Средства копирования и размножения документов

1.1. Классификация средств ……………………………………16

1.2. Средства копирования документов ………………………17

1.3. Средства оперативной полиграфии ……………………...20

Средства административно-управленческой связи

1.1. Характеристика систем административно-управленческой связи …………………………………………24

1.2. Системы передачи недокументированной информации ………………………………………………………………29

1.3. Системы передачи документированной информации …36

Компьютерные системы в оргтехнике

1.1. Системы управления электронными документами …..43

1.2. Компьютерные системы административно-управ­ленческой связи ……………………………………………….46

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффек­тивности работы управленческого и технического персонала.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, исполь­зуемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Цель главы — сформировать представление об основных средствах офисной оргтехники и возможностях их эффективного применения.

 

К содержанию

КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИСНОЙ ТЕХНИКИ

 

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические сред­ства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных докумен­тов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Офисная организационная техника (оргтехника) — технические средст­ва, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и ин­женерно-технических работ.

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем уп­равления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению произво­дительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С чего начинаются организа­ция и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтер­ских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической докумен­тации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщен именно бумаж­ной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% — бумажная информация составля­ет 50 - 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% ин­формации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% — на микрофильмах, 2% — на магнитной ленте и 1% — на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентиро­ванной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Средства оргтехники весьма разнообразны. Условно их можно объединить в несколь­ко функциональных групп и представить в виде схемы на рис 7.1.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, на­пример, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, дирек­торский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

Рис. 7.1. Классификация средств оргтехники

 

Ниже рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и средства административно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств офисной оргтехники.

 

 

 

К содержанию

СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Пишущие машинки

 

Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется пер­сональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применя­ются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.

Пишущие машинки должны обеспечивать:

• высокую производительность труда при минимальных затратах;

• высокое качество печати;

• простоту управления;

• максимальное количество одновременно получаемых копий;

• надежность работы.

Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не­удобные в работе.

Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных уси­лий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12). Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производи­тельность труда значительно увеличивается.

Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн., Евмолпия — 40 - 2000 зн.), что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнит­ная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнооб­разная информация: стандартные тексты-шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и ис­пользования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

Канцелярские пишущие машинки — настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.

Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механичес­кими.

К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения от­носятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборно-пишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, сте­нографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отче­тов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК-1, Ротринг) и др.

Кроме того, пишущие машинки различаются по конструкции печатающих механизмов и шрифтоносителей. Например, шрифтоносителями у них могут быть: литерные рычаги, сферические (шаровые) головки, литерные диски ("ромашки"). Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 10-15 зн./с. "Шары" и "ромашки" обес­печивают скорость до 40 зн./с, у них проще смена шрифтов, они более бесшумны.

 

Организационные автоматы

 

Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназна­ченных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления тексто­вых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.

Функциональные возможности оргавтоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок:

• большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);

• емкая внешняя память (мегабайты);

• более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьютерных ре­дакторов.

Широко используются такие оргавтоматы: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301.

 

Диктофонная техника

 

Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2 - 3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонно-машинописные бюро.

Классификация средств составления и изготовления документов приведена на рис. 7.2.

 

Рис. 7.2. Классификация средств составления

и изготовления документов