Форма ведення бухгалтерського обліку на підприємстві

За сучасних умов збільшуються потреби в оперативній, якісній, та повній обліковій інформації. Як для системи управління підприємством (в нашому випадку – банком) так і для користувачів різних категорій, важливим чинником, який сприяє своєчасному забезпеченню обліковою інформацією власників, бухгалтерів, інвесторів та інших користувачів є впровадження автоматизованих інформаційних систем обліку на базі комп'ютеризації.

Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управління на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування, редагування і друку вихідних документів, квартальних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, системі управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів [2].

Найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі перенесення даних з одного регістру в іншій, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. При автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично на його базі, тому ризик помилки при перенесенні даних між регістрами знижується до нуля [5].

Автоматизована (комп’ютерна) форма бухгалтерського обліку ґрунтується на комплексному використанні швидкодіючих ЕОМ, які забезпечують автоматизований процес збирання, реєстрації й опрацювання облікової інформації, необхідної для контролю й управління. Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається системою програмного забезпечення, яка керує цим процесом. Дані первинних документів накопичуються у запам’ятовуючому пристрої ЕОМ. Первинна інформація вводиться у комп’ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який здійснює візуальний і машинний контроль, веде діалог, виправляє помилки, опрацьовує за допомогою комп’ютера інформацію; за допомогою друкуючого пристрою отримує відповідні машинограми (документів, регістрів синтетичного й аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, балансу та інших форм звітності).

Таким чином, діалогово-автоматизована форма забезпечує повноту автоматизованої обробки і систематизацію облікової інформації та видачу вихідної інформації як у вигляді друкованих документів, так і відеограм. Вихідна інформація повинна оформлятися в порядку, який забезпечує її достовірність, своєчасність, системність, обґрунтованість, повноту та юридичну повноцінність.

Впровадження в обліковий процес комп’ютерної техніки зумовило заміну паперових носіїв інформації технічними з наданням їм, відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (затверджене наказом Мінфіну України від 24 травня 1995 р. № 88), юридичної сили. Документи і машинограми, виготовлені машинним способом, для надання їм юридичної сили повинні відповідати вимогам стандартів і бути закодовані відповідно до затвердженої системи кодифікації. Підписи осіб, відповідальних за достовірність інформації, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, що відобразила господарську операцію, і виключити можливість користуватися чужими кодами.

Івано-Франківське відділення №2 ПАТ КБ «ПриватБанк» для ведення обліку використовує «1С:Бухгалтерія» – універсальну бухгалтерську програму, яка може бути налагоджена самим бухгалтером на особливості ведення бухгалтерського обліку у банку, на будь-які зміни законодавства і форм звітності. Один раз засвоївши універсальні можливості програми, бухгалтер зможе автоматизувати різні розділи обліку: касу, банк, матеріали, товари, основні засоби, розрахунки з організаціями, зарплату тощо.

Основні особливості «1С:Бухгалтерія»:

- ведення синтетичного і аналітичного обліку стосовно до потреб підприємства;

- можливості ведення кількісного і валютного обліку;

- отримання всіх необхідних звітів і різних документів по синтетичному і аналітичному обліку;

- повне налаштування: можливість змінювати і доповнювати план рахунків, систему проводок, наладки аналітичного обліку, форми первинних документів, форми звітності;

- можливості автоматичного друку вихідних (первинних) документів.

Програма відрізняється зручністю в роботі, швидкістю проведення операцій і легкістю засвоєння. Є можливість ведення обліку для однієї організації на декількох комп’ютерах і на одному комп’ютері для декількох організацій чи філій.

Журнал операцій

Вихідними даними для роботи програми є проводки, які вносяться в журнал господарських операцій. В програму слід вводити всі проводки, які відбивають господарську діяльність підприємства. Програма розрахована для зберігання великої кількості проводок – десятків і сотень тисяч, але Ви завжди зможете знайти серед них потрібні по даті, рахунках дебету і кредиту, сумі або змісту. Крім того, можна обмежити «видимість» проводок деяким часовим інтервалом, проглядаючи проводки за рік, півроку, квартал тощо.

Програма дозволяє вводити проводки наступними способами:

- Ручне введення проводок: при вводі в журнал Ви вказуєте дату, кореспонденцію рахунків, суму і зміст операції. Якщо по указаних Вами рахунках ведеться аналітичний облік, то програма вимагає ввести ознаки аналітичного обліку (субконто). Якщо по рахунках проводки ведеться кількісний і/або валютний облік, то програма вимагає ввести кількість і/або суму в валюті.

- Використання типових операцій дозволяє автоматизувати ввід стандартних або часто використовуваних операцій. При вводі типової операції створюються одна або декілька проводок, при чому суми цих проводок можуть вираховуватися автоматично. Так, Ви зможете оприходувати матеріали і зразу ж списати по них ПДВ, нарахувати зарплату і зразу ж визначити відчислення в пенсійний та інші фонди і тощо. Більше того, за допомогою типових проводок Ви можете закрити рахунки, розрахувати прибуток.

- Використання режиму «документи і розрахунки» передбачає ще більш універсальні і гнучкі засоби для вводу документів і проведення бухгалтерських розрахунків. За допомогою цього режиму в журнал операцій можна ввести дані про деякий документ (платіжне доручення, рахунок, накладну тощо) або розрахунок (прибутку, податків, переоцінки валюти тощо) і зв’язані з ним проводки, котрі автоматично розраховуються по заданих формулах. Відповідний документ можна тут же роздрукувати на принтері. При цьому Ви можете з часом змінити реквізити документу або вхідні дані розрахунку (кількість відпущеного товару в накладній, погодинну ставку в розрахунку зарплати тощо) і програма перераховує всі зв’язані з документом проводки. Більше того, Ви можете встановити режим автоматичного перерахунку проводок, зв’язаних з документом або розрахунком. Ця можливість дуже зручна для таких операцій, як переоцінка валюти, розрахунок прибутку і податків і тощо – при будь-яких змінах журналу господарських операцій ці операції можуть бути швидко перераховані.

- Перенос проводок дозволяє імпортувати дані, створені в «1С:Бухгалтерія» на інших комп’ютерах.

Вихідні документи

Програма дозволяє при вводі проводок автоматично формувати і роздруковувати вихідні документи. Один раз ввівши реквізити операції (кількість, суму, дату тощо), Ви зразу отримуєте і проводки в журналі операцій, і вихідний (первинний) документ (платіжне доручення, накладну, рахунок, розхідний або прихідний ордер, вимогу тощо). Ви можете вільно змінювати поставлені з програмою форми документів або створювати нові за своїми потребами.

Звітність по синтетичному обліку

На основі введених проводок програма формує звітність і різні допоміжні документи, а саме:

- оборотно-сальдову відомість по рахунках і (або) субрахунках;

- шахматку;

- аналіз рахунку, який містить підсумки по кореспонденціях цього рахунку з усіма рахунками;

- обороти рахунку, який містить сальдо і обороти по дебету і кредиту рахунку і обороти з іншими рахунками за вказані місяці або квартали;

- зведені проводки – підсумки по всіх використовуваних кореспонденціях;

- аналіз рахунку по датах – залишки, обороти і кореспонденції з іншими рахунками за кожну дату звітного періоду;

- журнальний ордер – вибірка проводок з журналу операцій по визначених рахунках, кореспонденціях та інших ознаках;

- карточку рахунку – всі проводки з даним рахунком – дозволяє отримати касову книгу, виписку з банку тощо.

Документи можуть містити дані за місяць, квартал, рік або любий інший період часу.

Довільні звіти

Програма дає можливість створювати звіти довільної форми. В комплект поставки входить набір звітів податкової інспекції: баланс, додатки до нього, розрахунки податків тощо. При необхідності бухгалтер може сам змінювати форму любого звіту і (або) формули розрахунку його показників.

Крім того, бухгалтер може створювати і новий звіт відповідно до своїх потреб. Найчастіше такі звіти використовуються для фінансового аналізу діяльності підприємства.

Аналітичний облік

При дуже простому використанні «1С:Бухгалтерія» бухгалтер може обмежитись тільки веденням синтетичного обліку. При цьому він може вводити проводки і на їх основі отримувати оборотно-сальдові відомості, карточки рахунків, головну книгу, вести касу, обробляти банківські документи, друкувати платіжні документи і видавати звіти для податкових органів.

Але повністю можливості програми «1С:Бухгалтерія» розкриваються при веденні аналітичного обліку. В цьому випадку програма дозволяє простежувати розрахунки з конкретними покупцями і постачальниками, враховувати наявність і рух товарів і основних засобів, виконання договорів, розрахунки по зарплаті і з підзвітними особами.

Слід відзначити, що в «1С:Бухгалтерія» синтетичний і аналітичний облік тісно зв’язані один з одним. Так, при вводі проводок програма запитує реквізити як синтетичного так і аналітичного обліків. Користувач може з однаковою легкістю отримувати звіти як по синтетичному, так і по аналітичному обліку.

Для підтримки аналітичного обліку програма дозволяє вести необмежену кількість довідників об’єктів аналітичного обліку (субконто): по товарах, матеріалах, організаціях, співробітниках, основних засобах тощо. Найчастіше довідники заповнюються по мірі вводу проводок. Програма веде аналітичний облік в кількісному (якщо це вказано) і грошовому виразах.

Відомості аналітичного обліку

Якщо Ви ведете аналітичний облік, програма може сформувати ряд документів, які показують наявність і рух засобів по конкретних об’єктах обліку. Всі документи по аналітичному обліку формуються в грошовому і, якщо це вказано, в натуральному виразі. Видаються наступні документи:

- оборотно-сальдова відомість, яка має в своєму складі дані про залишки і обороти по об'єктах обліку. Так, по матеріальних цінностях це будуть відомості наявності і руху матеріалів, основних засобів, товарів.

- карточка субконто – містить всі проводки з даним об’єктом обліку. Так, по матеріалах це буде карточка складського обліку, по організаціях - досьє взаєморозрахунків з конкретною організацією;

- аналіз рахунку по субконто – кореспонденції з різними рахунками кожного об’єкту обліку;

- аналіз субконто – зведення всіх операцій, в котрих використовується дане субконто;

- обороти між субконто – обороти між одним субконто одного виду і одним або декількома субконто іншого виду.

Крім того, Ви можете створювати звіти довільної форми, які використовують дані не тільки синтетичного, але й аналітичного обліку.

Валютний облік

«1С:Бухгалтерія» забезпечує ведення обліку як в гривнях, так і в валюті. Програма підтримує до 999 валют, зберігає курси валют і дозволяє виконувати автоматичну переоцінку валют. Рахунки, по яких ведеться облік в валюті, задаються бухгалтером (як правило, це рахунки обліку грошових засобів, розрахунки з сторонніми організаціями і з підзвітними особами).

Робота на декількох робочих місцях, ведення декількох бухгалтерій

Якщо на підприємстві ведеться велика кількість господарських операцій, то може виявитись, що на одному комп’ютері дуже важко або зовсім неможливо вводити всі проводки і виконувати аналіз результатів та формувати звіти. «1С:Бухгалтерія» дозволяє розділити роботу між декількома бухгалтерами, які працюють на різних комп’ютерах. За допомогою засобів переносу проводок всі введені проводки можуть бути скопійовані на комп’ютер, на котрому підводяться підсумки і формується звіт.

Сервісні можливості програми

Для підвищення зручності роботи користувачів «1С:Бухгалтерія» включає:

- систему контекстної допомоги з описом можливих дій в кожному режимі;

- меню дій, яке містить дані про дії, доступні в текучому режимі і дозволяє вибирати любу з них;

- функцію ведення страхових (резервних) копій інформації;

- засоби ведення архіву текстових документів;

- вмонтований текстовий редактор з блочними операціями, пошуком, заміною, рисуванням таблиць;

- засоби перегляду великих текстових документів з фіксацією боковинки;

- калькулятор;

- повну підтримку миші.