Организация работы регистратуры поликлиники

В поликлиниках для обеспечения защиты прав и свобод работников и пациентов при обработке их персональных данных разрабатывается Положение об обработке персональных данных в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006г. (ред. от 06.04.2011г.), Федеральным законом «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006г. (ред. от 25.07.2011г.), методическими материалами ФСБ России от 21.02.2008 года, Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., Постановлением Правительства РФ № 687 от 15.09.2008 года. Согласно этому положению, в амбулаторных картах пациентов введена графа о согласии на обработку персональных данных, где пациент принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных, полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором.

В целях защиты персональных данных, передача информации происходит по единой мультисервисной телекоммуникационной сети.

Первое знакомство с поликлиникой начинается в регистратуре. Она является одной из основных ее структурных подразделений по организации приема больных в поликлинике и на дому.

Регистратура городской поликлиники является структурным подразделением этого учреждения, призванным обеспечивать своевременную регистрацию больных на прием к врачу в поликлинике и на дому.

Непосредственное руководство работой регистратуры городской поликлиники осуществляет заведующий регистратурой, назначаемый и увольняемый главным врачом поликлиники в установленном порядке.

В задачи регистратуры входит:

– осуществление записи на прием к врачам при непосредственном обращении, по телефону и через интернет;

– регулирование интенсивности потока пациентов с целью обеспечения равномерной нагрузки на приеме, распределение больных по видам оказываемой помощи;

– своевременный подбор медицинской документации и доставка ее в кабинеты врачей, правильное ведение и хранение картотеки;

– прием вызовов врачей на дом (лично и по телефону);

– учет, хранение и оформление выданных врачом документов о временной нетрудоспособности пациентов;

– организация информационного обеспечения населения (о режиме работы учреждения, его подразделений и отдельных врачей; расположение отделений, служб и кабинетов);

– информацию о порядке работы поликлиники, правилах подготовки к исследованиям (рентгеноскопии, рентгенографии, анализам крови, желудочного сока и др.);

– подбор медицинских карт амбулаторных больных, записавшихся на прием или вызвавших врача на дом; доставку медицинских карт в кабинеты врачей.

Структурными подразделениями регистратуры наряду с картотекой являются: справочная, архив, страховой стол, кабинет приема вызовов врача на дом.

В настоящее время существует несколько способов организации записи посетителей на прием к врачу: талонная система, самозапись через терминал, интернет, запись через коллективный центр, комбинированный метод.

При талонной системе записи первично обратившиеся пациенты в регистратуре получают талоны с указанием порядкового номера очереди, фамилии врача, номера кабинета и времени явки на прием.

При самозаписи на прием к врачу посетители сами в специальные листы вписывают свои данные с указанием удобного для них времени приема. Для этого в холле поликлиники оборудуются столики с папками листов самозаписи на 5 дней вперед. Заполненные листки самозаписи в конце дня должны быть переданы работникам картотеки, которые по ним подбирают медицинские карты амбулаторных больных. Перед приемом медицинская сестра кабинета берет из картохранилища подобранные медицинские карты и лист самозаписи. По окончании приема медицинская сестра кабинета возвращает карты в регистратуру, а лист самозаписи – в кабинет медицинской статистики. При необходимости срочного приема больного регистратор направляет его к соответствующему специалисту или в кабинет доврачебного приема. Одновременно он заказывает в картохранилище нужную карту, которая сразу же доставляется в кабинет врача.

Как показал опыт работы ряда поликлиник, система самозаписи позволила значительно сократить затраты времени посетителей на запись к врачу, которая составляет в среднем 1 мин, а на получение справок пациенты затрачивают в основном не более 2,5 мин.

Самозапись через терминал. Пациенты в здании поликлиники, где расположен терминал, записываются самостоятельно к врачу на прием.

Примерная схема записи на прием к врачу через Интернет вполиклинику № 117: Яндекс→ Поликлиника 117/Самозапись к врачу в Санкт-Петербурге/ → Записаться к врачу на прием→ Выборгский район→ Выбор поликлиники→ Взять номерок на прием к врачу→ Выберите специальность→ Выберите фамилию врача→ Выберите день→ Выберите время→ Введите данные пациента→ Записать на прием

Запись через коллективный центр. Пациенты звонят по телефону и записываются у оператора на прием к врачу.

При комбинированном методе в лист самозаписи записываются только первичные больные. За 15-20 минут до начала приема врача больной получает в регистратуре заранее заготовленный талон и идет к кабинету врача, где будет принят в соответствии с указанным в талоне временем. При такой системе регистратор всегда знает сколько человек не явилось на прием к врачу и имеет право по истечении определенного времени выдать талоны другим больным, желающим попасть на прием к врачу в это время. Повторным больным врач выдает специальную «фишку» с указанием даты и времени приема, которая подлежит обмену в регистратуре на талон формы №025-4/у. При посещении больных на дому, если врач определил необходимость повторного осмотра в поликлинике, он сразу же выдает больному талон формы №025-4/у с указанием даты, времени приема и номера очереди.

Внедрение комбинированного метода записи позволяет решить следующие задачи:

– разделить поток первичных и повторных больных;

– точно учитывать и контролировать нагрузку врача;

– использовать талоны не явившихся больных для выдачи пациентам, нуждающимся в приеме врача в день обращения;

– уменьшить время ожидания больными приема врача.

Медицинская помощь на дому.

Медицинская помощь на дому – один из основных видов деятельности поликлиники. Врачебная помощь на дому оказывается участковым врачом, врачом скорой и неотложной помощи.

Вызов врача на дом может осуществляться очно либо по телефону. Принимаемые вызовы заносятся в «Книгу записей вызовов врача на дом» (ф. 031/у), в которой указывается не только фамилия, имя, отчество и адрес больного, но и основные жалобы. Эти книги ведутся по каждому терапевтическому участку, а также для врачей узких специальностей отдельно. В ряде поликлиник функционируют автоматизированные информационные системы типа «Регистратора», где все вызовы врачей на дом оператор-регистратор заносит в персональный компьютер, а затем на принтере делается распечатка всех вызовов на дом по каждому врачу. При этом практикуется система присвоения каждому жителю, прикрепленному к поликлинике, персонального индивидуального номера-кода (ПИН-код), который вносится в память компьютера.

За каждым регистратором закрепляется 9-10 определенных врачебных участков, что составляет, как правило, одно терапевтическое отделение. Это позволяет регистратору лучше знать соответствующий раздел картотеки, что повышает не только эффективность его труда, но также и ответственность за свой участок работы.

Быстрое обслуживание больных, обратившихся в регистратуру, зависит от рационального размещения в ней амбулаторных карт. Более всего отвечает этим требованиям система расстановки амбулаторных карт в стеллажах по участкам, а внутри них – по улицам, домам и квартирам. Во многом облегчает работу медицинского регистратора система маркировки амбулаторных карт, когда каждый терапевтический участок имеет свою цветовую маркировку. Хорошо зарекомендовала себя номерная система хранения медицинских карт, при которой поиск одной карты сокращается до нескольких секунд. Для этого каждому участку определяется количество номеров соответственно числу лиц, проживающих на данной территории (как резерв следует добавить приблизительно 100 номеров из расчета возможного роста населения).

В поликлинике целесообразно организовать более подробную «немую справку»: расписание работы врачей всех специальностей с указанием часов приема на все дни недели, номеров кабинетов врачебных участков с входящими в них улицами и домами и распределение их между бригадами. Четкая информация должна быть и о правилах вызова врачей на дом, о порядке предварительной записи на прием к врачам с учетом системы самозаписи.

В регистратуре должно быть табло, позволяющие пациентам получить исчерпывающие сведения о режиме работы всех подразделений поликлиники: время и место приема населения главным врачом его заместителями; адреса дежурных поликлиник и стационаров района (города), оказывающих экстренную специализированную помощь населению в воскресные дни, поэтажный указатель врачебных кабинетов; номера телефонов вызова врачей на дом и вызова дежурных врачей в дневное и вечернее время; часы и объем работы кабинетов доврачебного приема, правила подготовки к исследованиям (рентгеноскопии, рентгенографии, анализов крови и т.д.).

Для использования медицинской и общей документации в поликлинике должен быть создан медицинский архив. В медицинском архиве производятся прием, классификация, хранение и выдача документальных материалов, как персоналу поликлиники, так и больным в случае изменения их места жительства или запросов различных организаций. В архиве хранится вся документация о работе поликлиники, в том числе приказы по поликлинике, готовые отчеты, личные дела уволенных, а также вся медицинская документация (в основном медицинские карты амбулаторных больных). Медицинские карты амбулаторных больных поступают в архив из регистратуры в том числе, если больной в течение 3 лет не обращался в поликлинику. Кроме того, в действующий архив можно передавать «утолщенные» и принявшие небрежный вид медицинские карты, после того как в замен их будут заведены новые с выкопировкой из старых карт уточненных диагнозов и краткого эпикриза. Регистраторам предоставлено право задерживать неправильно выданные и неверно оформленные документы и передавать их для выяснения администрации.