Формирование напоминаний по исполнению контрольных документов и аналитических справок

Формирование напоминаний и аналитических справок производится в БД «Отчеты»

При открытии БД «Отчеты» отображается список отчетов с указанием даты создания и описания отчета (Рис. 166).

 

Рис. 166 БД «Отчеты»

 

Шаблоны отчетов создаются Администратором ЕСЭДО по заявкам пользователей.

Для получения результата по какому-либо отчету необходимо:

1. установить курсор на названии отчета.
2. нажать на кнопку «Выполнить» и заполнить необходимые поля в появившемся окне (Рис. 167).
3. после нажатия кнопки «ОК» система покажет формулу, которая получилась в результате запроса и фильтров. После нажатия кнопки «ОК» начнется формирование отчета.

 

Рисунок 167. Предварительное окно для создания отчета

 

Сформированный отчет содержит в себе информацию о дате, времени и авторе формирования отчета (Рис. 168).

 

Рисунок 168. Результат формирования отчетов

 

Для просмотра отчета необходимо выделить результат формирования и нажать «Enter». Автоматически откроется файл с отчетными данными.

При закрытии вложенного файла отобразится окно «Результат отчета» (Рис. 169). С помощью кнопки «Отправить на почту» отчет можно отправить пользователю на почту LotusNotes.

 

Рисунок 169. Файл-содержимое отчета

 

Копирование долгосрочных документов

Согласно пункта 75 «Типовых правил электронного документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организации», утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года №1570, а именно с учетом того, что «документы регистрируются в организации один раз: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания (утверждения). Документы незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения перерегистрации не подлежат» в ЕСЭДО реализован функционал передачи в текущую БД из БД прошлых лет документов, переходящих на следующий год, незавершенных делопроизводством и требующих длительного срока исполнения. У документа остается прежний регистрационный номер и дата. Для того чтобы перенести неисполненный документ с БД прошлых лет в новую БД, необходимо:

1. открыть новую БД. Выбрать Actions - Импорт документов из БД прошлого года (Рис. 170);

 

Рисунок 170. Импорт документ из баз прошлого года

 

2. В открывшемся окне выбрать БД, из которой необходимо импортировать документы (Рис. 171);

 

Рисунок 171. Выбор БД

 

3. выбрать нужные документы для перехода в новую БД и нажать ОК (Рис. 172).

 

Рисунок 172. Выбор документов, которые необходимо импортировать

 

БД «Напоминания по контрольным поручениям»

Реализован функционал по отображению информации по соисполнителям в отчете с БД «Напоминания по контрольным поручениям».

В БД «Напоминания по контрольным поручениям» отображаются контрольные документы, зарегистрированные в БД «Корреспонденция» (рис.173,174).

 

Рис.173 – Отображение контрольных документов в БД «Корреспонденция»

Рис. 174– Отображение контрольных документов в БД «Напоминания по контрольным поручениям»

 

 

Для создания отчета по контрольным поручениям необходимо нажать на кнопку «Экспорт в Excel» (рис.175).

 

Рис.175 – Экспорт в Excel файл отчета по контрольным поручениям

Система экспортирует данные по контрольным поручениям в Excel файл (рис.176)

 

Рис.176 – Отображение в отчете информации по соисполнителям

При экспорте данных по контрольным поручениям в Excel, отчет содержит информацию по соисполнителям (Дата и номер документа, номер пункта, краткое содержание, срок исполнения (кол-во дней), ответственный исполнитель, соисполнители, внешние исполнители, корреспондент (автор)).

Примечание: Для отображения информации в отчете по соисполнителям, в РКК контрольного документа поле «Соисполнители» должно быть заполнено.

 

Работа с БД «Поиск»

БД «Поиск» предназначен для расширенного поиска по всем реквизитам документа, а также его содержанию. Отображаемый результат поиска экспортируется в Excel.

Для того чтобы найти документ необходимо зайти в любую БД и нажать на кнопку «Поиск». При нажатии на кнопку «Поиск» выйдет следующее диалоговое окно:

 

Рис.177 – Диалоговое окно после нажатия на кнопку «Поиск»

 

При поиске документов, по какому либо параметру можно просмотреть результаты поиска в следующем диалоговом окне:

Возможность распечатки документа

 

 

Возможность открытия документа Область просмотра результатов

Рис.178 – Поиск документов, по какому либо параметру

 

Примечание: Для отображения результата поиска в Excel необходимо нажать на кнопку «Экспорт в Excel».

Работа с БД «Справка»

БД «Справка» предназначена для получения информации о работе БД ЕСЭДО в процессе создания документов.

Для работы с БД «Справка» в ЕСЭДО существует несколько способов:

Работа непосредственно с БД «Справка». Необходимо открыть БД «Справка» и осуществить поиск для нахождения необходимой информации.

Обращение к БД «Справка» из БД «Корреспонденция». Если при работе с БД «Корреспонденция», возникает какая либо проблема, связанная с незнанием функционала программного обеспечения, или непонятно назначение тех или иных полей и кнопок, то можно обратиться к БД «Справка» через использование клавиши F1.

В этом случае текст справки можно вызвать в двух случаях: если пользователь находится в каком либо представлении, тогда выйдет информации о данном представлении, либо если пользователь находится в какой-либо форме, тогда выйдет информация о данной форме. При закрытой БД информация по клавише F1 получена не будет.

При работе со статьями БД «Справка» используются множественные ссылки на другие статьи, дополняющие ту или иную тему.

Для удобства пользователя в БД «Справка» созданы индексированные разделы, где помещены статьи, имеющие отношение к одной теме.

Если при описании работы с ЕСЭДО пользователь встретится с незнакомым термином, то можно воспользоваться статьей «Тезаурус», в которой описаны все термины, встречающиеся в системе.

 

 

 

 

Аварийные ситуации

Описание	Возможная причина
Пользователь не может открыть БД.	- Сбой работы сети - необходимо обратиться к администратору ЛВС ГО. - Некорректная настройка соединения в клиенте Lotus Notes - необходимо обратиться в службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу [e-mail] или к Администратору ЕСЭДО.
После нажатия кнопки «Регистрировать» появляется надпись: «Для регистрации документа заполните все обязательные поля»	При заполнении РКК было (и) пропущено (ы) некоторые обязательные поля.
«imgscan: Неправильное имя файла»	Некорректно настроены настройки системы или нет папки «Temp» на диске С. Необходимо обратиться в службу поддержки пользователей по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу [e-mail] или к Администратору ЕСЭДО.
«Не указан документ для ссылки»	Не выбран документ в указанной БД, если выбраны способы сканирования «Сканировать и прикрепить». Необходимо указать конкретный документ в выбранной БД, либо выбрать способ сканирования «Только сканировать».
При нажатии кнопки «Регистрировать» выходит ошибка «Система не смогла сгенерировать рег. номер. Обратитесь к администратору системы».	Не настроен регистрационной номер для данной БД. Необходимо обратиться в службу поддержки пользователей по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу [e-mail] или к Администратору ЕСЭДО.
При открытии БД выходит ошибка «You are not authorized from this operation».	Нет прав на БД. Необходимо обратиться в службу поддержки пользователей по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу [e-mail] или к Администратору ЕСЭДО.
При открытии Lotus Notes выходит ошибка «An error was encountered while opening a window» (Ошибка при открытии) при загрузке Lotus Notes	Некорректное закрытия приложения Lotus Notes необходимо перезагрузить компьютер.

 

ЛИСТ ЗАМЕЧАНИЙ

Замечание	Дата	Автор

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Номера листов (страниц)	Всего листов(страниц) в документе	№ документа	Входящий № сопроводительного документа и дата	Подпись	Дата
Изм.	Измененных	Замененных	Новых	Аннулированных
	Переизданных