Контроль как функция управления: понятие, виды и способы контроля.

Управленческий контроль – это процесс наблюдения и регулирование разных видов деятельности организации с целью обеспечения выполнения поставленных задач. Управленческий контроль осуществляется на двух организационных уровнях: стратегический контроль и оперативный контроль над физическими, финансовыми, информационными и человеческими ресурсами.

Основными причинами необходимости контроля являются:

· неопределенность, сложность и динамичность среды;

· предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

· поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Одной из основных причин контроля является обеспечение доведения цели до конкретных подразделений. Наличие небольших ошибок, допущенных в нескольких отдельных подразделениях, может привести к снижению эффективности работы предприятия. Другая причина необходимости контроля – постоянное изменение во внешней среде. Планы разрабатываются на основании предположения о поведении внешней среды. Поэтому необходим контроль за соблюдением плановых предпосылок. Кроме того, чем больше организация, тем важнее для нее наличие формальной системы контроля.

Существует 3 аспекта управленческого контроля:

1. установление стандартов – это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени

2. измеримость того, что было в действительности достигнуто и сравнение с планом

3. коррекция серьезный отклонений от первоначального плана и здесь возможен даже пересмотр целей для того, что бы они стали более реалистичными.

Выделяют три типа управленческого контроля: предварительный контроль; текущий контроль; обратный контроль.

Предварительный контроль направлен на выбор оптимальных средств для достижения цели организации посредством предотвращения возникновения проблем.

Текущий контроль осуществляется в процессе работы и направлен на выполнение всех работ в соответствии с планом.

Обратный контроль сосредоточен на результатах деятельности организации после завершения производственного процесса.

Результаты контроля, в соответствии с теорией Портера- Лоулера, являются необходимым условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

По времени осуществления выделяют: предварительный, текущий, заключительный контроль.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Это входной контроль всех видов ресурсов, его цель - обеспечение требуемых условий для бесперебойной и качественной работы организации.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Заключительный контроль - даёт руководству орг-ции информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. 2-я функция заключительного контроля — способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Контроль так же делится на:

1. Внешний – осуществляется администрацией организации или специальными сотрудниками – контролерами. Такой контроль основывается на том факте, что люди лучше выполняют свои обязанности если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель.

2. Внутренний (самоконтроль) – исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят при необходимости корректировки собственной деятельности. Его главная задача – вовремя обнаружить проблему и найти пути ее решения, а не поймать кого-либо и наказать, чтобы другим было не повадно. В таких условиях люди трудятся легко и свободно, принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности и контролируют процесс их достижения.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ВИДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ.

Планирование — это процесс определения целей, задач и показателей деятельности организации на будущее, а также конкретных действий (мероприятий) и необходимых для их решения материальных и человеческих ресурсов. Это создание, разработка замысла некоторой деятельности, работы на определенный период с указанием её цели, содержания, объема, последовательности си сроков, а иногда и методов выполнения.

План представляет собой замысел, определенный ход развития чего-либо, а в оформленном виде, это документ, определяющий мероприятия, их последовательность, сроки выполнения, исполнителей и привлекаемые ресурсы в директивных органах.

По своей сути отвечает на 3 основных вопроса:

1. где мы находимся в настоящее время?

2. куда мы хотим двигаться?

3. как мы собираемся это делать?

Функция предполагает решения о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этой цели. Планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.

Планирование как функция управления состоит в выборе оптимальной альтернативы текущего или перспективного развития объекта управления. Эта альтернатива должна соответствовать интересам ОУ, его возможностям и ресурсам и быть рассчитана на определенный период времени, а так же определять основных лиц, ответственных за выполнение плана.

Современное планирование должно быть итерационным (итерация – повторение), т.е. гибким и способным адаптироваться к постоянным изменениям внешней среды. Планирование должно содействовать предотвращению ошибочных действий и сокращению неиспользуемых возможностей (альтернативных издержек).

В процессе планирования деятельности организации решаются следующие основные задачи:

· обеспечивается целенаправленность деятельности;

· создаются организационные основы управления деятельностью;

· обеспечивается координация усилий всех сотрудников структурных подразделений в процессе деятельности;

· вырабатывается оптимальный вариант управленческого решения;

· определяется система конкретных показателей, с помощью которых осуществляется контроль их выполнения, дается объективная оценка деятельности каждого сотрудника, структурных подразделений и организации культуры в целом.

Планирование как процесс реализуется в системе планов, в которых с различных позиций зафиксированы прогноз развития организации, промежуточные и конечные цели, задачи, механизмы выполнения плановых заданий и использования ресурсов, сроки выполнения определенных мероприятий и ответственные лица.

Эта система планирования включает различные виды.

1. С точки зрения уровня принятия решений:

o планы вышестоящих органов;

o планы собственной организации;

o планы структурных подразделений;

o индивидуальные планы сотрудников.

2. В зависимости от обязательности выполнения:

o прогнозные планы (дают ориентировку, концепцию развития);

o рекомендательные (содержат рекомендательные установки);

o директивные (содержат четкие показатели, конкретные мероприятия, сроки исполнения и ответственных лиц).

3. По направленности:

o тематические;

o комплексные (программные).

4. В зависимости от срока (длительность периода), на который они разрабатываются:

o перспективные (которые могут быть долгосрочными или стратегическими, среднесрочными и краткосрочными);

o текущие (на месяц, квартал);

o оперативные (на неделю, декаду).