Деловая игра «Менеджер как субъект управления»

Продолжительность игры: 4 часа.

I. Цель игры

Основная цель игровой деятельности – анализ использования

рабочего времени менеджера, выявление важнейших «поглотителей» и

путей их устранения. Дополнительно участникам необходимо

произвести расчеты времени, эффективно используемого менеджером

и дневных потерь и обобщить результаты, проанализировав структуру

рабочего времени руководителя.

II. Техническая подготовка

Предварительно для проведения игры необходимо подготовить:

- рабочее место менеджера. Например, письменный

прибор, телефон, калькулятор, индивидуальное задание и деловые

бумаги и т.д.;

- рабочее место секретаря. Например, папка с деловыми

бумагами, телефон, поднос, чайный сервиз и т.д.;

- папку с деловыми бумагами для подчиненного

менеджера. Например: квартальный отчет, сведения о поставщиках и

т.д.;

- информацию для представителя поставщика с указанием

предмета и условий договора (выбор произволен);

- часы для наблюдателей;

42

- идентификаторы участников игры;

- таблицы наблюдений по форме таблицы (2-3 шт.),

аналитические таблицы по форме таблиц (15 шт.).

III. Участники игры и их функции

1) Менеджер (начальник отдела фирмы). Выполняет

определенный объем работы в ходе игры, по возможности не

отвлекаясь на посторонние разговоры, посетителей, телефонные

звонки и т.д. В течении рабочего дня он принимает оперативные

управленческие решения, выполняет возложенные на него обязанности

в соответствии с занимаемой должностью. В качестве

индивидуального задания менеджер отвечает на вопросы тестов,

решает задачи, предложенные преподавателем. В течении рабочего дня

у менеджера заранее запланирована встреча с представителем фирмы-

поставщика. Целью переговоров является заключение договора

поставки какого-либо товара на взаимовыгодных условиях. В

переговорах принимает участие подчиненный-работник отдела,

возглавляемого менеджером. В ходе игры менеджер может

делегировать выполнение отдельных задач подчиненному и секретарю.

2) Начальник (генеральный директор фирмы). В процессе

игры требует по телефону от менеджера представить в кратчайшие

сроки отчетные документы. Например, квартальный отчет для

подготовки доклада на встречу с акционерами, информацию о

конкретном поставщике, интересующемся ходом решения кадрового

вопроса в отделе.

3) Подчиненный менеджера (сотрудник отдела). Докладывает

менеджеру о состоянии текущей работы, интересуется ходом решения

кадрового вопроса. К своим обязанностям относится безответственно,

к докладу не готов, рабочие документы находятся в беспорядке.

43

4) Секретарь менеджера. Сообщает ему обо всех телефонных

звонках, посетителях, выполняет поручения менеджера, предлагает

посетителям кофе. В конце рабочего дня отпрашивается у менеджера

по «личному делу» и далее не участвует в игре. Несколько навязчива,

иногда отвлекает менеджера от работы.

5) Коллега менеджера (сотрудник другого отдела). В рабочее

время отвлекает менеджера разговорами на посторонние темы (о

спорте, о политике, отдыхе и т.д.), делится с ним личными

проблемами, мешает выполнению работы менеджера.

6) Представитель фирмы-поставщика. Опаздывает на заранее

запланированную встречу, долго извиняется и оправдывается, ведет

переговоры с менеджером, детально обсуждая условия поставки. В

ходе игры может отвлекать менеджера разговорами на посторонние

темы.

7) Клиент (представитель фирмы-потребителя). Приходит на

прием к менеджеру без предварительной договоренности с целью

предъявить претензии к качеству товара, приобретенного его фирмой

несколько дней назад. Пытается получить денежную компенсацию,

вернуть товар. Настойчив, безапелляционен.

8) Жена менеджера отвлекает менеджера от работы

телефонными разговорами на бытовые темы (покупки, здоровье детей

и т.д.), Взбалмошна, импульсивна, обидчива, навязчива.

9) Наблюдатели. Осуществляют хронометраж рабочего дня

менеджера, заполняют таблицу учета временных затрат.

IV. Порядок проведения деловой игры

1) Ведущий преподаватель распределяет роли между

студентами группы. Студента, играющего роль менеджера, удаляют из

аудитории, ассистент преподавателя объясняет его задачи.

44

2) Ведущий преподаватель конкретизирует содержание ролей

участникам игры и знакомит их со сценарием, затем объясняет

наблюдателям их функции и объясняет правила ведения хронометража

и заполнения таблиц наблюдения.

3) Ассистент преподавателя заранее готовит рабочие места

действующих лиц.

4) Участники игры прикрепляют таблички-идентификаторы и

студент-«менеджер» приглашается в аудиторию.

5) По команде преподавателя игра начинается. Фиксируются

моменты начала и окончания игры (см. рисунок).

Таблица 2 – Учет временных затрат менеджера

Вид деятельности Интервал времени

Продолжительность,

мин.

1 2 3

V. Подведение итогов деловой игры

1) По окончании деловой игры проводится анализ

использования рабочего времени менеджера. Обобщив результаты

хронометража, проводимого наблюдателями, студенты

классифицируют затраты времени менеджера и заполняют таблицы

«Эффективное время работы менеджера» и «Дневные потери рабочего

времени».

Таблица 3 – Эффективное время работы менеджера

Вид деятельности

менеджера

Интервал времени

Продолжительность,

мин.

1 2 3

Текущая работа с

документами

10.00-10.20 20

45

Продолжение таблицы 3 – Эффективное время работы менеджера

1 2 3

Разговор с начальником 10.25-10.27 2

Итого

Таблица 4 – Дневные потери рабочего времени

Интервал

времени

Продолжитель

-ность, мин.

Вид помехи

Источник

помехи

Причина

помехи

14.30-

14.35

5

Телефонный

разговор

Жена менеджера

Решение

бытовых

проблем

16.30-

16.31

1

Телефонный

разговор

Неизвестное

лицо

Ошибочный

звонок

Итого

2) Студенты анализируют итоги таблиц «Эффективное время

работы менеджера» и «Дневные потери рабочего времени», на основе

чего рассчитывают и представляют графически структуру

использования рабочего времени менеджера (см. рисунок «Структура

использования рабочего времени менеджера, %).

Рисунок 1 – Структура использования рабочего времени

менеджера, %

3) Используя данные таблицы «Дневные потери рабочего

времени», студенты проводят анализ дневных потерь, их

46

классификацию в соответствии с приведенным ниже перечнем,

выявляют «поглотители» времени и определяют меры по их

устранению.

Заполняют таблицу «Анализ дневных потерь рабочего времени».

Таблица 5 – Анализ дневных потерь рабочего времени

«Поглотители»

времени

Причины потерь

времени

Меры по устранению

1 2 3

Сценарий игры «Менеджер как субъект управления»

НАЧАЛО ИГРЫ

1. Менеджер на рабочем месте занят текущей работой;

2. Звонок начальника;

3. Секретарь соединяет менеджера по телефону с

начальником;

4. Беседа менеджера с начальником по телефону;

5. Секретарь сообщает о прибытии поставщика на

запланированную встречу;

6. Переговоры менеджера и поставщика;

7. Звонок жены менеджера;

8. Разговор с женой по телефону;

9. После переговоров менеджер вызывает к себе подчиненного

через секретаря;

10. Звонок жены менеджера;

11. Разговор с женой по телефону;

12. Беседа менеджера с подчиненным. Менеджер выслушивает

его неподготовленный доклад;

47

13. Секретарь докладывает о незапланированном визите

клиента;

14. Переговоры менеджера и клиента;

15. Звонок жены менеджера;

16. Разговор с женой по телефону;

17. К менеджеру приходит коллега по работе;

18. Секретарь отпрашивается и уходит по личным делам;

19. Ошибочный звонок;

20. Разговор по телефону с посторонним лицом;

21. Звонок начальника;

22. Разговор с начальником по телефону.

ОКОНЧАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

VI. Примечание к деловой игре

К важнейшим «поглотителям» времени относятся:

1) Нечеткая постановка цели;

2) Отсутствие приоритетов в делах;

3) Стремление слишком много сделать за один раз;

4) Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и

путях решения;

5) Плохое планирование трудового дня;

6) Личная неорганизованность, «заваленный» письменный

стол;

7) Нерациональное чтение документов;

8) Недостаток мотивации (индифферентное отношение к

работе);

9) Поиски нужных записей, памятных записок, адресов,

телефонных номеров;

48

10) Недостатки кооперации или разделения труда;

11) Отрывающие от дел телефонные звонки;

12) Незапланированные посетители;

13) Неспособность сказать «нет»;

14) Неполная, запоздалая информация;

15) Отсутствие самодисциплины;

16) Неумение довести дело до конца;

17) Затяжные совещания;

18) Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;

19) Отсутствие связи или неэффективная обратная связь;

20) Разговоры на частные темы;

21) Нерациональная система ведения деловых записей;

22) Синдром «откладывания»;

23) Желание знать все факты;

24) Длительные ожидания (например, условленной встречи);

25) Слишком редкое делегирование (перепоручение дел);

26) Недостаточный контроль за перепорученными делами.

49

ЗАНЯТИЕ 7