Просмотр информации о проекте документа

1. Выбрать раздел «Проекты» и выбрать представление «Согласованные»/«Подписанные».

2. Открыть поступивший запрос согласования/подписания, щелкнув по нему щелчком мыши (Рис. 140).

 

 

Рисунок 140. БД Проекты представление «На подписании»

 

3. Система автоматически инициирует открытие РКК, информацию о проекте. (Рис. 141).

 

 

Рисунок 141. Информация о проекте.

 

Информация о проекте в РКК, в случае регистрации документа сотрудниками документационного обеспечения, можно просмотреть статус исполнения, статус исходящего, исходящий номер и дата регистрации исходящего документа.

В случае если данный документ находиться на регистрации, на согласовании или на подписании, то также вся информация о проекте указана.

 

 

Поиск по столбцам

1. Нажать на кнопку «Поиск» (Рис. 142)

 

Рисунок 142. Окно ввода текста поиска

 

2. В окне поиска ввести ключевую фразу поиска

3. Нажать на кнопку «Ок»

 

Отображение хода исполнения

Руководитель заходит в БД «АРМ» в представление «Рассмотренные», «Исполненные», в котором отображается документ с карточкой исполнения. Открывает РКК документа, резолюцию нажимает на кнопку «Ход исполнения».

Руководитель наводит курсор на КР или КИ. Система отображает полную информацию по КР (автор, исполнители, текст исполнения и срок исполнения), по КИ (исполнитель, дата исполнения, номенклатура дел, номер документа, вопрос решен, примечание) (Рис. 143)

 

 

Рисунок 143. Ход исполнения документа

Примечание: Пользователь должен иметь роль SuperBoss

Работа с БД Архив

Работа с БД «Архив» включает в себя выполнение следующих операций:

· создание описи дел;

· создание сводных описей;

· создание актов об уничтожении;

· выдача дел.

 

Создание описи

Условия доступа. Пользователь для создания описи дел должен иметь роль «Secretary». По вопросам изменения ролей пользователей необходимо обратиться в службу поддержки пользователей по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу [e-mail] или к Администратору ЕСЭДО. Для того чтобы создать форму описи необходимо открыть БД «Архив», представление «Описи дел» нажать на кнопку «Создать». Описи временного и постоянного срока хранения создаются отдельно. Для создания временной описи дел необходимо нажать на кнопку «Опись дел временного хранения» (Рисунок 144).

 

Рисунок 144. Создание Описи дел временного хранения

 

По нажатию на данную кнопку откроется следующее диалоговое окно (Рис. 145).

 

Рисунок 145. Выбор номенклатуры дел

 

В данном диалоговом окне отображается номенклатура дел только временного хранения и только того департамента, где пользователь является делопроизводителем.

Выбрать номенклатуру и нажать «ОК».

Откроется форма описи дел (Рис. 146).

Примечание: В опись помещаются только исполненные документы.

 

Рисунок 146. Форма описи дел.

 

Для того чтобы просмотреть опись дел необходимо нажать на кнопку «Просмотреть опись». Далее необходимо согласовать и утвердить данную опись. Для этого необходимо нажать на кнопку «Создать проект». После чего создается проект. Далее проводятся операции, описанные в разделе 4.5.«Работа с проектами документов».

После того как опись будет подписана Архивисту отобразятся данные описи в представлении «Описи дел». Архивисту отображаются только подписанные описи дел.

 

Создание сводных описей

Условия доступа. Пользователь для создания сводных описей дел должен иметь роль «Arсhivist». По вопросам изменения ролей необходимо обратиться в службу поддержки пользователей по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу [e-mail] или к Администратору ЕСЭДО. Для того чтобы создать сводную опись дел необходимо открыть БД «Архив», представление «Сводные описи» нажать на кнопку «Создать». Выбрать из списка вид описи дел: «Опись дел для научно-технической документации», «Опись дел для управленческой документации», «Опись дел для кинофотоаудиовизуальной документации». Описи временного и постоянного срока хранения создаются отдельно. Для создания временной описи дел необходимо нажать на кнопку «Опись дел временного хранения» (Рис. 147).

 

Рисунок 147. Создание сводной описи дел

 

По нажатию на данную кнопку выйдет следующее диалоговое окно (Рис. 148).

В данном диалоговом окне отображается номенклатура дел только временного хранения.

 

Рисунок 148. Выбор номенклатуры дел

 

Выбрать номенклатуру и нажать «ОК».

Далее откроется форма сводной описи дел (Рис. 149).

 

Рисунок 149. Форма сводной описи дел