Імпортування таблиці «Продажі» з Excel

1) Завантажте програмуExcel.

2) Створіть таблицю“ Продажі ”. Заповніть таблицю даними.

3) Виконайте розрахунки в таблиці по стовпцях Вартість і Знижка. Вартість — це Ціна товару, помножена на кількість. Знижка - це добуток Вартості на %, зазначений у стовпці Знижка. Відформатуйте комірки, привласніть відповідні типи полів коміркам таблиці.

4) Збережіть файл у своїй папці під ім'ям “ Продажі”. Закрийте програму Excel.

5) ЗавантажтеMicrosoft Access і відкрийте створену Вами базу даних.Імпортуйте в неї таблицю, створену в Excel, дотримуючись наступної послідовності дій:

- переключіться на вкладку“ Таблицы”;

- виберіть кнопки “ Создать ® Импорт таблиц ® ОК”;

- у вікні “ Импорт” встановіть тип файлуExcel;

- виділіть створену Вами таблицю “ Продажі” у своїй папці і натисніть кнопку“ Импорт”;

- у діалоговому вікні вкажіть“ лист 1” діапазону.“ Далее”;

- встановіть прапорець у вікні“ Первая строка содержит заголовки столбцов ”. “Далее”;

- дані збережіть в новій таблиці, натисніть кнопку“ Далее”;

- встановіть ключове поле - Код оплати у вікні діалогу;

- введіть ім'я таблиці у вікні “ Импорт в таблицу”. Натисніть кнопку“ Готово”.

- у вікні Access переконайтеся в імпорті таблиці “ Продажі”. Відкрийте таблицю в режимі “ Конструктор” і перевірте відповідність типів даних у таблиці.

5) Встановіть наступні зв'язки між таблицями:

Таблиці: “ Постачальники ” і “ Товари” встановити зв'язок за Код(ом) постачальника; “ Товари ” і “ Продажі” -за Код(ом) товару; “ Продажі» і “ Замовлення” - по Код(у) замовлення; “ Покупці” і “ Замовлення” - за Код(ом) покупця.

Для встановлення зв'язків виконайте команди “ Сервис → Схема даних”. Виділіть по черзі кожну з таблиць, кнопкою “ Добавить” перемістіть їх у вікно "Схема данных" і потім натисніть кнопку “ Закрыть”. Покажчиком миші перетягніть поле однієї таблиці на поле, по якому встановлюється зв'язок, іншої таблиці. Після встановлення необхідних зв'язків натисніть кнопку “Создать”.

3. Контрольні питання

1. Які поля вибирають для встановлення зв'язку між таблицями?

2. Як здійснюється модифікація структури таблиці?

3. Назвіть способи вилучення полів з таблиці.

4. Опишіть тип відносин “один - до – багатьох ” і ін.

5. Як здійснюється додавання нового поля?

6. Призначення індексів у Access.

7. Основні вимоги до імен полів.

8. Перелічіть відомі Вам типи зміни зв'язків між таблицями.

9. Які існують типи даних, що вводяться в таблицю?

10. Чим відрізняється режим конструктора від режиму майстра?

11. Призначення ключового поля?

12. Як перейти в режим заповнення таблиці?

13. Що таке режим проектування і режим заповнення?

Л а б о р а т о р н а я р а б о т а № 3

СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ

МАЙСТРА ЗАПИТІВ

Основні теоретичні і довідкові відомості

Що таке запит?

Вибір даних з бази даних і їхня обробка здійснюється за допомогою запитів. У запиті або виробляється вибір у базі даних записів, які задовольняють визначеним умовам (запит на вибірку), або видається інструкція на виконання зазначених дій із записами, які задовольняють визначеним умовам (запит на зміну). У будь-якому випадку допускається вказівка умов вибору записів і способів їхнього упорядкування і угрупування. За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць. Вони також використовуються як джерело даних для форм і звітів.

Найчастіше використовується запит на вибірку. При його виконанні дані, які задовольняють умовам вибору, вибираються з однієї чи декількох таблиць і виводяться у визначеному порядку.

 

Створення запиту

Запити в Microsoft Access створюються за допомогою майстра і у режимі конструктора. Майстри запитів автоматично виконують основні дії залежно від відповідей користувача на поставлені питання. Після роботи майстра для налагодження запитів треба перейти в режим конструктора.

Типи запитів, які створюються у Microsoft Access:

Запити на вибірку

Такі запити найчастіше використовуються. Запит на вибірку повертає дані з однієї чи декількох таблиць, а також результати, які за бажанням користувач може змінити. Запит на вибірку можна використовувати і для того, щоб згрупувати записи для обчислення сум, середніх значень, перерахування і інших дій.

Запити з параметрами

Запит з параметрами — це запит, при виконанні якого у діалоговому вікні користувачу видається запрошення ввести значення, яке повинно міститися в полі при поверненні записів. Запити з параметрами також зручно використовувати як основу для форм і звітів.

Перехресні запити

У перехресному запиті відображаються результати статистичних розрахунків (такі як суми, кількість записів і середні значення), виконаних за даними одного поля таблиці. Ці результати групуються по горизонталі і вертикалі, показуючи таблицю в більш компактному вигляді.

Запит на записи, які повторюються

У таких запитах виникає необхідність при угрупуванні записів з однаковими значеннями полів для подальшої обробки. Використання цього запиту дає додаткові можливості щодо сортування записів з однаковими значеннями полів.

 

Порядок виконання роботи

Перейдіть на вкладку “Запросы” і створіть у режимі майстра такі запити:

1) Простий запит на вибірку по таблиці “ Продажі”, в який введіть наступні поля: Код заказу і Вартість. Обчисліть сумарне значення вартості товару з підсумковим звітом і підрахунком записів.

2) Перехресний запит по таблиці “ Платежі”.

3) Запит на записи, які повторюються по таблиці “ Покупці ”.

4) Запит на записи без підпорядкованих. Для виконання цього запиту в таблицю “ Замовлення” введіть запис з таким кодом замовлення, якого немає в таблиці “ Продажі”.

Примітка. При виконанні запитів у режимі майстра виконуйте інструкції, які виводяться у вікнах діалогу майстра. Імена запитів потрібно узгодити з викладачем.

3. Контрольні питання

1. Для чого застосовуються запити?

2. Які типи запитів створюються в Microsoft Access?

3. Що таке запит на вибірку?

4. В яких випадках використовують запити: з параметрами, перехресні запити, запити на записи, які повторюються, запити без підпорядкованих?

 

Л а б о р а т о р н а я р а б о т а № 4

СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ У РЕЖИМІ кОНСТРУКТОРа

Основні теоретичні і довідкові відомості

Запити на зміну

Існує чотири типи запитів на зміну: на вилучення, на відновлення і додавання записів, а також на створення таблиці.

1) Запит на вилучення вилучає групу записів з однієї чи декількох таблиць. Наприклад, запит на вилучення дозволяє вилучити записи про товари, постачання яких припинені чи на які немає замовлень. За допомогою запиту на вилучення можна вилучати тільки весь запис, а не окремі поля усередині його.

2) Запит на відновлення записів вносить загальні зміни в групу записів однієї чи декількох таблиць. Наприклад, на 10 відсотків піднімаються ціни на всі молочні продукти або на 5 відсотків збільшується зарплата співробітників визначеної категорії. Запит на відновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях.

3) Запит на додавання додає групу записів з однієї чи декількох таблиць у кінець однієї чи декількох таблиць. Запит на додавання також корисний при виконанні таких дій:

- додавання полів на основі умов відбору;

- додавання записів, якщо деякі поля однієї таблиці не існують в іншій. Запит на додавання додасть дані в поля, які збігаються і пропустить інші.

4) Запит на створення таблиці створює нову таблицю на основі усіх чи частини даних з однієї чи декількох таблиць. Запит на створення таблиці корисний для виконання таких дій:

- створення таблиці для експорту в іншу базу даних Microsoft Access;

- створення звітів, які містять дані декількох таблиць;

- створення резервної копії таблиці.

- створення архівної таблиці, яка містить старі записи;

- підвищення швидкодії форм і звітів, які базуються на багатотабличних запитах або виразах SQL.

 

Запити SQL

В Access є три типи запитів, які не можуть бути створені в режимі конструктора запиту (бланка QBE). Для них необхідно ввести SQL – вираз:

- запит на об'єднання. Поєднує поля (стовпці) однієї чи декількох таблиць або запитів в одне поле (стовпець) у результуючому наборі записів;

- запит до сервера;

- керуючий запит. Створює або змінює об'єкти бази даних, такі, як таблиці Microsoft Access.

Вирази SQL складаються з ключових слів, а також ідентифікаторів і виразів Access. Найбільш важливі ключові слова в SQL:

select - перше слово усіх повідомлень SQL, за допомогою якого проводиться пошук даних в одній чи декількох таблицях у базі даних. За ключовим полем select записують імена всіх полів, що включаються у вибірку. Використовуючи знак * після select, можна автоматично включити в запит усі поля вихідної таблиці;

distinct – вилучає повторювані значення з поля в наборі записів, знайдених за допомогою SQL;

distinctrow – вилучає запис з вибірки тільки при дублюванні всього запису цілком;

from – вказує, яка таблиця (таблиці) містять потрібні нам поля;

join - позначає зв'язок між записами, які містяться в різних таблицях;

where – позначає умови вибору, які повинні використовуватися при виборі записів для включення їх у вибірку;

union - поєднує записи таблиць у єдиний набір даних;

order by – позначає режим сортування для набору даних;

group by – означає, що буде повернутий один запис для кожного окремого значення в зазначеному полі. Якщо group by включається в select, список вибору повинен включати функції avg, count, sum і ін.

При введенні умов вибору записів можна використовувати знаки відношень, логічні операції and, or і not, оператори: between, in, like.

Порядок виконання роботи

Перейдіть на вкладку “Запросы”. Створіть запити в режимі “Конструктор”:

1) На вибірку по таблицях “Постачальники”, “Товари”, “Продажі”, в яку входять наступні поля: Код постачальника, Країна, Марка товару, Опис товару, Ціна, Кількість товару.

2) На вибірку по таблиці “Продажі” найдорожчих товарів, в яку входять поля: Код замовлення і Ціна.

3) Запит з параметрами по таблицях “ Товари” і “ Постачальники”. Параметром запиту є Країна. У даному запиті виведіть Марка товару, Ціна товару і Країну. Для створення запиту з параметром у рядку “ Условие отбора” використовуються квадратні дужки [ ].

4) Створіть запит по таблиці “ Покупці”, задайте умову відбору по полю Посада, виведіть список і адреси покупців, які займають будь-які посади, крім директора. Використовуйте оператори Not або <>.

5) Створіть запит по таблиці “ Продажі” вибору записів полів Марка товару, Ціна і Кількість за умовою неточного збігу записів за допомогою оператора Like. Наприклад, виберіть чай або каву незалежно від марки.

6) Створіть запит по таблиці “ Товари” на вибірку Кода постачальника і середньої Ціни товару, що поставляється.

7) Створіть запит по таблиці “ Продажі” вибору записів полів Код замовлення, Вартість, Код оплати, Марка і Дата оплати. Вибір дати оплати здійснюється з використанням однієї з функцій Dау(дата), Моnth(дата), Year(дата). При цьому створюється поле, яке обчислюється, наприклад, Day(Дата оплаты), а потім записується умова відбору, наприклад >10.

8) Створіть запит по таблиці “ Продажі”, за допомогою SQL-виразу, на вибірку Кода заказу з мінімальною Вартістю товару.

9) За допомогою SQL-виразу створіть запит на об'єднання полів двох таблиць “Група_21” і “Група_22”, які збігаються. На основі цього запиту створіть нову таблицю з іменем “Зведена група”.

Примітка. Для виконання останнього запиту створіть таблиці “Група_21” і “Група_22” з полями Прізвище, Математика, Фізика, Економіка і заповніть їх даними.

Щоб створити запит у режимі конструктора, виконайте такі дії:

1) Натисніть кнопку “Создать” на вкладці “Запросы”.

2) У вікні діалогу“ Новый запрос” виберіть у списку“ Конструктор”.

3) У вікні діалогу“ Добавление таблицы” виберіть вкладку, яка містить об'єкти з потрібними даними.

4) Виділіть імена об'єктів, які додаються в запит, і натисніть кнопку “Добавить”. Закрийте діалогове вікно.

5) Додайте поля в запит шляхом переносу імен полів зі списку полів убланк запиту за допомогою миші.

6) Введіть у запит умови відбору, задайте порядок сортування, створіть обчислювальні поля, створіть підсумкові поля або змініть структуру запиту яким-небудь іншим способом. Для створення підсумкових запитів необхідно вибрати з меню “ Вид” або на панелі інструментів “Групповые операции”.

7) Імена запитів потрібно узгодити з викладачем.

 

3. Контрольні питання

1. Які види запитів можна виконати в режимі конструктора?

2. Як включити поле в бланк запиту?

3. Як встановлюються властивості полів?

4. Якою клавішею здійснюється перехід з однієї частини вікна запиту в іншу?

5. Як працюють оператори для введення умов вибору даних: between, in, like?

6. Призначення функцій Access: Day, Month, Year, Weekday.

7. Для чого застосовуються “ Групповые операции”?

8. Які функції Access забезпечують групові операції?

9. Що таке обчислювальні поля? Які арифметичні операції з полями можна проводити?