Методы проектирования организационных структур

Методические подходы к проектированию организационных структур управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре взаимодополняющих группы:

1) аналогий;

2) экспертный;

3) структуризации целей;

4) организационного моделирования.

Метод аналогий предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях. Использование метода аналогий основано на типизации наиболее принципиальных решений о характере и взаимоотношениях звеньев аппарата управления и отдельных должностей в четко определенных условиях работы организаций данного типа. Типизация является средством повышения общего уровня организации управления производством, направленным на стандартизацию организационных форм управления. Типовые организационные решения должны быть, во-первых, вари­антными, а не однозначными, во-вторых, пересматриваемыми и корректируемыми с регулярной периодичностью и, наконец, допускающими отклонения в случаях, когда условия работы организации отличаются от четко сформулированных условий, для которых рекомендуется соответствующая типовая форма организационной структуры управления.

Экспертный метод состоит в обследовании и анали­тическом изучении организации, проводимом квалифицированными специалистами с тем, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления.

Сюда же относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами (ранговой корреляции, факторного анализа, обработки списков и т.п.).

К экспертным методам следует отнести также разработку и при­менение научных принципов формирования организационных струк­тур управления. Под ними понимаются руководящие правила, основанные на передовом опыте управления и научных обобщениях, вы­полнение которых направляет деятельность специалистов при выработке рекомендаций по рациональному проектированию и совершенствованию организационных систем управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией общих принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации и т.п.).

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации (включая их количественную и качественную формулировки) и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании выполняются следующие этапы:

1) разработка системы («дерева») целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов (независимо от распределения этих видов деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам в организации);

2) экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности дости­жения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений, исходя из взаимосвязей их целей, и т.п.;

3) составление карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, производственные и управленческие процессы, информация); конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов (утверждение и представление на утверждение, согласование, подтверждение, контроль).

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

– математико-кибернетические модели иерархических управлен­ческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков (примером могут служить модели многоступенчатой оптимизации, модели системной, индустриальной динамики и др.);

– графо-аналитические модели организационных систем, пред­ставляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, «проигрывать» варианты распределения прав и ответственности между разными уровнями руководства и т.п.;

– натурные модели организационных структур и процессов, за­ключающиеся в оценке их функционирования в реальных организа­ционных условиях. К ним относятся организационные эксперименты – заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты – искусственно созданные ситуации принятия решений и органи­зационного поведения, сходные с реальными организационными ус­ловиями; управленческие игры–действия практических работников (участников игры), основанные на заранее установленных правилах с оценкой их текущих и долгосрочных последствий (в том числе с помощью ЭВМ);

– математико-статистические модели зависимостей между исход­ными факторами организационных систем и характеристиками орга­низационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях. Примерами могут служить регрессивные модели зависимости численности ИТР и служащих от производ­ственно-технологических характеристик организации; зависимости показателей специализации, централизации, стандартизации управленческих работ от типа организационных задач и других характеристик и т.п.

Проектируя организационную структуру управления, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к организационным структурам:

1. Оптимальность. Между звеньями и ступенями управления на всех уровнях должны быть установлены рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления.

2. Оперативность. Необходимо, чтобы за промежуток времени между принятием решения и его исполнением в управляемой системе не произошли необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

3. Надежность. Структура аппарата управления должна обеспечивать бесперебойность связи в системе управления, гарантировать достоверность передачи информации и не допускать искажений управляющих команд.

4. Экономичность. Эффект от управления должен достигаться при минимальных затратах на управленческий аппарат.

5. Гибкость. Структура должна быть способна изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

6. Устойчивость. Структура управления при различных внешних воздействиях должна сохранять неизменность своих основных свойств.

Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее проектировании соблюдались принципы проектирования:

1) целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя;

2) четкое обособление составных частей оргструктуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);

3) обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в управляемой системе;

4) предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;

5) приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде, в частности.

Контрольные вопросы

1. В чем проявляется системность подхода к формированию ОСУ?

2. Перечислите основные правила создания ОСУ.

3. Каковы основные стадии процесса формирования ОСУ?

4. С чего начинается процесс формирования ОСУ?

5. Перечислите принципы, соблюдение которых позволит построить оптимальную ОСУ.

6. В чем основная особенность второй стадии формирования ОСУ?

7. Что предусматривает третья стадия формирования ОСУ?

8. Что такое органиграмма и для чего она делается?

9. Из чего состоит проект ОСУ?

10. Перечислите методы проектирования ОСУ.

11. Как осуществляется метод аналогии при проектировании ОСУ?

12. В чем состоит экспертный метод проектирования ОСУ?

13. Что предусматривает метод структуризации целей при проектировании ОСУ?

14. Перечислите основные типы организационных моделей.

15. Перечислите требования, предъявляемые к ОСУ.

16. Перечислите основные принципы проектирования ОСУ.