Заголовки. Правила написания заголовков

 

1. Заголовок пишут прописными буквами. Он должен иметь длину строки не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке не разрешаются. Если заголовок большой, он делится (по смыслу) на несколько строк. Между каждой строкой делается один интервал.

2. Текст от заголовка пишут через 3-4 интервала.

3. Заголовки в текстовых работах располагают одним из способов:

- Центрованным (посередине текста)

- Флаговым (от нулевого положения табулятора)

4. Короткие заголовки пишут вразрядку.

5. Заголовок не пишут в конце страницы, если для текста нет места. Он переносится на новую страницу, нижнее поле предыдущей страницы немного увеличится.

 

Подзаголовки

Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояния между заголовками и подзаголовками – два интервала. От заголовка до текста 3 – 4 интервала.

Если в подзаголовке несколько строк, они отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.

 

Нумерация страниц в документах

При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные – четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине относительно текста.

Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с» и знаков тире (черточек).

 

Способы оформления дат в документах

Применяются два способа оформления дат – цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отдельными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 01 сентября 2003 года – 01.09.2003.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2003 года или 01 сентября 2003 г.

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре – ноябре 2004 г.; в I квартале 2003 г.; в III-IV кварталах 2003 г.; в первом полугодии 2004 г.; т.е. слова год, годы сокращаются (г.; гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала,полугодия.

Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2003 года, в 1999 году, с 1999 по 2005 год, в 1999-2005 годах.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992-1993 гг.; в период 1985 г. – 1995-е гг. (год и десятилетие).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т.е. начинающихся в одном году,а заканчивающихся в другом, пишутся через косую черту: в 2002/2003 учебном году, отчетный 2002/2003 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2004-2005 гг.

Квартал обозначается римской цифрой,но полугодие пишется полностью: I квартал 2003 г.; во втором полугодии 2003 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в I-м квартале). В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 7 Ноября.

Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках в следующей последовательности: год, месяц, число. Например: 2003.09.01. ГОСТ Р 6.30-2003 допускает такое же оформление дат и в документах.

 

Сокращение слов и словосочетаний в текстах документов

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

В настоящее время широко применяются следующие виды сокращений:

1. Общепринятые сокращения: т.е. – то есть и т.д. – и так далее и т.п. – и тому подобное и др. – и другие и пр. – и прочие 2. Ссылки на части текста,иллюстрации, таблицы (с указанием номера): гл. – глава п. – пункт подп. – подпункт пп. – пункты рис. – рисунок разд. – раздел см. – смотрите ил. – иллюстрация кн. – книга л. – лист 3. Различные сокращения (при названиях): обл. – область р-н – район г. – город с. – село д. – деревня ж.-д. – железнодорожный с.-х. – сельскохозяйственный з-д – завод им. – имени ин-т – институт 4. Различные сокращения (при цифрах): млрд. – миллиард млн. – миллион тыс. – тысяча р. (руб.) – рубль к. (коп.) – копейка кв. – квартал г., гг. – год, годы табл. – таблица т. – том ч. – часть гл. – глава п. – пункт с. – страница

5. Название единиц измерения (при цифрах): м – метр см – сантиметр мм – миллиметр га – гектар атм. – атмосфера А – ампер с – секунда т – тонна ц – центнер кг – килограмм г – грамм ч – час мин. – минута Обозначение скорости: см/c – сантиметр в секунду м/с – метр в секунду км/ч – километр в час 6. Названия ученой степени, звания, должности (при фамилии): акад. – академик д-р – доктор проф. – профессор ст. преп. – старший преподаватель доц. – доцент к.э.н. – кандидат экономических наук к.т.н. – кандидат технических наук д.э.н. – доктор экономических наук д.т.н. – доктор технических наук зав. – заведующий зам. – заместитель инж. – инженер 7. Буквенные аббревиатуры (в качестве примеров): РФ – Российская Федерация РАН – Российская Академия Наук ВОЗ – Всемирная организация здравоохранения ВЦ – вычислительный центр ГОСТ Р – государственный стандарт России НИИ – научно-исследовательский центр ПК – персональный компьютер ОРД – организационно-распорядительная документация

 

Допускается использование сокращений, принятых в этом документе. При этом в скобках указывают принятый вариант сокращения или аббревиатуру непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания.

Еще допускаются сокращения: д/расчета (для расчета), хар-ка (характеристика), т.к. (так как), т.о. (таким образом), п.ч. (потому что), ф-ла (формула), тр-р (трактор, трансформатор), мех. примеси (механические примеси).

Еще допускаются также следующие сокращения: ед. изм. – единица измерения, напр. – например, п/упр. – под управлением, т.г. – текущего года, с.г. – сего года, т.н. – так называемый, т.о. – таким образом.

 

Оформление в документах написания чисел

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841. точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается.

Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ – 155, ИЛ – 18).

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака №), в обозначениях нормативных документов, например: № 3241; ГОСТ РФ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; Закон РФ «О стандартизации» № 51541 от 10.06.96 и т.д.

Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные целые числа стоят в ряду с дву- и многозначными. Рекомендуется писать: вслед за поставкой и изделий из 5, 8, 12 наименований…Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми, 12 наименований.

Когда однозначные числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т.п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг, и не рекомендуется: при массе до десяти кг.

Буквенная форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах). Рекомендуется писать: офис укомплектован тремя персональными компьютерами, и не рекомендуется: офис укомплектован 3 персональными компьютерами.

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн., млрд.: 10 млрд., 12 млн. Это правило распространяется и на сочетание круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн. км.; 200 млрд. кВт ч.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 105 руб. 55 коп.

При обозначении количества предметов, а также людей не употребляются слова «штук», «человек»: 20 автомобилей, а не 20 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих.

Простые дроби пишутся через косую черту: ½; ¾. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо (после запятой): 1,094 03; 5,540 021; 3,141 592 65 (число ח).

После простых дробных чисел слова часть, доля, как правило, не употребляются. Рекомендуется писать: 1/8 площади; ½ квадрата. Не рекомендуется писать: 1/8 доля площади; ½ часть квадрата.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи.

Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, знак «_», предлог от перед первым числом и до перед вторым. Например: длиной 5…10 м; длиной 5-10 м; длиной от 5 до 10 м.

Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:

¨ Буквенную (сто пятый);

¨ Буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);

¨ Цифровую – римскими цифрами без наращивания падежного (XI конгресс, XXI век).

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

¨ Однобуквенными, если последней букве числительного предшествует знак: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой.

¨ Двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-,2-,3-секционный шкаф.

Сложные слова с числительными и прилагательным «процентный» пишутся: 10%-ный сбор.