Книга учета поступлений документов

 

№ пп	Дата поступ- ления	Наименование организации, (фамилия, ини- циалы лица), от которой посту- пили документы	Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы	Название фонда	Годы докумен- тов	Кол-во ед. хр. или неописанных документов (листов)	Краткая характе- ристика состоя- ния	Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов	Приме- чания

 

Итого поступило за ______________ год _________________________________________ ед. хр. (документов, листов)

в том числе *: _________________________________________

_________________________________________

_________________________________________

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

СПИСОК ФОНДОВ

 

Номер фонда	Дата первого поступления	Название фонда	Отметка о выбытии	Примечания

 

 

Итого на 01.01.... г. _____________________________________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

в т.ч. поступило за......... г. _____________________________________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

выбыло за......... г. _____________________________________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

 

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

ЛИСТ ФОНДА

 

Крайние даты каждого названия фонда	НАЗВАНИЕ ФОНДА	Форма собствен- ности   Срок хранения (только для него- сударственной части Архивного фонда Российской Федерации)

 

 

Дата первого поступления фонда	Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу	МЕСТОНАХОЖДЕ- НИЕ ФОНДА (название архива)	№ фонда Прежний № фонда

 

КАРТОЧКА ФОНДА

 

Дата перво- го поступле- ния фонда	Дата получения карточки фонда в фондовый каталог	Архивный орган	МЕСТО ХРАНЕНИЯ ФОНДА	№ фонда
				форма собст- венности
				срок хранения (только для негосударст- венной части Архивного фонда Рос- сийской Фе- дерации)
Крайние даты каждого названия фонда	НАЗВАНИЕ ФОНДА
объем фонда на 1 ян- варя	годы
	количество ед. хр./документов
	в т.ч. неописанных ед. хр./документов/листов
	имеющих страховые копии ед. хр.

 

Название описи, ан- нотация документов	Нач. годы	Кон. годы	Название описи, ан- нотация документов	Нач. годы	Кон. годы

 

Прежний номер фонда __________________________________________________

 

Примечание: __________________________________________________________

 

 

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

 

________________________________ ________________________________

(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя

 

________________________________ ________________________________

организации-сдатчика) организации-приемщика)

 

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи

 

Дата Печать Дата Печать

 

АКТ

 

___________ № ___________

(дата)

 

приема-передачи документов

на хранение

 

______________________________________________________________________

(основание передачи)

______________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

______________________________________________________________________

 

_________________________________________________________________ сдал,

(название организации-сдатчика)

а ______________________________________________________________ принял

(название организации-приемщика)

 

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

 

№ пп	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания

 

Итого принято _____________________________________ ед. хр.

 

Фонду присвоен номер ____________________________________

 

Передачу произвели: Прием произвели:

 

Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор _____________________________

(название государственного архива)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

СПИСОК

организаций – источников комплектования государственного архива

________________________________________________________________

(название государственного архива)

№ пп	Индекс организации *	Наименование организации	Форма собственности (государств., негосударств.)	Форма приема документов: полная — 1, выборочная повидовая — 2.1, групповая — 2.2)	Прием НТД, КФФД	Примечания ** (изменения решений ЭПК, номер и дата протокола)

 

Итого по состоянию на 01.01.00:

Всего организаций в списке _______ В т.ч. по видам собственности: государств. _________ В т.ч. по формам приема: 1 2.1 2.2

негосударств. _______________

 

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ___________________________

(

 

 

(название государственного архива)

 

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО Фонд №__________________

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ Корпус___________________

Название фонда______________________ Этаж (ярус) _______________

____________________________________ Архивохранил. ____________

____________________________________ Комната__________________

 

 

Опись №___	Ед. хр. с №__по №__	Стеллаж №___	Шкаф №___	Полка №___	Примечания

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № _______________ Опись № _______________ Дело № _______________

 

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листов

(цифрами и прописью)

 

в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________

пропущенные номера листов ____________________________________________

пронумерованы чистые листы____________________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________________

 

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации __

_____________________________________________________________________

(разновидности документов и их количество)

 

Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела	Номера листов
1. Брошюры, др. печатные издания
2. Листовки
3. Вырезки из газет
4. Открытки
5. Конверты, в т.ч. с вложениями
6. Секретки
7. Марки почтовые
8. Марки гербовые
9. Штемпели почтовые и другие
10. Специальные почтовые отметки
11. Сургучные, мастичные печати
12. Оттиски печатей
13. Фотодокументы
14. Карты, планы, чертежи и др. НТД
15. Рисунки, гравюры и акварели
16. Автографы видных деятелей
17. Склеенные листы
18. Утрата части листа
19. Чистые листы
...

 

Наименование

должности

работника Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

(название государственного архива)

 

АКТ УТВЕРЖДАЮ

 

___________ № ___________ Директор ____________________________

(дата) (название государственного архива)

 

проверки наличия и Подпись Расшифровка

состояния документов подписи

Дата

 

Фонд № ____________

 

Название фонда _______________________________________________________

 

______________________________________________________________________

 

Проверка проводилась с _____________________ по _____________________

 

Проверкой установлено:

 

1. Числится по описям ___________________________________ ед. хр.

(количество)

2. Не оказалось в наличии ________________________________ ед. хр.

(количество)

3. Имеют литерные номера:

а) не учтенные в итоговой записи __________________________ ед. хр.

(количество)

б) не перечисленные, но учтенные

в итоговой записи _____________________________________ ед. хр.

(количество)

4. Пропущено номеров:

а) не учтенных в итоговой записи ________________________ ед. хр.

(количество)

б) не перечисленных, но учтенных

в итоговой записи ____________________________________ ед. хр.

(количество)

5. Неправильно подложенных ед. хр.,

относящихся к другим фондам ___________________________ ед. хр.

(количество)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

6. Имеется в наличии по данному фонду

(включенных в описи) ___________________________________ ед. хр.

(количество)

 

из них:

а) требующих дезинфекции и дезинсекции ________________ ед. хр.

(количество)

б) требующих реставрации ___________________________ ед. хр.

(количество)

в) требующих переплета или подшивки _________________ ед. хр.

(количество)

г) требующих восстановления

затухающих текстов ________________________________ ед. хр.

(количество)

д) поврежденных ____________________________________ ед. хр.

(количество)

е) ____________________________________________________

ж) ____________________________________________________

з) _____________________________________________________

и) _____________________________________________________

к) _____________________________________________________

7. Имеется не включенных в описи ___________________ ед. хр.

(количество)

8. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи) имеющихся

в наличии _______________________________________ ед. хр.

(количество)

9. Характеристика условий их хранения.

Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Проверку производили:__________________________________________________

(наименования должностей работников, подписи, расшифровки подписей)

 

СОГЛАСОВАНО

 

Заведующий отделом

(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

(название государственного архива)

 

АКТ УТВЕРЖДАЮ

 

___________ № ___________ Директор _____________________________

(дата) (название государственного архива)

 

о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка

документов подписи

Дата

 

 

Фонд № ____________

 

Название фонда _______________________________________________________

______________________________________________________________________

 

В фонде обнаружено _____________________________ ед. хранения, признанных

 

неисправимо поврежденными

 

Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок поврежденной ед. хр.	Крайние даты	Количество лис- тов (время звучания, метраж)	Сущность и причины повреждения

 

Итого обнаружено поврежденных ___________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Заведующий отделом ___________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Хранитель фондов _____________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

 

Перечисленные документы подлежат списанию ввиду _______________________

 

______________________________________________________________________

 

Эксперты: _____________________________________________________________

(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей)

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

 

Дата