II. Процесс принятия решений.

1. Диагностика

а) признание важности, факта проблемы (как правило, логически предполагает признание необходимости каких – либо решений по этому вопросу)

Проблема – разрыв между целями организации уровнем их достижения (проблема как факт)

Возможность отклонения – будущая проблема,

Проблема может не признаваться:

- если нестандартна

- конфликтует с частными целями организации

 

б) Формулирование проблемы

-первичный анализ информации позволяет четко обозначить и назвать проблему

-выявляется значимость проблемы, ее место в списке прочих проблем организации:

а) решится сама собой

б) стандартна – отработанные мероприятия

в) нестандартна - дополнительный анализ и нестандартные решения

г) перспективна для достижения целей организации

 

в) Определение условий для решения проблемы

-оценка возможных источников информации

-определение возможных целей (перспектив) управленческого решения

-наличие ограничений (финансовых, юридических) в управленческом решении

 

2. Определение альтернатив.

Формулируются возможные варианты перспективных состояний организации и альтернативных вариантов управленческого решения.

 

3. Оценка альтернатив.

Исследуются все плюсы и минусы стороны альтернативных решений.

 

4. Выбор альтернативы.

На основе оценок (анализа), предыдущего опыта, эксперимента, интуиции.

Выбор делается: лично, коллективно, по согласованию.

 

5. Выполнение решения.

Организационная работа по выполнению решения.

а) выбор методов воздействия

б) планирование управленческих мероприятий.

 

6. Оценка результата.

а) формирование канала обратной связи

б) анализ обратной информации

в) оценка эффективности управленческого решения

 

7. Корректировка решения.

 

III. Методы выбора и принятия решений.

1) Количественные методы

а) метод программирования

б) аналитические

в) вероятно-статистические

 

2) Качественные методы.

а) морфологический анализ (точное определение все параметры морфологическая матрица оценка выбор)

б) экспертная оценка

в) мозговая атака (создание обстановки интеллектуальной свободы)

г) метод аналогии

д) метод прогноза

е) синектика (Гордон: группа с разной квалификацией и подразделен. и контрастные психологические типы)

 

3) Комплексные методы

а) функционально - стоимостной анализ

б) социологические исследования

 

4) Моделирование

а) физические модели

б) аналитические модели (управление запасами, теория игр)

 

Коммуникации

 

I Общая характеристика коммуникаций.

Коммуникации – вид деятельности, в процессе которой руководитель получает информацию, необходимую для принятия управленческих решений и доводит принятие решений до подчиненных.

Коммуникации – обмен идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий.

Коммуникации - процесс передачи информации.

Коммуникации – процесс обмена информацией.

 

Существует много очень похожих определений, которые объединяют ключевые понятия:

- информация

- процесс управления

- связующий процесс (процесс обобщения)

 

Информация существует в виде потоков, которые мы определяем как: совокупность обобщений, передаваемых по каналам связи, необходимых для управления.

 

Ценность информации зависит:

1. от своевременности поступления
2. от полноты и информации (с учетом избыточности и недостаточности)
3. от достоверности

 

По разным критериям информационные потоки классифицируют как:

1. прямые (о регламентации параметров организации)
2. обратные (о выполнении заданных параметров)

 

Информация:

1. первичная или производная
2. входящая исходящая, внутренняя, внешняя
3. аудио и визуальная и т.д.

 

Фактически мы можем отождествлять (частично) процесс управления и коммуникационный процесс.

Основное время, потраченное управленческим персоналом – время на коммуникации

Без коммуникаций невозможно осуществление любых производственных организационных процессов, реализации идей, целей, функций организации.

Настолько же опасно использование неэффективных коммуникаций, что снижает эффективность или делает невозможным управленческий процесс.

 

Коммуникационный процесс – не носит разовый однонаправленный характер передачи сведений.

Фактически коммуникационный процесс – процесс социализации объединения элементов и процессов внутри организации.

Без установления общих обратных связей между участниками производства не образуется устойчивой организации в общем смысле.

Поэтому важен обмен, а не просто передача информации.

В широком смысле слова информация – объект коммуникационного процесса.

Личность, группа, подразделение организации – субъекты коммуникационного процесса.

 

II Процесс коммуникации.

 

Общая элементарная структура коммуникационного процесса.

 

Отправитель: лицо идентифицирующее себя в управленческом процессе и генерирующее информацию на основе собранной информации и ее анализа.

(1) Идентификация – определение личного статуса в организации, прав, обязанностей и полномочий.

 

(2) Коммуникация – непрерывный процесс, в смысле связи одного процесса передачи информации с другими (хотя разрыв во времени вполне возможен).

 

Отправитель всегда является одновременно получателем информации.

Анализ полученной информации можно определить как:

1. коммуникацию с самим собой (оборот информации внутри субъекта)
2. трансформацию информации

 

(3) система кодирования

– определение кодов

- организация кодов

 

(4) Коды – носители информации, раздражающие определенные рецепторы восприятия (органы чувств).

Коды могут быть совмещенными (зрение, слух). Тогда возникает система комплексных кодов.

Существует проблема адекватного кодирования – система кодов должна эффективно соответствовать информации (передавать ее с нужным эффектом).

В завершении кодирования послание принимает заданную материальную или идеальную форму.

 

(5) Передача информации – распространение информации за пределы самого отправителя.

Нуждается в устройстве для переноса информации вместе с каналами передачи информации

Устройством служат:

- люди, группы людей (социально сознательных)

- естественные природные приспособления (надпись на земле)

- технические устройства

- элементы первичного преобразования природы (бумага)

 

Каналы – средство коммуникации между отправителем и получателем.

Устройство и канал, как правило, связаны друг с другом принципиально т неразрывно.

Различают:

- вербальные каналы (предпочитает большинство в силу скорости и т.д.)

- письменные (в т.ч. электронные, на материальном носителе, важны при расширении масштабов организации)

- невербальные (язык тела, внешний вид и т.д.)

 

(6) Декодирование – превращение сообщения в имеющую смысл форму, перевод символов отправителя в мысли получателя.

Сначала необходимо обладать:

- устройством для приема

- первично переработать послание (прочитать до конца)

- точно перевести в собственные мысли послание.

Существует физиологические (слух), психологические фильтры для правильной интерпретации.

 

(7) Реакция получателя:

Может быть пассивной (без обратной связи), активной – с обратной связью.

Отсутствие обратной связи снижает эффективность общения.

Обратная связь в качестве ответа на сообщения дает возможность управления. Получатель становится отправителем.

 

III Коммуникационные сети.

 

Соединение определенным образом индивидов с помощью информационных потоков.

Коммуникационные сети как правило отражают устоявшиеся в организации связи и пути передачи информации.

Коммуникационные сети могут дублировать организационную структуру или дополнять ее (формальные и неформальные сети).

Принципиально в коммуникационных сетях присутствуют:

- вертикальные связи (начальник – подчиненный) (включает нисходящие и восходящие связи)

- горизонтальные (связь субъектов одного уровня иерархии)

Эти связи минимальны в традиционной иерархической организации и активны в инновационной, с проблемным подходом.

- диагональные (начальник – чужой подчиненный)

 

IV Проблемы коммуникации.

На каждом этапе коммуникаций свои проблемы.

1. Неправильная оценка своих полномочий (дает информацию, в которой не заинтересован получатель).
2. Неправильный анализ и формулировка информации.
3. Неадекватность (эффективность) системы кодирования (запись, а не тел. звонок)
4. Неверное изложение информации (неправильная запись)
5. Выбор неверных каналов и устройств. Перегрузка каналов информации.
6. Проблемы декодирования:

- трудность восприятия

- неверная интерпретация

- неверное суждение

7. Проблемы обратной связи:

- отсутствие обратной связи

- неэффективность (повтор вех этапов)

 

Общеорганизационные проблемы коммуникации.

1. Наличие шума (помех) в коммуникационном процессе.
2. Неоптимальность коммуникационной сети (структура организации то же).

 

Планирование.

I Общая характеристика планирования.

Планирование – наиболее важная функция управления, значимость которой определяется, как уже было сказано выше, целеполаганием прочей деятельности (производственной и управленческой) предприятия.

 

Планирование – функция менеджмента, обеспечивающая определение целей деятельности, необходимые средства и методы достижения поставленных целей.

В основе планирования лежит стремление учесть всю совокупность факторов, обеспечивающих функционирование и развитие предприятия.

 

В определении очевиден акцент на компоненты планирования.

Содержательно «планирование» очень близко подходит к термину «управление», особенно стратегическое.

Это говорит о тесной связи и роли планирования управлении. Различие существует, в первую очередь, за счет наличия в управлении этапа реализации и оценки, что не охватывается планированием в чистом виде.

 

Существует материальный результат процесса планирования.

Это план: документ, отражающий действия и решения по достижению целей организации, или совокупность показателей и описаний состояний организации в будущем.

 

II Принципы планирования.

1. Принцип содействия достижению планов (нужно достичь цели).
2. Принцип эффективности (план должен быть эффективным в достижении цели).
3. Принцип первичности планирования (планирование – первично, остальные функции управления вторичны).
4. Принцип плановых предположений (координация).
5. Принцип структуры стратегии и политики (понимание стратегии и политики обеспечивает цельность планов).
6. Принцип согласования во времени (отдельные планы, программы согласуются).
7. Принцип взятых обязательств (планируется период + необходимые для выполнения управленческого решения).
8. Принцип гибкости (возможная гибкость плана обеспечивает адаптацию к изменениям снижение риска).
9. Принцип навигационных изменений (сравнение плана, обязательств и сложившихся состояний постоянная корректировка планов).

 

В зависимости от глубины и сроков планирования различают:

- стратегическое планирование (перспективное)

- тактическое планирование (определение промежуточных целей)

- текущее (бюджетное) – детальная разработка оперативных планов

 

По большому счету план – это вид комплексного управленческого решения.

С учетом специфики планирования:

Этапы планирования:

1. Оценка возможностей (всех факторов).
2. Постановка задач (целеполагание).
3. Плановые предположения (выбор внутренней или внешней среды как объектов планирования).
4. Определение альтернатив.
5. Оценка альтернатив (по эффективности).
6. Выбор альтернатив.
7. Составление частных (структурных) планов.
8. Составление бюджета (метод распределения ресурсов и достижения целей в количественной форме).

 

III Стратегическое планирование.

 

Процесс формирования миссии и целей организации, выбора стратегий определения, получения и распределения ресурсов необходимых для эффективного достижения целей.

 

Стратегия предполагает:

- долгосрочность

- выделение приоритетов

- всеобщий (всеохватывающий) характер

- элемент предвидения

- общий (недетальный) характер

 

По наличию этих позиций судят о различии тактических и стратегических задач.

 

Тактика – краткосрочные планы, согласованные с долгосрочными целями и задачами.

 

Тактические результаты достигаются быстрее, разрабатываются и реализуются тактические планы на более низких уровнях.

 

Основные процессы стратегического планирования.

Это комплексный процесс.

1. Анализ среды.
2. Определение миссии и целей.
3. Выбор стратегии.

 

Есть безусловная связь с этапами планирования вообще, но более крупное сегментирование процессов.

Анализ среды.

Внимание внешней среде – политические, экономические, социальные, правовые, технологические факторы.

Так же субъективный анализ (покупателей, поставщиков, конкурентов). По сути это маркетинг в широком смысле.

Внутренняя среда

- анализ организационной структуры

- анализ персонала

- финансовые потоки организации

- маркетинг в узком смысле (система сбыта)

 

Один из общих подходов – SWOT – анализ.

 

 

	Будущее
Настоящее	Сильные	Возможности (потенциал)	Угрозы (негатив)
Слабые

 

Внутри аналогично исследуются возможности

 

	Сильное влияние	Умеренное влияние	Слабое влияние
Высокая вероятность
Средняя вероятность
Низкая вероятность

 

и угрозы

	Разрушение	Критическое состояние	Тяжелое	Легкие ушибы
Высокая вероятность
Средняя вероятность
Низкая вероятность

 

Анализ обеспечивает возможность точной оценки важности факторов влияния и рассмотрение их для выработки стратегий.

 

Выбор миссии и целей.

 

Миссия – общая цель организации, четко выраженная причина ее существования.

 

Утверждение, раскрывающее смысл существования организации.

 

Философия и предназначение организации.

Миссия всегда привязана очень сильно к конкретной организации и ее руководителю.

Факторы влияния на миссию:

- состояние среды

- наличие истории организации (или ее кумиров)

- сложившиеся стили управления (поведения)

- наличие ресурсов (или их дефицит)

- специфика организации

Миссия может быть непрямо связана с типом производственной деятельности или профилем.

Выполняет роль фундамента в целеполагании.

 

В отличие от миссии цели фиксируют конечные состояния системы.

Целью могут служить любые конечные состояния факторов производства:

- экономические цели (всю совокупность факторов)

- финансовые цели (совокупность финансов)

- производственные цели (размер и качество ОПФ вкл. технолог.)

- рыночные цели (доля рынка и т.д.)

- кадровые цели (по персоналу)

- социальные цели

Фазы установления целей.

- выявление и анализ тенденций

- установление общей целей

- постановление иерархий целей

- установление индивидуальных целей

 

Выбор стратегии

Обычно выбор из нескольких вариантов.

Основные стратегии:

(1) концентрированного роста (с применением имеющегося продукта

 

Человек в организации.

Группа – небольшое количество людей, находящихся в устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение длительного промежутка времени.

 

Группа – 2 и более индивида, имеющих общие цели, выполняющих разные обязанности, зависящие друг от друга, координирующих совместную деятельность и рассматривающих себя как часть единого целого.

 

Характерные признаки групп.

1. Ограниченная численность (сложность согласования целей, координации).
2. Непосредственный контакт членов группы. Знают друг друга, возможность прямой передачи информации (современные технологии, напр. интернет, решают проблему непосредственного контакта).
3. Общность цели (распределение ролей связано с эффективностью достижения целей). Объединяющие начало.
4. Стирание индивидуальности (это не «я», а «мы» (группа)).
5. Регламентирующие нормы поведения в группе (организация работ, взаимодействие, вхождение в группу).
6. Взаимодополняющие навыки (ролевое участие в работе, профессиональное, межличностные роли (дружбан и т.п.)).
7. Взаимная подотчетность (координация результатов совместной работы.

 

Факторы влияния на индивидуальность группы.

1. Совокупность факторов внешней среды

а) физические (география, климат, территориальное расположение)

б) технологические (знания, оборудование)

в) культурные (ценности, традиции)

г) экономические

д) политические

 

2. Совокупность внутригрупповых факторов

а) индивидуальность членов группы (личностные качества, способности, образование, опыт)

б) характеристика группы

формальное и неформальное распределение ролей

сложившиеся системы коммуникации

принятые нормы поведения (ценности)

в) межличностные особенности взаимодействия (симпатии, частые контакты, общность интересов, территориальная близость).

г) согласие членов группы с приоритетом групповых целей

 

3. Факторы внутриорганизационные.

 

Роли членов группы (по Белбину)

Анализ группового поведения при решении задачи показал, что высокий интеллектуальный уровень членов группы не гарантирует эффективное решение задачи. Вывод из множества типов поведения выбраны 9 типов, способствующих эффективному решению задач.

1. Исполнитель (дисциплина, консервативность, умение работать)
2. Координатор (четкая установка целей, делегирование полномочий, продвижение решений)
3. Организатор (оказывает давление, преодолевает трудности, оптимист)
4. Генератор (идеи и нестандартное решение проблем)
5. Искатель (экстраверт, общителен, устанавливает контакты)
6. Математик (стратег, анализ альтернатив, инспектор)
7. Командный игрок (мягкий человек, сглаживает трения в группе)
8. Финишер (старателен, ищет ошибки, контролирует сроки, качество)
9. Специалист (проф. – одиночка в узкой области)

 

Этапы формирования развития групп (по Такману).

1. Формирование – добровольный или директивный отбор в соответствии с заранее известными критериями.
2. Смятение – этап притирки, когда выявляются различия в специфических интересах, мотивах, ценностях, ролях и т. д. (возможен развал группы).
3. Нормирование – этап притирки, когда вырабатываются нормы, распределяются роли, приспосабливаются к личностным особенностям.
4. Выполнение работы
5. Расформирование (характер распада, полученный и закрепленный опыт)

 

Виды групп:

Формальные: структурные подразделения организации (регулярные, проектные (разовые), роли, должности, права и обязанности определены формально).

 

Неформальные: спонтанно образованная группа людей. В основе их формирования те же факторы, что и у формальных, но источник организации отличается, и его представление об организации, группе, людях отличается от фактических характеристик этих явлений.

 

внутри формальны

Неформальная группа сохраняется неформальный характер

перерастает в формальную

 

Причины существования неформальной группы.

1. Чувство принадлежности (отождествление себя с социальной группой)
2. Помощь (возможность решения профессиональных, эмоциональных, социальных проблем не прибегая к формальным методам – быстро и эффективно)
3. Защита (групповая консолидация для защиты, возможности группы шире индивидуальных возможностей кроме сильных личностей, которые дополняют свою силу групповой)
4. Общение (обмен официальной, неофициальной и личной информацией)
5. Тесное общение (чем ближе, тем чаще создаются неформальные отношения)
6. Форма осуществления социального контроля (воздействие на нормы поведения людей в группе)
7. Эффективный механизм сопротивления изменениям (или проведения изменений)
8. Возможность проявления неформального лидера

 

Организационное поведение

 

I Формирование организационных отношений.

Управленческие отношения – отношения между двумя субъектами, где один – субъект управления, другой – объект управления.

Организационные отношения – часть управленческих отношений, отвечающая за поддержание устойчивости связей между субъектами структуры.

 

Система организационных отношений – это социальный образ, структура связей между людьми.

Можно говорить о факторах влияния на формирование организационных отношений:

1. Индивидуальные характеристики людей (чувствительность, стабильность, самооценка, отношение к риску, ограниченность (упертость), сфера контроля, внешние факторы – экстраверт, внутренние факторы – интроверт).

 

2. Социальные характеристики человека

- ценности (набор стандартов и критериев, которым человек следует в своей жизни)

а) цели жизни

б) средства достижения

- верования (устойчивые оценки и представления о явлениях, не требующие доказательства)

- принципы – устойчивая форма проявления системы ценностей и воплощение верований в виде стандартов поведения

 

3. Проявления человека в группе

- человек + человек ¹ два человека = группа – это маленькая организация или часть крупной структуры (все проблемы и вопросы в миниатюре)

- способность к коллективной работе (от полного подчинения до бунтаря)

 

4. Организационная структура предприятия – специфическая потребность организации в департаментах и системах отношений.

Экономические отношения (внешнего и внутреннего порядка)

состояние эк-ки собственность, раздел. труда, мотивация

 

Организационные отношения закрепляются в формировании устойчивых связей между субъектами.

Об этом говорили: в общем формируются горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Они могут быть формальными и неформальные.

 

Формальные связи – связи координации, регулируемые установленными в организации целями, политикой и процедурами.

 

Неформальные связи – связи между индивидами независимо от должностного статуса, на основе личностных характеристик.

Неформальные связи могут дополнять формальные в достижении целей организации, могут нарушать процессы.

 

В зависимости от степени значимости различают линейные связи – реализация властных полномочий и прямое руководство по организационной иерархии. (снабжение – производство –сбыт)

Функциональные связи – совещательные связи, ориентированные на информационное обеспечение, координацию.