Створення звітів. Робота з макросами. Створення процедур

Л а б о р а т о р н а я р а б о т а № 9

СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ

Основні теоретичні і довідкові відомості

Загальні відомості про звіти

Звіт — це гнучкий і ефективний засіб для організації даних при виведені на друк. За допомогою звіту є можливість вивести необхідні відомості в тому вигляді, у якому потрібно. Джерелами даних для звіту є таблиці, запити або SQL – вирази. Інші відомості вводяться при розробці звіту.

 

Створення звіту

Користувач має можливість розробити звіт самостійно чи створити звіт за допомогою майстра звітів або “Автоотчётов”. Після виклику майстра виводяться діалогові вікна із запрошенням ввести необхідні дані, і звіт створюється на підставі відповідей користувача. Майстер виявиться корисним навіть для досвідчених користувачів, тому що дозволяє швидко розробити макет, який може бути основою звіту, що створююється. Після цього можна переключитися в режим конструктора і внести зміни в стандартний макет.

“Автоотчет” є засобом створення звіту, у якому виводяться всі поля запису з базової таблиці чи запиту. При цьому можливе створення двох типів:

- “ Автоотчет: в столбец” — кожне поле утворить окремий рядок із заголовком ліворуч.

- “Автоотчет: ленточный” — поля кожного запису утворять окремий рядок. Заголовки друкуються зверху на кожній сторінці.

 

Порядок виконання роботи

Щоб створити звіт у режимі майстра, виконайте такі дії:

1) Перейдіть на вкладку “Отчеты”.

2) Натисніть кнопку “Создать”.

3) У вікні діалогу “Новый отчет” виберіть у списку “ Мастер отчетов”. Виберіть як джерело даних таблицю “Продажі” і ОК.

4) Виберіть такі поля для звіту: Код замовлення, Марка, Вартість, Дата оплати і за допомогою кнопки “ Далее” перейдіть до наступного вікна діалогу.

5) На наступному кроці задайте, по якому з полів згрупувати дані (Код замовлення).

6) Сформуйте підсумкові поля за допомогою кнопки “Итоги”.

7) Виконайте сортування по одному з полів (Дата оплати),

8) Виберіть зовнішній вигляд, стиль, дайте ім'я звіту “Продажі”. Натисніть кнопку“ Готово”.

9) Створіть “ Автоотчет: в столбец” на основі таблиці “ Постачальники” і “Автоотчет: ленточный” на основі таблиці “ Товари”.

10) Створіть декілька адресних етикеток на основі таблиць за допомогою майстра. Для створення адресної етикетки у вікні діалогу “Новый отчет” виберіть “Почтовые наклейки”. Виконайте наступне:

- виберіть об'єкт даних, який будете використовувати для етикетки (таблиця “ Покупці”;

- виберіть із запропонованих розмір етикетки, натисніть “ Далее”;

- встановіть шрифт і колір тексту етикетки;

- опишіть зовнішній вигляд, використовуючи поля таблиці або запиту;

- відсортуйте дані етикетки;

- дайте ім’я етикетці.

10) Відкрийте звіти, створені майстрами в режимі конструктора, відредагуйте їх: внесіть рисунок, змініть шрифт і ін.

 

3.Контрольні питання

1. Що можна зробити за допомогою звіту?

2. На основі чого можна створити звіт?

3. Як робиться адресна етикетка?
4. У яких режимах може бути відкритий звіт?

5. Що таке розділи звіту?

6. Як робиться сортування записів у звіті?

Л а б о р а т о р н а я р а б о т а № 10

Робота з макросами

Основні теоретичні і довідкові відомості

Загальні відомості про макроси

У Microsoft Access можна визначити макрос, який виконує практично такі саме дії, які можна реалізовувати натисканням клавіш на клавіатурі або за допомогою миші. Основною перевагою макросів є те, що вони можуть виконуватися у відповідь на багато подій. Подією може бути зміна даних, відкриття і закриття форми або звіту, а також передача фокусу від одного елемента до іншого. У макрос можна включити кілька макрокоманд і задати перевірку умов у такий спосіб, що в залежності від значень даних у формах або звітах будуть виконуватися різні дії.

Макроси можна використовувати для виконання таких дій:

- для відкриття (закриття) будь-якої таблиці, запиту, форми, звіту в будь-якому доступному режимі;

- для виконання запиту на вибірку або запиту на зміну;

- для виконання дій в залежності від значень у базі даних, формі або звіті.

- макроси можуть запускати інші макроси або процедури VBA;

- для застосування фільтра і запуску додатків;

- і багато чого іншого.

 

Створення макросу

Щоб створити макрос, потрібно відкрити вікно бази даних, перейти на вкладку “ Макросы” і натиснути кнопку “Создать”. При цьому відкривається вікно нового макросу.

Верхня частина вікна використовується для визначення нового макросу, а нижня призначена для введення значень аргументів макрокоманд, включених у макрос. У верхній частині присутні два стовпця із заголовками “ Макрокоманда” і “Примечание”. Можна побачити всі чотири стовпці, натиснувши кнопки “ Имена макросов” і “Условия ” на панелі інструментів.

У правій нижній частині вікна макросу виводиться коротка довідка, зміст якої залежить від положення курсора у верхній частині вікна макросу. У стовпці “ Макрокоманда” задається одна з більш ніж 49 макрокоманд. Якщо клацнути на будь-якій комірці стовпця “ Макрокоманда”, то в правому кінці комірки з'явиться кнопка зі стрілкою вниз. Натискання цієї кнопки відкриває список макрокоманд.

Для виконання більшості макрокоманд потрібне задання аргументів. Причому деякі аргументи задаються за замовчуванням, а задання інших є обов'язковим. Наприклад, якщо Ви ввели макрокоманду“ ОткрытьФорму”, то для її успішного виконання необхідно вказати тільки один аргумент – ім'я форми, а інші аргументи — необов'язкові.Список значень, які приймають ті чи інші аргументи, відкривається, якщо клацнути на рядку даного аргументу.

При виконанні макросу Access послідовно виконує всі його макрокоманди до кінця. Спосіб виклику макросу залежить від того, у якому вікні в даний момент знаходиться користувач. Знаходячись у вікні проектування макросу, для виконання макросу потрібно натиснути кнопку виконання (із зображенням знаку оклику) на панелі інструментів. З вікна бази даних макрос можна викликати, вибравши вкладку“ Макросы” і двічі клацнути на імені макросу в списку. У будь-якому іншому вікні Access для виконання макросу потрібно звернутися до команди“ Макрос” з меню “ Сервис”. Зі списку імен у діалоговому вікні виконання вибирається ім'я необхідного макросу, який починає виконуватися після натиску на кнопці“ ОК”. Якщо виконання макросу залежить від якої-небудь події, то його потрібно зв'язати з відповідною подією і запускати при виникненні цієї події.

Порядок виконання роботи

1) Створіть таблицю “Студенти” (дивись Додаток).

2) На основі цієї таблиці створіть дві форми: “ Успішність” з полями: Прізвище, Математика, Економіка, Фізика, Комп’ютерна техніка і “Відомості про студентів” з полями: Прізвище, Адреса, Телефон.

3) Створіть початкову форму в режимі конструктора “Студенти” з командними кнопками “ Успішність” і “Відомості про студентів”, які повинні відкривати форми з відповідними іменами.

4) У формі “ Успішність” створіть три командні кнопки: а) “Відмінники”, що виводить на екран прізвища і оцінки студентів, які склали тільки на “5”; б) “Двійки”, щомає виводити на екран прізвища і оцінки студентів, які мають хоча б одну двійку; в) “Закрити”, що закриває форму “ Успішність”.

5) У формі “Відомості про студентів” створіть командну кнопку “Закрити”, що закриває цю форму.

6) Створіть макроси для кожної кнопки усіх трьох форм.

3 Контрольні питання

1. Що таке макрос? Які дії він може виконувати?

2. Як створити макрос?

3. З яких елементів складається вікно макросу?

Л а б о р а т о р н а я р а б о т а № 11

Створення процедур

 

Основні теоретичні і довідкові відомості

Загальні відомості про процедури

Дії, які виконуються за допомогою макросів, можуть бути виконані і за допомогою процедур, написаних на VBA. VBA – стандартна мова програмування додатків MS Offiсe. Вона застосовується для розширення функціональних можливостей додатків, у яких використовується. Крім розширення можливостей додатків, VBA дозволяє працювати з даними: виводити або міняти їх в інших прикладних програмах, що використовують VBA. Наприклад, може знадобитися синхронно вивести інформацію з електронної таблиці і бази даних або створити додаток, який включає графіку і текст, узяті з різних джерел.

 

Макрокоманда відкриття форм

VBA для додатків дозволяє створювати процедури, які складаються з одних макрокоманд. Для виконання макрокоманд використовується оператор DoCmd. Структура оператора:

DoCmd.макрокоманда [аргумент], …

Для відкриття форм використовується макрокоманда OpenForm. Структура оператора при цьому така:

DoCmd.OpenForm FormName, View, FilterName, WhereCondition,

DataMode, WindowMode, OpenArgs

FormName – ім'я форми з поточної бази даних, яку потрібно відкрити.

View – визначає тип відкриття форми. Використовується одна з наступних констант:

- AcNormal – відкриває форму у вигляді “ Форма” (за замовчуванням);

- AcDesign - відкриває форму у вигляді “ Конструктор”;

- AcFormDs – відкриває форму у вигляді “ Таблица данных;

- FilterName – ім'я запиту з поточної бази даних.

WhereCondition – SQL - вираз (слово WHERE опускається), що визначає, який запит треба вивести на екран.

DataMode – визначає режим введення даних на підставі наступних констант:

- AcAdd – відкриває форму в режимі “Добавление” (можна вносити нові записи, але не можна редагувати наявні);

- AcEdit – відкриває форму в режимі “Редактирование” (можна вносити нові записи і редагувати наявні).

- AcReadOnly – відкриває форму в режимі “Только просмотр” (введення і редагування записів неможливі).

WindowMode – визначає режим вікна, у якому виводиться форма. Використовуються константні значення:

- AcNormal – відкриває форму у вигляді “Обычный”. Використовується за замовчуванням;

- AcHidden – відкриває форму в схованому вигляді;

- AcIcon – Відкриває форму у виді згорнутої піктограми.

OpenArgs – символьний вираз, який визначає один або декілька аргументів. Ці аргументи можуть використовуватися в програмі, написаної на VBA, як модифікатори відкриття форми.

 

1.3. Макрокоманда закриття форм

Для закриття форм використовується макрокоманда Close. Структура оператора при цьому така:

DoCmd.Close ObjectType, ObjectName, Save

ObjectType – тип об'єкта, що закривається. Для закриття форми використовується аргумент acForm. До інших констант зараховано acTable, acQuery, acReport, acMacro, acModule. Якщо цей аргумент упущений, то відбувається закриття активного об'єкта.

ObjectName – ім'я об'єкта, який необхідно закрити.

Save – константа, що визначає процедуру закриття об'єкта, у якому містяться незбережені дані і пропонує користувачу зберегти внесені зміни (використовується за замовчуванням); acSaveYes - автоматичне збереження внесених змін, acSaveNo - не зберігати внесені зміни.

 

Порядок виконання роботи

Поверніться до лабораторної роботи №10. Продублюйте командні кнопки у всіх формах даної роботи і запишіть для них процедури, які виконують ті ж дії, що і макроси.

3. Контрольні питання

1. Що визначають аргументи макрокоманди OpenForm: View, DataMode, WindowMode?

2. Поясніть призначення констант: AcNormal, AcHidden, AcIcon.

3. Поясніть призначення констант: AcAdd, AcEdit, AcReadOnly.