Взаємозв'язок документознавства з іншими науками

Сучасний етап характеризується активізацією вивчення документа всіма науками, де він виступає головним або одним з об'єктів дослідження. Об'єднання зусиль цих наук створює інтегративний напрямок розвитку знань про документ. У результаті це призвело до формування теорії документа й документної діяльності, становлення документознавства як метанауки для всіх наук документно-комунікативного циклу.

 

Документознавство як інтегративна наукова дисципліна тісно пов'язане з діловодством, книго-, бібліотеці-, бібліографо-,архівознавством, інформатикою й ін. При ширшому підході до складу документознавства входить історичне источнико- і музеєзнавство, семіотика, текстологія й інші науки.

 

Документознавство пов'язане з історичною наукою. Поява тих або інших документів, не говорячи вже про системи документації, безпосередньо пов'язане з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів і систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури й т.д. З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, у свою чергу, впливають на ті або інші сторони суспільного розвитку.

 

Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень і в цій своїй якості тісно прилягає до джерелознавства - однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику й техніку історичних джерел. Джерелознавці також вивчають форму документа, структуру й властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи в джерелознавстві звичайно виділяються в самостійний розділ.

 

Чим вище рівень узагальнення в теоретичних основах до трактування поняття "документ", тим більшим буде коло галузей знань, які входять у документознавство. Посилення зв'язків між галузями знань, які вивчають різні носії інформації, є взаємно корисним.

 

Особливо тісний зв'язок документознавства з бібліографо-, бібліотеко-, книго-, а також архівознавством. Сюди ж входить інформатика, особливо та її частина, що вивчає документну інформацію, створену за допомогою комп'ютерної техніки на дискретних носіях. Загальним для них є те, що ці дисципліни оперують документами як об'єктами, створеними спеціально для зберігання й передачі інформації.

 

Із книгознавством документознавство зближають інформаційна, соціальна сутність об'єктів дослідження - документа й книги; багато в чому однакові цілі й функції; папір як загальний матеріальний носій інформації; аркуш як однаковий спосіб передачі інформації. Причому з розвитком комп'ютерних технологій відбувається подальше зближення документа й книги, які однаково можуть бути представлені в електронному варіанті.

 

По цілям і об'єкту вивчення документознавство тісно пов'язане з архівознавством. Їх поєднує спільне завдання - формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документоутворення. Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, тому що чим якісніше створені документи в діловодстві, тим успешніше буде робота архівів зі зберігання й використання документних багатств.

 

Документознавство взаємозалежне із правознавством, насамперед з такими його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У документознавстві широко використовуються досягнення правової науки: додання юридичної чинності документам, правові способи введення їх у дію, класифікація правових актів і т.д. Одним з об'єктів вивчення в документознавстві є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності не можуть обійтися без знання основ документознавства, документационного забезпечення керування. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного перекручування документованої інформації й так далі з метою розкриття й розслідування підробок.

 

Документознавство пов'язане з економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення керування неможлива без визначення їхньої економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових і матеріальних ресурсів на створення й обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудозатрат і т.д. У число систем документації, досліджуваних документознавством, входять і такі спеціальні системи, що безпосередньо відбивають економічну сферу життя й діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова.

 

Традиційно міцними є взаємозв'язок і взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відбиття й функції управління, і його організація. У свою чергу, раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконалюванню управлінської діяльності, підвищенню її ефективності. Поява й успішний розвиток нової наукової дисципліни - інформаційного менеджменту ще сильніше зблизило дослідження управлінських і документодокументознавчих проблем, тому що більша частина управлінської інформації фіксується в документах.

 

Документознавство зазнає впливу від таких прикладних дисциплін як соціологія управління, психологія керування, ділового спілкування. У документознавстві досить широко використовуються досягнення прикладної лінгвістики, насамперед, з метою уніфікації текстів документів, стандартизації мовних одиниць, а також у процесі редагування службових документів.

 

Особливий зв'язок існує між документознавством і науками про інформацію. Стрімке нарощування інформаційних ресурсів, бурхливий розвиток комп'ютерних технологій і активне теоретичне осмислення інформаційних процесів не просто вплинули на характер і зміст документознавчих досліджень, але й привели до вбудовування документознавства в цикл наук про соціальну інформацію. У результаті документознавство виявилося най тіснішим чином пов'язане з такими науковими дисциплінами, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка й програмування, інформаційна безпека й захист інформації й т.д.

 

Для розв’язання деяких своїх проблем документознавство широко використовує досягнення в галузі технічних і природничих наук, оскільки документ є матеріальним об'єктом, носієм інформації, що володіє цілком певними фізичними властивостями. Крім того, створення, пошук, зберігання документів зв'язані із засобами документування й передачі інформації, у тому числі з використанням складної оргтехніки.

 

Окремі властивості, сторони, ознаки, функції документа можуть входити складовою частиною в інші наукові дисципліни документно-комунікаційного циклу, які вивчають особливості тих груп документів, з якими має справа відповідній науці сфера практичної діяльності. Вивчення документа в його цілісності (єдності) є об'єктом лише документознавства. Ця обставина відрізняє документознавство від інших наукових дисциплін, в об'єкт яких документ входить яким-небудь своїм видом, компонентом, властивістю, ознакою - як його складова частина.

 

Таким чином, окремі види документів і документно-комунікаційної діяльності мають істотну специфіку, що становить предмет вивчення окремо наукових документоведческих дисциплін. Зокрема, предметом книгознавства як окремо наукової дисципліни єкнига й книжкова справа, патентознавства - патент і патентна справа. Зв'язок документознавства з інформатикою особливо відчутна в тій частині, що вивчає наукові джерела інформації. Архівознавство вивчає документи, що несуть ретроспективну інформацію, в основному, на паперовому носії; музеєзнавство - речовинні (речові) документи, пам'ятники матеріальної культури; книгознавство - книги (видання), текстові документи; діловодство - документи, що виникають у процесі керування, діловодства; бібліотекознавство - документи широкого соціального призначення (тиражовані); бібліографознавство - вторинні документи й т.п.

 

Тобто в окремо наукових дисциплінах питання, пов'язані з документом, розглядаються не спеціально, а лише тією мірою, у якій вони мають місце в тій або іншій сфері документно-комунікаційної діяльності.

 

Таким чином, документознавство - узагальнююча наукова дисципліна стосовно інших дисциплін документознавчого циклу. Однак це не означає, що вона "поглинає" дисципліни, пов'язані з певними галузями документно-комунікаційної діяльності. Документознавство як і будь-яка метадисциплина - самообмежуюча за своїм характером: воно охоплює об'єкти вивчення в головних, визначальних рисах, параметрах, якостях, тенденціях, залишаючи безліч інших, специфічних проблем на частку окремих наукових дисциплін. Збагачуючи спеціальні й частки дисципліни розробкою кардинальних теоретико-методологічних проблем, інтегративна наука підвищує творчий потенціал цих дисциплін, збагачує їхню методологію. Взаємозв'язок, інтеграція й диференціація наукових дисциплін - одна з умов успішного розвитку кожної з них.

 

Тісний взаємозв'язок документознавства із найрізноманітнішими теоретичними й прикладними науковими дисциплінами багато в чому обумовила й методи документознавчих досліджень, тобто способи, прийоми для рішення конкретних наукових завдань. Ці методи поділяються на загальнонаукові й спеціальні. До числа загальнонаукових належать ті з них, якими користуються всі або більшість наук: системний метод; метод моделювання; функціональний метод; аналіз; синтез; порівняння; класифікація; узагальнення; сходження від абстрактного до конкретного й ін.

 

Деякі з перерахованих методів, у свою чергу, також можуть класифікуватися. Зокрема, моделювання підрозділяється на дескриптивне, графічне, математичне й т.д. Причому більшість із цих різновидів застосовується й у документознавстві.

 

Із загальнонауковими тісно зв'язані спеціальні методи. Однак галузь їхнього застосування набагато вже й обмежена, як правило, однієї або декількома, тісно зв'язаними між собою науками. До спеціальних методів у документознавстві належать: методи уніфікації й стандартизації документів; метод формулярного аналізу; метод однократності в документуванні й діловодних операціях; метод експертизи цінності документів.

Джерела в документознавстві

Джерелами в документознавчих дослідженнях можуть виступати практично будь-які документи, системи документації й комплекси документів. На їхній основі можна одержати певне уявлення про рівень роботи з документами, способи документування, про діловодну культуру тої або іншої епохи. Однак головну роль грають все-таки ті документи, у яких зафіксовані правила, норми, рекомендації, нормативи й т.д., що регламентують і регулюють різні напрямки, способи й форми роботи з документами. Це насамперед законодавчі й правові акти, стандарти, класифікатори, інструкції, методичні вказівки. Джерела є необхідною базою для проведення теоретичних досліджень, для вдосконалювання практики документационного забезпечення керування й визначення основних тенденцій розвитку документационных процесів.

 

Оскільки документознавство виростало із практичних потреб роботи з документами, то важливу роль у його розвитку, особливо спочатку, грали традиції й звичаї. Потім, у міру осмислення й узагальнення, ці звичаї й традиції стали закріплюватися в різних законах, нормативних актах. Відповідно й джерела, що дозволяють простежити, насамперед, історію становлення документознавства, можна розділити на дві великі групи:

- документи, які вийшли безпосередньо з діловодної практики й містять стихійно сформовані норми й правила, що відбивають традиції діловодства;

- різного роду правові акти, які протягом декількох сторіч законодавчо регламентували роботу з документами.

 

Поняття про документ

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у документознавстві.

Міжнародна організація зі стандартизації (ІСО)подає таке визначення:

документ як записана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі.

 

Сфера діяльності ІСО стосується стандартизації у всіх галузях, крім електротехніки й електроніки, що відносяться до компетенції Міжнародної електротехнічної комісії (МЕК).

 

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ):

 

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріплений способом, створеним людиною, для її передачі у часі й просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком і має відповідно до чинного законодавства правове значення.

Для документознавства найбільш прийнятним є визначення Документа II: двостороння одиниця – об'єднання матеріального об'єкта з інформацією, закріпленою способом, створеним людиною:

Головною складовою документа виступає інформація, що має свою специфіку.

Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.

Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини.

Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень.

Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення становить закодований текст.

Документ – це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною (за допомогою письма, графіки, фотографії, звукозапису та ін.).

Документ має субстанціональність (речовинність – обов’язкову матеріальну складову).

Документ – складний об'єкт, що є єдністю інформації і матеріального (речовинного) носія.

 

Властивості документа

Як і будь-який об'єкт, документ має безліч властивостей. Найбільш істотні з них такі:

1. Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він існувати не може.
Документ як цілісна система складається з двох основних складових – інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї з них перетворює документ у недокумент (в усне мовлення).

2. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі й часі.

3. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

 

Ознаки документа

До основних ознак документа належать:

 

Наявність змістового семантичного змісту. Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою.

Стабільна речовинна форма, яка забезпечує тривале збереження документа, можливість багаторазового використання й руху інформації в просторі й часі.

Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які первісно призначені для зберігання інформації в просторі й часі.

Завершеність повідомлення. Фрагментарне незакінчене повідомлення не може бут повноцінним документом.

 

Функції документа

Функція документа – це його суспільна роль, соціальне призначення, мета й завдання.

 

Головна, найбільш узагальнююча функція документа – це зберігання й поширення інформації в часі й просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства.

 

Спільні функції – інформаційна, комунікативна, кумулятивна – притаманні для всіх документів, незалежно віх їх типу і виду.

Інформаційна функція – це здатність документа задовольнити потреби суспільства в інформації, тобто бути джерелом інформації, знань.

Комунікативна функція – це здатність документа бути інформативним засобом поширення, обміну, комунікації, спілкування, послідовності.

Кумулятивна функція – це здатність документа набувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для теперішнього й майбутнього поколінь.

Спеціальні функції притаманні не усім, а окремими видам і типам документів.

Серед них можна назвати управлінську, пізнавальну (освітню), правову, загальнокультурну, меморіальну, гедонічну та інші функції.

 

Тема лекційного заняття 2. МЕТОДИ І СПОСОБИ ДОКУМЕНТУВАННЯ Retuдуль 1.... 1 Кодування інформації

Неодмінною умовою процесу документування є кодування інформації.

Кодування інформації – це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксації інформації.

Основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі та часі.

Мова – це складна система символів, кожний з яких має певне значення. Мовні символи, будучи загальноприйнятими й загальнозрозумілими в межах даного суспільства, у процесі мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

Засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів – це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.

Знак – це мітка, предмет, яким позначається що-небудь (буква, цифра, отвір). Знак разом з його значенням називають символом.

Код, мова і знак передають інформацію в символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування.

 

Поняття про мови

Мова – це особлива система різнотипних і разом з тим внутрішньо об'єднаних між собою структурних одиниць (фонем, морфем, лексем (слів), словосполучень, речень і т.ін.), які людина свідомо використовує і які служать засобом спілкування з іншими.

Мовні підсистеми та рівні. Одиниці мовних рівнів.

Мова належить до складних системних об'єктів. Щоб пізнати цю систему, її стратифікують (від лат. stratum - шар), тобто "розшаровують", розчленовують на підсистеми все менших рангів аж до мінімальних, далі неділимих підсистем як цілісних об'єктів.

При описі окремих сторін мови поняття підсистеми фактично завжди служило відправним пунктом вивчення системних відношень в мові. Класичним прикладом в цьому плані може служити область морфології, де здавна виділяються в крузі різних частин мови такі первинні осередки системності, як підсистеми роду, числа і відмінка, часу, відміни, виду тощо, які зазвичай називаються граматичними категоріями.

Кожна підсистема характеризується властивим нею набором однорідних одиниць, що знаходяться між собою в певних зв'язках і стосунках. До головних одиниць належать фонема, морфема, слово і речення. У такому переліку вони представлені в порядку зростаючої міри складності. Насправді вичленення одиниць і з'ясування їх статусу здійснюється в протилежному порядку - в напрямі від складніших до простіших одиниць. Цю процедуру називають сегментацією (від латів. segmentum - відрізок), тобто розчленовуванням висловлювань на речення, речень - на слова, слів - на морфеми, морфем - на фонеми. Стратифікація мовної структури - одна з найважливіших теоретичних проблем мовознавства. Розглянемо наступну схему.

Елементи (одиниці) мовної структури:	Рівні мовної системи - яруси мінімальних (тобто з тієї або іншої точки зору неподільних) одиниць мови:	Наука, що вивчає відповідну мовну підсистему
речення	- мінімальна комунікативна одиниця; синтаксичний рівень;	Синтаксис
слово	- мінімальна номінативна одиниця; лексичний рівень;	Лексикологія
морфема	- мінімальна значуща одиниця (корінь, суфікс, префікс); морфемний рівень.	Морфологія
фонема	- мінімальна одиниця, яка виконує диференційну (смисло-розрізнювальну) і конститутивну (будівну) функцію; фонетичний рівень.	Фонетика

 

За час існування цивілізації людство виробило безліч мов, які прийнято поділяти на:

природні (або натуральні)

штучні (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі).

Природна мова відрізняється від штучної тим, що її мовні знаки виникають стихійно, а штучні знаки створюються спеціально.

Природні мови історично виникли у процесі розвитку людського суспільства. Найдавнішою є мова міміки і жестів, що дісталася людині в спадок від тварин і базується на першій сигнальній системі; національні мови – основний спосіб кодування інформації. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися позначати те або інше поняття, предмет.

Штучні мови – це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності й передачі спеціальних повідомлень. Прикладами можуть служити різного роду шифри, азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови ідо й есперанто, мови машинного програмування і т.ін.

 

Поняття про знаки

Документ містить соціальну інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковість – одна з основних його ознак. Документ – це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у формі букв, отворів, крапок, ліній, цифр і т.ін.

Знак має такі основні властивості: 1) матеріальне вираження; 2) значення; 3) інформування про щось відмінне від нього; 4) передача інформації; 5) функціонування в певній знаковій ситуації.

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з неї, він може втратити або поміняти своє значення.

 

Класифікація знаків

Розрізняють знаки мовні і немовні:

Знак мовний – одиниця мови (морфема, слово, словосполучення, речення), яка служить для позначення предметів або явищ дійсності, а також відносин між елементами мови в тексті.

Немовні знаки також здатні служити засобом обміну документною інформацією між людьми.

До немовних знаків віднесені символи, товарні знаки, музейні експонати, фотографії, зразки порід, історичні реліквії, включаючи знаряддя праці, архітектурні пам'ятники.

 

Документ як знакова система

Документ є знаковою системою, тобто матеріальний посередник, що служить обміну семантичною інформацією між двома іншими матеріальними системами.

До властивостей документа як знакової системи віднесені:

- особливості форми знаків;

- способи нанесення (фіксації) знаків;

- способи сприйняття знаків.

Знакова система має певні властивості:

1) знаки зв'язані в ній між собою певними правилами граматики;

2) нові знаки запроваджуються в систему не довільно, а на основі правил;

3) значення знаку в системі залежить не тільки від нього самого, а від його місця в системі;

4) система складається з скінченного (хоч і не завжди постійного) числа елементів (знаків), з яких може бути складений словник;

5) здійснюється переклад (заміна) однієї знакової системи іншою;

6) знаки фіксуються одним або кількома способами.