Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

 

Командировочные расходы могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91), а также на счета учета, на которых формируется фактическая себестоимость или первоначальная стоимость приобретенного имущества. Если командированным работником (подотчетным лицом) авансовый отчет представлен на сумму, меньшую, чем был выдан аванс, остаток подотчетной суммы должен быть внесен в кассу организации или удержан с сумм начисленной оплаты труда работника. В этом случае организациям следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю [14].

В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

При этом, как следует из письма Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания [15].

Решения принимаются и оформляются работодателем, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не предусмотрено.

Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, то оно должно быть получено в письменном виде.

Таким образом, полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет командированным работникам, выглядит следующим образом:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 50 «Касса» – на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет командированному работнику;

Дт71«Расчеты с подотчетными лицами»

Кт51 «Расчетные счета» – на сумму денежных средств, выданных командированному работнику непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте командировки. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на командированного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если командировка неплановая, а необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует. Вторая ситуация может возникнуть при продлении командировки либо при необходимости осуществления дополнительных расходов;

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 55 «Специальные счета в банках» – отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. При командировках подобная ситуация, по нашему мнению, возможна только в отношении аккредитивов, так как расчеты чеками из чековых книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет. Кроме того, средства, аккумулированные на специальных счетах в банках (например, для финансирования капитального строительства или финансирования целевых мероприятий), могут использоваться так же, как и средства, находящиеся на расчетном счете. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении командированным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов;

Дт 07 «Оборудование к установке»

Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму стоимости приобретенного оборудования, а также на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Разумеется, такая проводка может быть оформлена в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;

Дт 10 «Материалы»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов;

Дт 11 «Животные на выращивании и откормке»

Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания или откорма, а также на сумму командировочных расходов, связанных с приобретением животных;

Дт 15 «Заготовление и приобретение ценностей»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15;

Дт 20 «Основное производство»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником, а также на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Что же касается непосредственно сумм командировочных расходов, то, по нашему мнению, наиболее правомерным является такое списание затрат в случае, если для выполнения служебного задания командируется рабочий основного производства;

Дт 23 «Вспомогательное производство»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами»– на сумму произведенных расходов. Подобное списание сумм произведенных расходов может иметь место в тех же случаях, что и списание расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Дт 25 «Общепроизводственные расходы»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму командировочных расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Дт 26 «Общехозяйственные расходы»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);

Дт 28 «Брак в производстве»

Кт71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму командировочных расходов. Формирование себестоимости производственного брака осуществляется на тех же принципах, что и формирование себестоимости продукции (работ, услуг) основного или вспомогательных производств. Следовательно, и отнесение на увеличение стоимости производственного брака расходов на командировки является правомерным. Подобным же порядком могут быть списаны командировочные расходы, связанные с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Дт 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств);

Дт 44 «Расходы на продажу»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму командировочных расходов. Наряду с проводкой в корреспонденции со счетом 26 использование счета учета расходов на продажу, по нашему мнению, имеет наибольшее распространение. Таким порядком могут быть списаны командировочные расходы работников любого подразделения или службы, если они выполняют служебное задание, связанное с реализацией продукции (работ, услуг). Такими расходами могут быть как расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, так и представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы командировочных расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);