Общественные связи в системе управления

Содержание

Введение……………………………………………………………………………. 2

1. Общественные связи в системе государственного управления………………..9

1.1. Общественные связи в органах государственной власти …………….9

1.1.1. Возникновение явления PR……………..………………….......9

1.1.2. Функции и задачи служб по связям с общественностью в государственных органах…………………………………………………….……13

1.2. Пресс-служба: сущность явления, цели и задачи……………………21

1.2.1. Пресс-служба в органе государственного управления: роль и функции………………………………………………….…………………………21

1.2.2. Модели пресс-служб……………………………….……..…….27

1.2.3. Нормативно-правовое обеспечение деятельности пресс-службы государственного органа власти…………………………………………30

1.3. Организация деятельности пресс-службы в органах государственной власти…………………………………………………………………………........32

2. Анализ деятельности ОИиОС УМВД по Вологодской области………………………………..…………………………….………………51

2.1. Характеристика ОИиОС УМВД по Вологодской области ………..51

2.2. Нормативно-правовая база деятельности ОИиОС УМВД по Вологодской области…………………………………………………………….. 56

2.3. Организационный аудит ОИиОС УМВД по Вологодской области..65

2.4. Анализ сайта УМВД по Вологодской области………………………66

2.5.Оценка результатов опроса работников СМИ и пресс-служб г. Вологда………………………………………………………………………….…70

2.6. Рассмотрение мнений экспертного опроса………………………….. 78

Заключение ………………………………………………….……………………..81

Список использованной литературы и источников

Приложения
Введение

Актуальность. Современность резко изменила характер связей с общественностью. Директивный вариант иерархической связи с общественностью, при котором роль получателя информации занижена, сменяется новым, демократическим, когда потребитель информации перемещается с пассивных на активные позиции. Лауреат Нобелевской премии Д. Гэлбрейт так охарактеризовал этот феномен: «Человек хочет быть услышанным»[7]. Прямая связь дополняется обратной, резко повышающей роль получателя информации.

В значительной степени это обусловлено тем, что происходит переосмысление человеческого фактора, осознается его важная роль в экономическом, политическом и духовном развитии общества. Постепенно происходит отказ от парадигмы социальных отношений, основанной на модели «руководства и подчинения», доминирующие позиции завоевывает модель «партнерства». Это в свою очередь ставит проблему открытого функционирования органов связей с общественностью.

Установление связей между органами власти и общественностью способствует созданию внешней и внутренней среды, благоприятной для эффективного управления, что, в свою очередь, служит проводником обратной связи во властно-управленческих отношениях. Социально-коммуникативные отношения, складывающиеся в процессе связей с общественностью у организационных структур, в том числе и силовых, уже давно стали значимой сферой деятельности наиболее социально развитых стран, насчитывая уже почти вековую историю.

Связи с общественностью в понимании термина «PR» возникли из функциональной потребности найти такой способ социальной коммуникации, при котором субъект и объект государственного управления существовали бы не как разнополюсные, подчас антагонистически разделенные субстанции, а как взаимосвязанные участники общественных отношений. Неуклонное возрастание значения «PR» – мировая тенденция. Поэтому связи с общественностью, которые уже прочно оформились в западных странах как сфера знаний и область деятельности, получают обоснованное распространение и на жизненном пространстве российского государства.

Сегодня в России усиливается роль и ответственность государства за повышение жизненных стандартов и социальных возможностей. Вместе с тем наша недавняя история показывает, что отсутствие объективных, эффективных и взаимовыгодных связей с общественностью может привести в будущем к высокой социальной напряженности, конфликтности, непредсказуемости событий. Острота проблемы обусловливается также высокой динамичностью информационных процессов именно на стыке взаимодействия между организациями и населением, поиском новых коммуникативных связей и методов социального управления, способствующих обеспечению эффективного взаимодействия между властью и обществом для выявления и реализации интересов и потребностей различных социальных групп.

Целью исследованияявляется анализ информационного обеспечения государственного органа власти на примере деятельности ОИиОС УМВД по Вологодской области.

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:

- рассмотреть теоретически аспекты деятельности пресс-службы органа государственной власти, ее место в структуре, значение, цели и задачи, функции

- провести анализ деятельности реально существующего подразделения в системе МВД и сравнить его результаты предложенными моделями.

Методы исследовании относятся к типу научных: анализ и синтез, описание, обобщение, индукция и дедукция, наблюдение, аналогия, классификация, проектирование. Применение их обусловлено тем, что содержание самой работы носит скорее исследовательский характер и основной задачей работы является не простое сравнение с имеющими «моделями» деятельности пресс-служб, а выявление плюсов и минусов в работе, формирование рекомендаций по улучшению качества работы

Степень научной разработанности.В целом тема связи с общественностью в политике, а так же теоретическое обоснование деятельности пресс-служб в государственном управлении имеет под собой прочную теоретическую базу. Несмотря на то, что активная разработка направления «Связи с общественностью» началась сравнительно недавно, примерно с середины 1990-х годов, имеется достаточное количество материалов. Выработана теоретическая и терминологическая база дисциплины, выпущены монографии и научные статьи. Нашей целью будет выявление и группирование необходимых для ВКР теоретических знаний.

Источники, востребованные для написания теоретической части работы можно разделить на три части:

- теоретические труды исследователей

- нормативно-правовая база деятельности пресс-службы

- эмпирические источники.

Теоретическая база исследования состоит из научных трудов в областях «Журналистика», «Государственное управление», «Связи с общественностью». Среди теоретических материалов по направлениям «Связи с общественностью» выделяются труды РАГС (Российской академии государственной службы при Президенте РФ). Наиболее полно теоретические выкладки работы пресс-служб, PR- служб в госсекторе сформированы в учебных материалах издательства РАГС. Практически вся терминологическая база взята из их источников. Нельзя не упомянуть и издательство ИГУМО (Институт гуманитарного образования), в книгах которого так же можно найти материалы отражающие сущность деятельности служб связей с общественностью. Кроме теоретических выкладок, по работе служб по связям с общественностью в материалах издательства ИГУМО есть раздел, посвященный конфликтам, как внутриструктурным, так и внешним, их видам и способам разрешения. Также сформулирован статус и стиль деятельности работника по связям с общественностью. Управление имиджем как один из аспектов деятельности ССО (служба связей с общественностью - здесь и далее) наиболее полное отражение нашел в учебном издании под общей редакцией С.Д. Резника.Отдельно хотелось бы упомянуть учебное пособие В.В. Ворошилова «Современная пресс-служба», в котором подробно отражена специфика работы ССО в государственных и общественных структурах.

Нормативно-правовая база теоретической части исследования была выведена из различного рода законов, приказов и положений, регламентирующих деятельность пресс-служб в государственных органах различного уровня

. Основные документы: Конституция РФ, Закон РФ «О средствах массовой информации», Закон РФ «О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации» и другие.

Все основные положения, регламентирующие деятельность пресс-служб государственных органов изложены в ведомственных приказах, и приложениях к ним, которые имеются в свободном доступе в сети Интернет.

Эмпирические материалы исследования представляют собой различного рода отчеты и ведомости, которые ведет исследуемая пресс-служба.

Научно-практическая значимость исследования. Работа, состоящая из двух основных частей, являет собой попытку анализа конкретно взятой пресс-службы государственного органа власти. Систематизированы материалы из научных трудов различных авторов. Во время работы над ВКР были опробованы различные варианты практического исследования деятельности пресс-службы. В дальнейшем необходимо совершенствование методики анализа деятельности пресс-служб государственных органов

Структура работы. Логика изложения материала обусловлена поставленными задачами исследования.Работа состоит из введения, двух разделов, заключения и библиографического списка.

Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, определяются цели и задачи исследования, характеризуются объект и его предмет, описываются основные научные методы, на которых основывается данное исследование. Далее оценивается степень разработанности вопроса в научной литературе, практическая и теоретическая ценность решения проблемы.

Основные части посвящены теоретической стороне исследуемой темы и практическому анализу деятельности ОИиОС УМВД по Вологодской области. Сюда входят рассмотрения общих принципов работы пресс-службы, место ее в государственной структуре, цели и задачи. Выявлены специфика работы пресс-службы в структуре УВД РФ, вычленены возможные варианты взаимоотношений со СМИ и общественностью. На основании анализа теоретических источников сделана попытка формулирования эффективной модели информационного обеспечения деятельности государственного органа.

В теоретической литературе и трудах исследователей дисциплины «Связи с общественностью» уже сформирована «эффективная модель пресс-службы государственного органа», определены функции, цели и задачи подобного рода служба, выявлена система оценки эффективности. Но эти модели применимы в большинстве случаев для работы пресс-служб администрации городов, области, других государственных структур. Представляется необходимым адаптировать эти модели для структур исполнительной власти, конкретно для МВД РФ. Еще более сужая рамки, необходимо сформировать «идеальную модель пресс-службы в структуре УВД» до регионального уровня. Здесь предстоит четко определить цели и задачи, функции, состав, место в структуре УВД подобного рода пресс-служб. Не стоит забывать и о нормативно-правовых актах, регламентирующих деятельность пресс-служб УВД. Требования к работе пресс-службы, изложенные в них, также следует внести в «эффективную модель пресс-службы государственного органа».

Далее необходимо сравнить деятельность конкретно взятой пресс-службы, ее цели, задачи, функции с построенной «эффективной моделью государственной пресс-службы». В достижение этой цели проведен анализ деятельности отделения информации и общественных связей Управления Министерства Внутренних Дел по Вологодской области. Показаны основные исторические модели функционирования пресс-служб. Проанализирована нормативно-правовая база деятельности ОИиОС УМВД по Вологодской области. Выявлены ключевые моменты в структуре отдела ведомства, функции, цели и задачи пресс-службы. Краткая историческая справка функционирования пресс-службы УВД по Вологодской области. Организационный аудит рабочих мест сотрудников пресс-службы, материально технического оснащения ОИиОС УМВД по Вологодской области позволит более полно представить все нюансы деятельности пресс-службы ведомства охраны правопорядка. Социально-групповой анкетный опрос работников СМИ и пресс-служб г.Вологда раскроет отношение сотрудников СМИ и пресс-служб к исследуемому объекту, выявить рекомендации целевой рабочей аудитории пресс-службы. Экспертный опрос позволит развернуто сформулировать представление об эффективности работы ОИиОС УМВД по Вологодской области, выявить и окончательно понять «сильные» и «слабые» места в деятельности ОИиОС УМВД по Вологодской области. Анализ сайта представляемого ведомства станет дополнительным штрихом к сформировавшейся картине работы пресс-службы.

В заключении, на основании сформированной модели работы пресс-службы ведомства охраны правопорядка и проведенного анализа деятельности ОИиОС УМВД РФ по Вологодской области, необходимо обозначить шаги для более эффективной деятельности последней.

Само собой разумеется, что на уровне конкретных должностных лиц обозначенные выше направления деятельности детализируются, и функции отдельных сотрудников пресс-службы и внештатных групп значительно различаются.

В целом же пресс-служба предназначена для осуществления следующих видов деятельности:

Влияние на общественное мнение с целью обеспечения условий наиболее успешного функционирования ведомства путем установления и поддержания общения, взаимопонимания, расположения и сотрудничества между ведомством и общественностью, включая ее представителей в органах исполнительной власти. Сюда же относится решение следующих проблем: обеспечение руководства ведомства информацией об общественном мнении; оказание ему помощи в выработке ответных мер; обеспечение деятельности руководства в интересах общественности; поддержании его в состоянии готовности к различным переменам путем заблаговременным предвидения тенденций; использование исследований общественного мнения в качестве одного из основных средств коррекции деятельности ведомства. Таким образом, первая функция пресс-службы относится к числу функций политического управления.

Стимулирование «спроса» на деятельность ведомства посредством публикаций или благоприятных презентаций, на радио и телевидении, которые не оплачиваются определенным спонсором. Цели: сделать ведомство и его деятельность более известными, повысить востребованность деятельности ведомства в обществе; увеличить число «потребителей» деятельности ведомства в структурах власти и обществе; помочь подготовить мнения тех людей, которые принимают решения относительно наделения ведомства дополнительными полномочиями и финансирования его деятельности; улучшить имидж ведомства и результатов его деятельности. Отсюда следует, что вторая функция пресс-службы - это функция продвижения (promotion) результатов деятельности в структурах власти и обществе.

Для успешного и качества выполнения возложенных на его функций (и в их пределах), а значит ля достижения поставленных перед пресс-службой и перед ведомством в целом задач, пресс-службе предоставляется право:

- запрашивать информацию у структурных подразделений ведомства, территориальных органов, а также государственных органов власти, юридических лиц и получать необходимые сведения, документы и материалы, направлять своих представителей для участия в семинарах, совещаниях и конференциях;

- по согласованию осуществлять контакты с органами законодательной, судебной и исполнительной власти, их управлениями информации, пресс-центрами и пресс-службами;

- вести переговоры с общественными и творческими организациями, отдельными лицами, в установленном порядке заключать с ними договора и соглашения;

- вступать в контакты с органами образования, науки, с общественностью, средствами массовой информации для организации учебно-просветительской деятельности;

- устанавливать связи со средствами массовой информации для выполнения функций пресс-службы УВД;

- принимать участие в заключение договоров на проведение аналитических исследований и в экспертизе материалов по вопросам, относящимся к компетенции ведомства;

- вносить руководству ведомства предложения по совершенствованию деятельности ведомства в целом и пресс-службы в частности [27].

Правовой статус пресс-службы определяет ее ответственность - это обязательство выполнять задания и обеспечивать их удовлетворительное завершение. Прежде всего, пресс-служба несет ответственность за результаты деятельности по обеспечению решения основных задач пресс-службы, формированию благоприятного имиджа ведомства, организацию своевременной подготовки и размещения материалов в средствах массовой информации, своевременную и качественную подготовку материалов, необходимый уровень организации и контроля выполнения основных задач пресс-службы, своевременность и действенность реализации установленных для пресс-службы функций. Начальник пресс-службы несет персональную ответственность за выполнение заданий, возложенных на пресс-службу, с учетом прав, предоставленных ему правовыми актами. Остальные же сотрудники несут дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность за невыполнение и ненадлежащее выполнение своих обязанностей, которые определяются должностными инструкциями и действующим законодательством.

В социальном управлении находят применение несколько основных типов организационных структур управления: линейный, функциональный, линейно-функциональный и матричный. Основные различия кроются в содержании и характере взаимоотношений между составляющими организационную структуру элементами.

Логично было бы предложить деления пресс-службы на отделы, курировавшие определенные направления деятельности пресс-службы:

- группа обработки входящей информации, PR-сопровождения и рекламы;

- группа накопления, систематизации и передачи информации;

- группа подготовки и редактирования исходящей информации пресс-службы [6].

По мнению теоретиков социального управления наиболее эффективна схема линейно-функциональная организационная структура управления. Суть ее состоит в том, что нижестоящее звено (сотрудник отдела) подчиняется своему линейному (непосредственному) руководителю и одновременно обязано выполнять указания руководителя соответствующего направления деятельности в рамках его полномочий. Чтобы освободить руководителя пресс-службы от решения второстепенных вопросов, руководители направлений и отделов имеют право давать указания сотрудникам по отдельным функциям пресс-службы.

Исходным основанием для определения организационного «контура» пресс-службы ведомства является набор функций, который этот отдел призван осуществлять. Работа же сотрудников пресс-службы в новых условиях становиться более регламентированной и содержательной, функциональный принцип позволяет создать в пресс-службе целостную контролируемую систему, улучшить подконтрольность деятельности сотрудников, позволяет лучше ориентироваться в сложных ситуациях. Но есть и проблемы. Одна из них заключается в недопонимании многими сотрудниками многими сотрудниками пресс-службы необходимости проведения этих структурных преобразований. Они привыкли выполнять указания только непосредственного (линейного) руководителя, а необходимость подчиняться своим же коллегам некоторое удивление, а иногда даже конфликты.

После рассмотрения организационной структуры пресс-службы необходимо переходить к анализу структурных связей в пресс-службе. Эти связи призваны придавать динамическое, подвижное состояние отделу, создавать условия для постоянного усиления его управленческого воздействия.

Группы структурных связей пресс-центра:

1) Вертикальные. Принципиальная схема таких связей внутри пресс-службы «распоряжение – исполнение». В рамках вертикальной коммуникации информация перемещается в отделе уровня на уровень. Она может перемещаться по нисходящей, то есть с высоких уровней на низшие. Таким образом подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах, методах выполнения и так далее. Кроме того, руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

2) Функциональные связи внутри пресс-службы состоят в реализации сотрудником (групп сотрудников) права участвовать в решении вопросах, составляющих функциональную обязанность других групп (сотрудников), или же в обязанности предоставлять другим группам (сотрудникам) информации, согласовывать решения некоторых вопросов.

Горизонтальные связи пресс-службы выражены должны быть в отношениях между отдельными сотрудниками пресс-службы, не находящимися в прямом подчиненности по отношению к друг другу или функциональной зависимости

 

 

Группа подготовки и редактирования исходящей информации

Группа обработки входящей информации

Информация информация

Группа накопления, систематизации и переработки информации

информация информация

 

 

 

Рисунок 3. функциональные связи между группами пресс-службы.

Основные производственные принципы деятельности, определяющие степень эффективности в сфере установления, поддержания и развития контактов с общественностью:

- системность: деятельность работников пресс-службы - не набор (не сумма) механически связанных друг с другом приемов, методов, процедур взаимодействия с общественностью, а именно система, как организованная целостность;

- адекватность: речь идет о взаимном соотношении, взаимосоответствии целей, предмета и средств PR, о стратегической обусловленности и тактической, ситуативной целесообразности действий, о непротиворечивом соотношении избранных технологий;

- «гибкость технологий»: поскольку вероятность изменений во взаимодействии с общественностью весьма высока, в структуре пресс-службы должна быть заложена возможность технической переналадки связей с общественностью (кадровый состав, реорганизация и так далее) [6].

В содержание понятия структуры подразделения органа также входит состав должностей. Государственная должность является первичной организационно-структурной единицей государственного аппарата, заключающей в себя часть ее компетенций. Должность как исходная структурная единица включает четыре формальных элемента: точно обозначенное в штатном расписании служебное место, которое может занимать только одно лицо; обязанности по данной должности; полномочия и ответственность как совокупность поощрений и санкций, назначаемых служащему за его работу[5].

Перейдем непосредственно к рассмотрению функций начальника пресс-службы:

- осуществление общее руководство деятельностью пресс-службы;

- организация деятельности пресс-службы и выполнение приказов, инструкций, указаний и других решений вышестоящего начальства;

- принимать решение, направленные на реализацию функций пресс-службы, обеспечивать их выполнение, контролировать работу сотрудников пресс-службы;

- вносит на рассмотрение руководству наиболее важные вопросы, связанные с деятельностью пресс-службы;

- организация взаимодействия с российскими и иностранными средствами массовой информации для полного и объективного освещения деятельности ведомства и органов милиции;

- организация подготовки сообщений в средства массовой информации, брифингов, пресс-конференций по вопросам деятельности ведомства и органов милиции;

- организация оперативного информирования руководства ведомства о позиции средств массовой информации, об откликах в прессе, на радио и телевидении о деятельности ведомства;

- организация взаимодействия со сторонними пресс-службами органов государственной власти;

- обеспечивает координацию в работе пресс-службы и взаимодействия с другими подразделениями ведомства.

Сотрудников пресс-службы целесообразно на мой взгляд распределить по группам с определенным набором функций:

Группа обработки входящей информации, PR-сопровождения и рекламы:

- мониторинг прессы и электронных СМИ;

- обработка и систематизация входящей информации по тематике ведомства;

- формирование банка текстов и их классификация по тематике деятельности ведомства;

- осуществление взаимодействия и поддержка творческих контактов с представителями СМИ;

- осуществление взаимодействия с общественными организациями и органами государственной власти;

- осуществление взаимодействия со специалистами структурных подразделений ведомства;

- подготовка пресс-конференций, брифингов и встреч руководителей ведомства с журналистами;

- информационная поддержка сайта пресс-службы(ведомства) в интернете.

Группа накопления, систематизации и передачи информации:

- сбор и каталогизацию информации о деятельности ведомства, отраженной в СМИ (видеотека, аудиотека, фототека);

- анализ и подготовку информации, поступающей от информационных агентств;

- передача информации в информационные агентства и СМИ через средства электронной и факсимильной связи.

Группа подготовки и редактирования исходящей информации:

- осуществление взаимодействия с редакциями изданий тематика которых затрагивает области интереса ведомства;

- подготовка для публикации материалов, связанных с историей и сегодняшней деятельностью ведомства;

- подготовка пресс-релизов;

- редактирование материалов, поступающих от сотрудников пресс-службы для публикации;

- информационная поддержка ведомственных изданий.

Каждую из подобных групп должен возглавлять руководитель. Он должен осуществлять комплексный и линейный контроль за своей группой, следить за осуществлением закрепленных за группой функций. По своему положению эти руководители - вспомогательные звенья при руководителе пресс-службы, которые не наделяются самостоятельными властно-распорядительными полномочиями в отношении группы и реализуют свои предложения через указания руководства пресс-службы. Если руководитель пресс-службы указывает исполнителям, что делать, то руководитель отдела указывает, как делать, то есть какими методами, приемами, средствами выполняет задание. Таким образом, в пресс-службе формально имеет место делегирование полномочий. В этом есть ряд положительных моментов:

- освобождение руководителя от выполнения несвойственных ему рутинных операций;

- форма повышения квалификации сотрудников и способствует использованию их профессиональных знаний и опыта;

- положительное влияние на мотивацию сотрудников. Чувствую себя хозяевами на определенных участках работы, они полнее раскрывают свои способности и охотнее проявляют инициативу.

Так же не следует забывать о том, что излишнее сужение специализации внутри групп или их подобное деление, отрицательно влияет на принцип «гибкости технологий» в работе пресс-службы.

Основные направления деятельности пресс-службы.

В практике работы пресс-службы, да и PR вообще, общественность условно подразделяется на открытую и закрытую системы, поэтому деятельность пресс-службы можно разделить на внешний и внутренний PR. Рамки внешних связей не ограничены. Пресс-служба - ничто иное, как инструмент вхождения во «внешнюю среду», обеспечивающий узнаваемость ведомства на региональном уровне. [23]

Одна из задач пресс-службы в системе управления ведомства - формирование благоприятного имиджа и постоянное поддерживание высокого авторитета.

Формированию позитивного имиджа во многом способствует систематическое взаимодействие со СМИ. Цивилизованные контакты с представителями печати, радио и телевидения - одна из главных задач пресс-службы ведомства.

Критерием успеха информационной деятельности пресс-службы считается наличие материалов в СМИ, понимание проводимой ведомством политики. Пресс-служба должна одинаково реагировать на запросы редакций, независимо от аудитории органа СМИ.

Опыт и примеры положительного взаимодействия пресс-службы и СМИ необходимо анализировать, разрабатывать схемы дальнейшего сотрудничества.

Важна и необходимо информационная поддержка изданий, тематика которых входит в компетенцию пресс-службы, различного рода правовое, новостные, аналитические периодические печатные издания, циклы теле-радиопередач. Идеальным вариантом будет наличие в издании и редакции тематических рубрик, посвященных работе пресс-службы в частности и ведомства в целом.

Кроме того, для укрепления и поддержания положительного имиджа, целесообразно выпускать ежемесячный ведомственный бюллетень. В котором публиковались бы нормативные акты, имеющие отношение к деятельности ведомства, их разъяснение для сотрудников, с комментариями должностных лиц, положения и инструкции ведомства, различного рода кадровые перестановки, исторические справки по различным вопросам. Значимым местом в бюллетене стала бы рубрика «Вопросы читателей», где сотрудники ведомства, задавая вопросы на интересующие их темы, получали компетентные ответы.

Одна из главных задач работы пресс-службы - превратить СМИ в естественного союзника. Надлежит строить работу пресс-службы со СМИ в режиме диалога, сотрудничества, взаимной ответственности. Даже если соглашения носят неформальный характер устных договоренностей, они должны соблюдаться в любом случае. Соблюдение этого принципа значительно повышает действенность пресс-службы, результативность ее влияния на общественное мнение.

Одним из главных принципов работы со СМИ является гибкость и адаптивность к ситуации. Как организация, претендующая на известность, пресс-служба имеет план работы со СМИ - комплексную программу PR-сопровождения, разрабатываемую пресс-службой и утверждаемую начальников ведомства. Однако в работе с внеплановыми запросами СМИ гибкость предпочтительнее жестко ограниченной политики.

Формируя отношения со СМИ, пресс-служба вырабатывает общую политику этих отношений. С одной стороны, она определяет правила предоставления информации для СМИ, с другой - правила сбора и анализа информации, уже выпушенной СМИ для общественности. Специалисты пресс-службы постоянно следят за сообщениями в печати, радио и на телевидении, ежедневно готовят обзоры прессы для руководства, дают оценку результатам обратной связи с целевыми аудиториями, отвечают на вопросы, жалобы и выступления, выступают с опровержениями, составляют аналитические записки.

Одна из функций пресс-службы - установление и развитие информационных связей с пресс-службами других региональных органов исполнительной и представительной власти, сбор и анализ информации об их деятельности[25].

В основе взаимодействия органов власти и их PR-структур лежит принцип коллективной ответственности.

Зачастую ведомства нуждается в непосредственной поддержке других органов власти. Свой вклад в развитие и повышение эффективности деятельности ведомства должна вносит пресс-служба с помощью лоббирования, которое представляет специализированную часть PR, заключающуюся в формировании и поддержании отношений с органами власти.

В своей деятельности пресс-служба должна выбирать эффективные и цивилизованные пути лоббирования.

Решение комплекса проблем, возникающих при работе со СМИ и общественностью, не может и не должно ограничиваться разовыми приемами. Это систематическая, целенаправленная организационная работа, в которой немалую, если не ключевую роль играет личное обаяние при неформальных личных контактах, умение убеждать и непременно доскональное знание предмета обсуждения. Это требует продолжительного времени, знания деловой среды, конкретных контактов с людьми.

Так же наряду с обозначенными задачами работы пресс-службы немаловажную роль играет связь с общественными объединениями, партиями и движениями в целях привлечения представителей общественности к проведению различного рода мероприятий, попадающих под юрисдикцию пресс-службы и ведомства [17].

Основной деятельностью пресс-службы является поиск взаимопонимания с целевыми аудиториями. Тем не менее, общественные связи все теснее смыкаются с внутренней коммуникацией. Пресс-служба должна иметь ввиду не только направления сотрудничества с представителями властных структур, СМИ и широкой общественностью, но рассматривать направление постройки и улучшения эффективности коммуникаций внутри ведомства.

Участвуя в выработке информационной политике ведомства, пресс-служба должна работать во взаимодействии с другими структурными подразделениями ведомства в соответствии с распределением прав и обязанностей между ними.

Помимо всего прочего, пресс-служба систематически взаимодействует и с руководством ведомства по основным направлениям своей деятельности. Обязательным для пресс-службы является ежедневная обработка публикаций и сообщений в СМИ с подготовкой дайджеста для руководства, составление ежемесячных, ежеквартальных и годовых отчетов, содержащих аналитические материалы о работе пресс-службы, о складывающемся общественном мнении, тенденциях его развития. Отчеты несут информационную функцию, отражающую деятельность и значительные события, как для пресс-службы, так и для ведомства.

Отчеты - это наглядное оформление деятельности пресс-службы. Сотрудники пресс-службы должны быть с ним ознакомлены, так как это повышает для них наглядность результатов проводимых PR-кампаний, делает коммуникации персонифицированными.

Сотрудники пресс-службы являются одной из наиболее важных контактных аудиторий, которой пресс-служба должна уделять особое внимание. Каждый работник пресс-службы выступает в роли передатчика информации во внешний мир, то есть формирует имидж пресс-службы и ведомства в целом. Поэтому, объясняя сотруднику значение его работы для всей организации, пресс-служба взращивает определенный тип поведения. Организация, добившаяся того, что ее сотрудники отождествляют себя с ней, добивается целей своей деятельности гораздо эффективнее.

Внутренний PR пресс-службы призван способствовать совершенствованию способов мышления сотрудников и руководства пресс-службы, стиля работы каждого из них, эффективного использования рабочего времени.

Работа современной пресс-службы невозможна без современных технологий. Поэтому уровень автоматизации обработки информационных потоков должен соответствовать современным требованиям. Рационализация информационных потоков, автоматизация сбора, хранение, обработка и передача информации являются важными задачами в повышении эффективности и качества работы пресс-службы. Внедрение средств автоматизации дает положительные результаты и повышает эффективность работы сотрудников пресс-службы.

Пресс-служба в своей деятельности должна не только эффективно использовать все свои возможности, но и стремиться заглянуть в будущее. И ближайшей перспективой является активная работа в Интернете.

Важное значение обрел тот факт, что в региональном ведомстве МВД связи с общественностью и СМИ институционализированы, то есть обрели статус функциональной управленческой структуры. Информационная деятельность пресс-службы не должна носить подсобный, сугубо вспомогательный характер, а должна являться частью политики, способствующей открытости власти.