Документационное обеспечение деятельности предприятий сферы СКСиТ.

Документационное обеспечение и делопроизводство: значение в условиях рыночной экономики. Современное законодательство по делопроизводству. Содержательные и этические требования к деловым документам. Управленческие структуры СКСиТ, особенности их работы и ведения в них документооборота.

 

ОТВЕТ

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Ведение канцелярских дел. Делопроизводство - ведение документации организации, предприятия, фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов. [Толковый словарь русского языка Ушакова] Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [Современный экономический словарь]

Важнейшим носителем информации является документ. Документ- это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназваченный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию. Документирование – это процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, а также ее хранение.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. {А.В. Охотников, Е.А. Булавина Документоведение и делопроизводство. Учебн.пособие, 2005 год.}

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Требования к составлению документов

Правила составления документов устанавливает Государственный стандарт РФ из Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-ст. Важное замечание: требования стандарта являются рекомендуемыми, то есть при необходимости документы могут оформляться по правилам, отличным от предложенных стандартом.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов.

В ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно четко прописаны требования и к языку, которым должны составляться документы. Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

 

 

25. Профессиональные требования к организатору в сфере СКСиТ.

Особенности сферы деятельности специалиста СКСиТ: нестандартность задач, необходимость поиска новых подходов к их решению. Функции специалиста: диагностическая, коммуникативная, организационно-управленческая, психологическая, социально-педагогическая. Комплекс личных качеств, ориентированных на управление собой, взаимодействие с окружающими, на организацию дела, фирмы.

 

ОТВЕТ

Организатор скс предоставляет услуги с учетом особенностей и функций свободного времени, что повышает культуру досуга. Организатор скс может помочь осознать потребность и предложить соответствующую услугу, поднять качество услуги, расширить набор, изменить цены или иначе распределить их во времени, сбить спрос, сняв рекламу или предложив другую услугу, но во всех случаях соблюдать равновесие между интересами общества и скс. Труд работников скс осуществляется в форме услуг.

Услуги делятся на 2 вида:

- чистые услуги (непроизв-е, нематериальные)

- мат-е/произв-е услуги

Труд работников скс индивидуализирован. Скс имеет дело с индивид-ми запросами людей с их разнообразными вкусами и настроением. Это определяет особые требования к личным кач-вам работников скс. Высоко ценится умение и способность работать с людьми.

Труд в скс относит-но в меньшей степени поддается механизации и автоматизации. Отрасли этой сферы отличаются повышенной трудоемкостью. Основные работники – это спец-ты со средним и высшим образованием, большая часть из которых женщины.

СКС универсальный вид деятельности, задачей которого является удовлетворение потребностей личности. Она протекает в сфере культуры, экономики, права и требует от специалиста скс знаний в этой области.

Культура труда работника сервисного предприятия (или фирмы) предполагает наличие следующих профессиональных характеристик их работы:

• профессиональной подготовки (знать эстетические и правовые нормы регулирования отношений человек к человеку, обществу, знать законодательство с сфере скс, знать нормы деловой письменной речи, знать возможности совремееных научных технологий и др);

• высокого уровня профессионализма (дисциплины, ответственности, владения профессиональными навыками, мастерства, широкого кругозора и надлежащего общего развития);

• организационно-технологического совершенствования труда. В сервисной деятельности немалое значение приобретают психологические особенности процесса обслуживания клиентов. В этом направлении руководители и работники фирмы должны обращать внимание на следующие стороны своей работы:

• культивировать конструктивные индивидуально-психологические качества работников, которые контактируют с клиентами;

• направлять в позитивное психологическое русло обстановку обслуживания в целом;

• создавать условия для проявления позитивных потребителей. Сотруднику контактной зоны важно обладать умением входить в контакт с потребителем, способностью.

Этические основы сервисной деятельности формируются из тех мировоззренческих представлений, нравственных ценностей, которые определяют профессиональное поведение работников сервиса и регулируют их отношение с потребителями. Этические принципы предписывают работнику сервисного предприятия освоить такие отношения с клиентами, которые считаются в обществе желательными, одобряемыми, стимулируются современной практикой сервиса и тем самым облегчают процесс обслуживания, делают его приятным и эффективным для обеих сторон. Важнейшие этические и нравственные категории таковы:

• честность и порядочность по отношению к окружающим;

• совестливость и открытость в отношении с потребителями;

• уважение и вежливость;

• осознание своего профессионального долга (обязанностей) во взаимодействии с клиентами. деятельности:

• внимательность, вежливость;

• выдержка, терпение, умение владеть собой;

• хорошие манеры и культура речи, развитый вербальный аппарат;

• способность избегать конфликтных ситуаций, а если они возникают, успешно разрешить их, соблюдая

интересы обеих сторон. Работники контактной зоны в дополнение к этим этическим нормам должны также проявлять:

• обходительность, любезность;

• радушие, доброжелательность;

• тактичность, сдержанность, заботу о потребителе;

• готовность быстро реагировать, удерживая в зоне внимания сразу несколько человек или разные

операции, которые осуществляются в процессе обслуживания;

• умение избегать неудовольствий клиентов и конфликтов;

• Устойчивость к стрессам.

Работнику сервиса абсолютно противопоказаны:

• грубость, бестактность, невнимательность, чёрствость;

• нечестность, лицемерие;

• воровство, жадность, эгоизм;

• неуступчивость, желание взять верх над клиентом, подчинить его интересы своим.