Процеси виконання і контролю

Процеси управління проектом

Для досягнення стабільних позитивних результатів проекти повинні бути легкокерованими. Розробка легкокерованих про­ектів вимагає діяльності в двох паралельних напрямах. По-пер­ше, необхідно залучити всіх, хто робить ставку на проект (тобто всіх, хто може виграти при здійсненні проекту), до визначення конкретних цілей проекту і засобів їх досягнення. По-друге, не­обхідний пошук такого варіанту (серед наявних варіантів), який би забезпечував економне витрачання ресурсів при реалізації проекту.

Управління проектом — це процес керівництва та координації людських, матеріальних та фінансо­вих ресурсів протягом життєвого циклу проекту шляхом засто­сування сучасних методів та техніки.управління для досягнення визначених у проекті результатів за складом та обсягом робіт, вартістю, часом, якістю та задоволенню інтересів учасників про­екту.

Управління проектом базується на системному підході. Йо­го реалізує команда проекту. При цьому методи проектного аналізу застосовуються як складова у процесі управління про­ектом [Москвін]

Процеси проекту

Проект складається з процесів. Процес - це сукупність дій, що приносить результат. Процеси проекту звичайно виконуються людьми і розпадаються на дві основні групи:

Процеси Управління Проектами - що стосуються організації і опису робіт проекту (які будуть детально описані далі);

Процеси, орієнтовані на продукт - що стосуються специфікації і виробництва продукту. Ці процеси визначаються життєвим циклом проекту і залежать від області додатку.

У проектах процеси управління проектами і процеси, орієнтовані на продукт, накладаються і взаємодіють. Наприклад, цілі проекту не можуть бути визначені за відсутності розуміння того, як створити продукт.

Групи процесів

Процеси управління проектами можуть бути розбиті на шість основних груп, що реалізовують різні функції управління.

Основними процесами управління проектами є:

1. Процеси ініціації - ухвалення рішення про початок виконання проекту.

2. Процеси планування - визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробка робочих схем їх досягнення.

3. Процеси виконання - координація людей і інших ресурсів для виконання плану.

4. Процес контролю за ходом виконання проекту.

5. Процеси завершення - формалізація виконання проекту і підведення його до впорядкованого фіналу.

Допоміжними процесами є:

1. Процеси аналізу - визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху і ухвалення рішень про необхідність застосування коректуючих дій.

2. Процеси управління - визначення необхідних коректуючих дій, їх узгодження, твердження і застосування;

 

Процеси ініціації. Ініціація проекту по суті має на увазі функцію вибору і обґрунтування необхідності проекту. На даному етапі розробляється неофіційний попередній план – грубе уявлення про те, що буде потрібно виконати при реалізації проекту.

Процеси планування

Планування має велике значення для проекту, оскільки проект містить те, що раніше не виконувалося. Природно, що планування включає порівняно багато процесів. Проте не слід вважати, що управління проектами це в основному планування. Зусилля, що додаються для планування, слід порівнювати з метою проекту і корисністю одержаної інформації.

Нагадаємо, що слід розрізняти цілі проекту і мети продукту проекту, під яким розуміється продукція (або послуги), створена або проведена в результаті виконання проекту.

Цілі проекту - це робота, яку потрібно виконати для виробництва продукту із заданими властивостями.

В ході виконання проекту ці процеси багато разів повторюються. Змінам можуть піддатися цілі проекту, його бюджет, ресурси і т.д. Крім того, планування проекту - це не точна наука. Різні команди проекту можуть розробити різні плани для одного і того ж проекту. А пакети управління проектами можуть скласти різні розклади виконання робіт при одних і тих же початкових даних.

Процеси виконання і контролю

Під виконанням маються на увазі процеси реалізації складеного плану. Виконання проекту повинне регулярно вимірюватися і аналізуватися для того, щоб виявити відхилення від наміченого плану і оцінити їх вплив на проект. Регулярне вимірювання параметрів проекту і ідентифікація виникаючих відхилень далі також відноситься до процесів виконання і іменується контролем виконання. Контроль виконання слід проводити по всіх параметрах, що входять в план проекту.

Як і в плануванні, процеси виконання можна підрозділити на основні і допоміжні.

До основних можна віднести сам процес виконання плану проекту.

Серед допоміжних процесів відзначимо:

облік виконання - підготовка і розподіл необхідної для учасників проекту інформації з необхідною періодичністю;

підтвердження якості - регулярна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності прийнятим стандартам якості;

підготовка пропозицій - збір рекомендацій, відгуків, пропозицій, заявок і т.д.;

вибір постачальників - оцінка пропозицій, вибір постачальників і підрядчиків і укладення контрактів;

контроль контрактів - контроль виконання контрактів постачальниками і підрядчиками;

розвиток команди проекту - підвищення кваліфікації учасників команди проекту.

Невід’ємною частиною процесу реалізації проекту і контролю є процес управління за виконанням проекту.

Процеси аналізу

Процеси аналізу включають як аналіз плану, так і аналіз виконання проекту.

Аналіз плану означає визначення того, чи задовольняє складений план виконання проекту вимогам, що пред'являються до проекту, і очікуванням учасників проекту. Він виражається в оцінці показників плану командою і іншими учасниками проекту. На стадії планування результатом аналізу плану може бути ухвалення рішення про необхідність зміни початкових умов і складання нової версії плану, або ухвалення розробленої версії як базовий план проекту, який надалі служить основою для вимірювання виконання. У подальшому викладі аналіз плану не виділяється як окрема група процесів, а включається в групу процесів планування, роблячи цю групу процесів за своєю природою ітеративної. Таким чином, під процесами аналізу надалі розуміються процеси аналізу виконання.

Процеси аналізу виконання призначені для оцінки стану і прогнозу успішності виконання проекту згідно критеріям і обмеженням, визначеним на стадії планування. Через унікальність проектів ці критерії не є універсальними, але для більшості проектів до числа основних обмежень і критеріїв успіху входять цілі, терміни, якість і вартість робіт проекту. При негативному прогнозі ухвалюється рішення про необхідність коректуючих дій, вибір яких здійснюється в процесах управління змінами.

Процеси аналізу також можна підрозділити на основні і допоміжні.

До основних відносяться ті процеси аналізу, які безпосередньо пов'язані з метою проекту і показниками, що характеризують успішність виконання проекту:

аналіз термінів - визначення відповідності фактичних і прогнозних термінів виконання операцій проекту директивним або запланованим;

аналіз вартості - визначення відповідності фактичної і прогнозної вартості операцій і фаз проекту директивним або запланованим;

аналіз якості - моніторинг результатів з метою їх перевірки на відповідність прийнятим стандартам якості і визначення шляхів усунення причин небажаних результатів виконання якості проекту;

підтвердження цілей - процес формального приймання результатів проекту його учасниками (інвесторами, споживачами і т.д.).

Допоміжні процеси аналізу пов'язані з аналізом чинників, що впливають на цілі і критерії успіху проекту. Ці процеси включають:

оцінку виконання - аналіз результатів роботи і розподіл проектної інформації з метою постачання учасників проекту даними про те, як використовуються ресурси для досягнення мети проекту;

аналіз ресурсів - визначення відповідності фактичного і прогнозного завантаження і продуктивності ресурсів запланованим, а також аналіз відповідності фактичної витрати матеріалів плановим значенням.

У число процесів аналізу не включені аналіз взаємодії з метою оптимізації процедур обробки проектної інформації, аналіз виконання контрактів з метою своєчасного внесення змін і запобігання суперечкам і ряд інших процесів, які не носять регулярного характеру (як аналіз взаємодії), або складають частину включених процесів (як аналіз контрактів).

В результаті аналізу або ухвалюється рішення про продовження виконання проекту по наміченому раніше плану, або визначається необхідність застосування коректуючих дій.

Процеси управління.

Управління виконанням проекту - це визначення і застосування необхідних керівників дій з метою успішної реалізації проекту. Якщо виконання проекту відбувається відповідно до наміченого плану, то управління фактично зводиться до виконання - доведенню до учасників проекту планових завдань і контролю їх реалізації. Ці процеси нами включені в процеси виконання. Інша справа, якщо в процесі реалізації виникли відхилення, аналіз яких показав, що необхідне визначення і застосування коректуючих дій. В цьому випадку потрібно знайти ті, що оптимальні коректують дії, скоректувати план робіт, що залишилися, і погоджувати намічені зміни зі всіма учасниками проекту.

Отже, процеси управління призначаються для визначення, узгодження і внесення необхідних змін в план проекту. Такі процеси управління часто називаються управлінням змінами і ініціюються процесами аналізу.

До основних процесів управління, що зустрічаються практично в кожному проекті, відносяться:

загальне управління змінами - визначення, узгодження, твердження і ухвалення до виконання коректуючих дій і координація змін за всім проектом.

управління ресурсами - внесення змін до складу і призначення ресурсів на роботи проекту;

управління цілями - коректування цілей проекту за наслідками процесів аналізу;

управління якістю - розробка заходів щодо усунення причин незадовільного виконання.

Серед допоміжних процесів управління відзначимо:

управління ризиками - реагування на події і зміну ризиків в процесі виконання проекту;

управління контрактами - координація роботи (суб) підрядчиків, коректування контрактів, вирішення конфліктів.

Процеси завершення

Завершення проекту супроводжується наступними процесами:

закриття контрактів - завершення і закриття контрактів, включаючи дозвіл всіх виниклих суперечок.

адміністративне завершення - підготовка, збір і розподіл інформації, необхідної для формального завершення проекту [Дані з Інтернету].

 

Загальна готовність до змін

Позиції типу "перевірене навіть не ставиться під сумнів", "ми робили так завжди", "люди, починаючи з певного віку, вже не можуть мінятися", "раніше все було краще", "ті, вгорі, все одно роблять те, що хочуть" мають місце перш за все на підприємствах з незначними результатами змін. Навпаки, в успішних підприємствах панує така філософія "вік живи - вік учись", "не помиляється той, хто нічого не робить", "немає такої проблеми, з якою ми не змогли б справитися".

Культура конфліктів

При успішних проектах з конфліктами обходяться конструктивно і відкрито. Панує вільний обмін інформацією і думками, а також відвертість для критики. Навпаки, негативний вплив на успіх у разі менш успішних проектів надає придушення критики ("Не критикуй мене!"), прояв влади і прихована напруга.

Культура довіри

По-людськи приємний клімат відвертості, щирості і чесності в спілкуванні один з одним підвищує вірогідність успіху проектів по реструктуруванню. При культурі довіри існує менший ступінь ухвалення помилок, і рішення ухвалюються всіма, а після рішення втілюються в життя.

Відсутність ієрархії

Проекти тоді були особливо успішними, коли робота над проектом відбувалася в команді, де ієрархія не грає ролі в організації проекту або, щонайменше, зведена до мінімуму. Жорстка ієрархія блокувала в невдалих проектах творчість і мотивацію співробітників проекту.

Процеси управління проектом

Для досягнення стабільних позитивних результатів проекти повинні бути легкокерованими. Розробка легкокерованих про­ектів вимагає діяльності в двох паралельних напрямах. По-пер­ше, необхідно залучити всіх, хто робить ставку на проект (тобто всіх, хто може виграти при здійсненні проекту), до визначення конкретних цілей проекту і засобів їх досягнення. По-друге, не­обхідний пошук такого варіанту (серед наявних варіантів), який би забезпечував економне витрачання ресурсів при реалізації проекту.

Управління проектом — це процес керівництва та координації людських, матеріальних та фінансо­вих ресурсів протягом життєвого циклу проекту шляхом засто­сування сучасних методів та техніки.управління для досягнення визначених у проекті результатів за складом та обсягом робіт, вартістю, часом, якістю та задоволенню інтересів учасників про­екту.

Управління проектом базується на системному підході. Йо­го реалізує команда проекту. При цьому методи проектного аналізу застосовуються як складова у процесі управління про­ектом [Москвін]

Процеси проекту

Проект складається з процесів. Процес - це сукупність дій, що приносить результат. Процеси проекту звичайно виконуються людьми і розпадаються на дві основні групи:

Процеси Управління Проектами - що стосуються організації і опису робіт проекту (які будуть детально описані далі);

Процеси, орієнтовані на продукт - що стосуються специфікації і виробництва продукту. Ці процеси визначаються життєвим циклом проекту і залежать від області додатку.

У проектах процеси управління проектами і процеси, орієнтовані на продукт, накладаються і взаємодіють. Наприклад, цілі проекту не можуть бути визначені за відсутності розуміння того, як створити продукт.

Групи процесів

Процеси управління проектами можуть бути розбиті на шість основних груп, що реалізовують різні функції управління.

Основними процесами управління проектами є:

1. Процеси ініціації - ухвалення рішення про початок виконання проекту.

2. Процеси планування - визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробка робочих схем їх досягнення.

3. Процеси виконання - координація людей і інших ресурсів для виконання плану.

4. Процес контролю за ходом виконання проекту.

5. Процеси завершення - формалізація виконання проекту і підведення його до впорядкованого фіналу.

Допоміжними процесами є:

1. Процеси аналізу - визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху і ухвалення рішень про необхідність застосування коректуючих дій.

2. Процеси управління - визначення необхідних коректуючих дій, їх узгодження, твердження і застосування;

 

Процеси ініціації. Ініціація проекту по суті має на увазі функцію вибору і обґрунтування необхідності проекту. На даному етапі розробляється неофіційний попередній план – грубе уявлення про те, що буде потрібно виконати при реалізації проекту.

Процеси планування

Планування має велике значення для проекту, оскільки проект містить те, що раніше не виконувалося. Природно, що планування включає порівняно багато процесів. Проте не слід вважати, що управління проектами це в основному планування. Зусилля, що додаються для планування, слід порівнювати з метою проекту і корисністю одержаної інформації.

Нагадаємо, що слід розрізняти цілі проекту і мети продукту проекту, під яким розуміється продукція (або послуги), створена або проведена в результаті виконання проекту.

Цілі проекту - це робота, яку потрібно виконати для виробництва продукту із заданими властивостями.

В ході виконання проекту ці процеси багато разів повторюються. Змінам можуть піддатися цілі проекту, його бюджет, ресурси і т.д. Крім того, планування проекту - це не точна наука. Різні команди проекту можуть розробити різні плани для одного і того ж проекту. А пакети управління проектами можуть скласти різні розклади виконання робіт при одних і тих же початкових даних.

Процеси виконання і контролю

Під виконанням маються на увазі процеси реалізації складеного плану. Виконання проекту повинне регулярно вимірюватися і аналізуватися для того, щоб виявити відхилення від наміченого плану і оцінити їх вплив на проект. Регулярне вимірювання параметрів проекту і ідентифікація виникаючих відхилень далі також відноситься до процесів виконання і іменується контролем виконання. Контроль виконання слід проводити по всіх параметрах, що входять в план проекту.

Як і в плануванні, процеси виконання можна підрозділити на основні і допоміжні.

До основних можна віднести сам процес виконання плану проекту.

Серед допоміжних процесів відзначимо:

облік виконання - підготовка і розподіл необхідної для учасників проекту інформації з необхідною періодичністю;

підтвердження якості - регулярна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності прийнятим стандартам якості;

підготовка пропозицій - збір рекомендацій, відгуків, пропозицій, заявок і т.д.;

вибір постачальників - оцінка пропозицій, вибір постачальників і підрядчиків і укладення контрактів;

контроль контрактів - контроль виконання контрактів постачальниками і підрядчиками;

розвиток команди проекту - підвищення кваліфікації учасників команди проекту.

Невід’ємною частиною процесу реалізації проекту і контролю є процес управління за виконанням проекту.

Процеси аналізу

Процеси аналізу включають як аналіз плану, так і аналіз виконання проекту.

Аналіз плану означає визначення того, чи задовольняє складений план виконання проекту вимогам, що пред'являються до проекту, і очікуванням учасників проекту. Він виражається в оцінці показників плану командою і іншими учасниками проекту. На стадії планування результатом аналізу плану може бути ухвалення рішення про необхідність зміни початкових умов і складання нової версії плану, або ухвалення розробленої версії як базовий план проекту, який надалі служить основою для вимірювання виконання. У подальшому викладі аналіз плану не виділяється як окрема група процесів, а включається в групу процесів планування, роблячи цю групу процесів за своєю природою ітеративної. Таким чином, під процесами аналізу надалі розуміються процеси аналізу виконання.

Процеси аналізу виконання призначені для оцінки стану і прогнозу успішності виконання проекту згідно критеріям і обмеженням, визначеним на стадії планування. Через унікальність проектів ці критерії не є універсальними, але для більшості проектів до числа основних обмежень і критеріїв успіху входять цілі, терміни, якість і вартість робіт проекту. При негативному прогнозі ухвалюється рішення про необхідність коректуючих дій, вибір яких здійснюється в процесах управління змінами.

Процеси аналізу також можна підрозділити на основні і допоміжні.

До основних відносяться ті процеси аналізу, які безпосередньо пов'язані з метою проекту і показниками, що характеризують успішність виконання проекту:

аналіз термінів - визначення відповідності фактичних і прогнозних термінів виконання операцій проекту директивним або запланованим;

аналіз вартості - визначення відповідності фактичної і прогнозної вартості операцій і фаз проекту директивним або запланованим;

аналіз якості - моніторинг результатів з метою їх перевірки на відповідність прийнятим стандартам якості і визначення шляхів усунення причин небажаних результатів виконання якості проекту;

підтвердження цілей - процес формального приймання результатів проекту його учасниками (інвесторами, споживачами і т.д.).

Допоміжні процеси аналізу пов'язані з аналізом чинників, що впливають на цілі і критерії успіху проекту. Ці процеси включають:

оцінку виконання - аналіз результатів роботи і розподіл проектної інформації з метою постачання учасників проекту даними про те, як використовуються ресурси для досягнення мети проекту;

аналіз ресурсів - визначення відповідності фактичного і прогнозного завантаження і продуктивності ресурсів запланованим, а також аналіз відповідності фактичної витрати матеріалів плановим значенням.

У число процесів аналізу не включені аналіз взаємодії з метою оптимізації процедур обробки проектної інформації, аналіз виконання контрактів з метою своєчасного внесення змін і запобігання суперечкам і ряд інших процесів, які не носять регулярного характеру (як аналіз взаємодії), або складають частину включених процесів (як аналіз контрактів).

В результаті аналізу або ухвалюється рішення про продовження виконання проекту по наміченому раніше плану, або визначається необхідність застосування коректуючих дій.

Процеси управління.

Управління виконанням проекту - це визначення і застосування необхідних керівників дій з метою успішної реалізації проекту. Якщо виконання проекту відбувається відповідно до наміченого плану, то управління фактично зводиться до виконання - доведенню до учасників проекту планових завдань і контролю їх реалізації. Ці процеси нами включені в процеси виконання. Інша справа, якщо в процесі реалізації виникли відхилення, аналіз яких показав, що необхідне визначення і застосування коректуючих дій. В цьому випадку потрібно знайти ті, що оптимальні коректують дії, скоректувати план робіт, що залишилися, і погоджувати намічені зміни зі всіма учасниками проекту.

Отже, процеси управління призначаються для визначення, узгодження і внесення необхідних змін в план проекту. Такі процеси управління часто називаються управлінням змінами і ініціюються процесами аналізу.

До основних процесів управління, що зустрічаються практично в кожному проекті, відносяться:

загальне управління змінами - визначення, узгодження, твердження і ухвалення до виконання коректуючих дій і координація змін за всім проектом.

управління ресурсами - внесення змін до складу і призначення ресурсів на роботи проекту;

управління цілями - коректування цілей проекту за наслідками процесів аналізу;

управління якістю - розробка заходів щодо усунення причин незадовільного виконання.

Серед допоміжних процесів управління відзначимо:

управління ризиками - реагування на події і зміну ризиків в процесі виконання проекту;

управління контрактами - координація роботи (суб) підрядчиків, коректування контрактів, вирішення конфліктів.

Процеси завершення

Завершення проекту супроводжується наступними процесами:

закриття контрактів - завершення і закриття контрактів, включаючи дозвіл всіх виниклих суперечок.

адміністративне завершення - підготовка, збір і розподіл інформації, необхідної для формального завершення проекту [Дані з Інтернету].