Технологія форматування електронних таблиць

Засоби форматування в Excel

Електронна таблиця Excel має потужні засоби для форматування таблиці.

До операцій форматування відносять:

1. задавання фонового кольору комірки, її меж;

2. спосіб зображення, розмір та колір шрифту, яким відображається інформація в комірці;

3. розташування тексту в комірці (горизонтальне, вертикальне);

4. розташування тексту в декілька рядків;

5. об’єднання декількох комірок в одну;

6. спосіб відображення числових значень та дат.

Автоформатування

Найпростішим способом форматування таблиці є автоматичне форматування за допомогою меню Формат→ Автоформат. Для його завдання попередньо необхідно виділити всю таблицю. У вікні Автоформат можна вибрати один із способів оформлення таблиці.

У цьому самому вікні можна задати параметри автоформату. Автоформат дозволяє встановити в комірці такі налаштування, як формат відображення чисел, межі, параметри, шрифт, фонову заливку комірок, вирівнювання, а також ширину та висоту комірок. Можна вимкнути деякі з налаштувань, тоді вони залишаються незмінними.

Стилі форматування

Наступним способом автоматичного форматування є застосування певного стилю з переліком доступних. Для цього потрібно виділити таблицю та скористатися командою меню Формат→Стиль. З’явиться вікно, в якому необхідно вибрати потрібний стиль. Якщо необхідно змінити параметри стилю, натискають кнопку Изменить. З’являється вікно Формат ячеек з можливостями налаштування формату.

Форматування таблиці та комірок

Вікно Формат ячеек дозволяє здійснити форматування всієї таблиці або її частини. Це вікно також можна викликати за допомогою меню Формат→Ячейки або з контекстного меню комірки. Це вікно містить шість груп налаштування формату.

Умовне форматування – це форматування, яке використовується для перевірки правильності введення інформації, а також для автоматичного відображення комірок, які задовольняють певні умови від 1 до 3.

Здійснити умовне форматування листа можна за допомогою меню Формат→Условное форматирование.

У першому полі можна набрати значення або формулу.

У другому полі можна вибрати такі значення: между, вне, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.

Залежно від вибору одного зі значень другого поля будуть змінюватися третє та четверте поля відповідно з обраним значенням другого поля.

За допомогою кнопки Формат можна викликати вікно Формат ячеек та здійснити відповідне форматування комірок.

За допомогою кнопки А также можна розширити вікно умовного форматування та накласти другу та третю умови. За допомогою кнопки Удалить можна видалити умови.

 

Робота з електронною таблицею

Додавання елементів електронної таблиці

У процесі форматування та редагування таблиць документів часто доводиться змінювати порядок проходження рядків, стовпців і комірок, що містять дані. Ця процедура виконується за допомогою контекстного меню, яке забезпечує переміщення, копіювання та зсув виділених об’єктів листа в будь-якому напрямку.

Для вставлення порожнього стовпця потрібно виділити стовпець таблиці, перед яким мають намір його розмістити, і виконати команду Вставить→Столбец. За цією самою командою вставляється задане число стовбців, але для цього заздалегідь виділяється відповідне число стовпців таблиці. Аналогічні дії виконуються і з рядками.

Для вставлення комірок потрібно скористатися командою Вставка→Ячейки, яка активізує вікно Добавление ячейки, або діапазону комірок у заповнену таблицю, що супроводжується зсувом цілого ряду її комірок. Напрям зсуву (праворуч або вниз) задається користувачем. Число вставлених комірок визначається числом комірок у виділеному діапазоні. На практиці для швидкого вставлення комірок часто використовують комбінацію клавіш Ctrl+Shift+=. За допомогою вікна Добавление ячейки в таблицю можна добавляти не тільки комірки, а й рядки та стовпці.

Вилучення непотрібних рядків, стовпців і комірок здійснюється за командою Правка→Удалить, яка активізує діалогове вікно Удалить ячейку. За структурою це вікно аналогічне вікну Добавление ячейки, але всі його параметри виконують протилежну дію – вилучення.

Пошук заданого фрагмента робочого листа (книги) здійснюється за командою Правка→Найти, яка викликає діалогове вікно Найти. У полі цього вікна вводиться фрагмент пошуку. Це може бути частина формули, заголовка або тексту, а також характерне слово або символ. Важливо, щоб введеного фрагмента вистачало для його однозначного пошуку. У вікні Найти задаються також режими та зона пошуку.

Після виявлення потрібного фрагмента за командою Заменить вікна Найти активізується поле Заменить, в яке вводиться нову редакцію фрагмента.

Робота з книгами в Excel

У Excel над книгами можна виконувати такі операції:

 Створення нової книги.

 Збереження книги.

 Здійснюється за командою Сохранить чи Сохранить как з меню Файл. Перша команда зберігає файл під новим ім’ям, а друга – під його первинним ім’ям.

 Відкриття робочої книги.

 Відкриття збереженої раніше книги здійснюється за командою Файл→Открыть або комбінації клавіш Ctrl+O. При цьому активізується діалогове вікно Открытие документа, де вибирається потрібна папка та переглядається її вміст.

 Закриття книги.

 Виконується за командою Файл→Закрыть за допомогою комбінації клавіш Ctrl+F4, або за допомогою червоної кнопки з хрестиком у верхньому правому куті вікна.

 Перейменування робочої книги.

 Виконується за командою Переименовать з контекстного меню або за допомогою подвійного натискання лівої клавіші миші на назві листа.

 Передача книги в об’єкти Windows.

 Ця операція виконується за командою Отправить. У підменю вікна вибирається пункт призначення, наприклад Диск А, Мои документы, MS Outlook.

 Вилучення робочих книг.

 Виконується за допомогою команди Удалить .

Друк електронної таблиці

Після того як електронна таблиця була побудована та здійснені необхідні розрахунки і форматування, її можна роздрукувати.

Щоб роздрукувати лист робочої книги, необхідно виділити його (перейти на нього) і скористатися меню Файл→Печать або відповідною кнопкою на панелі інструментів, яка не дає можливість налаштувати параметри друку, тобто без попередніх налаштувань параметрів друку.

Меню Файл→Печать дає доступ до налаштування параметрів друку, в якому можна вказати, який діапазон сторінок обраного робочого листа буде надруковано, кількість копій друку, вибрати, що буде надруковано: обраний діапазон комірок, лист робочої книги або вся робоча книга. Також можна вказати на якому принтері відбувається друк, а за необхідності встановити властивості принтера за допомогою кнопки Свойства.

Перед друком таблиці рекомендується попередньо переглянути отримані результати за допомогою меню Файл→ Предварительный просмотр або кнопки Просмотр вікна Печать. У нижній частині вікна відображається рядок стану, в якому відображається кількість сторінок робочого листа. Кнопка Поля дозволяє відображати межі полів сторінки та стовпців. Переглядаючи їх можна редагувати зовнішній вид таблиці.

За необхідності можна повернутися в режим Обычный і змінити параметри сторінки. Для цього потрібно вийти з попереднього режиму налаштування за допомогою кнопки Закрыть.

Можна роздруковувати частину таблиці з листа, для цього необхідно:

1) виділити ділянку на листі, яка буде надрукована;

2) вибрати меню Файл→Область печати→Задать.

Якщо необхідно повернути налаштування, то потрібно скористатися меню Файл→Область печати→Убрать.

На кожному листі книги можна задати налаштування відображення інформації. Для цього необхідно скористатися меню Сервис→Параметры та вибрати закладку Вид. Ці параметри дають можливість роздрукувати лист із відображенням формул, сітки або без них. З іншими параметрами налаштування необхідно ознайомитися самостійно.