Створення таблиць за допомогою Майстра таблиць

1) За допомогою майстра створіть таблиці “ Товари” і “ Постачальники”. Для цього у вікні відкритої бази даних (рис. 1.2) перейдіть на вкладку "Таблицы" і потім "Создать". У вікні (рис. 1.3) виберіть пункт меню "Мастер таблиц" і “ ОК”. На екрані з'явиться перша сторінка діалогового вікна майстра таблиць.

2) Виберіть назву в зразку таблиць. Зі списку“ Образцы полей” виберіть потрібні поля. Окремі поля переміщуються кнопкою >, усі поля кнопкою >>, кнопкою < забираються окремі поля, усі - кнопкою <<. Для таблиці“ Товари ” виберіть поля зі списку“ Образцы полей”:

Код товару, Марка, Опис товару, Код постачальника, Ціна, На складі, Поставки припинені.

Для таблиці“ Постачальники” виберіть такі поля:

Код постачальника, Назва постачальника, Звертатися до, Місто, Країна, Факс, Номер телефону.

Після вибору полів дайте їм українські імена і, якщо треба, змініть ім’я на таке, як в таблиці (дивись Додаток) за допомогою кнопки “Переименовать поле”.

3) Натисніть кнопку “ Далее”, перейдіть до наступного вікна, дайте ім'я таблиці. Встановіть перемикач у положення “ Самостоятельное определение ключа пользователем”.

 

Рис. 1.2 - Вікно порожньої бази даних

 

Рис. 1.3 - Вікно “Новая таблица”

 

4) У вікні “ Связи” натисніть кнопку “ Далее”.

5) Натисніть кнопку“ Готово”. Microsoft Access виведе ще одне діалогове вікно, де перемикачем потрібно вказати, що Ви збираєтесь робити далі. Виберіть режим запису даних у таблиці, клацніть кнопку“ Готово”.

Заповніть таблиці “ Товари ” і“ Постачальники ” вхідними даними.

6) Збережіть створені таблиці і бази даних. Для цього не потрібно робити яких-небудь спеціальних дій, досить просто закрити Microsoft Access.

Примітка. Дані для заповнення таблиць індивідуального завдання вибираються з одноіменних загальних таблиць, наведених у Додатку за заданою там же схемою.

3. Контрольні питання

1. Призначення системи Microsoft Access.

2. Призначення об'єктів Microsoft Access.

3. Які існують способи створення баз даних?

4. Які об'єкти складають базу даних?

5. Як зберігається інформація в реляційних базах даних?

6. Що таке поле таблиці?

7. Що називається записом?

8. За допомогою чого зв'язуються між собою таблиці?

9. Що можна робити в режимі таблиці?

10. Способи створення порожньої таблиці.

11. Що таке режим конструктора і режим таблиці?

Л а б о р а т о р н а я р а б о т а № 2

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ У РЕЖИМАХ КОНСТРУКТОРА І МАЙСТРА ТАБЛИЦЬ. ТЕХНОЛОГІЯ ІМПОРТУВАННЯ ТАБЛИЦЬ

Основні теоретичні і довідкові відомості

Структура таблиці

Під структурою таблиці розуміється склад полів, записи таблиці і зв'язок між ними. Кожне поле таблиці визначається набором властивостей, за якими його відрізняють від інших полів: ім'я, тип, розмір, формат, кількість десяткових знаків, маска введення, підпис, умови на значення, повідомлення про помилку, обов'язкове поле, індексоване поле.

Ім'я використовується для звертання до поля таблиці при обробці даних. Воно повинно бути унікальним.

Тип даних визначає вид значення, що може приймати поле, алгоритм обробки і розмір.

Розмір поля задає максимальний розмір даних, для яких призначене це поле.

Формат поля задає формат представлення даних при виведенні на екран. Наприклад, для дат у такий спосіб: 2/21/04 або Лютий 21, 2004.

Кількість десяткових знаків установлює кількість знаків після крапки (коми). Наприклад, 2.99.

Маска введення задається для типів даних “ Текстовый” і “Дата/время”. Маску можна побачити на екрані при введенні даних у поле.

Підпис поля - напис, що використовується у формах і звітах замість імені поля.

Умова на значення - вираз, який при введенні або редагуванні значення поля завжди повинен бути істинним. Наприклад, < 100 означає, що значення поля повинне бути менше 100.

Повідомлення про помилку визначає текст повідомлення, який буде виводитися у випадках, коли значення, що вводиться, не задовольняє умові на значення.

Обов'язкове поле. Встановлюється для даних, які повинні бути введені в поле обов'язково.

Індексоване поле. Встановлюється додатковий індекс.

 

1.2. Типи полів у таблицях

Текстові поля

У Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження тексту або тексту і чисел: “ Текстовый ” і “ Поле MEMO”.

Текстові поля призначені для збереження імен, адрес і будь-яких числових даних, які не потребують проведення обчислень, таких, як телефонні номери, інвентарні номери або поштові індекси. У текстові поля можна поміщати до 255 символів, за замовчуванням для текстових полів задається розмір 50 символів. Для того, щоб указати розмір конкретного текстового поля, треба задати значення властивості “ Размер поля ”.

Тип даних “Поле MEMO” використовують для збереження текстових значень, довжина яких перевищує 255 символів. У поле MEMO можна записати до 64 000 символів. Однак для полів цього типу не допускається індексування або сортування.

Числові і грошові поля

У Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження числових значень: “ Числовый” і “ Денежный ”.

“Числовый” тип даних використовують для збереження числових значень, які використовуються у математичних розрахунках, за винятком розрахунків, що проводяться з грошовими значеннями, а також розрахунків, які вимагають особливо високої точності. Конкретний вид і розмір числових значень, які зберігаються в полі з типом даних “ Числовый ”, визначається значенням властивості “ Размер поля ”.

Поля типу “ Денежный ” використовують для виконання розрахунків без небажаного округлення. Для полів цього типу підтримується максимальна точність 15 знаків ліворуч від десяткової коми і 4 знаки праворуч. Грошове поле займає на диску 8 байт.

Для типів “ Числовый ” і “ Денежный” є ряд вбудованих форматів відображення. Для вибору формату треба вибрати значення властивості “ Формат поля ”.

Поля дати і часу

Збереження значень дат і часу в полях типу “ Дата/время ” забезпечує правильне сортування таких значень. Крім того, це дозволяє автоматично враховувати в базі дані настроювання форматів дати і часу, які задаються в панелі керування Windows. Для полів типу “ Дата/время” є ряд вбудованих форматів відображення. Для вибору формату треба вибрати значення властивості “ Формат поля”.

4) Поле типу “ Счетчик”

Основна властивість поля типу “Счетчик” - автоматична ідентифікація записів таблиці. “Счетчик” - це число, нарощування значень якого відбувається автоматично.

Логічні поля

Поля типу “Логический” використовуються для збереження даних, які можуть приймати одне з двох можливих значень: Істина (True), або Хибність (False).

Майстер підстановок

“Мастер подстановок” не є назвою типу даних, а використовується для запуску майстра, що здійснює зв'язок між таблицями. Він створює поля, у яких виводиться список обраних полів підстановки з даної таблиці, або список полів підстановки, де використовуються дані з іншої таблиці. У майстрі також можна змінити ширину стовпчиків і змінити ім'я стовпця підстановки.

7) “Поле объекта OLE”

“Поле объекта OLE” у Microsoft Access містить посилання на об'єкти, які можуть бути включені в базу даних з використанням OLE протоколу обміну даними. Такими об'єктами можуть бути графічні файли, електронна таблиця MS Excel, документ Word і інші. Обсяг даних, які можна ввести в це поле, обмежується пам'яттю комп'ютера.