Теоретическая основа расчетов с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет является неотъемлемой частью жизни любого предприятия. Он представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации.

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

У организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Эти работники и называются подотчетными лицами.

Данная работа состоит из двух глав. В первой главе будут рассмотрены основы отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, касающиеся данного раздела учета, а также основные ошибки, возникающие в процессе ведения данного раздела учета. Во второй главе будет рассмотрен синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности.

Цель работы:

· изучить учёт расчетов с подотчетными лицами;

 

· изучить нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами;

 

· изучить состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами;

 

· изучить синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами охарактеризовать нормативное регулирование вопросов связанных с выдачей подотчетных сумм;

 

· изучить порядок документального оформления операций по выдачи сумм подотчет;

 

· рассмотреть порядок выдачи подотчет сумм на хозяйственные и командировочные расходы;

 

· изучить порядок составления отчетов подотчетных лиц;

 

Задачи работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· осветить как можно шире проблемы синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в действующем нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

В данной работе применялись такие методы научных исследований как метод научного познания и системный подход, факторный и аналитический анализ, методы группировки, прогнозирования.

Предметом исследования в работе являются совокупность практических и теоретических вопросов организации учета расчетов с подотчетными лицами.

 

Теоретическая основа расчетов с подотчетными лицами

Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

 

Командировочные расходы могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91), а также на счета учета, на которых формируется фактическая себестоимость или первоначальная стоимость приобретенного имущества. Если командированным работником (подотчетным лицом) авансовый отчет представлен на сумму, меньшую, чем был выдан аванс, остаток подотчетной суммы должен быть внесен в кассу организации или удержан с сумм начисленной оплаты труда работника. В этом случае организациям следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю [14].

В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

При этом, как следует из письма Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания [15].

Решения принимаются и оформляются работодателем, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не предусмотрено.

Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, то оно должно быть получено в письменном виде.

Таким образом, полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет командированным работникам, выглядит следующим образом:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 50 «Касса» – на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет командированному работнику;

Дт 10 «Материалы»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов;

Дт 28 «Брак в производстве»

Кт71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму командировочных расходов. Формирование себестоимости производственного брака осуществляется на тех же принципах, что и формирование себестоимости продукции (работ, услуг) основного или вспомогательных производств. Следовательно, и отнесение на увеличение стоимости производственного брака расходов на командировки является правомерным. Подобным же порядком могут быть списаны командировочные расходы, связанные с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Дт 44 «Расходы на продажу»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму командировочных расходов. Наряду с проводкой в корреспонденции со счетом 26 использование счета учета расходов на продажу, по нашему мнению, имеет наибольшее распространение. Таким порядком могут быть списаны командировочные расходы работников любого подразделения или службы, если они выполняют служебное задание, связанное с реализацией продукции (работ, услуг). Такими расходами могут быть как расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, так и представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы командировочных расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Дт 50 «Касса»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Дт 51 «Расчетные счета»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Пример.

Работник командирован сроком на пять дней для приобретения материально-производственных запасов. На основании расчета ему выдано под отчет 100 000 руб., в том числе 1000 руб. – суточные за время командировки, 19 000 руб. – на оплату стоимости проезда, 5000 руб. – на оплату проживания, 70 000 руб. – на оплату приобретенных материалов.

По возвращении из командировки работником представлен авансовый отчет на общую сумму 85 000 руб., в том числе стоимость приобретенных материалов – 60 000 руб., проездные документы – 9000 руб., оплата проживания в месте командировки – 5000 руб., суточные – 1000 руб. (в соответствии с коллективным трудовым договором). Командировка связана непосредственно с приобретением материалов. В соответствии с учетной политикой организации фактическая себестоимость материалов формируется на счете 15. Неиспользованный остаток в кассу не возвращен.

В бухгалтерском учете были оформлены следующие проводки:

Дт 99 «Прибыли и убытки»

Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам»– 120 руб. – на сумму постоянного налогового обязательства по сумме разницы между фактически начисленными суточными и их нормативным размером. Сумма стоимости приобретенных материалов в налоговом учете, по нашему мнению, должна впоследствии списываться в размере их фактической себестоимости, сформированной в бухгалтерском учете, то есть без учета постоянных налоговых обязательств, так как сумма прибыли с превышения фактического размера суточных (включенных в себестоимость материалов) уже начислена.

Фактическая себестоимость материалов списывается с кредита счета 15 в дебет счета 10 по завершении всех необходимых операций, связанных с их доведением до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, и соответственно учета всех дополнительных расходов.

Командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере. Для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Командировочные расходы сверх норм увеличивают налогооблагаемую базу. НДС по сверхнормативным затратам в зачет бюджету не представляется, а списывается за счет собственных средств предприятия.

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц. На выданные сверх норм суточные не начисляются страховые взносы по ЕСН.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в процессе жизнедеятельности любого предприятия расчеты занимают одно из главных мест в системе бухгалтерского учета. Не случайно, в Плане счетов бухгалтерского учета из всего количества бухгалтерских счетов расчетным операциям принадлежит почти 1/5 часть их общего количества.

Освоение методики учета расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает этот участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам: на командировочные расходы; на хозяйственные нужды; на оплату представительских расходов. Отчетной формой за выданные подотчетным лицам суммы является авансовый отчет.

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В учете предприятия выдача денежных средств оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 кредитуется на суммы, израсходованные подотчетными лицами, в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, а также другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Расходы, которые произведены подотчетными лицами могут включаться в себестоимость продукции (работ, услуг), увеличивать фактические затраты на приобретение основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов или покрываться за счет чистой прибыли предприятия.

В данной работе рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, определены основные направления расходования подотчетных сумм, рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

Унифицированная форма № АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55

	Код
Форма по ОКУД
_____________________________________________________________________________________ по ОКПО ЗАО «Актив»»

наименование организации

Утверждаю

Отчёт в сумме ____________________________________

__________________________________ руб. _______ коп.

	Номер	Дата	Руководитель ____________________________________ должность ___________________ ________________________
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ		19.03.2003

подпись расшифровка подписи

«______» _______________________________ 200 __ г.

	Код
Структурное подразделение отдел продаж
Подотчётное лицо Иванов А.Н Табельный номер

фамилия, инициалы

Профессия (должность) менеджер Назначение аванса командировочные расходы

Наименование показателя	Сумма, руб., коп		Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс	остаток	—		дебет	кредит
перерасход	—		счёт, субсчёт	сумма, руб., коп.	счёт, субсчёт	сумма, руб., коп.
Получен аванс 1. из кассы	15000,00			15 000=00	50=1	15 000=00
1а. в валюте (справочно)					1667=00	71	15 000=00
2.				10633=00		10633=00
			50.1	2700=00		2700=00
Итого получено	15000,00
Израсходовано	12300,00
	Остаток	2700,00
Перерасход

 

Приложение на 3 документов на 3 листах

Отчёт проверен. К утверждению в сумме двенадцать тысяч триста руб. 00 коп. (12300руб. 00 коп.)

сумма прописью

Главный бухгалтер _______________ Чебатарева К.Н Бухгалтер _______ Герасимова Н.Я

подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи

Остаток внесен	в сумме		руб.		коп. по кассовому ордеру № 15 от «19» марта 2003г.

 

Бухгалтер (кассир) _________________________ Горошко О.А ___________________«15» марта 2003г.

подпись расшифровка подписи

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

линия отреза

Расписка. Принят к проверке от ____________________________ авансовый отчёт № ________ от «15» марта 2003 г.

На сумму двенадцать тысяч триста руб. 00 коп., кол-во документов 3 на 3листах.

прописью

Бухгалтер ____________________________ Герасимова Н. «15» марта2003 г.

 

Номер по порядку	Документ, подтверждающий производственные расходы	Наименование документа (расхода)	Сумма расхода	Дебет счета, субсчета
по отчету	принятая к учету
дата	номер	в руб. коп.	в валюте	в руб. коп.	в валюте
	11.03.2003	-	Авиационные билеты	3780=00	-	3780=00	-
	17.03.2003		Счет гостиницы	-	-	-	-	-
	17.03.2003		Чек ккм на оплату услуг гостиницы	6720=00	-	6720=00	-
-	19.03.2003	-	Суточные	1400=00	-	1400=00	-
Итого	11900=00	-	11900=00	-

 

Подотчетное лицо Иванов Иванов А.Н

 

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет является неотъемлемой частью жизни любого предприятия. Он представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации.

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

У организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Эти работники и называются подотчетными лицами.

Данная работа состоит из двух глав. В первой главе будут рассмотрены основы отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, касающиеся данного раздела учета, а также основные ошибки, возникающие в процессе ведения данного раздела учета. Во второй главе будет рассмотрен синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности.

Цель работы:

· изучить учёт расчетов с подотчетными лицами;

 

· изучить нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами;

 

· изучить состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами;

 

· изучить синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами охарактеризовать нормативное регулирование вопросов связанных с выдачей подотчетных сумм;

 

· изучить порядок документального оформления операций по выдачи сумм подотчет;

 

· рассмотреть порядок выдачи подотчет сумм на хозяйственные и командировочные расходы;

 

· изучить порядок составления отчетов подотчетных лиц;

 

Задачи работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· осветить как можно шире проблемы синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в действующем нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

В данной работе применялись такие методы научных исследований как метод научного познания и системный подход, факторный и аналитический анализ, методы группировки, прогнозирования.

Предметом исследования в работе являются совокупность практических и теоретических вопросов организации учета расчетов с подотчетными лицами.

 

Теоретическая основа расчетов с подотчетными лицами