Формализация текстовой информации

Наиболее привычный для нас вид информационного моделирования — словесное описание, то есть описание на естественном (разговорном) языке. Чаще всего такое описание называют текстом (в узком смысле слова). Текст книги, текст выступления, пояснительный текст, текст задачи — это некоторые языковые конструкции, состоящие из элементарных знаков языка (к элементарным знакам языка относятся его алфавит и словарь). Но не всякий набор знаков можно назвать текстом. В семиотике и лингвистике существуют строгие определения понятия текста. Для нас важно, что текст передаёт некоторое содержание (осмыслен) и имеет определённую структуру. Чаще всего мы встречаемся с неформализованными текстами, структура которых не является жёстко заданной. Когда вы пишете личное письмо, вы соблюдаете минимальные требования формализации — правила орфографии и синтаксиса. В деловом письме вы уже позаботитесь о принятой форме обращения, соблюдении стиля, выделении красных строк и так далее. В делопроизводстве приняты достаточно строгие правила оформления документов, хотя содержание документов может быть самым разным. Есть и ещё более формализованные тексты, в которых определённые требования предъявляются и к содержанию.

Пример

Вам, вероятно, приходилось заполнять различные бланки, в каждую графу которых вы вносили соответствующие этой графе сведения о себе. Рассмотрим бланк:

Это пример формализации текстовой информации. Данный бланк можно рассматривать как информационную модель участника конференции. Конечно, можно было бы попросить участника самому написать основные сведения о себе в произвольной форме. Но, во-первых, ему бы пришлось затратить на это гораздо больше времени, а во-вторых, обработка этих сведений для получения общих статистических данных стала бы более трудоёмкой для организаторов конференции.

Формализованную информацию обрабатывать намного легче и быстрее.

Пример

Ответьте на вопросы теста «Познай самого себя» (подчеркните подходящий вариант ответа).

1. Часто ли вы задумываетесь над тем, какое влияние оказывают ваши поступки на окружающих?

а) очень редко (1 балл)

б) редко (2 балла)

в) достаточно часто (3 балла)

г) часто (4 балла)

2. Какие из перечисленных качеств вы больше всего цените в людях?

а) настойчивость (2 балла)

б) широта мышления (3 балла)

в) умение «показать себя» (1 балл)

3. Имеете ли вы склонность к педантизму?

а) да (1 балл)

б) отчасти (2 балла)

в) нет (3 балла)

Заполненный бланк ответа можно рассматривать как формализованную информационную модель вашего отношения к себе и окружающим. Представление информации в такой форме необходимо для анализа и получения количественных оценок, характеристик, параметров личности. Затем эти оценки используются для определения направления личностного роста человека или коллектива. В частности, знаменитый IQ (intelligence quotient — коэффициент умственного развития) определяется в результате обработки ответов на вопросы подобного рода психологических анкет.

Не забывайте, что любое тестирование — это всего лишь построение модели. Ваша личность гораздо богаче и многограннее, чем любая самая «точная» модель. Но модель, построенная, в частности, в результате психологического тестирования, может помочь вам получить информацию, необходимую для разрешения стоящих перед вами проблем.

Пример

Задумывались ли вы когда-нибудь о том, почему сведения о пропавших людях, о разыскиваемых преступниках и т. п. перечисляются в определённом порядке, например: рост, комплекция (вес), цвет волос, форма и цвет глаз, форма лица и так далее? Знаете ли вы рациональные приемы запоминания внешности вашего собеседника? Ответы на оба этих вопроса касаются психологических особенностей нашего восприятия и памяти. Данные, организованные определённым образом, запоминаются быстрее и прочнее. То есть формализация способствует лучшему запоминанию самых разнообразных сведений.

Большинство документов, встречающихся в сфере делопроизводства, имеют стандартную форму. Эта форма называется шаблоном документа. Обязательные данные, которые необходимо отразить в документе (в соответствии с требованиями делопроизводства) называются реквизитами. Отсутствие в документе установленных законодательством реквизитов лишает его так называемой «юридической силы», то есть возможности использовать документ для той цели, для которой он предназначен.

Пример

Шаблон бланка предприятия должен иметь следующие реквизиты:

• наименование предприятия;

• эмблема предприятия;

• почтовый адрес, телефон, факс;

• дата;

• индекс (№);

• ссылка на индекс и дату входящего документа;

• фамилия и инициалы руководителя предприятия.

Рис. 1 Шаблон бланка предприятия

Большинство современных текстовых редакторов имеют обширную базу самых разнообразных шаблонов, с помощью которой пользователи ПК могут быстро создать необходимый документ (рис.2).

Рис. 2. Диалоговые окна Мастера шаблонов и Мастера таблиц редактора Word 6.0

Предыдущие примеры больше относятся к оформлению текста, но иногда необходимо формализовать содержание. Например, определения понятий и терминов в науке должны быть точными и однозначно понимаемыми, в юридической практике тоже очень важно однозначное понимание и толкование содержания документа. Пример — строго выверенный «сухой» язык конституции, законов, указов, договоров и пр. Определения понятий строятся чаще всего по определённой форме: определяемое понятие раскрывается через ближайшее родовое понятие (чтобы очертить множество объектов, к которому относится данное понятие) и видовые отличия (чтобы отделить его от других объектов этого множества). Такая форма используется в большинстве научных определений.

Пример Сравните различные определения чрезвычайной ситуации, используемые в юридической практике.

а) «Чрезвычайная ситуация — это обстановка на определённой территории, сложившаяся в результате аварии, опасного природного явления, катастрофы, стихийного или иного бедствия, которые могут повлечь или повлекли за собой человеческие жертвы, ущерб здоровью людей или окружающей природной среде, значительные материальные потери и нарушение жизнедеятельности людей» (Федеральный закон «О защите населения и территории от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера», статья 1).

б) «Чрезвычайная ситуация — это нарушение нормальных условий жизни и деятельности людей на объекте или определённой территории (акватории), вызванные аварией, катастрофой, стихийными или экологическими бедствиями, эпидемией, эпизоотией, эпифитотией, применением возможным противником современных средств поражения и приведшие или могущие привести к людским и материальным потерям» (С. В. Степашин, В. Л. Шульц «Вопросы безопасности в системе государственного и муниципального управления Российской Федерации». СпБ., 1994. С. 212).

Очевидно, что формализация достаточно широкого «содержания» реальной чрезвычайной ситуации может быть проведена различным образом, но такая формализация необходима, чтобы для каждой конкретной ситуации можно было сказать, является ли она чрезвычайной или нет, и выбрать верный план действий. Следовательно, формализация содержания помогает сравнить по выделенным (формальным) признакам реальный объект с описанным в модели, и если они совпадают по этим признакам, то появляется основа для принятия необходимого в данной ситуации решения.