Закупівля великих обсягів через значні проміжки часу має позитивні і негативні наслідки.

До позитивних належить: зменшення вартості матеріальних ресурсів унаслідок наданих знижок за закупівлю великих обсягів, зменшення витрат на придбання (внаслідок зменшення кількості поставок) та зростання надійності процесу виробництва.

До негативних належить: значна кількість вилучених коштів із обороту, зростання складських витрат.

До позитивних характеристик закупівлі незначних обсягів через невеликі терміни належать: зменшення вилучених коштів з обороту та величини складських запасів, а також зменшення втрат унаслідок псування запасів через фізичне та моральне старіння. Крім того, вивільнення площ позитивно впливає на всю організацію діяльності підприємства. До недоліків можна зарахувати неможливість одержання знижок та виникнення додаткових затрат з оформлення замовлень через збільшення їх кількості.

Отже, оптимізація обсягу замовлень полягає в скороченні суми затрат на придбання та зберігання запасів на складах.

Чим більша кількість замовлень і менше їх обсяги, тим менше величина складських витрат. Це означає, що затрати на оформлення замовлень та складські витрати перебувають у зворотно-пропорційній залежності.

Оптимальний обсяг закупівель () відповідає найменшому значенню суми витрат на оформлення поставок та величини складських витрат. Розрахувати оптимальну вартістю можна за універсальною формулою Вілсона:

де [1]

– оптимальна величина закупленої партії;

– річний обсяг закупівлі товарів (сировини) у кількісному виразі (шт., т);

– затрати на обслуговування закупівель в розрахунку на одну партію;

– ціна франко-склад покупця та одиницю товару (матеріалів);

– витрати на складування в процентах від вартості середньорічного виробничого запасу (коефіцієнт).

Використовуючи для розрахунку формулу Вілсона, слід брати до уваги такі обставини: відсутність проблеми під час фінансування; рівномірне споживання протягом планового періоду; відсутність знижок за кількість; використання стабільних цін; відсутність обмежень під час складування; вільний вибір термінів поставок; відсутність диференційованої шкали транспортних витрат.

Приклад 1. Нехай підприємству на рік необхідно 100 000 л бензину. Якщо така кількість надходить одночасно, то виробничий запас безпосередньо після закупівлі становитиме 100 000 л, однак з часом постійно зменшуватиметься і наприкінці року дорівнюватиме 0. Середньорічний запас складатиме 50 000 л = [(100 000+0)/2]. Якщо закуповувати сировину двічі на рік, тобто кожного разу по 50 000 л, то середньорічний запас становитиме 25 000 [(50 000+0)/2].

Залежність величини партії поставки та запасу сировини дозволяє встановити таку закономірність: чим більша партія сировини, що одночасно поставляється, тим більша величина середньорічного запасу та величина витрат на зберігання.

Для мінімізації складських витрат, а отже, оптимізації економічної ефективності процесу постачання сировини, підприємство може прийняти рішення здійснювати закупівлю меншими партіями з одночасним збільшенням кількості поставок. Однак, незалежно від величини партії поставки сировини, підприємство відшкодовує всі затрати, пов’язані з розміщенням замовлення, приймання сировини та контролем за проходженням рахунків. Сума подібних витрат із обслуговування закупівель у розрахунку на одну партію, як правило, приблизно однакова.

Приклад 2. Нехай вартість 1 т нафти – 2200 грн., витрати на її зберігання становлять 20% вартості середньорічного запасу, затрати на обслуговування закупівель – 1000 грн. на кожну партію. Результати розрахунку для визначення оптимальної партії закупівлі нафти наведено в табл.1.

№	Кількість партій на рік, шт.
	Величина партії, т			66,7
	Середньорічний запас, т			33,3
	Вартість середньорічного запасу, грн.
	Затрати на складування, грн.
	Затрати на обслуговування закупівель, грн../рік
	Затрати на складування та обслуговування закупівель за рік, грн.

 

Результати свідчать, що витрати на складування скорочуються, а витрати на обслуговування закупівель, навпаки, зростають пропорційно їх кількості за рік. Оптимальна кількість закупівель на рік, згідно з наведеним прикладом, становитиме 1-2 партії, оскільки сума витрат на складування та обслуговування закупівель найменша. Крім того, прийняття рішень щодо оптимізації величини партії закупівель слід здійснювати з урахуванням специфічних особливостей діяльності кожного підприємства. На практиці бувають різноманітні непередбачувані (форсмажорні) обставини, тому для зменшення ймовірного ризику щодо ритмічного функціонування, підприємство має забезпечити страховий запас.

Використаємо формулу Вілсона для визначення оптимального обсягу замовлення

Результат розрахунку свідчить, що підприємству слід закуповувати сировину 1,4 (200:141*42) рази на рік.

З метою виявлення ключової інформації в процесі постачання сировини використовується АВС-аналіз.

З його допомогою встановлюють незначні натуральні показники, які відповідають значним вартісним характеристикам. Такі характеристики існують протягом життєвого циклу продукту і характерні для матеріально-технічного забезпечення, виробництва та збуту.

У процесі матеріально-технічного забезпечення до таких характеристик, наприклад, відносять кількість сировини, матеріалів та деталей, які підлягають класифікації в розрізі постачальників відносно питомої ваги, яку вони займають у загальному обороті підприємства.

Наприклад, до А-деталей належать ті, які займають 75% від загального обороту, В-деталей – 20% і С-деталей – 5% від обороту. Така класифікація дозволяє виявити, яким видам матеріалів чи яким постачальникам необхідно приділяти особливу увагу, що дозволить суттєво підвищити ефективність закупівельної діяльності. За цією системою група А підлягає найбільш ретельному контролю, групі В приділяється менше уваги (порівняно з групою А), а С-групою – контроль послаблений.

Крім співвідношення "кількість-вартість", яке характеризує АВС-аналіз, для оцінки обсягів постачання можуть існувати інші критерії, наприклад, структура споживання окремих видів матеріалів, що характерно для XYZ-аналізу.

На основі XYZ-аналізу матеріали підлягають класифікації відповідно до структури споживання, умов постачання та точності прогнозу.

Таблиця 2.

Аналіз структури споживання

Види матеріалів	Структура споживання	Умови закупівлі	Точність прогнозу
Матеріал Х	Споживання має постійний характер	Постачання паралельно з процесом виробництва	Висока
Матеріал Y	Споживання постійно коливається в більший чи менший бік	Створюються запаси	Середня
Матеріал Z	Споживання нерегулярне	Здійснюються індивідуальні закупки	Незначна

 

Інформація, що характеризує види матеріалів за структурою споживання, умовами закупівлі та точності прогнозування – важливий інструмент прийняття рішень у процесі постачання. XYZ-аналіз дає змогу оптимізувати розмір запасів кожного найменування сировини та матеріалів.

Враховуючи, що жоден з існуючих методів аналізу не може забезпечити 100 % ефективність діяльності, доцільно використовувати їх комбінацію, що забезпечить значно більший ефект, ніж використання кожного із них окремо.