Порядок оформлення касових операцій

Касові операції — це операції підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами, пов’язаними з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку.

Книга обліку — це касова книга, книга обліку доходів і витрат, книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей або книга обліку розрахункових операцій.

Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних карток, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували би факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.

Касовий ордер — це первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси.

Розрахунковий документ — це документ встановлених форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований або заповнений вручну.

Приймання готівки касами підприємств, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

Про приймання підприємствами готівки у касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.

Під час роботи з готівкою касири (особи, які виконують їхні функції) керуються правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України.

Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язковий.

У разі видачі окремим фізичним особам готівки (у тому числі працівникам підприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю касир вимагає пред’явити паспорт чи документ, що його замінює. Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або видатковій відомості. В окремих випадках можлива видача грошей за дорученням, оформленим у встановленому порядку.

Виплати, пов’язані з оплатою праці, проводяться касиром підприємства або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача чи за видатковими відомостями. В аналогічному порядку може оформлятися також видача депонованих сум.

Депонована заробітна плата — це готівкові кошти, одержані підприємствами (підприємцями) для виплат, пов’язаних з оплатою праці, та не виплачені у встановлений строк окремим фізичним особам.

Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їхнього складання. Виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються. Касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

Порядок ведення касової книги та інвентаризація каси. З метою забезпечення здійснення розрахунків готівкою підприємства повинні мати касу, а їхні керівники мають забезпечити належне облаштування цієї каси та надійне зберігання готівкових коштів у ній.

Каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Усі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі.

Касова книга — це документ встановленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки у касі.

Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи).

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір). Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги — «Вкладні аркуші касової книги», залишаються у касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги — «Звіт касира», є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі.

Виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, яка його заміщує.

Записи в касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі.

Підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів.

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт про результати інвентаризації наявних коштів.

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Акт складається у двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у терміни, встановлені керівником, з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з’ясовуються обставини її виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.

Вищі організації (за їхньої наявності) на всіх підвідомчих підприємствах, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених договорів під час проведення документальних ревізій обов’язково проводять інвентаризацію кас і перевіряють дотримання порядку ведення касових операцій. У господарських товариствах, якщо це передбачено їхнім статутом, такі ревізії проводять ревізійні комісії.

Перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють визначені законодавством України органи контролю відповідно до їхньої компетенції, наприклад, вищі організації (за їхньої наявності), аудитори (аудиторські фірми), ревізійні комісії.

Порядок визначення строків здавання готівкової виручки. Готівкова виручка, що надійшла до кас підприємств і перевищує встановлений ліміт каси, має здаватися ними до установ банків для зарахування на їхні поточні рахунки. Відокремлені підрозділи підприємств-юридичних осіб можуть здавати готівкову виручку (готівку) безпосередньо до кас таких юридичних осіб або до будь-якого банку для її переказу і зарахування на банківські рахунки зазначених юридичних осіб. За відсутності банків готівкова виручка (готівка) може здаватися до операторів поштового зв’язку для її переказу на банківські рахунки підприємства.

Здавання готівкової виручки (готівки) здійснюється самостійно або через відповідні служби, яким згідно із законодавством України надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів. Здавання готівкової виручки (готівки) може здійснюватися для зарахування на будь-який банківський рахунок підприємства (підприємця) на його вибір.

Строки здавання підприємствами готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки у банках визначаються підприємством і встановлюються за погодженням з відповідним банком (в якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти) відповідно до таких вимог:

а) для підприємств, розташованих у населених пунктах, де є банки, — щодня (у день надходження готівкової виручки (готівки) до їхніх кас);

б) для підприємств, в яких час закінчення робочого дня (зміни), що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) в день її надходження, — наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня;

в) для підприємств, розташованих у населених пунктах, де немає банків, — не рідше, ніж один раз на п’ять робочих днів.

Якщо підприємства працюють у вихідні та святкові дні і не мають змоги через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію здати одержану ними за ці дні готівкову виручку (готівку), то вона має здаватися підприємствами до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.

Установлені згідно із зазначеними вимогами строки здавання готівкової виручки (готівки) підприємствами узгоджуються з банком і визначаються в договорах банківського рахунка між підприємствами та банками. Якщо підприємство в окремі дні не має перевищення ліміту каси, то таке підприємство може в ці дні не здавати у встановлені строки готівку.

Порядок розрахунку ліміту каси. Ліміт каси підприємства встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника підприємства або уповноваженої ним особи.

Ліміт залишку готівки в касі (ліміт каси) — це граничний розмір суми готівки, що може залишатися у касі в позаробочий час.

Встановлення ліміту каси проводиться підприємствами самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства або уповноваженою ним особою (табл. 7.1).

Таблиця 5.1

Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі

(найменування підприємства) (місцезнаходження під приємства) № з/п Найменування показника Фактично за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти, що передують строку встановлення (перегляду) ліміту каси 1. Готівкова виручка (надходження до кас, крім сум, одержаних з банків)   2. Середньоденні надходження (рядок 1 розділити на кількість робочих днів підприємства за три місяці)   3. Виплачено готівкою на різні потреби, а також на відрядження (крім виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів)   4. Середньоденна видача готівки (рядок 1 розділити на кількість робочих днів підприємства за три місяці)

 

№ з/п	Найменування показника
1.	Ліміт залишку готівки в касі	Встановлено підприємством
2.	Строки здавання готівкової виручки (готівки)	Визначається строк здавання готівкової виручки (готівки) та зазначаються реквізити договорів банківських рахунків

 

До розрахунку ліміту каси приймається строк здавання підприємством готівкової виручки для її зарахування на рахунки у банках, визначений відповідним договором банківського рахунка. Для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі.

Встановлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства.

Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, встановлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію та ін. Порядок встановлення ліміту каси залежно від особливостей діяльності різних підприємств є таким:

• для підприємств, які мають строк здавання готівкової виручки (готівки) у банк щодня (у день її надходження до каси) або наступного дня від дня її надходження до каси, ліміт встановлюється у розмірах, потрібних для забезпечення їхньої роботи на початку робочого дня, але не більший від розміру середньоденного надходження готівки до каси (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти);

• для підприємств, які мають строк здавання готівкової виручки (готівки) в банк не рідше, ніж один раз на п’ять робочих днів, розмір ліміту залежить від встановлених строків здавання готівкової виручки (готівки) та її суми, але не більше від п’ятикратного розміру середньоденних надходжень готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти);

• для підприємств, ліміти каси яким встановлюються згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов’язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів), ліміт встановлюється у межах не більше від розміру середньоденної видачі готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти).

Якщо підприємством ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого не встановлення), то ліміт такої каси вважається нульовим. У цьому разі вся готівка, що перебуває в його касі на кінець робочого дня і не здана підприємством відповідно до вимог Положення, вважається понадлімітною.

Підприємства, які встановлюють строк здавання готівкової виручки (готівки) не рідше, ніж один раз на п’ять робочих днів, мають здавати понадлімітну готівку для її зарахування на рахунки підприємства у банку не пізніше, ніж наступного робочого дня незалежно від встановленого строку здавання готівкової виручки (готівки).

Встановлений ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) можуть переглядатися у зв’язку зі змінами законодавства України або за наявності відповідних факторів об’єктивного характеру (зміни в надходженнях і видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку, графіків змінності та ін.). Керівники підприємств несуть відповідальність за дотримання вимог щодо встановлення ліміту каси та за достовірність відповідних показників зазначених у розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі.

З метою забезпечення максимального і своєчасного здавання виручки підприємствами до банків та дотримання ними лімітів залишку готівки в касі банки можуть створювати каси для приймання готівкової виручки (готівки) в робочі, вихідні й святкові дні та післяопераційний час.

Загальні засади контролю за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою. Періодичність проведення контролю за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою і строк, протягом якого вони здійснюються, визначають безпосередньо органи контролю.

Перелік підприємств (підприємців), що підлягають зазначеним перевіркам за конкретні періоди, визначається з урахуванням обсягів здійснюваних ними операцій з готівкою. Під час перевірок з’ясовуються структура підприємства, кількість відкритих поточних рахунків підприємства (підприємця) у банках, наявність у підприємства (підприємця) податкового боргу, результати раніше здійснених перевірок, дотримання ними порядку ведення операцій з готівкою. Органи контролю беруть участь у проведенні спільних перевірок.

Перевірка безпосередньо за місцезнаходженням підприємства (підприємця) здійснюється на підставі документів, визначених законодавством України за певний період — квартал, півріччя, рік тощо (але не менше, ніж один раз на три місяці).

Відповідальність за дотримання порядку ведення операцій з готівкою покладається на підприємців, керівників підприємств. Особи, які винні в порушенні порядку ведення операцій з готівкою, притягуються до відповідальності у встановленому законодавством України порядку.

У разі виявлення порушень встановленого порядку ведення операцій з готівкою органи державної податкової служби України застосовують до порушників штрафні санкції на підставі подання органів контролю згідно із законодавством України.

Якщо перевіркою підприємства (підприємця) було виявлено порушення, то за її результатами складається акт про перевірку дотримання порядку ведення операцій з готівкою у трьох примірниках, в якому викладається зміст порушення з відповідним обґрунтуванням.

В акті про перевірку дотримання порядку ведення операцій з готівкою відображаються:

• ведення касової книги і касових документів, їхнє оформлення;

• оприбуткування надходжень готівки;

• дотримання встановленого ліміту залишку готівки в касі;

• одержання підприємством значних сум готівки;

• дотримання порядку витрачання готівки з виручки;

• дотримання граничних обмежень на здійснення готівкових розрахунків;

• інші порушення встановленого порядку ведення касових операцій.

Акт про перевірку має містити висновки про результати перевірки, а також рекомендації керівництву підприємства (підприємцю) щодо усунення виявлених недоліків. Акт про перевірку підписують службові особи, які проводили перевірку, а також керівник і головний бухгалтер підприємства (підприємець). Перший примірник надсилається органам державної податкової служби України за місцем державної реєстрації підприємства (підприємця) для вжиття заходів, передбачених законодавством України, другий — передається безпосередньо відповідному підприємству (підприємцю), третій примірник залишається в документах органу контролю. Якщо порушень не виявлено, то службові особи, які проводили перевірку, складають довідку за довільною формою, в якій зазначаються назва підприємства, що перевірялося, термін перевірки, посилання на законодавство України, згідно з яким проводилася перевірка, питання, які перевірялися. Зазначену довідку підписують службові особи, які проводили перевірку, а також керівник та головний бухгалтер підприємства (підприємець).

При проведенні контролю за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою розглядаються:

1) виконання підприємством вимог НБУ до ведення касових операцій у національній валюті в Україні, пов’язаних з веденням касової книги та оформленням операцій з приймання та видачі готівки з каси, веденням відповідних касових документів;

2) повнота і своєчасність оприбуткування в касах готівкових надходжень, одержаних підприємством (за реалізовану продукцію, продані товари, виконані роботи, надані послуги і за позареалізаційні операції та ін.);

3) дотримання підприємством ліміту каси;

4) всі випадки одержання підприємством (підприємцем) значних сум готівкових коштів;

5) дотримання підприємством чинного порядку витрачання готівкової виручки;

6) дотримання підприємствами встановленого порядку видачі готівкових коштів під звіт;

7) дотримання підприємствами (підприємцями) встановлених обмежень під час здійснення між ними готівкових розрахунків.

Контроль за встановленням і дотриманням підприємствами встановлених лімітів каси та строків здавання готівкової виручки з каси здійснюють органи державної податкової служби України.