Особливості організації і проведення документальної ревізії

Головним завданням документальної ревізії є здійснення контролю за використанням засобів і матеріальних цінностей, їхнім зберіганням, станом і достовірністю бухгалтерського обліку і звітності.

Коло завдань документальної ревізії визначається рівнем об'єктів, на яких вона здійснюється.

Ревізійна практика виробила основні задачі, які повинна вирішува­ти ревізія:

1. Перевірка законності операцій, зроблених установою або госпо­дарською організацією, і дотримання фінансової дисципліни.

2. Виявлення фактів збитку організації від незаконного витрачання коштів і матеріалів.

3. Перевірка правильності організації та ведення бухгалтерського обліку, доброякісності документів, якими оформляються окремі опе­рації, і правильність бухгалтерських записів.

4. Перевірка правильності матеріального обліку складського гос­подарства.

5. Достовірність розрахунків кошторисних призначень.

6. Виконання кошторисів видатків.

7. Використання бюджетних коштів за цільовим призначенням.

8. Забезпечення збереження грошових коштів і матеріальних цін­ностей.

9. Достовірність доходів і видатків державних позабюджетних коштів.

 

10. Достовірність операцій з грошовими коштами, цінними папе­рами, розрахункових та кредитних операцій.

11. Достовірність виробничих витрат поточної діяльності та витрат капітального характеру.

12. Формування фінансових результатів та їх розподілення.

На сучасному етапі реформування економіки України контроль фі­нансово-господарської діяльності має бути сконцентровано на вирі­шенні таких задач:

• забезпечення виконання державних замовлень, планових завдань та встановлених платежів до державного і місцевих бюджетів;

• виявлення внутрішніх резервів підвищення ефективності вироб­ництва та конкурентоспроможності продукції, що виробляється, зни­ження витрат трудових, матеріальних та грошових ресурсів;

• зниження невиробничих витрат та збитків, попередження та ви­явлення нестач, випадків розкрадання і псування цінностей та неці­льового використання коштів;

• підвищення достовірності даних бухгалтерського обліку та звіт­ності підприємств;

• дотримання чинного законодавства та запобігання протиправної діяльності в економічній сфері.

Головними завданнями державної контрольно-ревізійної служби України є здійснення державного фінансового контролю за викорис­танням і збереженням державних фінансових ресурсів, необоротних та інших активів, правильністю визначення потреби в бюджетних коштах та взяття зобов'язань, ефективним використанням коштів і майна, ста­ном і достовірністю бухгалтерського обліку і фінансової звітності в міністерствах та інших органах виконавчої влади, в державних фон­дах, у бюджетних установах і у суб'єктів господарювання державного сектору економіки, а також на підприємствах і в організаціях, які отримують кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або ви­користовують державне чи комунальне майно, виконання місцевих бюджетів, розроблення пропозицій щодо усунення виявлених недолі­ків і порушень та запобігання їм у подальшому.

Підготовка до проведення ревізії починається із встановлення об'єкта ревізії, тобто підприємства, зазначеного в плані ревізій, з ура­хуванням тривалості міжревізійного періоду. Виходячи з характеру

господарської діяльності підприємства, а також змісту контролю, ви­значається потреба в спеціалістах, які можуть бути залучені до вико­нання контрольно-ревізійних дій, тобто формується ревізійна група. Відповідно до строку керівник організації, яка проводить ревізію, ви­дає наказ (або розпорядження). У ньому вказується повне наймену­вання та місцезнаходження підприємства, що підлягає ревізії, склад ревізійної групи (прізвище, ім'я та по батькові, посада) і визначається керівник ревізійної групи. Керівником ревізійної групи, як правило, призначається працівник контрольно-ревізійної служби, який має спе­ціальну освіту і практичний досвід ревізійної роботи [26, с.217-218].

На підготовчому етапі ревізійна група вивчає стан економіки під­приємства, яке підлягає ревізії, шляхом аналізу виконання виробничо-фінансового плану економічного і соціального розвитку, бухгалтерсь­кої і статистичної звітності, матеріалів попередньої ревізії та виконан­ня рішень за нею. Вивчається також інша інформація про діяльність підприємства за ревізійний період [26, с.218].

На підставі попереднього аналізу економіки підприємства керівник ревізійної групи розробляє програму ревізії, яку затверджує керівник організації чи установи, що призначив ревізію. У програмі ревізії вка­зується об'єкт контролю, зміст ревізії і послідовність її проведення, методи та прийоми контрольно-ревізійної перевірки. Строки прове­дення ревізій та склад ревізійних груп визначаються з урахуванням то­го обсягу роботи, якого потребує вирішення конкретних питань кож­ної ревізії (перевірки) [26, с.218].

Обмеження у підставах проведення ревізій та перевірок, визна­чені чинним законодавством, не поширюються на ревізії та переві­рки, що проводяться на звернення підконтрольної установи, або ре­візії та перевірки, що "проводяться після порушення кримінальної справи проти посадових осіб підконтрольних установ, що ревізу­ються або перевіряються, відповідно до кримінально-процесуаль­ного законодавства.

Організаційно-підготовчий етап завершується складанням робочо­го плану ревізора (керівника групи), в якому визначається, в якому ви­значається конкретний виконавець (з числа спеціалістів ревізійної групи) щодо перевірки певного об'єкта, а також строки подання реві­зору проміжних актів перевірки [26. с.218].

Коли ревізія проводиться по завданню правоохоронних органів, необхідно опечатати касу, сейфи, а також місця збереження товарно-матеріальних цінностей, документів та цінних паперів.

Керівник ревізуємого підприємства повинен створити сприятливі умови для проведення учасниками ревізійної групи ревізії — надати

необхідне окреме приміщення, оргтехніку, послуги зв'язку, канцеляр­ські матеріали тощо.

Етап безпосереднього проведення документальної ревізії почи­нається з прибуття ревізійної групи на підприємство. Насамперед, ре­візійна група пред'являє керівнику підприємства наказ (розпоряджен­ня) на проведення комплексної ревізії, що підтверджує особи членів групи, їх повноваження та право на проведення ревізії [26. с.218].

Посадові особи органу КРС вправі приступити до проведення реві­зії або перевірки за наявністю підстав для їх проведення, визначених чинним законодавством України, та за умови надання посадовим осо­бам підконтрольних установ, інших суб'єктів господарської діяльності під розписку:

• направлення на ревізію або перевірку;

• копії рішення суду про дозвіл на проведення позапланової виїз­ної ревізії або перевірки, в якому зазначаються підстави проведення такої ревізії або перевірки.

Ненадання цих документів посадовим особам підконтрольних установ та інших суб'єктів господарської діяльності або їх надання з порушенням вимог, встановлених ст. 11 Закону України «Про держав­ну контрольно-ревізійну службу в Україні», є підставою для недопу­щення посадових осіб органу КРС до проведення ревізії або перевірки.

Ознайомившись із пред'явленими документами, керівник підпри­ємства представляє членів ревізійної групи керівникам структурних підрозділів підприємства, з якими вони повинні співпрацювати при проведенні ревізії. Одночасно керівник підприємства віддає розпоря­дження щодо виділення окремого приміщення та створення необхід­них умов для роботи ревізійної групи [26. с.218].

У своїй діяльності ревізійна група повинна додержуватися прин­ципу раптовості, особливо при проведенні у ході ревізії вибіркових ін­вентаризацій активів та грошових коштів, контрольних запусків сиро­вини у виробництво тощо [26, с.218].

У разі виявлення нестач, фактів розкрадань коштів, матеріальних цінностей та інших зловживань, співробітники КРУ негайно передають матеріали ревізії правоохоронним органам для проведення розслідуван­ня, притягнення винних осіб до відповідальності, відшкодування збит­ків, а також сповіщають про виявлені зловживання і порушення держа­вні органи та органи, уповноважені управляти державним майном.

Якщо за наслідками ревізії порушено кримінальну справу, до підо­зрюваних посадових осіб адміністративне стягнення не застосовується.

Ревізія підприємства полягає у вивченні структури підприємства, розподілу функціональних обов'язків між керівництвом підприємства

та його службами, організаційно-розпорядчих документів, виданих за ревізійний період, тощо. Головним у ході проведення ревізії є дослі­дження за допомогою відповідних методів достовірності, правомірно­сті здійснення господарських операцій, правильності і повноти їх до­кументального оформлення, додержання при здійсненні господарсь­ких операцій діючого законодавства та нормативних актів. У процесі ревізії всебічно використовуються різні методи документальної та фа­ктичної перевірки господарської діяльності, економічного та економі-ко-математичного аналізу [26, с.218—219].

Ефективність та якість ревізії залежить від підготовки до прове­дення ревізії; організації заходів перевірки; раціонального застосуван­ня прийомів, методів та техніки контрольно-ревізійних заходів; офор­млення результатів ревізії; реалізація матеріалів ревізії; контролю за виконанням прийнятих рішень.

Робота ревізора з перевірки господарської діяльності підприємст­ва складається з чотирьох основних етапів.

Перший етап — підготовка до проведення ревізії. Для ревізора по­чаток цього етапу співпадає з виданням наказу про призначення реві­зії, в якому визначаються склад ревізійної групи і терміни проведення ревізії.

На цьому етапі ревізори знайомляться з попередніми актами доку­ментальних ревізій, матеріалами звітності і на основі їх складають програму (план) наступної ревізії, яку затверджує керівник ревізуємої організації.

План ревізії включає: тему, період, перелік основних об'єктів.

На цьому етапі ревізори зобов'язані вивчити необхідні норматив­но-законодавчі документи, звітні та статистичні дані, інші матеріали, які дають характеристику фінансово-господарської діяльності органі­зації, яка ревізується. Ревізори можуть брати копії звітних документів, які їм необхідні для проведення ревізії.

Другий етап — це невідкладні контрольні дії має для ревізора ряд істотних відмінностей. Зміст цього етапу діяльності ревізора багато у чому визначається раптовістю його появи на об'єкті, що контролю­ється.

Ревізори повинні надати свої документи керівникові ревізуємого підприємства — посвідчення на право проведення ревізії, ознайомити його з основними завданнями, вирішити організаційно-технічні пи­тання проведення ревізії.

Із тактичних міркувань, коли ревізія проводиться за ініціативою правоохоронних органів, необхідно провести опечатування місць збе­реження грошових засобів та матеріальних цінностей, а також зняти

залишки грошей в касі підприємства з наступним оформленням акту перевірки готівки у касі.

Третій етап — проведення документальної ревізії поділяється на дві стадії: загальне і детальне дослідження господарської діяльності підприємства.

На стадії загального дослідження ревізор знайомиться з первинною та зведеною документацією, журналами-ордерами, виробничими зві­тами та іншими обліковими регістрами з метою виявлення сумнівних операцій та документів, які потребують детального дослідження. На цій стадії ревізори повинні використати можливості економічного та економіко-правового аналізу.

На стадії детального дослідження перевірка господарських опера­цій виконується згідно первинних облікових бухгалтерських доку­ментів

Ревізор, згідно плану ревізії, визначає необхідність та можливість, застосування тих чи інших ревізійних дій, прийомів та способів одер­жання інформації, аналітичних процедур, розміру даних із перевіряє-мої сукупності, який би забезпечив надійну можливість збирання до­казів.

Четвертий етап — це складання підсумкових матеріалів по доку­ментальній ревізії. Документальна ревізія завершується складанням акту, в якому викладаються її результати. Акт відомчої і внутрішньо­господарської ревізії підписується ревізором, головним бухгалтером і керівником підприємства, що ревізується (або структурного підрозді­лу).

Методика документальної ревізії в основному визначається мож­ливостями бухгалтерського і документального аналізу.