Автосредства форматирования в MS Word

Стиль - это набор форматирующих команд, сохраняемый под своим именем для многократного использования. Стили упрощают задачу оформления и изменения вида документа, обеспечивают согласованность представления отдельных частей документа или документов одного типа, экономят время на процесс форматирования.

Мастер- это средство Word, программа, позволяющая в форме диалога за несколько шагов создать какой-либо документ с необходимой информацией, например календарь, газетный лист, ежедневник и др.

Шаблоном называют специальный вид документа, представляющий основные средства форматирования создаваемого документа.

Шаблон представляет собой заготовку или пустой бланк, в котором нужно заполнить необходимые графы собственными данными.

Шаблон как понятие включает в себя ряд элементов:

· текст или форматирование, которые одинаковы в каждом документе определенного типа;

· стили;

· элементы автотекста;

· макрокоманды;

· панели инструментов;

·набор меню и "горячих клавиш".

Списки

Различают следующие виды списков.

Нумерованные - элементы списка (абзацы) нумеруются по порядку.

Маркированные - элементы списка маркируются, каким- либо специально назначенным символом.

Многоуровневый список - элементы списка нумеруются с отображением их уровня.

Для создания списков на панели инструментов Форматирование предназначены две кнопки:

-Маркированный список

Создает маркированный список

-Нумерованный список

Создает нумерованный список

-многоуровневый список

Создаёт многоуровневый список

Автоматизация работы с данными в текстовом процессоре

Макрос – макропрограмма, последовательный набор команд, выполняемых как одна команда. которые можно выполнять, нажав одну кнопку или комбинацию клавиш. Их применение существенно экономит время пользователя и избавляет его от необходимости выполнения рутинных операций.

Макросы часто используются для следующих целей:

· для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;

· для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;

· для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

· для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

макрос можно запустить на выполнение одним из следующих способов:

· из основного меню;

· при помощи кнопки на панели инструментов;

· при помощи кнопки на рабочей области;

нажатием комбинации клавиш клавиатуры.

26.Работа с таблицами в текстовом процессоре

Таблица -совокупность ячеек, расположенных в строках и столбцах, которые можно заполнять произвольным текстом или графикой.

Ячейка - это прямоугольная область на пересечении столбца и строки. Отдельная ячейка может рассматриваться как обычный документ: доступны операции ввода, редактирования, форматирования текста. В текстовых документах таблицы используются для представления различных списков, расписаний, финансовой информации и т.п.

Работа с таблицами включает:

· создание таблицы (с помощью команд вкладки Вставка - Таблицы (Добавить таблицу, Нарисовать таблицу, Экспресс-таблицы, Пр еобразовать в таблицу текст);

· редактирование таблиц - внесение изменений в созданную таблицу (перемещение и копирование ячеек, вставка или удаление строк и столбцов, настройка высоты строк и ширины столбцов). Для редактирования таблиц требуется выделить нужные ячейки (строки, столбцы) и воспользоваться необходимыми инструментами (ластик и карандаш панели инструментов Таблицы и границы, команды меню Таблица, маркеров на горизонтальной и вертикальной линейках);

· форматирование таблицы заключается в оформлении таблицы путем применения обрамления и заливок к выделенным ячейкам или всей таблице для того, чтобы сделать ее наиболее читабельной, изменение относительных размеров ячеек, строк и столбцов;

· редактирование и форматирование содержания таблицы производится аналогично редактированию и форматированию текста в документах;

· сортировка данных в таблице;

· вычисления в таблице (проведение арифметических операций, использование логических функций, нахождение минимального, максимального и среднего значения) осуществляется с помощью команды Формула меню Таблица;

· преобразование таблицы в текст и текста в таблицу.

Текст, разбитый на табличные колонки с помощью символа табуляции или других символа, легко преобразовать в таблицу.

· 1. Выделите фрагмент текста, имеющего структуру таблицы.

· 2. В меню Таблица (Table) выберите команду Преобразовать в таблицу (Convert Text to Table).

· 3. В появившемся диалоговом окне Преобразовать в таблицу (Convert Text to Table) выберите разделитель, использующийся в выделенном фрагменте для разделения колонок таблицы, и щелкните кнопку ОК.

Преобразовать таблицу в текст, использующий различные символы для разделения колонок текста.

· 1. Выделите таблицу, которую необходимо преобразовать в текст.

· 2. В меню Таблица (Table) выберите команду Преобразовать в текст (Convert Table to Text).

· 3. В появившемся диалоговом окне Преобразование таблицы в текст (Convert Table to Text) выберите разделитель, который будет использоваться вместо вертикальных разделителей, и щелкните кнопку ОК.

Графические возможности MS Word

использование панели Рисование и WordArt

В Word предусмотрен специальный режим, который позволяет создавать кружочки, линеечки, стрелочки и т.д..

Панель Рисование используется для создания рисунков средствами самого Word. Она позволяет добавить в документ автофигуры (звезды, ленты, выноски), основные геометрические фигуры, линии, стрелки, объекты WordArt, организационные диаграммы, уже готовые рисунки.

Microsoft WordArt служит для создания фигурного текста. Существует возможность добавлять к тексту тень, наклонять, вращать и растягивать его, а также вписать его в одну из стан­дартных форм и тем самым придать ему вертикальную ориента­цию, волнообразный изгиб и т. д.

Чтобы поместить объект WordArt в документ, выберите команду Вставка>Рисунок>Объект WordArt.

Выберите стиль объекта в окне Коллекция Word Art и щелкните на кнопке ОК.

 

Табличный процессор MS Excel

Программа Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows..

 

Основное назначение MS Excel - решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.

MS Excel, как прикладная программа Windows, выполняется в своем собственном окне приложения. Окно приложения MS Excel может содержать несколько окон рабочих книг (Workbook) — документов MS Excel, поэтому одновременно можно работать с несколькими рабочими книгами. Каждая рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов (Worksheets), каждый из которых может содержать самостоятельную информацию.

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных

2. автоматизация итоговых вычислений;

3. решение задач путём подбора значений параметров;

4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка табличных документов;

7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание и анализ баз данных (списков).

Способы запуска программы

Для запуска Excel необходимо выполнить следующие действия:

1. Щелкнуть мышью на кнопке Пуск, которая находится в левом нижнем углу экрана.

2. В открывшемся меню выделить элемент Программы.

3. В появившемся подменю выбрать элемент Microsoft Excel.

При запуске Excel автоматически создается новая книга под названием Книга1.

Типы окон в MS Excel

При первом запуске Excel на экран выводится окно, содержащее элементы управления, соответствующие стандартным настройкам. Это окно условно можно разделить на несколько областей

Основными элементами рабочего окна являются:

1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы);

2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью).

3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

5. Рабочая область (активный рабочий лист).

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8. Строка состояния.