансий и заявок на подбор сотрудников, поиск кандидатов в Интернет, хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии, поиск любых данных по кандидатам, формирование и поддерживание резервного банка данных по соискателям, не прошедшим отбор или испытание. Благодаря программе появляется возможность автоматической публикации объявлений о вакансиях в Интернет, а также импорта резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft Word. При этом при импорте программа заводит в базе кандидатов унифицированную карточку кандидата с прикрепленным резюме, автоматически распознает в нем ключевую информацию (ФИО, дата рождения, адрес, телефон, e-mail, уровень зарплаты) и помещает эти данные в соответствующие поля карточки. E-Staff Рекрутер позволяет искать кандидатов по нескольким сайтам при помощи одного запроса, переносить найденные резюме во внутреннюю базу компании и отслеживать кандидатов, найденных повторно, или по которым уже ведется (велась) работа.

В качестве одного из методов определения эффективности отбора персонала в филиале № 5440 ВТБ 24 (ЗАО) был использован метод интервью «Оценка эффективности отбора персонала».

83% респондентов отметили, что персонал отбирается исходя из потребностей банка и особенности каждой вакантной должности.

Рисунок 5 – Документы, регламентирующие процесс отбора персонала в филиале № 5440 ВТБ 24 (ЗАО)

Как видно из рисунка, все сотрудники, занимающиеся подбором персоналом, используют регламентирующие документы, положение о подборе персонала выделили 100% опрошенных, штатное расписание 67 %, а также 33% руководствуются должностными инструкциями.

Рисунок 6 – Процент респондентов, справляющихся с планом

Большинство сотрудников справляется с планом работы, который устанавливается ежедневно, но есть и сотрудники (33%), которые не успевают выполнить объем работы.

Большая часть опрошенных отметили (67%), что требования к кандидатам завышенные, их устанавливают руководители структурных подразделений и специалисты по отбору не участвуют в определении критериев.

Рисунок 7 – Методы отбора персонала в филиале № 5440 ВТБ 24 (ЗАО)

Все специалисты по подбору персонала, а также руководитель отдела персонала используют совмещенные методы отбора сотрудников такие как: анализ документов, интервью и тестирование.

Рисунок 8 – Причины текучести кадров в филиале № 5440 ВТБ 24 (ЗАО)

67% респондентов считают, что в банке текучесть кадров на высоком уровне среди специалистов, занимающих стартовые должности, такие как: клиентский менеджер, администратор зала, кассир и другие. Среди причин выделили следующие: низкая зарплата (67%), неудобный график работы(67%), несложившиеся отношения с руководством и коллективом (33%), а главной причиной является несоответствие ожиданий кандидата реальным условиям работы.

Рисунок 9 – Оценка эффективности отбора персонала в филиале № 5440 ВТБ 24 (ЗАО)

17 % опрошенных считают, что существующую технологию отбора персонала необходимо совершенствовать.

Также в результате исследования, было выявлено, что загруженность специалистов по подбору персонала является адекватной, о чем свидетельствует тот факт, что они практически всегда успевают справиться со своим объемом работы в течение рабочего времени.

Но, несмотря на то, что работу удается выполнять в пределах нормальной продолжительности рабочего времени, интенсивность работы специалиста по подбору является очень высокой. Данное обстоятельство вызвано ситуацией наличия большого количества незакрытых вакансий на стартовые позиции. В связи с этим специалисту установлен приблизительный план на день, согласно которому он должен направить на собеседования к руководителям структурных подразделений не менее 20 человек в день. Учитывая, что количество откликов на объявления в Интернете небольшое, а количество выложенных на работных сайтах резюме меняется ото дня ко дню, выполнить план получается не всегда.

В результате необходимости выполнить ежедневный план, происходит утеря основного назначения телефонного интервью. Изначально цель его проведения состояла не только в том, чтобы узнать ожидания кандидата, но и в оценке соискателя. Стартовые позиции это должности, основной функционал которых напрямую связан с общением с клиентами. Поэтому кандидат, претендующий на соискание такой должности должен грамотно говорить, уметь быстро находить ответы на поставленные вопросы, при этом отвечать доброжелательно, подробно и с энтузиазмом. Телефонное интервью позволяет все это оценить. Но если производить отсев соискателей по этим параметрам, выполнить ежедневный план не удается. Поэтому специалист по подбору назначает собеседование практически всем кандидатам, которых устраивают содержание деятельности по вакансии и условия работы.

Руководители структурных подразделений дополнительных офисов, которые проводят собеседования, даже при наличии 10-12 незакрытых позиций, предъявляют очень высокие требования к соискателям. В результате, специалист по подбору направляет на собеседования к этим руководителям практически всех кандидатов. Но такая ситуация вызывает, в свою очередь, недовольство со стороны руководителей из других дополнительных офисов. Ведь в связи со сложившимися обстоятельствами поток направляемых к ним кандидатов значительно уменьшается.

Таким образом, основными направлениями деятельности специалиста по подбору персонала (на стартовые позиции) являются: поиск кандидатов, проведение телефонных интервью, взаимодействие с руководителями структурных подразделений Филиала № 5440 ВТБ 24 (ЗАО), информирование соискателей о результатах собеседований, организация приема на работу новых сотрудников, работа с базой E-Staff Рекрутер.

По результатам исследования были получены следующие выводы:

1. Отбор персонала регламентирован положением о подборе и переводах сотрудников и штатным расписанием.

2. В ходе отбора персонала специалисты пользуются регламентирующими документами, такими как: штатное расписание, положение о подборе и переводах сотрудников, правила внутреннего трудового распорядка, а также должностными инструкциями.

3. В процессе анализа было выявлено, что отбором персонала в банке занимаются все уровни управления: генеральный директор, заместитель директора, специалисты отдела персонала.

4. Между специалистами по подбору персонала нагрузка распределена равномерно. В результате, практически все сотрудники справляются со своими обязанностями в пределах продолжительности рабочего времени. За каждым закреплена своя зона ответственности.

5. Процесс отбора происходит в несколько этапов: выявление потребностей, выбор методов привлечения, проведение собеседования, проверка анкеты службой безопасности, оформление приема сотрудника и занесение информации о кандидате в базу данных.

6. В банке применяется активный поиск персонала, т.е. работник службы управления персоналом просматривает объявления в СМИ и, следовательно, поиск персонала зависит не только от кандидатов, которые сами откликнулись на объявление, но и от грамотности составления объявления. Это значительно расширяет возможности поиска круга претендентов.

7. Специалисты уделяют должное внимание выпускникам вузов и специальных учебных заведений. Это молодежь, а, следовательно – перспективные соискатели на должности. Среди преимуществ молодых сотрудников можно выделить энергичность, более легкую обучаемость и позитивное отношение к любому новаторству. Это способствует снижению среднего возраста работников банка.

8. В банке используются различные методы отбора персонала. Эффективно проводится собеседование, которое дает возможность оценить кандидата с разных сторон.

9. В процессе отбора персонала используются инновации (интервью по компетенциям, работа в программе E-Staff Рекрутер).

Наряду с положительными моментами, были выявлены недостатки:

1. Принятые этапы затягивают процедуру отбора персонала. Весь процесс составляет около двух недель. За такой срок выбранный кандидат часто принимает другие предложения по работе и работник службы управления персоналом вынужден или рассматривать ранее выбранных соискателей или снова давать новое объявление о вакансии.

2. Руководители дополнительных офисов предъявляют высокие требования к кандидатам. В результате этого первоначальная цель телефонного интервью искажается, и в итоге специалист занимается скорее не отбором, а просто обзвоном кандидатов с целью пригласить как можно больше человек на собеседование.

3. Наличие большого количества вакансий на стартовые позиции указывает на высокую текучесть кадров. К причинам высокой текучести можно отнести невысокий уровень оплаты труда, в особенности в период испытательного срока; а также перегруженность специалистов стартовых позиций. Несмотря на то, что продолжительность их рабочего дня регламентируется локальными нормативными актами, сотрудникам нередко приходится задерживаться на работе.

4. В процессе отбора не происходит учета всей специфики вакантной должности, практически не выделяются в явном виде те важные с профессиональной точки зрения качества, которыми должен обладать претендент. Также не происходит качественной и количественной оценки этих качеств.