Функція документа у соціальній комунікації

Поняття "функція" має різні значення (суспільне, математичне, фізіологічне, лінгвістичне). Оскільки документ — це об'єкт, створюваний суспільством, до нього застосовують суспільне значення поняття "функції": "обов'язок, коло діяльності, призначення, роль", або "діяльність, обов'язок, робота, призначення"."Функція документа — це його суспільна роль, соціальне призначення, мета, завдання".

Аналіз показує, що документ виконує не одну функцію, а декілька, певну множину функцій. Тому документ є поліфункціональним об'єктом (від "полі", що означає "багато"). Різні функції документа не є однопорядковими. Є функції головні і похідні (підпорядковані); є загальні (притаманні всім документам) і спеціальні (притаманні окремим групам — видам — документів), а також є конкретні функції, притаманні певним обмеженим групам (жанрам) документів. У теоретичному плані питання про функції документа вивчалося перш за все стосовно певних жанрів та видів документа (тобто вивчалися конкретні та спеціальні функції). Але останнім часом з'явилися праці, присвячені, головним чином, загальним функціям документа.

Головна, сутнісна функція будь-якого документа — соціально-комунікаційно-інформаційна. Ця функція випливає з визначення документа як єдності інформації та матеріального (речовинного) носія, що використовується як канал передавання інформації у суспільстві. Це визначення є функціональним, бо показує роль (призначення) документа в суспільстві.

Отже, функціональна сутність документа полягає в тому, що він є особливою формою каналу передачі інформації в системі соціальних комунікацій: такою формою, в якій передане повідомлення фіксується на (в) матеріальному (речовинному, субстанціальному) носії, що забезпечує передачу повідомлення в часі й уможливлює передачу повідомлення (разом із документом) у просторі.

Соціально-комунікаційно-інформаційна функція — це єдина функція документа, але іноді її характеризують як сполучення двох (зокрема комунікаційної та інформаційної), а то й трьох окремих функцій (додаючи до названих вище також "соціальну" функцію). Однак інформаційна і комунікаційна — це дві сторони однієї функції, обумовленої місцем документа в системі соціальних комунікацій. Можна назвати цю функцію одним складним словом: соціально-комунікаційно-інформаційна. Перша частина цього слова — "соціально-" — вказує на те, що документ є засобом (каналом) саме соціальної комунікації, що здійснюється в суспільстві (соціумі) і слугує для передачі соціальної інформації, тобто інформації, що функціонує в суспільстві. Документ не може існувати поза суспільством.

Комунікаційна функція полягає в тому, що документ є засобом (каналом) комунікації; забезпечує один із видів соціальної комунікації (документальну), яка без нього була б неможлива. Між поняттями "засіб" і "канал " немає суперечності; друге слугує уточненню, конкретизації першого. "Засіб" тут розуміється як "знаряддя, предмет (сукупність пристроїв), необхідний для здійснення певної діяльності", а "канал " — як "шлях, засіб для досягнення чогось". Іноді цю функцію документа називають "комунікативною" і характеризують її значною мірою так, як комунікаційну. Комунікаційна функція документа складається з чотирьох підфункцій: по-перше, документ є приймачем вираженої передавачем і призначеної для передавання інформації; по-друге, є сховищем переданої інформації, де вона зберігається і не зникає з перебігом часу; по-третє, є передавачем інформації, отриманої від комуніканта як джерела інформації, до реципієнта; по-четверте, є безпосереднім джерелом інформації для реципієнта. Інформаційна функція документа тісно пов'язана з комунікаційною, тому що функція передачі інформації виконується документом тільки в комунікаційній системі. Відповідно, документ характеризується як засіб (або канал) передачі інформації, що може виступати як приймач, сховище, передавач або джерело інформації.

У наявній літературі про функції документа інформаційна функція висувається на перший план як "найбільш узагальнювальна", але вона є лише стороною єдиної соціально-комунікаційно-інформаційної функції.

Немає також потреби виділяти окремо "соціальну функцію" документа, тому що всі функції документа є соціальними, або суспільними, оскільки документ функціонує в суспільстві, виникає у відповідь на потреби суспільства і задовольняє їх. А особливий — соціальний — характер комунікації й інформації, з якими пов'язане виникнення документа, можна підкреслити в назві його головної функції — соціально-комунікаційно-інформаційної.

 

Висновки

Для теоретичного визначення поняття "документ" необхідно застосовувати комунікаційно-інформаційний підхід, тобто розглядати документ як елемент соціального комунікаційно-інформаційного процесу. Властивості документальної комунікації визначаються тим, що каналом передачі повідомлення в ній є документ. Повідомлення (інформація) формується у свідомості комуніканта і фіксується ним на речовинному носії, відділеному як від комуніканта, так і від реципієнта. Фіксованість повідомлення на матеріальному (речовинному) носії забезпечує можливість передавання повідомлення як у просторі, так і в часі. Поряд з трактуванням документа як каналу комунікації, по якому передається повідомлення, існує інший підхід, коли сам документ розглядається як комунікат (те, що передається у процесі комунікації). У цьому випадку каналами комунікації вважають суспільні інститути, що забезпечують збирання, збереження, пошук та організацію використання документів. Такий підхід не суперечить означеному вище, він лише свідчить про можливість різноманітних підходів до визначення місця документа в системі соціальної інформаційної комунікації. Розгляд документа як елемента системи соціальних комунікацій дозволяє прояснити і поняття "інформація", що використовується при характеристиці документа. Інформація — це наукова абстракція, яка є результатом інформаційно-комунікаційного підходу до явищ дійсності. Говорити про документ можна лише з урахуванням діалектичних взаємин між інформацією і знанням; свідомістю у вигляді думок, ідей, емоцій, вольових спонукань людини і її "зовнішнім" вираженням у формі документальних повідомлень. Представлення документа й інформації у світлі теорії комунікації дозволяє з'ясувати сутність документа і знайти методологічний засіб для аналізу його функцій і властивостей.

 

ГЛОСАРІЙ

Комунікація походить від лат.com municatio - єдність, передача, з’єднання, повідомлення, пов’язаного з дієсловом лат.com munico - роблю спільним, повідомляю, з’єдную, похідним від лат.com munis - спільний. Поняття комунікація може вживатись у значенні: соціальна комунікація, спілкування між людьми та іншими соціальними суб’єктами; телекомунікації або зв'язок за допомогою технічних засобів; певна система, за допомогою якої забезпечується сполучення між віддаленими об'єктами, наприклад: підземні комунікації, транспортні комунікації, інформаційні комунікації тощо.

Комунікаційний процес - це:

- механізм, завдяки якому забезпечується існування та розвиток людських відносин, який включає в себе всі розумові символи, засоби їх передачі у просторі та збереження у часі (Чарльз Кулі);

- обмін інформацією між складними динамічними системами та їх частинами, які здатні приймати інформацію, накопичувати її та перетворювати (Аркадій Урсул);

- інформаційний зв’язок суб’єкта з тим чи іншим об’єктом (Мойсей Каган);

- спосіб діяльності, який полегшує взаємне пристосування людей (Тамотсу Шибутані);

- акт відправлення інформації від мозку однієї людини до мозку іншої (Пол Сміт, Кріс Беррі, Алан Пулфорд);

- специфічний обмін інформацією, процес передачі емоційного та інтелектуального змісту (Андрій Звєрінцев, Альвіна Панфілова).

Узагальнюючи, можна говорити про існування двох підходів до визначення сутності комунікаційного процесу - механістичного та діяльнісного.

Соціальна комунікація - це обмін між людьми або іншими соціальними суб’єктами цілісними знаковими повідомленнями, у яких відображені інформація, знання, ідеї, емоції тощо, обумовлений цілим рядом соціально значимих оцінок, конкретних ситуацій, комунікативних сфер і норм спілкування, прийнятих у даному суспільстві.

Документна комунікація - це комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу. Документна комунікація є підсистемою соціальної комунікації.

Комунікант - це відправник документного повідомлення, автор.

Реципієнт - це отримувач повідомлення (читач, слухач).

Комунікат – документне повідомлення.

Комунікаційний канал - частина комунікаційної системи, яка зв'язує між собою джерело та приймач повідомлень. Канал поширення сигналу може бути штучним, природним і комбінованим. У першому і (або) третьому випадку - це сукупність технічних засобів та середовища розповсюдження, що забезпечує передавання повідомлень від відправника до одержувача.

Кодування повідомлення - це представлення ідеї, яку прагне донести до одержувача коммунікант, в кодах або символах, тобто в знаках, що перекладають ідею на мову, зрозумілу реципієнту.

Декодування повідомлення - це переклад його на мову одержувача. Воно визначається особистим сприйняттям одержувача, його здатністю розпізнавати і інтерпретувати коди, використані для передачі ідеї.