Загальний порядок ведення касових операцій

Для здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство повинно мати касу.

Каса підприємства - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.

У касі підприємства може зберігатися готівка, цінні папери, придбані у інших підприємств (акції, облігації тощо), грошові документи, які є бланками суворого обліку (трудові книжки та вкладні листки до них, квитанції подорожніх листів автотранспорту, бланки довіреностей тощо).

Грошовими документами вважаються документи, які знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в санаторії, пансіонати та будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки тощо.

Керівник підприємства зобов'язаний забезпечити обладнання каси і належне зберігання цінностей у касі та при їх транспортуванні.

Посадова матеріально відповідальна особа, яка завідує касою, видачею та прийманням грошей і цінних паперів на підприємстві, називається касиром. На цю посаду працівник призначається наказом керівника підприємства, який зобов'язаний під розписку ознайомити новопризначеного касира з Порядком ведення касових операцій і укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність за збереженість всіх прийнятих ним цінностей.

На підприємствах, де штатним розкладом не передбачена посада касира, обов'язки останнього може виконувати бухгалтер або інший працівник за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ним угоди про повну матеріальну відповідальність. Про це в письмовій формі обов'язково повідомляється установі банку, яка здійснює розрахунково-касове обслуговування підприємства.

Касир несе відповідальність за збереженість грошових коштів, цінних паперів та інших цінностей, які знаходяться на зберіганні в касі. Йому забороняється передовіряти доручені йому обов'язки іншим особам. У випадку раптової відсутності касира на роботі (з причини хвороби тощо) цінності, які знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера підприємства або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний акт.

Під час здійснення касових операцій двері до приміщення каси повинні бути замкнені зсередини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

Вся готівка на підприємствах повинна зберігатися у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира. Дублікати ключів у опечатаних касиром пакетах або скриньках зберігаються у керівника підприємства.

У випадку необхідності суб'єкти підприємницької діяльності одержують готівку з власних рахунків у банку в межах наявних на них коштів на цілі, зазначені у чеку на отримання готівки. Для одержання коштів у касу на виплату заробітної плати підприємства повинні складати касові заявки, в яких вони повідомляють установу банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клієнтів на одержання готівки та не допускає видачі коштів на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.

Готівкова виручка - це сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси, каси банків, інших фінансових установ, які надають послуги з переказу грошей, та підприємств поштового зв'язку. Вона не повинна перевищувати 10 тисяч гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами.

Законодавством встановлені певні обмеження щодо використання готівки, яка надходить у касу.

Підприємства, установи та організації всіх форм власності, а також фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розрахунки (розрахункові операції) зі споживачами в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку, зобов'язані здійснювати такі розрахунки через належним чином зареєстровані реєстратори розрахункових операцій, якими є пристрої або програмно-технічні комплекси, в яких реалізовано фіскальні функції, та які призначені для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), проведенні операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг).

До реєстраторів розрахункових операцій відносяться: електронний контрольно-касовий апарат, електронний контрольно-касовий реєстратор, комп'ютерно-касова система, електронний таксометр, автомат з продажу товарів (послуг) тощо.

Підприємства можуть зберігати в касі готівку тільки в межах ліміту залишку готівки, тобто граничної суми розміру готівки, яка може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня і встановлюється установою банку або самостійно визначається підприємством. Для кожного підприємства ліміт залишку готівки встановлюється банками з урахуванням режиму та специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки на період дії договору на розрахунково-касове обслуговування до їх перегляду з ініціативи підприємства або банку.

Вся готівка понад суми встановлених лімітів підприємства повинна здаватися для зарахування на поточний рахунок у порядку і в строки, встановлені та узгоджені з установою банку, в якому відкрито поточний рахунок одним із наступних способів:

Ø до денних і вечірніх кас банківських установ;

Ø інкасаторам Національного банку України або установ комерційних банків до наступної здачі до банків;

Ø до об'єднаних кас при підприємствах для подальшої здачі до відповідних банківських установ.

Гроші, здані до банку або інкасаторам, але не зараховані на поточний рахунок (до 24-ої години наступного дня), є грошовими коштами в дорозі.

Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб'єкта господарювання на кінець дня з встановленим йому обслуговуючою установою банку (або самостійно визначеним) лімітом залишку готівки в касі, незалежно від того, здійснювалися в цей день касові операції (надходження і витрачання готівки) чи ні.

У випадку, якщо для підприємства ліміт залишку готівки в касі не встановлено, вся наявна в його касі на кінець дня готівка вважається понадлімітною, і повинна здаватися до банку.

Оцінка грошових коштів

Оцінка грошових коштів, які знаходяться в касі та на рахунках у банках, буде однаковою. Грошові кошти в національній валюті відображаються в бухгалтерському обліку за номінальною вартістю.

Грошові кошти в іноземній валюті відповідно до принципу єдиного грошового вимірника для відображення в обліку також повинні бути виражені в національній валюті. Важливу роль при оцінці грошових коштів відіграє принцип обачності, що передбачає застосування в бухгалтерському обліку методів оцінки грошових коштів, які повинні запобігати завищенню оцінки активів. Грошові кошти в іноземній валюті згідно П(С)БО 21 "Вплив змін валютних курсів" є монетарною статтею.

Монетарні статті - це статті балансу, які розкривають інформацію про грошові кошти, а також про такі активи та зобов'язання, які будуть отримані або оплачені у фіксованій (визначеній) сумі грошей або їх еквівалентів.

Монетарні статті в іноземній валюті відображаються з використанням валютного курсу на дату балансу, тобто здійснюється їх перерахунок і нарахування курсової різниці.

Отримані в результаті перерахунку курсові різниці відображаються у складі операційних доходів або витрат. У бухгалтерському обліку й звітності вони відображаються в тому звітному періоді, до якого належить дата розрахунку, або в якому складається бухгалтерська звітність.

Курсова різниця - це різниця між оцінкою в українській валюті активів і пасивів, вартість яких виражена в іноземній валюті, обчисленій, виходячи з курсу НБУ на дату проведення розрахунків або на дату складання бухгалтерської звітності за звітний період, та оцінкою в українській валюті цих активів і пасивів, виходячи з курсу НБУ на дату відображення їх у бухгалтерському обліку в звітному періоді або на дату складання бухгалтерської звітності за попередній період для цілей бухгалтерського обліку.