Особенности технических, биологических и социальных систем, в которых разрабатываются и реализуются решения.

Решения могут приниматься человеком в трех основных системах: технической, биологической и социальной.

Техническая система включает в себя станки, оборудование, компьютеры, комплектующие и материалы. Набор возможных решений в технической системе ограничен, и последствия решений обычно предопределены. Варианты этих решений обычно отражены в инструкциях, положениях, приказах. Такие решения формируются и реализуются в строго определенном порядке – по алгоритму. Обычно в такой системе мало альтернатив решения одной и той же проблемы (часто правильное решение бывает единственным). Качество и эффективность решения определяется профессионализмом лиц принимающих и исполняющих решение.

Биологическая система включает флору и фауну планеты, в отношении которых человек принимает решения. Например, лечение людей и животных, мелиорация, экология и т.п. Эта система более разнообразна и менее предсказуема для человека, чем техническая. Набор решений в биологической системе также ограничен из-за медленной эволюции развития животного и растительного мира. В таких системах необходимо разработать несколько вариантов решения проблемы и выбрать лучшее из них по определенным признакам. Качество и эффективность решений определяется профессионализмом специалиста, его способностью анализировать информацию, использовать интуицию и современные методы разработки решений.

Социальная (общественная) система характеризуется наличием человека среди взаимосвязанных элементов. Относительно человека прямо или косвенно принимаются и реализуются различные решения. В эту систему входят: государство, коллектив, семья, неформальная группа или один человек. Эта система превосходит остальные по разнообразию и количеству возникающих проблем. Это объясняется тем, что главным объектом управления является человек, который индивидуален и вносит свои особенности в любые проблемы. Качество и эффективность разработанного и реализованного решения определяется профессионализмом и опытом руководителя.

В реальности любая социальная система включает в себя биологическую и техническую.

 

 

Тема 2. Сущность и содержание управленческого решения.

Деятельность любого руководителя связана с разработкой и реализацией решения в рамках выполнения им своих должностных обязанностей. Управленческие решения тесно связаны с выполнением управленческих функций.

Термин «управленческое решение» употребляется в двух основных значениях – как процесс и как явление.

УР как процесс – это выполнение восьми основных процедур:

1. Информационная подготовка – обработка внешней и внутренней информации, обнаружение и постановка проблемы, сбор и анализ информации о ней;

2. Разработка вариантов – могут быть неэффективные, допустимые (позволяющие решить проблему) и оптимальные варианты решения проблем;

3. Согласование вариантов – оно может быть внутренним и внешним;

4. Выбор одного из вариантов – на основании возможного эффекта, затрат на получение этого эффекта, безопасности;

5. Утверждение выбранного варианта – его могут утверждать вышестоящие органы, заказчики, клиенты или должностные лица;

6. Реализация выбранного варианта – это доведение решения до исполнителя и организация выполнения решения,

7. Контроль выполнения решения – предварительный, текущий и итоговый;

8. Информирование инициатора решения о ходе его исполнения – осознание новой ситуации.

УР как явление – это набор мероприятий, направленных на улучшение ситуации или решение проблемы в форме постановления, приказа в устном или письменном виде.

УР складывается из пяти различных составляющих:

1. Экономическая сущность - для разработки и реализации любого УР требуются финансовые, материальные и другие ресурсы. Каждое УР имеет реальную себестоимость.

2. Организационная сущность - для разработки и реализации УР компания должна иметь соответствующие возможности, в том числе:

· необходимый персонал компании;

· инструкции и положения, регламентирующие полномочия, права и обязанности и ответственность работников;

· требуемые ресурсы;

· соответствующий предстоящим задачам уровень техники и технологии;

· система контроля;

· возможность координации их работы.

3. Социальная сущность - наличие механизма управления исполнителями с целью достижения их взаимодействия. При этом должны быть учтены потребности и интересы человека, его мотивы и стимулы, установки и ценности, а также опасения и тревоги.

4. Правовая сущность - возможность осуществлять заданные мероприятия в существующем правовом поле, то есть при строгом соблюдении законодательных актов РФ, международных обязательств, уставных и других документов самой компании.

5. Технологическая сущность - возможность обеспечения персонала, участвующего в разработке и реализации УР, необходимыми техническими, информационными средствами и др. ресурсами.

В зависимости от условий разработки и реализации решения руководитель может оказаться в атмосфере сотрудничества либо равнодушия или даже противостояния подчиненных. Все зависит от подготовки.

1. Информационная подготовка:

· доведение до подчиненных перспективных и текущих направлений деятельности компании;

· обеспечение подчиненным своевременного доступа к информации;

· наличие современных технологий обработки информации;

2. Организационная подготовка:

· обеспечение персонала необходимыми материальными и другими ресурсами;

· формирование команды разработчиков и исполнителей УР;

· наличие должностных инструкций, положений о деятельности структурных подразделений;

· определение сроков и контрольных параметров выполнения работ;

· утверждение порядка сдачи работы;

3. Социально-психологическая подготовка:

· формирование ясных целей разработки и реализации УР;

· разработка и реализация активирующих мотивов и стимулов;

· формирование работоспособного коллектива;

· учет самых важных потребностей и интересов работников;

Мотив – это внутренняя «персональная» побуждающая сила, которая вызывает определенные действия человека, определяет, что надо сделать и как это будет осуществлено.

Стимул – это рычаг воздействия или носитель «раздражения», вызывающие действие определенных мотивов.

Деятельность любой организации представляет собой цикл разработки, выбора и реализации различных УР. Конкретная ситуация – это реальное положение дел, относительно сформулированной цели. Проблема (П) формируется как разность между целью (Ц) и соответствующей ей ситуацией (С): П = Ц – С.

Группы проблем сводятся в обобщенную проблему, которая и является индикатором эффективности реализуемых решений. При формировании обобщенной проблемы происходит упрощение и уменьшение общего количества проблем за счет вхождения одних проблем в другие и выделения наиболее важных среди них. Как правило, решение направлено на уменьшение проблемы до заданного уровня (П зад.). Уменьшения проблемы можно достичь путем изменения ситуации или путем корректировки цели. Приоритет отдается УР, направленным на изменение конкретной ситуации, при этом величина проблемы должна постепенно убывать вплоть до минимально допустимой величины.

Тема 3. Типология управленческих решений и требования,

Предъявляемые к ним.

Классификация управленческих решений:

1. По функциональной направленности – прогнозирующие, планирующие, организационные, активирующие, координирующие, контролирующие и информирующие.

2. По форме подготовки – индивидуальные, групповые, коллегиальные и корпоративные.

3. По причинам – ситуационные, по предложению, программные, инициативные и сезонные.

4. По предписанию – программные, эпизодические и периодические.

5. По повторяемости выполнения: одинаковые, однотипные, разнотипные, инновационные (нет альтернатив).

6. По широте охвата – общие и частные.

7. По времени действия – стратегические, тактические и оперативные.

8. По прогнозируемым результатам – с определенным результатом, с вероятностным или неопределенным исходом.

9. По характеру разработки и реализации (в зависимости от личности разработчика и социально-психологического и технологического климата) – уравновешенные, импульсивные, инертные, рискованные и осторожные.

10. По глубине воздействия – одноуровневые и многоуровневые.

11. По числу критериев – однокритериальные, многокритериальные.

12. По масштабу – для одного человека, для подразделения, для компании, для отрасли, для страны, для нескольких стран.

13. По используемым ресурсам – с ограничениями и без ограничений.

14. По способу фиксации – письменные, устные, электронные.

15. По методам разработки – графические, математические, моделирующие и эвристические.

16. По направлению воздействия – внутренние и внешние.

17. По жесткости регламентации – контурные, структурированные.

Требования к управленческим решениям и условия их достижения

Таблица 1. – Условия выполнения УР

№	Требования к УР	Условия достижения требований
1.	Соответствие УР действующему законодательству и положениям уставных документов компании	Самоконтроль или контроль со стороны юриста, референта
2.	Наличие у руководителей соответствующих полномочий (прав и ответственности) для разработки УР	Разработка должностных инструкций и положений об отделах и службах
3.	Наличие в тексте УР четкой целевой направленности и адресности.	Построение в организации системы непрерывного планирования (взаимосвязанного стратегического, тактического и оперативного). Например, с помощью метода «дерево целей»
4.	Соответствие формы УР его содержанию	Контроль со стороны юриста, референта
5.	Своевременность УР	Знания и интуиция, реальная оценка ситуации
6.	Недопустимость противоречий в тексте решения самому себе или другим действующим решениям	Самоконтроль или контроль со стороны юриста, референта
7.	Возможность технической, экономической и организационной выполнимости УР	Заключение специалистов или экспертов
8.	Возможность внешнего и внутреннего контроля выполнения УР	Сопоставление рабочих документов, проведение аудита, консультаций
9.	Учет возможных отрицательных последствий при реализации УР	Заключение внешних экспертов, оценка и страхование рисков
	Обоснованное наличие положительного результата после выполнения УР	Обоснование эффективности от реализации УР (экономической, социальной, правовой и т.д.) с учетом экспертных мнений и независимых прогнозов

Тема 4. Формы подготовки и реализации управленческих решений.

При подготовке УР перед руководителем стоит задача выбора форм его представления (приказ, распоряжение, соглашение и др.) Каждая из форм имеет определенные особенности и юридический статус.

Различают следующие основные формы подготовки УР:

1. Акт – решение широкого круга государственных и общественных организаций.

2. Акцепт – решение о приеме предложения о заключении сделки на предложенных в оферте условиях.

3. Декларация – торжественное программное заявление руководителя или общественных институтов.

4. Договор – решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств.

5. Закон – решение высшей государственной власти, которое носит общеобязательный характер.

6. Инструкция – решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий.

7. Кодекс – свод законов.

8. Контракт – решение, обычно коммерческого характера, о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств. Обычно заключаются с участием государственных, муниципальных учреждений или иностранными партнерами.

9. Концепция – система взглядов руководителя, отраженная в каком-либо документе.

10. Модель – решение, включающее набор определенных элементов и связей, который с заданной точностью воспроизводит реакции реального процесса.

11. Оферта - решение коммерческого характера, содержащее предложение юридическому или физическому лицу заключить сделку на указанных условиях (цены, сроки, объем и другие условия поставки товара или предоставления услуги).

12. План – решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации.

13. Положение – набор законов, правил и инструкций, регламентирующих какую-либо деятельность. Например, положение о структурном подразделении (отделе, филиале).

14. Постановление – решение высшего органа власти в отношении какой-либо организации (ряда организаций).

15. Правила – решение, учитывающее традиции организации и представляющее набор устоявшихся норм поведения, предлагаемых для исполнения. Например, правила поведения.

16. Пресс-релиз – специальный бюллетень для срочной публикации в средствах массовой информации.

17. Приказ (письменный или устный) – решение руководителя, наделенного властью в организации или крупном его подразделении, обязательное для исполнения его подчиненными.

18. Протокол – документ, отражающий произошедшие события. Например, протокол осмотра, протокол о нарушении.

19. Распоряжение – решение руководителя, не наделенного административными функциями, которое касается вопросов технологии, организации и охраны труда и обязательно для исполнения непосредственными подчиненными этого руководителя.

20. Соглашение – решение, придающее конструктивную направленность какой-либо деятельности. Может являться приложением к действующему между сторонами договору (контракту) или предшествовать его заключению.

21. Указ – решение главы государства, умеющее силу закона.

22. Указание – решение, которое носит методический, технологический характер, реализуется в форме наставления или разъяснения.

23. Устав – набор правил, регулирующих деятельность каких-либо организаций.

Для успешного выполнения управленческого решения необходимо для каждой формы подготовки решения найти соответствующую ей форму реализации. Форма реализации – это механизм выполнения подготовленного решения. Сам по себе приказ или закон не создает механизма его выполнения. Обычно руководители ограничиваются только формами подготовки. Каждая форма подготовки управленческого решения имеет ряд наиболее приемлемых форм реализации.

Таблица 2. – Соответствие форм подготовки и форм реализации УР

Закон Постановление Приказ Распоряжение Указ	А	Выписка Заседание Личный пример Методика Наставление Предписание Принуждение Разъяснение Убеждение Условие
Инструкция Кодекс Положение Протокол Правила Указания	Б	Деловая беседа Деловое слово Наставление Обучение Принуждение Разъяснение Совет Сообщение
Акцепт Договор Контракт Оферта Соглашение Устав	В	Деловое слово Информационное письмо Отчет Письмо Предписание Совещание Убеждение Условие
Акт Декларация Концепция Модель План Пресс-релиз	Г	Деловая беседа Деловая игра Заседание Обучение Методика Отчет Разъяснение

В зависимости от условий реализации управленческого решения могут использоваться следующие формы:

1. Выписка – фрагмент какого-либо документа, непосредственно касающийся подчиненных или клиентов.

2. Деловая беседа – специально организованная руководителем встреча с подчиненным или их группой для обмена мнениями, разъяснения принятых решений.

3. Деловая игра (тренинг) - специально организованная командная деятельность работников по подготовке и реализации УР на основе имитационных моделей реальных процессов.

4. Деловое слово – твердое решение руководителя, данное подчиненному в устной форме, подкрепленное авторитетом руководителя.

5. Заседание – совещание для решения в основном организационных вопросов.

6. Информационное письмо – набор уточняющих сведений к договору, соглашению, оферте и т.д., отправляемых заинтересованным лицам.

7. Личный пример – действия руководителя в среде подчиненных для развития у них эффекта подражания.

8. Методика - совокупность методов для профессионального выполнения какой-либо деятельности.

9. Наставление – деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт другим сотрудникам.

10. Обучение – комплекс мероприятий, проводимых руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения какой-либо деятельности.

11. Отчет – доклад специалиста о результатах проделанной работы. Может быть письменным или устным и предоставляется регулярно за определенный период времени (день, неделю, месяц, квартал, год).

12. Письмо – текст какого-либо сообщения, посылаемого заинтересованным лицам или организациям.

13. Предписание – официальное извещение, направленное какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении решения в установленный срок.

14. Принуждение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью заставить работника выполнить УР путем угроз.

15. Разъяснение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, суть и содержание УР.

16. Рекомендательное письмо – поручительство специалиста за какого-либо специалиста или компанию перед потенциальным работодателем, поставщиком или потребителем.

17. Совет – деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами о способах выполнения УР.

18. Совещание – коллективная деловая беседа, проводимая руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач, использования коллективного разума, а также обмена информацией и накопленным опытом для выполнения УР.

19. Сообщение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для выполнения УР.

20. Убеждение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью сформировать у подчиненного взгляды или понятия по содержанию УР для его выполнения.

21. Условие – отдельный документ или текст в документе, отражающий требования, предъявляемые сторонами договора, соглашения.