Опыт №5. Создание графика работ

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ. Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта – 18 ноября 2003 года. Но это, как вы понимаете, неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Например, верстка не может начаться прежде, чем будет написан текст и созданы все иллюстрации, а корректура должна выполняться только после окончания верстки. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.

В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться.

Существует четыре типа возможных связей:

• Finish-to-Start (FS) (Завершение к началу) - последующая работа начинается после окончания предыдущей);

• Start-to-Start (SS) (Начало к началу) - работы начинаются одновременно;

• Finish-to-Finish (FF) (Завершение к завершению) - работы заканчиваются одновременно;

• Start-to-Finish (SF) (Начало к завершению) - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами.

> Щелкните мышью на ячейке Разработка содержания в поле Task Name (Название работы), чтобы выделить ее.

> Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>

> Не отпуская клавишу <Ctrl>, щелкните мышью на ячейке Написание текста, зависящей от первой.

> Отпустите клавишу <Ctrl>. Оба вида работ будут выделены.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard

(Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Finish-to-Start (Завершение к началу), которая отобразит­ся на диаграмме в виде стрелки (рис. 16).

Рис. 16. Связь типа Finish-to-Start (Завершение к началу)

Как уже указывалось выше, этот тип связи означает, что работа Написание текста будет начинаться после окончания работы Разработка содержания. Это наглядно показано на диаграмме, где левый край гори­зонтальной полоски-работы Написание текста находится на одной вертикальной линии с правым краем полоски-работы Разработка содержания, а стрелка, направленная от конца полоски-работы Написание текста к началу - Разработка содержания, указывает тип связи Finish-to-Start (Завершение к началу). Этот тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.

Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная). Предыдущая команда будет отменена.

Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ.

> Щелкните мышью на ячейке Написание текста, чтобы выделить ее.

> Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>

> Не отпуская клавишу <Ctrl>, щелкните мышью на ячейке Разработка содержания.

> Отпустите клавишу <Ctrl>. Ячейки с указанными работами будут выделены.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная). Между выделенными видами работ снова будет установлена связь (рис. 17).

Рис. 17. Неправильно созданная связь

Но теперь работа Разработка содержания будет начинаться только после окончания работы Написание текста. Как видите, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ. Конечно же, эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить.

> Не отменяя выделения видов работ в таблице, нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная). Связь между указанными видами работ будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.

Создадим связь между видами работ Разработка содержания и Разработка иллюстраций.

> Выделите сначала название работы Разработка содержания, а затем - Разработка эскизов иллюстраций.

> Создайте связь между ними, нажав кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная).

Эти виды работ должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.

> Дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог Task Dependency (Зависимость работ) (рис. 18).

Рис. 18. Диалог Task Dependency (Зависимость работ)

В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка Туре (Тип) - тип этой связи. В данном случае - Finish-to-Start (Завершение к началу). При не­обходимости вы можете удалить эту связь нажатием кнопки Delete (Удалить).

> Выберите в открывающемся списке Туре (Тип) связь Finish-to-Finish (Завершение к завершению).

> Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Task Dependency (Зависимость работ). Установленная связь отобразится на диаграмме (рис. 19).

Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них.

Рис. 19. Связь Finish-to-Finish (окончание – окончание)

> Щелкните мышью на поле Duration (Длительность) в строке с работой Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.

> Используя счетчик, увеличьте длительность работы до 15 дней и нажмите клавишу <Enter>.

> Просмотрите диаграмму, воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, и убедитесь, что тип связи между видами работ не изменился: они заканчиваются одновременно.

> Отмените изменение длительности работы, нажав кнопку на па­нели инструментов Standard (Стандартная).

Теперь рассмотрим еще один способ создания множественных связей.

> Выделите в таблице работу Написание текста.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная) или дважды щелкните мышью на ячейке с названием работы. На экране появится диалог Task Information (Информация о работе).

> Щелкните мышью на ярлычке Predecessors (Предшествующие), чтобы выбрать нужную вкладку (рис. 20).

Рис. 20. Вкладка Predecessors (Предшествующие) диалога Task Information (Информация о работе)

В верхней части диалога в поле ввода Name (Имя) указано название выбранной работы - Написание текста. Справа от него, в поле открывающегося списка Duration (Длительность) - ее продолжительность - 14d (14 дней). В нижней части диалога находится таблица.

> Щелкните мышью на поле Task Name (Название работы) в первой строке таблицы диалога. Выбранная ячейка превратится в открывающийся список.

> Откройте этот список и выберите предшествующую работу, которую нужно связать с выделенной. В нашем случае это - Разработка содержания. Ее название отобразится в строке ввода над таблицей.

> Нажмите клавишу <Enter>. В поле Туре (Тип) появится название типа связи Finish-to-Start (Завершение к началу), предлагаемое по умолчанию.

> Закройте диалог Task Information (Информация о работе) нажатием кнопки ОК. Установленная связь отобразится на диаграмме.

Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой (Lag) или опережением (Lead) по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски. Или, в нашем проекте, Создание иллюстраций может начинаться не после Написания текста, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70%. Установим эту связь.

> Дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Создание иллюстраций. На экране появится диалог Task Information (Информация о работе) с открытой вкладкой Predecessors (Предшествующие).

> Щелкните мышью на поле Task Name (Название работы) таблицы диалога и в открывающемся списке выберите предшествующую работу Написание текста.

> Нажмите клавишу . В поле Туре (Тип) отобразится тип связи Finish-to-Start (Завершение к началу), а в поле Lag (Задержка) - время задержки - Od (0 дней).

> Щелкните мышью в ячейке первой строки поля Lag (Задержка), чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопки счетчика

> В поле Lag (Задержка) введите с клавиатуры -30% (рис. 21).

Рис. 21. Вкладка Predecessors (Предшествующий) с установленным временем опережения

Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстраций должно начинаться с 30% опережением, т.е. когда предыдущая работа - Написание текста - будет выполнена на 70%.

В этом поле время задержки можно вводить также в любых других допустимых единицах, например: 1w (1 неделя), 3d (3 дня), 2п (2 часа) 30т (30 минут).

Работа Литературное редактирование должна начинаться после окончания Написание текста.

> Выделите последовательно работы Написание текста и Литературное редактирование.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Finish-to-Start (Завершение к началу), которая отобразится на диаграмме.

Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций. Эта связь множественная. Посмотрим, как ее установить.

> Дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Верстка. На экране появится диалог Task Information (Информация о работе) с открытой вкладкой Predecessors (Предшествующие).

> Щелчком мыши выделите ячейку первой строки поля Task Name (Название работы).

> В открывающемся списке выберите предшествующую работу Литературное редактирование.

> Нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован. Выделение переместится во вторую строку поля Task Name (Название работы).

> В открывающемся списке второй строки выберите Создание иллюстраций и нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован, а тип связи отобразится в поле Туре (Тип) (см. рис. 22).

> Закройте диалог Task Information (Информация о работе), нажав кнопку ОК. Установленные связи отобразятся на диаграмме.

> Измените длительность Литературного редактирования и Создания иллюстраций и убедитесь, что Верстка не начнется, пока эти работы не будут закончены.

> Отмените изменение длительности Литературного редактирования и Создания иллюстраций.

> Создайте связь между Разработкой макета обложки и Версткой таким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно.

Остальные связи установите самостоятельно.

Рис. 22. Создание множественных связей

> Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки.

> Цветоделение должно быть выполнено после того, как закончится Корректура.

> Последний вид работы - Сдача в типографию - следует за Цветоделением.

В заключение установите связи первой и последней работы с контрольными точками Начало работ и Завершение проекта.

Создание графика работ закончено. Но установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard
(Стандартная). Теперь масштаб времени уменьшился в три раза.

> Используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы, добейтесь, чтобы диаграмма была видна на экране полностью.

Если же вам не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, сделайте следующее.

> Выберите команду меню View • Zoom (Вид → Изменить). На экране появится диалог Zoom (Изменить) (рис. 23).

Рис. 23. Диалог Zoom (Изменить)

> Установите переключатель Entire Project (Введенный проект) и закройте диалог, нажав кнопку ОК. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели.

Созданный график работ будет выглядеть примерно как на рис. 24.

Рис. 24. Созданный график работ

> С помощью кнопок и на панели инструментов Standard (Стандартная) просмотрите диаграмму в различных масштабах.

> Сохраните созданный проект, нажав кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная). В появившемся диалоге Planning Wizard (Мастер плана) нажмите кнопку ОК.

Мы познакомились с приемами создания графика работ и научились устанавливать связи различных типов. Наша очередная задача - сделать график работ более наглядным.

Опыт №6. Оформление графика работ и просмотр критического пути

большинство видов работ в типичном проекте имеют тенденцию неко­торого замедления. В связи с этим все работы можно разделить на две группы. К первой группе относятся такие виды работ, задержка выпол­нения которых не оказывает серьезного влияния на дату окончания проекта. В отличие от них вторая группа включает работы, задержка выполнения которых может повлиять на дату окончания проекта. Та­кие работы называются критическими (Critical Tasks).

Группа критических работ, выполнение которых определяет срок окончания проекта, называется критическим путем (Critical Path). Дру­гими словами, критический путь состоит из взаимосвязанных работ, задержка выполнения каждой из которых может отодвинуть дату окон­чания проекта.

Microsoft Project определяет критический путь на основании установлен­ных связей и длительности работ. Просмотрев его, вы можете внести необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность от­дельных видов работ, их связи и т. д.

Критический путь на диаграмме может быть наглядно отображен в процессе автоматического форматирования, выполняемого Мастером диаграммы Гантта (GanttChartWizard), который запускается нажатием кнопки на панели инструментов Standard (Стандартная).

Но мы отформатируем наш проект и определим критический путь вручную. Это позволит нам лучше изучить возможности программы.

Начнем с форматирования таблицы. Сначала отформатируем названия контрольных точек.

> Щелкните мышью на контрольной точке Начало работ в поле Task Name (Название работы), чтобы выделить ее.

> Выберите команду меню Format > Font (Формат > Шрифт). На экране появится диалог Font (Шрифт). (рис. 25).

Рис. 25. Диалог Font (Шрифт)

> В открывающемся списке Color (Цвет) выберите Бирюзовый и нажмите кнопку ОК. Диалог закроется. Выбранный цвет названия контрольной точки отобразится на экране.

> Не отменяя выделения, нажмите кнопку на панели инструментов Formatting (Форматирование), чтобы придать выделенному тексту полужирное начертание.

Скопируем установленные элементы форматирования для контрольной точки Завершение проекта.

> Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная).

> Щелкните мышью на ячейке контрольной точки Завершение проекта в поле Task Name (Название работы). Текст в ячейке будет переформатирован: изменится его цвет и начертание.

Выделим в таблице красным цветом, увеличенным размером и курсивным начертанием названия видов работ, образующих критический путь.

>• Выберите команду меню Format Þ Text Styles (Формат Þ Стили текста). На экране появится диалог Text Styles (Стили текста) (рис. 26).

Рис. 26. Диалог Text Styles (Стили текста)

 

Ø В открывающемся списке Item to Change (Элемент для изменения) выберите Critical Tasks (Критические работы).

Ø В поле списка Font style (Стиль шрифта) выберите Курсив

Ø В поле списка Size (Размер) выберите 10.

Ø В открывающемся списке Color (Цвет) выберите Красный.

Ø

Нажмите кнопку ОК в диалоге Text Styles (Стили текста). Диалог будет закрыт. В таблице красным цветом, курсивным начертанием и увеличенным размером выделятся названия критических работ.

Теперь критический путь нужно отобразить на диаграмме.

Ø Выберите команду меню Format • Bar Styles (Формат Þ Стили диаграммы), или дважды щелкните мышью на свободном поле диаграммы. На экране появится диалог Bar Styles (Стили диаграммы) (рис. 27).

В верхней части диалога выводится таблица, в которой содержится информация о том, как будут отображаться на диаграмме различные элементы проекта: полоски-работы, контрольные точки и др. В нижней части диалога находятся две вкладки - Text (Текст) и Bars (Полоски). С помощью вкладки Text (Текст) можно указать, какие текстовые показатели будут выводиться на диаграмме, а вкладка Bars (Полоски) позволяет изменять форму (Shape), узор (Pattern), цвет (Color) различных элементов диаграммы.

Чтобы отобразить на диаграмме критический путь, мы вставим в таблице новую строку для критических работ.

Ø Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы диалога в поле Name (Название), чтобы выделить ее.

Рис. 27. Диалог Bar Styles (Стили диаграммы)

Ø Нажмите кнопку Insert Row (Вставить строку) в верхней части диалога. В таблицу будет вставлена первая пустая строка.

Ø В поле Name (Название) вставленной строки введите с клавиатуры Критический путь и нажмите клавишу . Прямоугольник выделения переместится вправо, в поле Appearance (Внешний вид).

В этой ячейке отобразится внешний вид элемента диаграммы, указанного в поле Name (Название). В данном случае это - Критический путь. Заменим черный цвет, предлагаемый по умолчанию, на красный.

Ø В открывающемся списке Color (Цвет) в группе элементов управления Middle bar (Средняя часть полоски) выберите красный цвет.

Ø Щелкните мышью на выделенной ячейке, чтобы зафиксировать выбранный цвет.

Ø Щелкните мышью на ячейке в первой строке поля Show For... Tasks (Показать для... работ). Ячейка будет выделена. У правого ее края появится кнопка открывающегося списка .

Ø В этом открывающемся списке выберите Critical (Критические) и нажмите клавишу . Прямоугольник выделения переместится в ячейку следующей, второй строки, в которой будет определяться внешний вид полосок некритических работ (Tasks).

Ø В открывающемся списке этой ячейки выберите Noncritical (Некритические) и нажмите клавишу .

Теперь на диаграмме критический путь будет отображаться красным цветом, а некритические работы - синим.

В заключение изменим цвет символов, отображающих контрольные точки на диаграмме, на бирюзовый.

Ø Щелкните мышью на ячейке Milestone (Контрольная точка) в поле Name (Название), чтобы выделить ее.

Ø В открывающемся списке Color (Цвет) в левой нижней части диалога выберите бирюзовый цвет.

Ø Выбранный цвет отобразится в поле Appearance (Внешний вид).

Рис. 28. Отформатированная диаграмма

Вы можете также выбрать форму символа в открывающемся списке Shape (Форма) и тип - Dashed (Пунктирный), Framed (Контурный), Solid (Твердый) - в открывающемся списке Туре (Тип).

Ø Закройте диалог Bar Styles (Стили диаграммы), нажав кнопку ОК. Установленные элементы форматирования отобразятся на диаграмме.

Теперь на диаграмме красным цветом четко выделяется критический путь, синим - некритические работы, бирюзовым - контрольные точки.

Ø Сохраните сделанные в проекте изменения без базового плана.

Созданные нами таблица и диаграмма понятны и наглядны. Однако для больших проектов простого оформления будет недостаточно. В этом случае применяют объединение работ в группы.