Списки в Excel. Сортировка и фильтрация данных

Цель работы: научиться создавать базы данных, выполнять

сортировку и фильтрацию данных

Содержание работы:

1 Создание списка – базы данных

2 Сортировка данных в списке

3 Фильтрация данных в списке

Общие сведения

Список (база данных Excel) – это электронная таблица, в которой имена столбцов занимают одну строку, а строки имеют фиксированную структуру.

База данных (БД) – это поименованная совокупность данных, имеющая одно или несколько приложений. Например, список группы является БД студентов. Её приложение для деканата – это список студентов, обучающихся в академической группы № …, приложение для военкомата – список призывников, для телефонной компании – список абонентов и т.д.

В терминах БД таблица Excel – это отношение, строка в таблице – запись или кортеж, столбец – поле или атрибут, а шапка таблицы с именами полей называется схемой отношения. Весь блок ячеек с данными называется областью данных.

Строка заголовков (схема таблицы) состоит из ячеек с именами полей, причём имя поля в БД должно располагаться в одной ячейке таблицы Excel.

Над данными в БД можно выполнять различные операции обработки, которые сгруппированы в меню Данные: сортировка, фильтрация, группировка, проверка вводимых данных и др. Чтобы процессор Excel воспринимал таблицу БД как список, перед выполнением какой-либо команды таблицу или нужный диапазон нужно выделить.

Для работы с БД в Excel используются формы вывода данных (команда Данные\Форма), можно создавать запросы на данные из созданного списка и из внешних БД (команда Данные\Импорт внешних данных\Создать запрос), обновлять данные через Internet и др.

 

Создание списка – базы данных

После запуска приложения Excel нужно ввести таблицу БД (рис. 1). Поскольку имя каждого поля должно занимать одну ячейку, нужно выделить строку для заголовка таблицы, затем в меню Формат\Ячейки …, в окне Формат ячеек \вкладка Выравнивание установить параметры:

 

▪ по горизонтали: по значению

▪ по вертикали: по верхнему краю

▪ отображение: переносить по словам (если Имя поля – длинное)

Если имя поля ненамного превышает ширину ячейки, то можно ограничиться командой Формат\Столбец\Автоподбор ширины.

 

Рисунок 1 Список Экзаменационная ведомость

 

Сортировка данных в списке

Сортировка данных в таблице БД Excel является основной операцией, т.к. многие операции группировки, которые выполняются из меню Данные, можно использовать только после сортировки.

Цель сортировки – упорядочивание данных в порядке возрастания или убывания, она производится в том же списке. В среде Excel сортировка выполняется по трём полям, причём сортировка по второму полю производится для одинаковых значений отсортированного первого поля, а третьего – для одинаковых значений второго поля.

Для сортировки данных нужно выполнить команду Данные\ Сортировка, откроется окно Сортировка диапазона (рис. 2), в котором выбираются столбцы и вид упорядочивания – по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию упорядочивание идёт от меньшего к большему – по алфавиту, по хронологии дат, но согласно приоритету: числа, текст, логические значения, значения ошибок и пустые ячейки.

При сортировке по убыванию используется обратный порядок, только

пустые ячейки всегда собираются в конце списка.

Проведём сортировку списка "Экзаменационная ведомость" по полям Код преподавателя, Оценка и Фамилия И.О.

 

Рисунок 2 Окна Сортировка диапазона и Параметры сортировки

Результат сортировки показан на рис. 3, где столбецЕ отсортирован по возрастанию, в столбце D по возрастанию отсортированы одинаковые записи столбца Е, а в столбце В – по алфавиту одинаковые значения в столбце D.

Рисунок 3 Результат сортировки данных

 

Дополнительные установки сортировки задаются в окне Параметры сортировки, вызываемом кнопкой Параметры(рис. 2). Здесь можно

задать сортировку с учётом или без учёта регистра, по столбцам или по

строкам, обычный или выбранный из списка. Этот список можно создать самостоятельно с помощью команды Сервис\Параметры, вкладка Списки.

 

Фильтрация данных в списке

Фильтрация данных – это выбор данных, соответствующих какому-либо условию, критерию. Фильтрация в Excel выполняется двумя способами:

▪ с помощью команды Автофильтр и

▪ с помощью команды Расширенный фильтр.

 

Автофильтр

Автофильтрация позволяет выбрать критерий отбора из предлагаемых в приложении для каждого столбца отдельно. Фильтрация поля "Оценка" по условию "4" оставляет от исходного списка только записи с оценкой "4" (рис. 4)

Рисунок 4 Список студентов, получивших отметку 4

 

Дальнейшая фильтрация по другому полю выполняется для уже отфильтрованных данных, например, автофильтр по коду преподавателя 1 приведёт к следующему результату (рис. 5):

 

Рисунок 5 Список студентов, получивших отметку 4

у преподавателя с кодом 1

Список критериев для каждого столбца содержит следующие варианты критериев:

▪ все – выбираются все записи поля;

▪ первые 10 – появляется окно Наложение условия по списку, в котором выбираются количество выводимых записей (наибольших или наименьших) в элементах списка или процентах от количества элементов;

▪ значения – отфильтровываются только записи, содержащие в данном

столбце указанное значение;

▪ условие – пользователь формирует условие отбора в окне Пользовательский автофильтр (равно, больше, …И, ИЛИ…) и записи фильтруются по этому условию.

Отмена результата фильтрации (для поля) выполняется либо повторной фильтрацией по критерию все, либо – для всего списка – повторным вводом команды Данные\Автофильтр.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр задаётся командой Данные \ Фильтр \ Расширенный фильтр. При этом используется два типа критериев для фильтрации записей:

▪ критерий сравнения;

▪ вычисляемый критерий.

Если критерий формируется в нескольких полях (столбцах), то его называют множественным критерием (поэтому фильтр называется расширенным).

Особенностью расширенного фильтра является то, чтоотбор данных производится в 2 этапа:

1 Формируется диапазон условия (область критерия) в отдельном блоке ячеек листа Excel.

2 Фильтрация записей списка по сформированному множественному критерию.