Тема лекційного заняття 1. Документознавство як наука та навчальна дисципліна.

Тема лекційного заняття 1. Документознавство як наука та навчальна дисципліна.

Return to: М...

Документознавство як наука та навчальна дисципліна.

Документознавство як наука та навчальна дисципліна. Мета завдання, значення курсу, його структура та зміст. Міждисциплінарні зв’язки курсу "Документознавство» з філософськими ("Філософія", "Філософія книги", «Філософія мови", "Філософія науки та" ін.), гуманітарними («Архівознавство", "Археографія", «Герменевтика", «Джерелознавство", "Діловодство", "Дипломатика", "Мовознавство", "Текстологія" та ін.), технічними ("Інформатика", "Математика" та ін.) галузями знань, іншими навчальними дисциплінами. Джерельна, історіографічна бази курсу.

Документ як наукове поняття. Походження терміна "документ".

Дефініція поняття документ у міжнародних, державних, галузевих стандартах, довідкових виданнях. Тлумачення змісту поняття "документ" в науках документально-комунікаційного циклу.

 

Поняття про документознавство як наукову дисципліну, об'єкт і предмет документознавства

Існують різні визначення поняття "документознавство", однак жодне з них не стало загальноприйнятим. Втім, як і поняття "документ". І це закономірно, оскільки "документознавство" - термін багатоаспектний, структурно-розгалужений, дотичний до різних сторін документа й документно-комунікаційної діяльності - явищ не менш складних і багатопланових.

 

Можна сказати, що документознавство - це наука про документ і документно-комунікаційну діяльності.

Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення й функціонування документів, розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем і методи їхньої діяльності.

 

Документознавство досліджує документ як джерело інформації й засіб соціальної комунікації. Це комплексна наука про документ і документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному й прогностичному планах процеси створення, поширення й використання документних джерел інформації в суспільстві.

 

Формування документознавства як наукової дисципліни передбачає визначення основних її складових: об'єкта, предмета, структури, методів, понятійного апарата - у їхній єдності й цілісності, тобто як системної наукової дисципліни.

 

Об'єкт науки відповідає на запитання: що вивчає наука.

Об'єктом документознавства як науки є комплексне вивчення документа як системного об'єкта, спеціально створеного для зберігання й поширення (передачі) інформації в просторі й часі.

Документ створюється під час документно-комунікаційної діяльності, тому об'єктом науки є всі види цієї діяльності - створення, виробництво, зберігання, поширення й використання документів, створення систем документації.

 

Предмет науки повинен відповістити на запитання: яким саме чином, навіщо, з якою метою й для чого саме вивчають об'єкт, а через нього й об'єктивну реальність. Предмет науки визначає зміст наукового знання про об'єкт - документ й документно-комунікаційну діяльність.

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

 

Документознавство вивчає документ як предмет на теоретичних, історичних і методичному (практичному) рівнях. Воно досліджує документ як систему, його властивості, параметри, структуру, функції, методи й способи документування, класифікацію й типологізацію документів. У полі його уваги перебувають загальні закономірності створення, поширення, зберігання й використання документів. Причому предметом вивчення може служити документ у цілому або його окремі аспекти, специфічні риси документно-комунікаційної діяльності.

 

Документознавство як наука та навчальна дисципліна.

Структура документознавства

Як і будь-яка наукова дисципліна, документознавство має структуру, що поки перебуває в стадії формування. Структурнодокументознавство ділиться на дві підсистеми:

загальне й спеціальне документознавство

 

Змістом загального документознавства є загальнотеоретичні, історичні й організаційно-методичні проблеми науки про документ і документно-комунікаційну діяльність, тобто її сутність, об'єкт, предмет і структура, термінологія, концепції, установлення співвідношення з іншими науками, закономірності й принципи розвитку й функціонування документа в системі документних комунікацій і т.д.

 

Загальне документознавство складається із трьох розділів:

теорія документа, історія документа, історія й теорія документно-комунікаційної діяльності.

 

Теорія документа (документологія) - ядро документознавства. Вона вивчає загальнотеоретичну проблематику, пов'язану з понятійним апаратом, функціональним аналізом документів, вивченням їхніх характеристик як матеріальних об'єктів і зафіксованої в них інформації, питання типологізації й класифікації документів, їхніх параметрів і властивостей, як засобу комунікації й елемента документних фондів.

 

Історія розкриває закономірності становлення й розвитку документа як джерела інформації й засоби комунікації в умовах зміни конкретної обстановки на певному етапі розвитку соціальної комунікації, зміни його змісту й форми відповідно до документних потреб суспільства в той або інший період часу.

 

У розділі документної діяльності вивчається історія й загальна методика створення й функціонування документа в системі документальної комунікації (створення, виробництво, збір, зберігання, поширення й використання), тобто документа, що функціонує в цілісному комунікативному циклі "автор документної інформації - споживач її".

 

Спеціальне документознавство вивчає особливості, характерні для окремих типів і видів документів (книги, патенти, ноти, карти, кінофільми, оптичні диски й т.д.), окремі процеси документно-комунікаційної діяльності (документування, документовидання, документопоширення, документозберігання, документокористування). У якості спеціальної може виступати будь-яка ознака, що заслуговує теоретичного розгляду.

 

Спеціальне документознавство поділяється на два підрозділи. Власне спеціальне й окреме.

 

Спеціальне документознавство вивчає особливості документів, що є об'єктами бібліотечної, архівного, музейного справи, тобто специфіку документів, що функціонують в інформаційних центрах, бібліотеках, архівах, музеях і інших документно-комунікаційних структурах. Крім того, предметом спеціального документознавства може служити вивчення специфіки різних процесів документно-комунікаційної діяльності (документування, діловодство, фондознавство й т.д.).

 

Предметом окремого документознавства виступають окремі види й різновиди документа. Звідси в якості окремо наукових документознавчих дисциплін представлені: книго-, патенто-, картознавство й т.д.

 

Таким чином, спеціальне й окреме документознавство є специфічним проявом загального. У сукупності із загальним спеціальнедокументознавство утворить єдине документознавство.

 

Джерела в документознавстві

Джерелами в документознавчих дослідженнях можуть виступати практично будь-які документи, системи документації й комплекси документів. На їхній основі можна одержати певне уявлення про рівень роботи з документами, способи документування, про діловодну культуру тої або іншої епохи. Однак головну роль грають все-таки ті документи, у яких зафіксовані правила, норми, рекомендації, нормативи й т.д., що регламентують і регулюють різні напрямки, способи й форми роботи з документами. Це насамперед законодавчі й правові акти, стандарти, класифікатори, інструкції, методичні вказівки. Джерела є необхідною базою для проведення теоретичних досліджень, для вдосконалювання практики документационного забезпечення керування й визначення основних тенденцій розвитку документационных процесів.

 

Оскільки документознавство виростало із практичних потреб роботи з документами, то важливу роль у його розвитку, особливо спочатку, грали традиції й звичаї. Потім, у міру осмислення й узагальнення, ці звичаї й традиції стали закріплюватися в різних законах, нормативних актах. Відповідно й джерела, що дозволяють простежити, насамперед, історію становлення документознавства, можна розділити на дві великі групи:

- документи, які вийшли безпосередньо з діловодної практики й містять стихійно сформовані норми й правила, що відбивають традиції діловодства;

- різного роду правові акти, які протягом декількох сторіч законодавчо регламентували роботу з документами.

 

Поняття про документ

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у документознавстві.

Міжнародна організація зі стандартизації (ІСО)подає таке визначення:

документ як записана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі.

 

Сфера діяльності ІСО стосується стандартизації у всіх галузях, крім електротехніки й електроніки, що відносяться до компетенції Міжнародної електротехнічної комісії (МЕК).

 

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ):

 

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріплений способом, створеним людиною, для її передачі у часі й просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком і має відповідно до чинного законодавства правове значення.

Для документознавства найбільш прийнятним є визначення Документа II: двостороння одиниця – об'єднання матеріального об'єкта з інформацією, закріпленою способом, створеним людиною:

Головною складовою документа виступає інформація, що має свою специфіку.

Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.

Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини.

Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень.

Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення становить закодований текст.

Документ – це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною (за допомогою письма, графіки, фотографії, звукозапису та ін.).

Документ має субстанціональність (речовинність – обов’язкову матеріальну складову).

Документ – складний об'єкт, що є єдністю інформації і матеріального (речовинного) носія.

 

Властивості документа

Як і будь-який об'єкт, документ має безліч властивостей. Найбільш істотні з них такі:

1. Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він існувати не може.
Документ як цілісна система складається з двох основних складових – інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї з них перетворює документ у недокумент (в усне мовлення).

2. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі й часі.

3. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

 

Ознаки документа

До основних ознак документа належать:

 

Наявність змістового семантичного змісту. Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою.

Стабільна речовинна форма, яка забезпечує тривале збереження документа, можливість багаторазового використання й руху інформації в просторі й часі.

Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які первісно призначені для зберігання інформації в просторі й часі.

Завершеність повідомлення. Фрагментарне незакінчене повідомлення не може бут повноцінним документом.

 

Функції документа

Функція документа – це його суспільна роль, соціальне призначення, мета й завдання.

 

Головна, найбільш узагальнююча функція документа – це зберігання й поширення інформації в часі й просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства.

 

Спільні функції – інформаційна, комунікативна, кумулятивна – притаманні для всіх документів, незалежно віх їх типу і виду.

Інформаційна функція – це здатність документа задовольнити потреби суспільства в інформації, тобто бути джерелом інформації, знань.

Комунікативна функція – це здатність документа бути інформативним засобом поширення, обміну, комунікації, спілкування, послідовності.

Кумулятивна функція – це здатність документа набувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для теперішнього й майбутнього поколінь.

Спеціальні функції притаманні не усім, а окремими видам і типам документів.

Серед них можна назвати управлінську, пізнавальну (освітню), правову, загальнокультурну, меморіальну, гедонічну та інші функції.

 

Тема лекційного заняття 2. МЕТОДИ І СПОСОБИ ДОКУМЕНТУВАННЯ Retuдуль 1.... 1 Кодування інформації

Неодмінною умовою процесу документування є кодування інформації.

Кодування інформації – це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксації інформації.

Основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі та часі.

Мова – це складна система символів, кожний з яких має певне значення. Мовні символи, будучи загальноприйнятими й загальнозрозумілими в межах даного суспільства, у процесі мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

Засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів – це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.

Знак – це мітка, предмет, яким позначається що-небудь (буква, цифра, отвір). Знак разом з його значенням називають символом.

Код, мова і знак передають інформацію в символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування.

 

Поняття про мови

Мова – це особлива система різнотипних і разом з тим внутрішньо об'єднаних між собою структурних одиниць (фонем, морфем, лексем (слів), словосполучень, речень і т.ін.), які людина свідомо використовує і які служать засобом спілкування з іншими.

Мовні підсистеми та рівні. Одиниці мовних рівнів.

Мова належить до складних системних об'єктів. Щоб пізнати цю систему, її стратифікують (від лат. stratum - шар), тобто "розшаровують", розчленовують на підсистеми все менших рангів аж до мінімальних, далі неділимих підсистем як цілісних об'єктів.

При описі окремих сторін мови поняття підсистеми фактично завжди служило відправним пунктом вивчення системних відношень в мові. Класичним прикладом в цьому плані може служити область морфології, де здавна виділяються в крузі різних частин мови такі первинні осередки системності, як підсистеми роду, числа і відмінка, часу, відміни, виду тощо, які зазвичай називаються граматичними категоріями.

Кожна підсистема характеризується властивим нею набором однорідних одиниць, що знаходяться між собою в певних зв'язках і стосунках. До головних одиниць належать фонема, морфема, слово і речення. У такому переліку вони представлені в порядку зростаючої міри складності. Насправді вичленення одиниць і з'ясування їх статусу здійснюється в протилежному порядку - в напрямі від складніших до простіших одиниць. Цю процедуру називають сегментацією (від латів. segmentum - відрізок), тобто розчленовуванням висловлювань на речення, речень - на слова, слів - на морфеми, морфем - на фонеми. Стратифікація мовної структури - одна з найважливіших теоретичних проблем мовознавства. Розглянемо наступну схему.

Елементи (одиниці) мовної структури:	Рівні мовної системи - яруси мінімальних (тобто з тієї або іншої точки зору неподільних) одиниць мови:	Наука, що вивчає відповідну мовну підсистему
речення	- мінімальна комунікативна одиниця; синтаксичний рівень;	Синтаксис
слово	- мінімальна номінативна одиниця; лексичний рівень;	Лексикологія
морфема	- мінімальна значуща одиниця (корінь, суфікс, префікс); морфемний рівень.	Морфологія
фонема	- мінімальна одиниця, яка виконує диференційну (смисло-розрізнювальну) і конститутивну (будівну) функцію; фонетичний рівень.	Фонетика

 

За час існування цивілізації людство виробило безліч мов, які прийнято поділяти на:

природні (або натуральні)

штучні (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі).

Природна мова відрізняється від штучної тим, що її мовні знаки виникають стихійно, а штучні знаки створюються спеціально.

Природні мови історично виникли у процесі розвитку людського суспільства. Найдавнішою є мова міміки і жестів, що дісталася людині в спадок від тварин і базується на першій сигнальній системі; національні мови – основний спосіб кодування інформації. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися позначати те або інше поняття, предмет.

Штучні мови – це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності й передачі спеціальних повідомлень. Прикладами можуть служити різного роду шифри, азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови ідо й есперанто, мови машинного програмування і т.ін.

 

Поняття про знаки

Документ містить соціальну інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковість – одна з основних його ознак. Документ – це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у формі букв, отворів, крапок, ліній, цифр і т.ін.

Знак має такі основні властивості: 1) матеріальне вираження; 2) значення; 3) інформування про щось відмінне від нього; 4) передача інформації; 5) функціонування в певній знаковій ситуації.

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з неї, він може втратити або поміняти своє значення.

 

Класифікація знаків

Розрізняють знаки мовні і немовні:

Знак мовний – одиниця мови (морфема, слово, словосполучення, речення), яка служить для позначення предметів або явищ дійсності, а також відносин між елементами мови в тексті.

Немовні знаки також здатні служити засобом обміну документною інформацією між людьми.

До немовних знаків віднесені символи, товарні знаки, музейні експонати, фотографії, зразки порід, історичні реліквії, включаючи знаряддя праці, архітектурні пам'ятники.

 

Документ як знакова система

Документ є знаковою системою, тобто матеріальний посередник, що служить обміну семантичною інформацією між двома іншими матеріальними системами.

До властивостей документа як знакової системи віднесені:

- особливості форми знаків;

- способи нанесення (фіксації) знаків;

- способи сприйняття знаків.

Знакова система має певні властивості:

1) знаки зв'язані в ній між собою певними правилами граматики;

2) нові знаки запроваджуються в систему не довільно, а на основі правил;

3) значення знаку в системі залежить не тільки від нього самого, а від його місця в системі;

4) система складається з скінченного (хоч і не завжди постійного) числа елементів (знаків), з яких може бути складений словник;

5) здійснюється переклад (заміна) однієї знакової системи іншою;

6) знаки фіксуються одним або кількома способами.

Документна комунікація

Документна комунікація (ДК) – комунікація, опосередкована документом, побудовану на обміні документами між двома або більше людьми. ДК є підсистемою соціальної комунікації.

У процесі соціальної документної комунікації беруть участь три основні елементи: комунікант, комунікат і реципієнт.

Комунікант – відправник документного повідомлення, що починає акт комунікації (автор повідомлення).

Реципієнт повідомлення – його одержувач, приймач (читач, слухач, глядач). Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв'язок не може відбутися.

комунікат – документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати такою, що відбулася тільки у тому випадку, коли реципієнт (споживач) одержав закодовану на матеріальному носії інформацію, відправлену комунікантом.

Мал. 1. Документна комунікація

Кодування – це представлення ідеї, яку прагне донести до одержувача комунікант, у кодах або символах, тобто в знаках, зрозумілих реципієнту.

Повідомлення – це зафіксована ідея, яку хотів комунікант повідомити реципієнту.

 

Повідомлення складається з двох таких компонентів:

1) зміст повідомлення – думки, аргументи, факти;
2) засоби передачі (каналу) документного повідомлення – книги, журнали, газети, афіші, грамплатівки, диски і т.ін.

Декодування повідомлення – прочитання його одержувачем. Воно визначається особистим сприйняттям одержувача, його здатністю розпізнавати й інтерпретувати коди, використані для передачі ідеї.

 

Документна комунікація

Документна діяльність

Документ – це результат цілеспрямованої діяльності, яка протікає в межах колективної дії.
Документ – результат практичної документної діяльності, яка включає:

документування, мета якого – створення якогось змістового повідомлення;

обробка, мета якої – змістова й формальна оцінка документа;

поширення, мета якого – доведення документа до споживача;

зберігання, мета якого – забезпечення тривалого фізичного збереження і захисту документів від передчасного руйнування;

використання, мета якого – прочитання документа споживачем, пошук необхідної інформації;

утилізація, мета якої – здача документа в утиль для подальшої переробки.

 

Документна діяльність

Процес створення документа

Створення документа або документування – складний процес, у якому беруть участь автор, видавець, редактор, поліграфіст і т.ін.

До нього звичайно відносять дії, пов'язані з формуванням документа як специфічної системної триєдності: змісту (соціальна інформація), знакової (семіотична інформація) і матеріально-конструктивної (технологічної) форм.

Документування складається з чотирьох етапів:

підготовчий (авторський) – від складання моделі документа до передачі авторського рукопису на редагування;

редакційний – від прийому рукопису редактором до здачі рукопису у виробництво;

виробничий – від технічного редагування (макетування) рукопису до підписання документа на випуск у світ;

завершальний – від отримання тиражу і до поширення документа.

 

Документний фонд

Документний фонд (ДФ) – це сукупність документів, які через суспільну значущість охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі і т.ін. Залежно від спеціальної установи, що займається зберіганням документів і організацією користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею, органу НТІ та ін.

Головною підсистемою ДФєбібліотечний фонд (БФ) – це систематизована сукупність документів, що відповідають завданням, типу, профілю бібліотеки, а також документним потребам її користувачів і призначена для використання й зберігання документів протягом всього часу, поки вони являють собою реальну або потенційну цінність для користувачів.

За змістом БФ прийняте ділити на універсальні й спеціальні. Універсальним вважається БФ, якщо в ньому представлені документи всіх галузей знань, всіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, учбові, довідкові і т.ін.) і видів документів (видання, кінофото-фонодокументи, документи на найновіших носіях інформації, неопубліковані документи і т.ін.). Спеціальним (спеціалізованим) є БФ, якщо в ньому переважають документи певного змісту (фонди НТБ, сільськогосподарських, медичних та ін. бібліотек), типу (фонди бібліотек для сліпих, навчальні, довідкові, виробничі) і вигляду (фонд патентних документів, фоно-, відео-, дискотека і т.ін.). Універсальними і спеціальними (спеціалізованими) фондами володіють відповідно універсальні і спеціальні бібліотеки.

Фонди бібліотек різних типів і видів складають єдиний БФ України.

Інформаційний фонд (ІФ) – це масив документів найбільших галузевих і міжгалузевих центрів і інститутів інформації, відділів НТІ різних підприємств, організацій, фірм, комерційних служб, бірж, агентств за інформацією, обчислювальних центрів і т.ін.

Архівний фонд (АФ) – сукупність документів, що утворилися в процесі діяльності установи, організації, підприємства, суспільства або особи (сім'ї, роду). АФ складається в основному з текстових документів, що несуть ретроспективну інформацію, історично та/або логічно зв'язаних між собою.

Музейний фонд (МФ) – це упорядкований масив документів, що зберігаються в музеях – організаціях, що займаються збором, зберіганням, дослідженням та експозицією документів наукового або культурного характеру.

Документні ресурси книжних магазинів – масиви документів, тимчасово зосереджені в книжних магазинах для поширення серед населення й поповнення фондів бібліотек, інформаційних центрів тощо

Довідково-бібліографічний фонд бібліотеки

Документи, що входять до складу ДБФ, можна розділити на три групи.

До першої відносяться документи, що мають основне, теоретико-методологічне значення (видання партійних і державних документів, праць видатних діячів, наукові й науково-популярні праці, підручники тощо).

Друга група – довідкові видання: енциклопедії, словники, довідники, календарі та ін.

Третя – бібліографічні посібники й покажчики бібліографічних посібників.

 

Тема лекційного заняття 4. Класифікація, типологія документі.

eturn to: Мод....

Тема лекційного заняття 1. Документознавство як наука та навчальна дисципліна.

Return to: М...