Правила цитирования и формирования цитат

Использование цитат требует соблюдения правил, включающих как общие требования к цитатному материалу, так и указания на те или иные особенности его оформления.

К общим требованиям нужно отнести следующие:

1. Цитируемый текст должен приводиться в кавычках без малейших изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов, так как замена всего одного слова даже очень близким ему синонимом может существенно изменить смысл высказывания. Должны сохраняться все особенности авторских написаний, так как изменение таких написаний приводит к искажению смысла высказывания, стиля авторского изложения (исправляются слова, написанные по старой орфографии, а также опечатки).

2. Цитирование должно быть полным. Недопустимо тенденциозно сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору.

3. Нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу). Каждая такая выдержка должна оформляться как отдельная цитата.

4. Все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник. Это позволяет при необходимости проверить правильность цитирования, повышает ответственность автора и редактора за точность цитирования.

В служебных документах разового назначения указание на источник цитируемого материала обычно включается в текст: точные данные об источнике приводятся тут же в скобках; при этом знаки препинания ставятся после скобок (разумеется, если указание на источник не содержит собственных знаков препинания). Например: Решение главы администрации о том, что «все предприятия, все учреждения и организации должны к 15 января 1994 г. представить сведения об уборке снега на территории города (№ 1832-6 от 5 января 1994 г.)», доведено до сведения РЭУ.

В служебных документах, издаваемых типографским способом, ссылки оформляются по общим правилам составления библиографических описаний, принятым для печатных изданий.

 

Редактирование таблиц

Таблица – это перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам. Таблицы существенно облегчают восприятие текста, насыщенного однородными сведениями, обычно – цифровыми показателями количества чего-либо.

Допускается табличная форма расположения и текстового материала документов. Например:

 

ПРИКАЗЫВАЮ

Обеспечить выполнение следующих мероприятий

Исполнитель	Действия, мероприятия	Срок исполнения
Директор завода тяжелого машиностроения т. Иванов И.И.	Организация на заводе лаборатории НОТ	01.10.88

 

Другой пример:

 

Возможные неисправности и их устранение

Причины неисправности	Способ устранения
Нет топлива в карбюраторе   Свеча не дает искры (для проверки нужно вывернуть свечу, замкнуть корпус свечи на «массу» и вытянуть шнур пускового механизма, как при запуске; если магнето и свеча исправны, свеча должна искрить)	Если топливо не поступает в карбюратор, проверить: а) не перегнут ли шланг подвода топлива; б) не засорен ли жиклер карбюратора, прочистить жиклер   Отрегулировать и почистить контакты прерывателя. Очистить электроды свечи от нагара и вытереть насухо, установить правильно зазор между электродами. При поломке электрода или изолятора свечи заменить свечу.

 

Сравним оформление одних и тех же фактических данных в виде таблицы и в виде текста:

Потребность мебельной фабрики в материалах
для изготовления 10 000 гладильных досок, м³

Материалы	Норма расхода (на единицу изделия)	Общее количество необходимого материала
Плита столярная (19 мм)………….   Материал твердых пород (бук, дуб)…………………………………	0, 0136     0,0089	136,0     89,0

 

Потребность мебельной фабрики в материалах для изготовления 10 000 гладильных досок составляет по норме расхода:
плита столярная (19 мм) в м³ при норме на единицу готового изделия 0,0136 – 136,0 (на 10 000 штук); материалы твердых пород (бук, дуб) в м при норме на единицу 0,0089 – 89,0 (на 10 000 штук)…

В таблице материал систематизирован, цифры выступают на первый план, слова не повторяются и т.д. Поэтому таблицы широко используются в научных и технических текстах, в самых различных видах служебной документации.

Таблица включает следующие элементы: 1) нумерационный заголовок (номер таблицы); 2) тематический заголовок; 3) заголовочную часть таблицы, расположенную в верхней части («головка»); 4) основную часть, состоящую в свою очередь из «боковика» (слева) и «прографки» (справа), членимой на части как вертикальными, так и горизонтальными линиями в соответствии с общим количеством показателей. Вертикальные ряды в таблицах называются колонками, графами или столбцами; горизонтальные – строками:

 

Таблица 1

^{(нумерационный заголовок)}

Выпуск продукции на заводе по декадам месяца, млн. руб.

^{(тематический заголовок)}

^(головка)	Выпуск	I декада	II декада	III декада	Всего за месяц
^(основная часть, или «хвост»)	По плану…….........   Фактически……….
^(боковик)		^(прографка)

 

Разновидностью таблицы является вывод. ВЫВОД – это таблица без вертикальных и горизонтальных линеек:

Страны   Россия…………………………………………… Украина………………………………………….. Беларусь………………………………………..... Молдова………………………………………..... Армения…………………………………………. Азербайджан……………………………………. Казахстан…………………………………........... Узбекистан……………………............................ Кыргызстан……………………………………... Туркменистан………………………………….... Таджикистан……………….................................. СНГ………………………………………………

Доход   135,0 40,0 10,4 2,7 1,4 3,7 11,7 2,1 2,2 1,3 221,5

1991г.

Доля в итоге по СНГ, % 61,0 18,0 4,7 1,2 0,6 1,7 5,2 5,0 1,0 0,6 0,6 100,0

 

Отточие и в таблице, и в выводе помогает правильно соотнести строки боковика и прографки.

При редактировании таблиц необходимо обязательно выполнять следующие требования:

1. Заголовок каждой графы должен располагаться непосредственно над ней.

Неправильно:

Страны	Россия	Украина	Беларусь
Доход…………………………… % к 1991 г………………………. Доля в итоге по СНГ, %..............	135,0 61,0	40,0 18,0	10,4 4,7

 

Ошибка составителя заключается в следующем: таблица не имеет тематического заголовка; заголовок «Страны» расположен над боковиком, хотя относится к данным, размещенным в заголовочной части таблицы. Таким образом, боковик не имеет заголовка. Следует оформить таблицу так:

Национальный доход стран СНГ в 1993 г., трлн. руб.

Страны	Доход	% к 1991 г.	Доля в итоге по СНГ,%
Россия Украина Беларусь	135,0 40,0 10,4		61,0 18,0 4,7

 

2. Все колонки и боковик таблицы должны иметь заголовки.

3. Заголовок таблицы должен быть кратким и полностью отражать содержание таблицы. Его следует помещать над таблицей, посредине. Наряду с заголовком таблицы указывают ее порядковый номер (если таблиц несколько):

Таблица 2

Выпуск продукции

Заголовки граф таблицы пишут с прописной буквы, а подзаголовки – со строчной в том случае, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Заголовки, имеющие самостоятельное значение пишут с прописной буквы. Заголовки граф дают в форме единственного числа. В конце заголовков и подзаголовков граф знаки препинания не ставят. Диагональное деление головки таблицы не допускается.

4. При переносе таблицы на другие страницы заголовок помещают только над первой частью. Порядковый номер таблицы указывают также только над первой частью таблицы. Над следующими частями печатают слово Продолжение. Если в тексте несколько таблиц, то после слова Продолжение указывают порядковый номер таблицы: Продолжение табл. 6.

5. В таблице не должно быть пустых граф. Данные, повторяющиеся в каждой строке колонки, выносятся в тематический заголовок. Неправильно:

 

Количество заявлений, поданных в приемную комиссию факультета

 

	Сроки	Количество заявлений
Газетное отделение Отделение телевидения Отделение радиовещания	С 20 июня по 1 июля 1993 г. С 20 июня по 1 июля 1993 г. С 20 июня по 1 июля 1993 г.

 

В данном случае таблицу целесообразно переделать в вывод:

В приемную комиссию факультета в период с 20 июня по 1 июля 1993 г. подано заявлений:

Газетное отделение……………………………………. Отделение телевидения……………………………….. Отделение радиовещания……………………………...

 

6. Не следует включать в таблицу отдельную графу «единицы измерения». Общую для всех данных в строке единицу физической величины указывают в соответствующей строке боковика таблицы

 

Неправильно:		Правильно:
Дата	Время	Количество деталей		Дата	Время, мин.	Количество деталей, шт.
18/X 19/XII 20/XII	2 мин 3 мин 6 мин	5 шт 8 шт 12 шт		18.10 19.12 20.12

 

или выносят ее в тематический заголовок. Слова более/не более, менее/не менее, в пределах и другие ограничительные слова нельзя указывать в таблицах рядом с числовым значением величины. Они должны быть помещены в боковике таблицы рядом с наименованием соответствующего показателя после единицы физической величины.

7. Недопустимо давать в таблицу графу «Номера по порядку» (№ п/п); графы и строки нумеруют только в том случае, если на них есть ссылки в тексте.

8. Текст строк начинают с прописной буквы. Если повторяющийся текст состоит из двух или более слов, при первом повторении его заменяют словами То же, а далее – кавычками.

Нельзя заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов и типоразмеров продукции.

9. При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

10. Особое внимание следует обращать на расположение цифровых данных: десятки следует располагать под десятками, сотни – под сотнями, тысячи – под тысячами, десятые доли – под десятыми, сотые – под сотыми и т.д.

11. «Примечания» составляют в таблице отдельную колонку в том случае, когда ими сопровождаются сведения всех или большинства строк. В тех случаях, когда примечания единичны, они даются под таблицей.

12. Таблица должна быть, по возможности, компактной.

 

Рубрикация

Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста. Степень сложности рубрикации зависит от содержания текста – его объема, тематики и назначения.

Простейшей рубрикой является абзац – отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» обозначается также часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному.

Абзац может состоять из одного предложения, если этому предложению придается особое значение, или из нескольких предложений, последовательно раскрывающих сложную мысль. Однако абзац всегда является внутренне замкнутой смысловой единицей. Нарушение этого требования затрудняет процесс чтения.

Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией – цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов – римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр, расположенных в определенном порядке.

Традиционная система нумерации может дополнять абзацное членение текста, например, при перечислении тезисов, пунктов правил и т.д. Она может применяться и внутри абзацев.

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются только однотипные знаки – обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют применения и абзацного членения, и нумерации. Так, римскими цифрами (заглавные буквы используются редко) обозначаются крупные части перечислений, дробимые на подразделы, которые, в свою очередь, обозначаются арабскими цифрами, и т.д. При использовании знаков разных типов система цифрового и буквенного обозначения должна строиться по нисходящей:

А… Б… В… Г…

I… II… III… IV

1…2…3…4…

1)…2)…3)…4)

а)…б)…в)…г)…

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования – часть, раздел, глава, параграф (обозначается знаком §) и т.д., которые также нумеруются.

При разделении текста на рубрики важно учитывать, что рубрики могут нумероваться лишь в том случае, если имеется, по крайней мере, два однородных элемента перечисления.

В настоящее время в научно-технических текстах, а также и в служебных документах внедряется цифровая система нумерации. В ее основе лежат следующие правила: 1) каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера обозначаются только арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка); 2) номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления.

Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, высшая ступень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные части получают номера из двух цифр, на третьей – из трех и т.д. Использование этой системы нумерации позволяет не употреблять слов часть, раздел, глава, параграф и т.д. (или их сокращенных написаний).

Допустим, текст состоит из трех разделов: 1, 2 и 3. Каждый из разделов делится на главы. Главы первого раздела будут иметь номера, состоящие из двух цифр – 1.1, 1.2, 1.3 (первая цифра обозначает номер раздела,вторая – номер главы); главы второго раздела будут иметь номера 2.1, 2.2, 2.3. Если главы делятся на параграфы, то параграфы первого раздела первой главы будут иметь номера 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3; параграфы первого раздела второй главы – номера 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, а параграфы второго раздела второй главы – номера 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3 и т.д. Этот принцип нумерации распространяется на все составные части и при последующем членении текста.

Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в предельно краткой форме отразить тематику документа, а нередко и его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа (или его части), быть логически полноценным – не двузначным и непротиворечивым, по возможности кратким.

 

Приложение

 

Требования ГОСТов к оформлению научных работ

• Общие требования к оформлению работы (реферата, курсовой, диплома).
• Как оформлять заголовки
• Как оформлять содержание
• Как оформлять рисунки
• Как оформлять таблицы
• Как оформлять примечания
• Как оформлять формулы, уравнения, перечисления
• Как оформлять приложения
• Как оформлять список литературы
• Структура списка литературы
• Общие требования к описанию источников в списке литературы
• Что ставить сначала - имя автора и или название документа
• Как оформлять название источника
• Как оформлять сведения об ответственности (ФИО автора или редактора)
• Как оформлять область издания
• Как оформлять область выходных данных
• Как оформлять область физической характеристики
• Как оформлять область серии
• Как оформлять область примечания
• Особенности оформления многотомных изданий
• Особенности оформления периодических изданий
• Как оформлять отдельный документ, входящий составной частью в другое издание
• Как оформлять электронные ресурсы (интернет-источники)
• Примеры библиографических описаний
• Как оформлять ссылки
• Внутритекстовая библиографическая ссылка
• Особенности ссылок на электронные ресурсы.

Общие требования к оформлению работы.

ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».

По ГОСТ 7.32-2001 текст печатается на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через полтора интервала. Цвет шрифта - черный. Размер шрифта (кегль) - не менее 12. Обычная практика - кегль 14. ГОСТ не определяет тип шрифта, но обычно - Times New Roman.

Размеры полей: правое - не менее 10 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - не менее 30 мм.

Страницы работы нумеруются арабскими цифрами (нумерация сквозная по всему тексту). Номер страницы ставится в центре нижней части листа без точки. Титульный лист включается в общую нумерацию, номер на нем не ставится.

ГОСТом определяется: фамилии, названия организаций, фирм, названия изделий и другие имена собственные должны приводиться на языке оригинала. Допускается транслитерировать имена собственные и приводить названия организаций в переводе на русский язык с добавлением (при первом упоминании) оригинального названия.

Как оформлять заголовки?

По ГОСТ 7.32-2001 главы основной части работы не являются структурными элементами - таким элементом (наряду с рефератом (т.е. аннотацией), содержанием, введением, заключением, списком использованных источников, приложением и др.) является только вся основная часть в целом. По ГОСТ 7.32-2001 заголовки структурных элементов работы располагают в середине строки без точки в конце и печатают заглавными буквами без подчеркивания. Каждый структурный элемент следует начинать с новой страницы.

Главы обычно нумеруют, хотя, если их рассматривать в качестве структурных элементов работы, то указаний стандартов на этот счет никаких нет. То есть можно и не нумеровать.

Главы могут делиться на параграфы, которые в свою очередь могут делиться на пункты и подпункты (и более мелкие разделы).

Номер параграфа состоит из номеров главы и параграфа в главе, разделенных точкой. В конце номера точка не ставится. Аналогичным образом нумеруются и пункты в параграфе (например: 2.4.2 Анализ результатов). В принципе, допускается наличие в главе всего одного параграфа, а в параграфе - одного пункта. В этом случае параграф и пункт все равно нумеруются. Заголовки параграфов, пунктов и подпунктов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Переносы слов в заголовках не допускаются.

Размер абзацного отступа, как и расстояния между заголовками, ГОСТ 7.32-2001 никак не регулирует, но можно ориентироваться на ГОСТ 2.105-95 «Общие требования к текстовым документам», по которому абзацный отступ равен пяти ударам пишущей машинки (или 15-17 мм).

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 3 или 4 интервалам (15 мм). Если реферат, курсовая или диплом напечатаны интервалом 1,5, то это значит, что расстояние между заголовком и текстом равно одной пустой строке. Расстояние между заголовками главы и параграфа - 2 интервала (8 мм).

ГОСТ 2.105-95 ориентирован на сопроводительные документы технического характера, но более подходящего стандарта пока нет.

Как оформлять содержание?

По ГОСТ 7.32-2001 заголовок СОДЕРЖАНИЕ пишется заглавными буквами посередине строки.

Содержание включает введение, наименование всех глав, параграфов, пунктов, заключение, список использованных источников и наименование приложений с указанием номеров страниц, с которых начинаются эти элементы работы.

По ГОСТ 2.105-95 наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы. ГОСТ 7.32-2001 этот вопрос никак не регламентирует и поскольку он имеет предпочтение перед ГОСТ 2.105-95, то в принципе, все остается на усмотрение автора.

Как оформлять рисунки?

По ГОСТ 7.32-2001 на все рисунки в тексте должны быть даны ссылки. Рисунки должны располагаться непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Рисунки нумеруются арабскими цифрами, при этом нумерация сквозная, но допускается нумеровать и в пределах раздела (главы). В последнем случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой (например: Рисунок 1.1). Подпись к рисунку располагается под ним посередине строки. Слово «Рисунок» пишется полностью. По ГОСТу можно ограничиться только номером (т.е. оставить, например, подпись: Рисунок 2), но вузы практически всегда требуют еще и название. В этом случае подпись должна выглядеть так: Рисунок 2 - Структура фирмы

Точка в конце названия не ставится.

Если в работе есть приложения, то рисунки каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением впереди обозначения приложения (например: Рисунок А.3).

Как оформлять таблицы?

По ГОСТ 7.32-2001 на все таблицы в тексте должны быть ссылки. Таблица должна располагаться непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. Все таблицы нумеруются (нумерация сквозная, либо в пределах раздела - в последнем случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера внутри раздела, разделенных точкой (например: Таблица 1.2). Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением впереди обозначения приложения (например: Таблица В.2). Слово «Таблица» пишется полностью. Наличие у таблицы собственного названия по ГОСТу не обязательно, но вузы требуют его всегда. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире (например: Таблица 3 - Доходы фирмы). Точка в конце названия не ставится.

При переносе таблицы на следующую страницу название помещают только над первой частью, при этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не проводят. Над другими частями также слева пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы (например: Продолжение таблицы 1).

Таблицу с большим количеством столбцов допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. Если строки и столбцы таблицы выходят за формат страницы, то в первом случае в каждой части таблицы повторяется головка, во втором случае - боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером столбцов и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами столбцы и(или) строки первой части таблицы.

Заголовки столбцов и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки столбцов - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков столбцов и строк точки не ставят. Разделять заголовки и подзаголовки боковых столбцов диагональными линиями не допускается.

Заголовки столбцов, как правило, записывают параллельно строкам таблицы, но при необходимости допускается их перпендикулярное расположение.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Но головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Как оформлять примечания

По ГОСТ 7.32-2001 примечания размещают сразу после текста, рисунка или в таблице, к которым они относятся. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и идет текст примечания. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами без точки.

Примечание - _____

или:

Примечания

1 ________________

2 ________________

3 ________________

Примечания можно оформить в виде сноски. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски выполняют надстрочно арабскими цифрами со скобкой. Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками «*». Применять более трех звездочек на странице не допускается. Сноску располагают в конце страницы с абзацного отступа, отделяя от текста короткой горизонтальной линией слева.