Тема 7. Организация взаимодействия и полномочий.

 

Организация как функция управления – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Организация как процесс напрямую связана с координацией многих задач и формальных взаимоотношении людей, их выполняющих.

Существует два основных аспекта организационного процесса:

- деление организации на подразделения в соответствии с целями и стратегиями,

- взаимоотношения полномочий, которые связывает высшие уровни руководства с низшими уровнями и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

Средства, с помощью которого руководство организации устанавливает отношения между уровнями полномочий – это делегирование.

Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение (акт, превращающих человека в руководителя).

Если задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам, что зачастую невозможно (из-за ограниченности времени способности руководителя). С понятием делегирования связаны понятия ответственность и полномочия.

Ответственность – обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. Делегирование реализуются только в случае принятия полномочия, а ответственность не может быть делегирована (лежит на руководителях, а не на исполнителях). Объем ответственности – одна из причин высоких окладов у менеджеров.

Организационные полномочия – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников для выполнения организационных задач, т.е. это делегированное, ограниченное, присущее данной должности право использовать ресурсы организации. Если предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи, организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путем делегирования полномочий вместе с задачами. Полномочия делегируются должности, а не индивидууму («Честь отдается мундиру, а не человеку»). Но делегирование невозможно, пока на должности нет человека.

Существует две концепции процесса, посредством которого передаются полномочия:

1. Классическая – от высших к низшим уровням.

Конституция-Институт частной собственности-Акционеры-Совет директоров-Президент-Топ-менеджеры-Менеджеры среднего звена-Менеджеры низшего звена-Рабочие.

2. Концепция принятия полномочий (подчиненный имеет право отклонить требования начальника); полномочия – информация (приказ), на основе которой участник организации направляет свои действия и определяет, что он должен и не должен делать в рамках задач организации. Таким образом, если подчиненный не принимает полномочий от руководителя, то передача полномочий не происходит:

Ограничения полномочий:

Внутри организации – политика, процедуры, правила, должностные инструкции. Лица, выходящие за эти пределы, превышают свои полномочия, даже если это необходимо для выполнения делегированных задач.

Пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления организацией. Но даже полномочия высшего руководства организации ограничены.

Внешние ограничения – запрет сознательно делегировать полномочия, способны привести к серьезным травмам рабочих. Традиции, нравы, обычаи, культурные стереотипы общества и ограничивают и поддерживают полномочия.

Но ограничения, налагаемые на полномочия, часто широко нарушаются на практике.

Полномочия и власть часто путают друг с другом.

Власть – это реальная способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Можно иметь власть, не имея полномочий. Таким образом, полномочия определяют, что лицо, занимающее какую-либо должность, имеет право делать. Власть определяет, что оно действительно может делать. Использование власти может оказать положительное или отрицательное влияние на организацию.

Типы полномочий

Линейные – полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным.

Они предоставляют руководителю узаконенную власть для направления своих прямых подчиненных на достижение поставленных целей, а также права принимать определенные решения и действовать в определенных вопросах без согласия с другими руководителями в пределах, установленных организацией, законом или обычаем.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Результирующая иерархия – цепь команд – характерная для всех формальных иерархических организаций, за исключением самих мелких, а также сетевых, матричных и т.д.

Аппаратные (штабные) – полномочия предлагать руководству возможные варианты действий в определенной сфере без права прямого руководства подчиненными.

Штаб впервые появился в армии А.Македонского.Офицеры – плановики рекомендовали стратегии старшим офицерам линейной организации, но не имели полномочий командовать людьми.

В условиях стремительного развития технологий и внешней среды организации стали создавать различные типы административных аппаратов (штабов) и вариантов штабных полномочий.

Типы административного аппарата в зависимости от функции, которую выполняет административный аппарат, выделяют:

- консультативный аппарат (специалисты, консультирующие руководство, в их области знаний – е.д., права, специальные технологии, работы с персоналом),

- обслуживающий аппарат (выполнение услуг, предоставление руководству информации, необходимой для принятия эффективных решений – отдел кадров (и консультативный аппарат, и обслуживающий аппарат), отдел PR, маркетинга, планирования, МТС, юридический),

- личный аппарат (исполнение того, что требует руководитель – секретарь, помощник – не имеют полномочий и действуют по поручению руководителя) (но могут обладать большой властью).

Разновидности аппаратных полномочий (по отношению к линейным)

1. Рекомендательные – линейное руководство будет обращаться за консультациями и консультативному аппарату, когда потребуются его знания, следовательно, конфликты между штабом и линейным руководителем при пренебрежении советами штаба.

2. Обязательные согласования со штабом какого-либо решения – линейные руководители не обязаны следовать рекомендациям аппарата.

3. Параллельные – штаб имеет право отклонять решения линейного руководителя. Цель – установление системы контроля для уравновешивания власти и предотвращения грубых ошибок (в правительстве, Думе, Совете Федерации и вето, одобрение законов и т.д., в организациях – контроль финансовых расходов (2 подписи на документе).

4. Функциональные – аппарат может предложить и запретить какие-либо действия в области своей компетенции (т.е. устраняются различия между линейными и штабными обязанностями для всех практических целей). Линейные полномочия президента организации реализуются через аппарат.

Линейные полномочия внутри аппарата – в крупных организациях аппарат имеет более одного уровня управления. Линейная деятельность – производство, сбыт, финансы.

Организация взаимоотношений между линейными и штабными полномочиями. Каждый вид деятельности организации относятся к линейным или аппаратным в зависимости от соответствия вклада этой деятельности в достижении общих целей.

Линейная деятельность – деятельность непосредственно связанная с созданием, финансированием и сбытом товаром и услуг, производимых организацией.

Аппарат - помогает выполнению основных функций.

Виды деятельности, относимые к аппаратно-штабной, завидят от миссии, целей, стратегии организации («Структура – соответствует стратегии»). – Юридический отдел в обычной организации и в юридической фирме.

Делегирование линейных полномочий и возникающая в результате цепь команд играет ключевую роль в процессе координации деятельности организации. Получатель полномочий принимает на себя личную ответственность за удовлетворительное исполнение задач. Длина цепи команд и обязанности, распределенные между различными должностями в ней, должны соответствовать конкретной ситуации.

При координации и распределении линейных полномочий нужно учитывать:

1. Принцип единоначалия (Моисей) – работник должен получать полномочия только от одного начальника и отвечать только перед ним. В организациях, использующих этот принцип, все формальные коммуникации должны направляться по цепи команд (но благодаря власти и неформальным отношениям можно обойти принцип). При большой длине цепи команд может замедлиться обмен информации и принятие решений.

2. Нормы управляемости. Норма управляемости устанавливается посредством делегирования линейных полномочий. Идеальная норма не определена, но если она велика, то руководство будет не в состоянии выполнять обязанности по координированию, контролю, повышению квалификации и мотивации подчиненных.

Препятствия к эффективному делегированию

Делегирование требует эффективных коммуникаций. У руководителей есть обязанности, которые должны выполняться подчиненными. Делегирование связано с мотивацией, влиянием и лидерством. Руководитель должен заставить подчиненных эффективно выполнять их задачи. Обе стороны имеют существенное значение для достижения успеха.

Делегирование редко бывает эффективным, если руководство не придерживается принципа соответствия (объём полномочий должен соответствовать делегированной ответственности).

Причины, по которым руководители с неохотой делегируют полномочия:

1. Заблуждение «Я это знаю лучше», следовательно, излишняя трата времени руководителя и невозможность повышения квалификации подчиненных.

2. Отсутствие способности руководить.

3. Отсутствие доверия к подчиненным.

4. Боязнь риска возникновения проблем.

5. Отсутствие выборочного контроля для предупреждения руководства о возможной опасности.

Причины, по которым подчиненные уклоняются от дополнительной ответственности:

1.Подчиненный считает удобнее спросить у босса, что делать, чем самому решить проблему.

2. Подчиненный боится критики за совершенные ошибки.

3. У подчиненного отсутствуют информация и ресурсы, необходимые для успешного выполнения задания.

4. У подчиненно уже больше работы, чем он может сделать (или он так считает).

5. У подчиненного отсутствует уверенность в себе.

6. Подчиненному не предлагается каких-либо дополнительных стимулов дополнительной ответственности.