Опыт № 12. Способы оптимизации графика работ

После того как вы закончили ввод основных данных для проекта, внимательно просмотрите его, чтобы выяснить, соответствует ли проект вашим ожиданиям. Достигаются ли цели проекта? Не превышает ли его стоимость ваши возможности? Эффективно ли используются ресурсы? Не слишком ли растянуты сроки его реализации?

Если какой-либо из перечисленных недостатков имеет место, то ваш следующий шаг - оптимизировать план таким образом, чтобы сделать его максимально эффективным.

Если вы установили, что продолжительность проекта слишком велика, то прежде всего следует определить, какими конкретными видами работ это обусловлено. Как вы помните, эти работы называются критическими и образуют критический путь. После того как вы определите работы критического пути, вы сможете откорректировать их так, чтобы сократить общую продолжительность выполнения проекта. Коррекция работ, которые не лежат на критическом пути, не повлияет на сроки завершения проекта.

Наиболее очевидным путем сокращения продолжительности проекта является укорочение критического пути посредством уменьшения длительности отдельных критических работ.

Начинать оптимизацию всегда следует с самой длительной работы на критическом пути.

Уменьшить продолжительность работы на критическом пути можно также сократив объем работы, предусмотренный для данного вида работ. По умолчанию Microsoft Project вычисляет длительность работы на основании общего объема работы, количества единиц ресурсов, назначенных данному виду работ, рабочего времени и объема работ, определенного для каждого ресурса. Изменить объем работ можно в режиме использования работ (Task Usage), уменьшив в поле Work (Объем работы) общий объем работы, запланированный для данного вида работ.

Еще один способ уменьшения длины критического пути состоит в удалении или комбинировании работ. Комбинирование заключается в таком планировании, при котором некоторые виды работ будут выполняться одновременно. Если же сделать это практически не представляется возможным, то можно попытаться найти на критическом пути виды работ, которые могут быть разделены на более мелкие и которые, в свою очередь, могут быть выполнены не последовательно, а одновременно. Это также позволит сократить критический путь, так как некоторые из таких мелких работ станут некритическими.

Для уменьшения длины критического пути можно использовать также назначение дополнительных ресурсов критическим работам.

В некоторых случаях уменьшения длительности работ на критическом пути можно добиться, назначив ресурсам, которые их выполняют, сверхурочные работы. При этом следует помнить, что сверхурочные работы увеличивают стоимость проекта.

В качестве примера рассмотрим, как уменьшить длину критического пути, назначив ресурсу Корректор работы в выходные дни. Работа в эти дни впоследствии будет компенсирована предоставлением дополнительных дней отдыха. Для этого отметим в базовом календаре Calendar 1 (Календарь 1) для ресурса Корректор указанные дни как рабочие.

>• Выберите команду меню Tools * Change Working Time (Инструменты ® Изменить рабочее время). На экране появится диалог Change Working Time (Изменить рабочее время).

> В открывающемся списке For (Для) выберите ресурс Корректор.

> С помощью полосы прокрутки справа от календаря установите месяц Декабрь 2004 года.

>• Выделите в календаре ячейки с датами.

>• Установите переключатель Working Time (Рабочее время).

>• В полях ввода From (С), То (До) введите рабочее время в эти дни: 9:00-12:00,13:00-18:00.

>• Щелкните мышью за пределами выделенных ячеек, чтобы снять выделение. Указанные дни будут отмечены как рабочие.

>• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Change Working Time (Изменить рабочее время).

Просмотрите внимательно таблицу и диаграмму Гантта (Gantt Chart) и убедитесь, что длительность работы Корректура теперь составляет 4 календарных, а не рабочих дня, а дата завершения проекта передвинулась (рис. 45).

Рис. 45. Диаграмма Гантта (Gantt Chart) после оптимизации графика работ

Создание нашего проекта закончено. Теперь его следует сохранить вместе с базовым планом. Это позволит в дальнейшем в ходе его выполнения сравнивать фактические показатели с плановыми.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная). На экране появится диалог Planning Wizard (Конструктор плана).

> Установите переключатель Save 'Мой первый проект, mmp' with abaseline (Сохранить «Мой первый проект.mmр» с базовым планом) и нажмите кнопку ОК. Диалог закроется. Измененный проект будет сохранен вместе с базовым планом.

При всех последующих сохранениях проекта на экране уже не будет появляться диалог Planning Wizard (Конструктор плана) с предложением сохранить базовый план. Если же вам потребуется снова сохранить базовый план, например, после корректировки проекта, то сделайте это следующим образом.

 

Рис. 46. Диалог Save Baseline (Сохранить базовый план)

> Выберите команду меню Tools» Tracking • Save Baseline (Инструменты ® Отслеживание * Сохранить базовый план). На экране появится диалог Save Baseline (Сохранить базовый план) (рис. 46).

>• Убедитесь, что установлен переключатель Save baseline (Сохранить базовый план).

> Закройте диалог, нажав кнопку ОК. Базовый план будет сохранен.

Мы прошли все основные этапы создания проекта.

Библиографический список

1. Компьютер для менеджера / Под ред. Комягина В.Б. / Практическое пособие в 2 т. – М.: Изд-во ТРИУМФ, 1998. 416 с.

2. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2000. 360 с.

3. Управление проектами И.И.Мазур, В.Д.Шапиро, Н.Г.Ольдерогге. М.: Высшая школа, 2001. 875 с.

4. Путеводитель в мир управления проектами: Пер. с англ./ Под ред. Ю.Л.Эткинда. Екатеринбург: УГТУ, 1998. 191 с.