Поняття та функції електронних архівів. Електронні архівні публікації в мережі Internet.

Електронний архів визначається як: 1) сукупність організаційних, програмно-апаратних засобів для збереження електронних документів та інших даних в електронному вигляді; 2) програмно-апаратний комплекс, що автоматизує архівну діяльність стосовно до одиниць зберігання в цифровому виді.

Електронні архіви, як правило, формуються: з окремих електронних документів, які об’єднують в електронні справи й за результатами роботи програмно-технічних комплексів автоматизації архівної діяльності.

Функціями електронних архівів є:

- організація зберігання електронних версій документів й облікової інформації;

- установлення й підтримка логічних зв’язків між документами;

- організація пошуку документів;

- забезпечення доступу до облікової інформації й електронних документів відповідно до прав доступу;

- ідентифікація електронних документів за їх реквізитами;

- формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом;

Реалізацію функцій забезпечують основні підсистеми електронного архіву, який традиційно складається із:

- систем уведення/виведення – для перетворення паперової документації в електронний вид і навпаки, що забезпечують уведення й реєстрацію документів;

- систем оперативного електронного архіву – для зберігання інформації оперативного використання й нагромадження інформації перед записом її на носії довгострокового зберігання;

- систем довгострокового зберігання – для довгострокового зберігання величезних обсягів даних, до яких звертаються нерегулярно;

- систем додатків користувача, які забезпечують доступ до інформації архіву у файл-серверному режимі або завдяки використанню систем автоматизації.

Існують різноманітні підходи до створення електронних архівів залежно від об’єкту архівування. Наприклад, створення електронних архівів паперових копій документів передбачає певний набір використовуваних програм і послідовність дій оператора, результатом яких є: електронний каталог архіву, архів електронних копій зображень й електронні копії документів

Функції електронних архівів обумовлюють їх переваги, а саме:

- забезпечують надійність зберігання інформації;

- практично виключають утрату інформації;

- скорочують час на пошуки релевантної інформації;

- дозволяють користувачам працювати одночасно з одним документом;

- сприяють оперативному доступу до інформації незалежно від місця знаходження;

- дозволяють дізнатися про місцезнаходження оригіналу документа;

- зберігають електронні документи протягом тривалого часу;

- спрощують захист даних від несанкціонованого доступу до документів тощо;

- забезпечують зберігання необмеженого обсягу інформації на відміну від документів на паперових носіях, для яких потрібно виділяти площі для належного архівного зберігання;

- забезпечують інтеграцію з іншими інформаційними системами підприємства, зокрема з системою електронного документообігу.

Сучасні електронні архіви містять не лише образи паперових документів й електронні документи, але й документи різного походження, наприклад, корпоративну електронну пошту. У багатьох країнах наявність архіву електронної пошти вже стало вимогою, закріпленою на законодавчому рівні, передбачається зберігання поштових повідомлень від 7 до 26 років. Сьогодні електронний архів підприємства, організації або установи є центром управління всіма документами й даними, основою поточного документообігу. Інформаційне суспільство, що на межі століть прийшло на зміну традиційному, “паперовому”, докорінно змінило обличчя архівних служб і національних архівів1. Сьогодні в Інтернеті зафіксовано понад 5 тис. архівних сайтів, тобто сайтів архівів, музеїв, бібліотек, що заявили про себе як сховища документальних джерел і писемних пам’яток. При цьому, ще на початку 2002 р. популярний архівний портал “Repositories of Primary

Sources” (Університет штату Айдахо; автор проекту – Террі Абрахам) називав цифру 4,5 тис. сайтів (http://www.uidaho.edu/specialcollections/ Other.Repositories.html)2.

Інтенсивність пошукових процесів у невидимій сфері віртуального світу є на два порядки вищою, ніж у реальних читальних залах архівів. Підраховано, що на одного дослідника в читальному залі припадає в світі в середньому 100 дослідників в Інтернеті. 2001 р. Національний архів Канади, наприклад, зафіксував. півторамільйонного відвідувача веб-сайту архівної служби. Статистика відвідувань українського веб-сайту, що функціонує вже впродовж двох років, є не менш вражаючою. Щомісячно фіксуються не менш як 6 тис. візитів (у листопаді 2002 р. ця цифра сягнула 7 700), під час яких робиться до 50–60 тис. запитів. Протягом години фіксуються від 50 до 650 запитів. Сумарний обсяг інформації,отриманої із сайту, щомісячно вдесятеро перевищує обсяг самого сайту, тобто фактично кожного місяця сайт повністю копіюється 10 разів. 70–80 % усіх запитів надходить з-за меж України, з 50–60 країн щомісячно; за даними груденя 2002 р. найбільша кількість відвідувань – зі США (не менше третини), Росії (7 %), Польщі, Канади, Нідерландів,

ФРН (по 1 %). Регулярно фіксуються візити з таких країн, як Білорусь, Фінляндія, Саудівська Аравія, Південна Африка, Гонконг, Японія. У грудні перелік цих країн поповнили Тувала, Гібралтар, Мікронезія; з України надійшло 22 % усіх запитів (показово, що питома вага відвідувачів з України повільно, але постійно зростає).

Найбільш відвідуваними розділами сайту є “Довідники”, “Архіви в Україні”, “Публікації на сайті”, “Зарубіжна Україніка”. Користується популярністю підручник “Архівознавство”. З моменту його публікації на сайті в березні 2002 р. його електронної версії повний текст книги було скопійовано 503 рази (!).

Список найпопулярніших архівів упевнено очолюють два історичні архіви – в Києві і Львові. Характерно, що питома вага запитів до англомовних сторінок сайту становить лише 7 % від загальної кількості. Це, як не прикро, до певної міри відбиває рівень їх інформаційної насиченості. Загалом, наведені дані свідчать про надзвичайний сплеск інтересу до архівних ресурсів у світі (до певної міри це спровоковано можливос-

тями інтернет-технологій). У будь-якому разі, такими є реалії, що формують систему запитів, з якими до нас звертається суспільство. Лишати цей своєрідний виклик поза увагою просто не можна.

Окресленню основних напрямків роботи у цьому напрямку в Україні мають передбачати, мабуть, спостереження за архівним сегментом Інтернету в цілому, насамперед – європейським контекстом проблеми. Загалом можна виокремити три основні форми представлення архівних ресурсів у Інтернеті:

1. Бази даних з пошуковим апаратом: фондові каталоги і тематичні

бази.

2. Електронні довідники різноманітних жанрів і видів – путівники,

пофондові й тематичні каталоги і т.п.

3. Цифрові зображення документів. Створення банку таких зобра-

жень – один із магістральних напрямків надання інформації про архівні

ресурси в Інтернеті в діяльності багатьох архівних служб. Корпус давніх

документів з історії держави – це не тільки важлива складова докумен- тальних ресурсів суспільства і держави: символізуючи процеси державотворення, він відіграє роль важливого фактора самоусвідомлення і консолідації нації. Своїми найдавнішими документами пишаються народи Європи; писемні пам’ятки інтенсивно представляються в Мережі й на інших континентах, – у країнах, що не мають тисячолітньої писемної історії. Кількість опублікованих в Інтернеті документів визначається десятками мільйонів. Реєстри цифрових зображень архівних документів і найцінніших рукописних пам’яток виставляються на сайтах національних архівів Великобританії, Ісландії, Канади (325 тис. документів), США (124 тис. документів), ін.; 5 тис. цифрових зображень давніх документів

має з’явитися в Інтернеті протягом року в результаті реалізації у Великобританії демонстраційного проекту в рамках програми за підтримки Європейської комісії суспільства інформаційних технологій (на базі двох регіональних архівів – Нотгептомшира і Сасекса).

Створення електронних фондових каталогів є, ймовірно, найбільш загальною рисою діяльності всіх національних архівів і державних архівних служб. Цілком очевидно, що таких каталогів загальнонаціонального рівня, а тим більше – локальних чи регіональних рівнів, – є значно більше, ніж тих, до яких існує онлайновий доступ через Інтернет. Переходячи до українського досвіду, зазаначимо, що тут виникають

кілька проблем і протиріч. Проблема перша – психологічного характеру.

Архівна галузь є консервативною за своєю природою. До того ж, наприклад, в Україні вона протягом двох десятиліть (1938–1960) перебувала у специфічному силовому відомстві – НКВС, тому поняття відкритості архівних ресурсів до сьогодні, ймовірно – за інерцією, ще не стало загальноприйнятим в архівному середовищі.

Наступна проблема – інтелектуальна власність і пов’язана з цим проблема авторського права, не вирішена до цього часу стосовно Інтернету. Очевидною є різниця між електронною публікацією вже виданого у книжковому вигляді довідника, наприклад, путівника по архіву, і наданням відкритого доступу до тематичної бази даних, створеної в тому ж архіві з метою оптимізації виконання запитів певної категорії.

Третю проблему становить комерційний аспект. Виконання запитів, скажімо, за допомогою генеалогічних баз даних, передбачає оплату, що суттєво ускладниться з наданням відкритого доступу до баз. Зрозуміло, ці й інші питання не є невирішальними і можуть бути врегульовані, передусім програмно-технічними засобами, тобто шляхом адміністрування інформаційної системи. До речі, досвід комерційного використання ар-

хівних ресурсів в Інтернеті для України можна оцінити як нульовий, чого

не можна сказати, наприклад, про Росію. Таким чином, український досвід представлення архівних інформаційних ресурсів в Інтернеті налічує лише два з половиною років. Фор-

мально, вихідною точкою можна вважати відкриття офіційного веб-сайту Держкомархіву (www.archives.gov.ua). На сьогодні у нас викристалізувалися два стратегічні напрямки роботи у сфері інформатизації:

Перший – це створення веб-ресурсів державних архівів і забезпечення до них онлайнового доступу у вигляді електронних версій фондових каталогів.

Другий – електронна републікація на сайті вже існуючих і публікація нових (оригінальних) архівних довідників.