Розробка тендерної документації

Тендерний комітет визначає конкретний склад, порядок та ін­ші умови підготовки тендерної документації відповідно до дору­чення замовника або організатора торгів. Тендерна документація поширюється за визначену комітетом плату, при цьому валюту платежу встановлює тендерний комітет.

Тендерна документація включає, як правило, такі основні розділи:

• запрошення для участі в торгах;

• загальні зведення про обсяг і предмет торгів;

• технічну частину (проектну документацію) і комерційну ча­стину тендерної документації;

• інструкції оферентам;

• форму заявки претендента на участь у торгах;

• умови і порядок проведення торгів;

• проект договору.

Тендерна документація повинна складатися таким чином, щоб усі учасники однаково розуміли інформацію, яка в ній міститься. Конкретний склад, порядок і форми надання інформації, а також інші умови підготовки тендерної документації можуть уточнюва­тися тендерним комітетом відповідно до доручення замовника чи організатора торгів.

Попередня кваліфікація претендентів

Попередня кваліфікація проводиться у випадку прийняття за­мовником рішення щодо проведення торгів з попередньою ква­ліфікацією претендентів.

Проведення попередньої кваліфікації дозволяє забезпечити певні гарантії добору можливих претендентів за умов переходу до ринкової економіки. При цьому як претенденти можуть роз­глядатися: окрема організація, фірма або консорціум, під чиїм ім'ям подана заявка.

Повідомлення щодо проведення попередньої кваліфікації має бу­ти опубліковане в оголошенні про торги і містити таку інформацію:

• найменування й адреса об'єкта торгів, загальний опис пред­мета торгів, головні параметри робіт і послуг;

• терміни проходження попередньої кваліфікації, викупу тен­дерної документації, подання оферт, початку і закінчення робіт;

• стислий опис кредитно-фінансових та інших умов договору;

• системи стандартів, вимірів, офіційна мова;

• короткий опис будівельного майданчика, місцевих ресурсів, природних умов та ін.

Робочим органом, що здійснює процедуру попередньої квалі­фікації, є тендерний комітет.

Розробка оферти претендентом

Для участі в торгах претендент повинен подати до тендерного комітету такі документи:

• заявку на участь у підрядних торгах;

• тимчасове поручительство у формі гарантії банку;

• копію платіжного документа, що підтверджує внесення пер­шого задатку;

• довідку про укладені за останні 12 місяців договори із зазна­ченням основних умов договорів, з переліком субпідрядників, іноземних партнерів, якщо такі є;

• оферту, розроблену відповідно до вимог і умов, визначену в тендерній документації.

Оферта складається з двох конвертів. У зовнішньому конверті міститься заявка на участь у торгах, копія платіжного документа, що підтверджує внесення першого задатку, та внутрішній конверт з пропозиціями претендента-оферента і банківською гарантією.

Оферта має бути підготовлена і подана до тендерного комітету згідно з вимогами й умовами, визначеними у тендерній документації.

Приймання і реєстрація оферт

Терміни подачі та розгляду тендерних пропозицій (оферт), годи­ну і місце розкриття конвертів, а також дату закриття торгів визначає тендерний комітет. Приймання оферти здійснюється секретаріа­том тендерного комітету або уповноваженою ним особою з негай­ною її реєстрацією в спеціальній книзі. При цьому оферентові вида­ється розписка, що підтверджує прийом і реєстрацію його оферти.

Оферент також має право подати, крім оферти, альтернативну пропозицію. У процесі приймання оферти тендерний комітет пере­віряє наявність необхідних документів, за винятком тих, що містя­ться у запечатаному конверті. Якщо у зовнішньому конверті оферти відсутній один із зазначених вище документів, тендерний комітет може прийняти рішення про відмовлення у прийманні оферти.

Прийняття рішення про відмовлення у прийманні оферти здійснюється на засіданні тендерного комітету й оформлюється протоколом, після чого секретаріат висилає претендентові пові­домлення про відмову у прийнятті його оферти до реєстрації з додатком протоколу тендерного комітету.

Забезпечення заявки на участь у торгах

Як уже зазначалося, для участі в торгах претендент подає до тендерного комітету комплект документів, у тому числі заявку на участь у торгах і певне забезпечення заявки.

Основним зобов'язанням сторін у торгах є укладання догово­ру між переможцем і замовником. Усі можливі види забезпечен­ня мають гарантувати саме укладання договору.

Способом забезпечення конкурсної заявки може бути задаток, банківська гарантія, застава або поручительство. Розгляньмо різ­ні способи забезпечення заявок з погляду ефективності результа­тів торгів і відповідних витрат, під якими варто розуміти не пря­ме грошове вираження відповідних витрат, а час і зусилля всіх діючих осіб конкурсного процесу і можливі неприємні наслідки, пов'язані з вибором того чи іншого способу забезпечення. Важ­ливо дотримати обов'язкову умову: забезпечення і його оформ­лення, по можливості, не повинні містити потенціалу до пору­шення цивільного законодавства і заважати досягненню головної мети торгів — вибору найкращої сторони майбутнього договору (відповідно до критеріїв, обраних заздалегідь).

Процедура торгів

Підрядні торги на об'єкти, розташовані на території України, проводяться за місцем перебування організатора торгів. Датою відкриття торгів є:

• для відкритих торгів — дата офіційної публікації оголошен­ня в засобах масової інформації;

• для закритих торгів — дата розсилання офіційних запро­шень учасникам торгів поштою, телефаксом і т. ін.

Усі зареєстровані оферти мають бути вчасно доставлені на мі­сце торгів, де перед їх розкриттям тендерний комітет пересвідчу­ється в цілості конвертів.

Секретаріат тендерного комітету розкриває оферти і прово­дить експертизу внутрішніх конвертів у присутності його повно­важного складу, в результаті чого тендерний комітет за допомо­гою експертів пересвідчується у повноті поданих документів у внутрішньому конверті, а також у відповідності їх основним ви­могам тендерної документації.

Якщо подана оферта не відповідає вимогам, що містяться в тендерній документації, і виправлення недоліків змінює пропо­зицію оферента, ця оферта не розглядається, що фіксується у протоколі засідання тендерного комітету.

При виявленні недоліків у розглянутій оферті, що не змі­нює пропозиції оферента, тендерний комітет має право вима­гати приведення поданих документів у відповідність до умов, зазначених у тендерній документації. Якщо оферент не ви­конує ці вимоги, подана ним оферта не підлягає розгляду, що знаходить висвітлення в протоколі засідання тендерного комітету.

Залежно від складності об'єкта і предмета торгів тендерний комітет установлює відповідний термін експертизи оферт, що не може перевищувати шести місяців з моменту розкриття внутріш­нього конверта.

Тендерний комітет у процесі розгляду оферт експертними групами має право запрошувати оферентів для роз'яснень, запи­тувати в них і з інших джерел додаткові відомості, що підтвер­джують надіслану інформацію.

Оференти не вправі самостійно вносити зміни у свої оферти в процесі торгів і після прийняття їхніх оферт для розгляду. Якщо оферент відкликає власну оферту після її реєстрації, йому не по­вертається внесений задаток.

Вибір переможця визначається критеріями, що містяться в тен­дерній документації.

До системи показників для оцінки технічної частини оферт можуть входити:

• показники, що характеризують тимчасові параметри вико­нання зобов'язань оферента;

• показники якості продукції або послуг, наданих оферентом;

• показники, що відображають організацію виконання офе­рентом робіт, дотримання вимог безпеки, охорони здоров'я пра­цівників і охорони навколишнього середовища;

• показники, що характеризують рівень організації оферентом управління процесами підготовки і реалізації проектування, буді­вництва або виконання комплексів робіт, рівень кваліфікації ро­бітників і адміністративно-управлінського персоналу;

• показники, що відображають технічний рівень засобів виро­бництва, які використовує оферент;

• показники міри використання місцевих ресурсів іноземними підрядчиками;

• показники, що характеризують технічні та майнові гарантії, що представляються оферентом;

• інші показники технічної частини оферт, обумовлені замов­ником для кожного конкретного випадку.

До складу показників для оцінки комерційної частини оферт можна віднести:

• запропоновану оферентом ціну предмета підрядних торгів (здійснення будівництва, виконання комплексу робіт, надання послуг, постачання продукції) із вказівкою, в якій валюті й у ці­нах якого періоду розрахована запропонована ціна;

• запропонований оферентом метод обліку під час здійснення розрахунків за виконані роботи, наступних змін рівня цін у зв'язку з інфляційними процесами, зміною законодавства в галузі податкової політики та іншими питаннями;

• пропозиції оферента щодо умов і порядку фінансування і кредитування підрядних робіт.

Аналіз та оцінку конкурсних пропозицій здійснює тендерний комітет або експертні групи (експерти), що залучаються додатко­во на термін, установлений тендерним комітетом.

Тендерний комітет обирає переможцем торгів оферента, про­позиція якого найповніше відповідає усім вимогам, що містяться в тендерній документації.

Рішення тендерного комітету про вибір переможця торгів приймається простою більшістю голосів від числа членів повно­важного складу, присутніх на засіданні, та оформлюється прото­колом. У випадку рівності голосів приймається рішення, за яке проголосував голова тендерного комітету. Тендерний комітет може оголосити торги такими, що не відбулися, якщо:

• до моменту закінчення терміну закриття торгів не надійшло жодної оферти;

• усі подані оферти не містять банківських гарантій.

Якщо всі подані оферти не відповідають умовам тендерної доку­ментації, торги вважаються такими, що відбулися, але мають негатив­ний результат. У цьому разі замовник може призначити повторні торги.