Метод разбора деловой корреспонденции — баскетметод.

Синонимы: In-Basket, In-Tray

Один из методов Case Study - это метод разбора деловой корреспонденции, или метод «папки с входящими документами». «В профессиональной литературе по игровым имитационным технологиям этот метод еще называют «информационным лабиринтом» («In tray exercises»; «In basket exercises»), или «баскетметодом». Он основан на работе с документами и бумагами, относящимися к повседневной деятельности менеджера той или иной организации.

При работе с такой технологией анализа ситуаций обучаемые получают от преподавателя папки с одинаковым набором документов, относящихся к деятельности определенного предприятия, учреждения или его подразделения. Сам участник такого обучения выступает в роли лица, принимающего решение (в этой роли может выступить также малая группа). Цель упражнения для участника — занять позицию человека, ответственного за работу с «входящими документами», и справиться со всеми задачами, которые она подразумевает.

В папке находятся письма от сторонних организаций, служебные записки от руководителей смежных или подчиненных подразделений, от специалистов; исходящие письма, подготовленные на подпись; докладные и даже документы частного характера, не относящиеся к делу или выходящие за пределы компетенции данного руководителя».

 

Метод разыгрывания ролей.

 

игровой метод активного обучения, характеризующийся следующими основными признаками:

наличие задачи и проблемы и распределение ролей между участниками их решения. Например, с помощью метода разыгрывания ролей может быть имитировано производственное совещание;

взаимодействие участников игрового занятия, обычно посредством проведения дискуссии. Каждый из участников может в процессе обсуждения соглашаться или не соглашаться с мнением других участников;

 

Метод разыгрывания ролей наиболее эффективен при решении таких отдельных, достаточно сложных управленческих и экономических задач, оптимальное решение которых не может быть достигнуто формализованными методами. Решение подобной задачи является результатом компромисса между несколькими участниками, интересы которых не идентичны.

 

Разыгрывание ролей требует для разработки и внедрения значительно меньших затрат времени и средств, чем деловые игры. При этом оно является весьма эффективным методом решения определенных организационных, плановых и других задач.

 

Метод имитационных игр. Игровое моделирование или имитационные игры. Игры (имитационные) подразделяются на деловые, где заранее задана имитационная модель, и организационные, где участники сами выбирают систему решений. Цель игротехника: организация деятельности участников игры, направленную на выработку решения проблемы.

 

Метод деловых игр. Деловая игра — это имитация рабочего процесса, моделирование, упрощенное воспроизведение реальной производственной ситуации. Перед участниками игры ставятся задачи, аналогичные тем, которые они решают в ежедневной профессиональной деятельности. Эти задачи могут быть самыми разными, например: выполнение индивидуального плана продаж, вывод нового продукта на рынок, открытие магазинов в регионах и другие. При этом участники игры за 1-3 дня могут «прожить» и 1 неделю, и 1 месяц, и 1 год.

 

Применение деловых игр позволяет отработать профессиональные навыки участников. Кроме того, это дает возможность оценить:

уровень владения этими навыками;

особенности мыслительных процессов (стратегическое, тактическое, аналитическое мышление, умение прогнозировать ситуацию, умение принимать решения и пр.);

уровень коммуникативных навыков;

личностные качества участников.

 

Процедура деловой игры разрабатывается под конкретную Компанию — Заказчика. Прежде всего, совместно с руководством Компании определяются цели деловой игры. Цели могут быть самые разные: отработка приобретенных на тренингах навыков, моделирование ситуации вывода нового продукта Компании на рынок, адаптация к новым структурным изменениям в Компании, сплочение команды и пр. Затем следует серьезная предварительная работа по сбору информации об особенностях работы в данной Компании для того, чтобы максимально приблизить игровые условия к реальности. И только после этого создается сюжет, определяются процедуры, прописываются роли, разрабатываются системы оценки действий игроков, подсчета набранных очков, составляется тайминг игры. Вся процедура поэтапно согласуется с руководством Компании.

 

Методы генерирования идей: метод мозгового штурма -один из наиболее популярных методов стимулирования творческой активности. Позволяет найти решение сложных проблем путем применения специальных правил обсуждения. Широко используется во многих организациях для поиска нетрадиционных решений самых разнообразных задач.

 

Метод мозгового штурма был разработан Алексом Осборном в 1953 году. Метод основан на допущении, что одним из основных препятствий для рождения новых идей является «боязнь оценки»: люди часто не высказывают вслух интересные неординарные идеи из-за опасения встретиться со скептическим либо даже враждебным к ним отношением со стороны руководителей и коллег. Целью применения мозгового штурма является исключение оценочного компонента на начальных стадиях создания идей. Классическая техника мозгового штурма, предложенная Осборном, основывается на двух основных принципах — «отсрочка вынесения приговора идее» и «из количества рождается качество». Этот подход предполагает применение нескольких правил.

 

Критика исключается: на стадии генерации идей высказывание любой критики в адрес авторов идей (как своих, так и чужих) не допускается. Работающие в интерактивных группах должны быть свободны от опасений, что их будут оценивать по предлагаемым ими идеям.

 

Приветствуется свободный полет фантазии: люди должны попытаться максимально раскрепостить свое воображение. Разрешено высказывать любые, даже самые абсурдные или фантастические идеи. Не существует идей настолько несуразных либо непрактичных, чтобы их нельзя было высказать вслух.

 

Идей должно быть много: каждого участника сессии просят представить максимально возможное количество идей.

 

Комбинирование и совершенствование предложенных идей: на следующем этапе участников просят развивать идеи, предложенные другими, например комбинируя элементы двух или трех предложенных идей.

 

На завершающем этапе производится отбор лучшего решения, исходя из экспертных оценок.

 

Были проведены многочисленные экспериментальные исследования, с целью сравнения количества и качества идей, созданных группами в процессе мозгового штурма и людьми, работающими индивидуально, Результаты свидетельствуют о том, что при условии правильного применения данной техники интерактивные группы нередко генерируют большее количество значимых идей, чем отдельные индивиды. Однако на сегодняшний день не существует доказательств в пользу более высокого качества идей, генерируемых группами.

 

В последние годы широкое распространение получил «электронный мозговой штурм» (online brainstorming), использующий интернет-технологии. Он позволяет позволяет почти полностью устранить «боязнь оценки», т.к. обеспечивает анонимность участников, а также дает возможность решить ряд проблем традиционного мозгового штурма. К последним, в частности, относится т.н. «блокирование продуктивности»: поскольку участники группы представляют идеи поочередно, то люди в ожидании своей очереди могут передумать или испугаться публично высказывать свою идею, либо просто ее забывают.

 

Мозговой штурм дает возможность объединить в процессе поиска решений очень разных людей; а если группе удается найти решение, то ее участники обычно становятся стойкими приверженцами его реализации. В настоящее время метод мозгового штурма может быть эффективно использован организациями для улучшения качества работы в командах.

 

 

метод синектики -Работа по методу «Синектики» строится примерно так:

 

«1. Тщательно подобрать группу специалистов в качестве самостоятельного «отдела разработок».

 

Группа синектики должна состоять из двух-трёх приглашённых со стороны специалистов, представляющих разные профессии или научные дисциплины (в частности, биологию), и, скажем, трёх работников различных отделов основной организации. Критериями отбора специалистов для этой группы служат гибкость их мышления, диапазон знаний и практического опыта (предпочтительнее специалисты, менявшие свои профессии или специальности), возраст (от 25 до 40 лет) и контрастность психологических типов. Выбору предшествует длительное наблюдение за поведением в разговорах, за движениями тела и за способностью включиться в работу уже имеющихся синектических групп. Новой группе предоставляются отдельные помещения, выделяются средства и оснащается мастерская, в которой члены группы могут изготовлять собственные прототипы изделий.

 

2. Предоставить этой группе возможность попрактиковаться в использовании аналогий для ориентирования спонтанной активности мозга и нервной системы на решение предложенной проблемы.

 

Группа синектики использует обсуждение аналогии в качестве средства для ориентирования своего спонтанного мышления на поставленную проблему. При этом используются аналогии четырёх типов:

 

а) Прямые аналогии. Их часто находят в биологических системах, решающих сходные проблемы; например, утверждают, что наблюдение Брюнеля за червем-древоточцем, образующим трубчатый канал, когда он пробуравливает древесину, навело этого исследователя на мысль о кессонном методе строительства подводных сооружений.

 

б) Субъективные аналогии (в других переводах их называют «личные» - Прим. И.Л. Викентьева). Конструктор старается представить себе, как можно было бы использовать своё собственное тело для достижения искомого результата; например, что он сам почувствовал бы, если выполнял бы функцию лопасти винта вертолёта, какие силы воздействовали бы на него со стороны воздушного потока и со стороны втулки; что он испытывал бы, если бы «был кроватью»?

 

в) Символические аналогии. Это поэтические метафоры и сравнения, в которых характеристики одного предмета отождествляются с характеристиками другого, например устье реки, головка молотка, дерево решений, заглушить вибрацию, подавить сопротивление.

 

г) Фантастические аналогии. Представить себе вещи такими, какими они не являются, но какими мы хотели бы их видеть; например, хотелось бы иметь маленького «человечка» для набора телефонного номера; хотелось бы, чтобы дорога существовала лишь там, где её касаются колеса нашего автомобиля.

 

То, что эти четыре типа аналогий действительно фундаментальны и охватывают мысли и опыт людей, станет более очевидным, если ввести следующую классификацию:

 

прямые - реальные,

фантастические - нереальные,

субъективные - телесные,

символические - абстрактные.

 

Членов группы приучают преодолевать свою боязнь раскрыть друг перед другом глубоко личные мысли, для чего их заставляют наблюдать за тем, как работают опытные «синекторы», и следовать их примеру. Чтобы научить членов группы распознавать признаки приближения к решению, ведущему ко всеобщему удовлетворению и душевному подъёму, используются записи на магнитную ленту. Последовательность решения проблемы такова:

 

а) Проблема, как она задана, - формулировка проблемы, данная основной организацией.

 

б) Очищение от очевидных решений - дискуссия, в ходе которой члены группы выясняют свои взгляды на очевидные решения, которые едва ли дадут нечто большее, чем простое сочетание существующих решений (этот этап напоминает мозговую атаку).

 

в) Превращение необычного в привычное - поиск аналогий, позволяющих выразить «заданную проблему» в терминах, хорошо знакомых членам группы по опыту их работы.

 

В попытке проникнуть в суть проблемы и распутать клубок предположений и рассуждений, в которых запрятано решение, допускается игнорирование физических законов и соглашений (например: «Вы хотите сказать, что Вам нужна антигравитационная машина»).

 

г) Проблема, как она понята, - определяются главные трудности и противоречия, препятствующие решению проблемы.

 

д) Наводящие вопросы - председательствующий предлагает дать решение, пользуясь одним из типов аналогии. Члены группы в свободной манере проигрывают каждый наводящий вопрос. Если аналогии становятся слишком абстрактными, дискуссия направляется в русло «проблемы, как она понята». Когда появляется перспективная идея, её развивают словесно до того момента, когда члены группы смогут изготовить и опробовать грубые прототипы устройства. Аналогии используются для того, чтобы «превратить привычное в необычное». Такое преобразование значительно повышает степень мысленной реконструкции известных из прошлого опыта ситуаций в формах, совместимых с заданной проблемой. Члены группы испытывают большой душевный подъем, когда достигается решение проблемы, но после этого ощущают физическое изнеможение.

 

3. Передать группе сложные проблемы, которые не может решить основная организация, и предоставить ей достаточное время для их решения.

 

До настоящего времени синектика использовалась для решения конкретных проблем разработки изделий, например: «найти более простой принцип устройства приводов с постоянной угловой скоростью вращения вала», «спроектировать усовершенствованный нож для открывания консервных банок» или «изобрести более прочную крышу». Метод использовался также для решения более крупных проблем, например: «разработать новый вид продукции с годовым потенциалом продаж 300 млн. долларов». Результаты решения подобных задач оказались нетривиальными и в то же время приемлемыми для заказчика».

 

ПРИМЕР Синектики: «У. Дж. Дж. Гордон использовал эту стратегию для разработки чипсов Pringles. Перед компанией стояла задача создать новые картофельные чипсы и упаковку, которая будет более эффективна и не потребует заполнять пакет таким количеством воздуха, которое превышает объём самих чипсов. Парадокс состоял в том, что чипсы должны быть упакованы более компактно и при этом не ломаться. «Название книги», которое выражает суть этого парадокса, было «Компактная неразрушаемость». В качестве аналогии они выбрали укладку опавших листьев в мешок осенью. Когда вы пытаетесь засунуть сухие листья в полиэтиленовый пакет, вы сталкиваетесь с определёнными трудностями. Но когда листья сырые (уникальная особенность), они мягкие и легко изменяют форму. Влажный лист принимает форму соседнего листа, оставляя лишь немного воздуха между ними. Смачивание и формовка сухой картофельной муки позволило решить проблему с упаковкой, и это дало начало чипсам Pringles. Несколько лет назад я проводил семинар с группой инженеров, которые работали на литейном заводе, где производили пескоструйную очистку кованых металлических деталей. Для очистки деталей они использовали песок, но он попадал в полости, и, чтобы убрать его оттуда, требовалось много времени и денег. Парадокс состоит в том, что для очистки деталей частицы должны быть твёрдыми и в то же самое время не твёрдыми, чтобы их было легко удалить. Для описания сущности проблемы было использовано «название книги» «Исчезающая твёрдость». Это навело их на мысль о льде как аналогии. Уникальная особенность льда состоит в том, что он тает. Решением проблемы стало производство частиц из сухого льда. Твёрдые частицы будут очищать детали и затем превращаться в газ и испаряться».

 

 

метод записной книжки. Один из основных недостатков мозгового штурма - отсутствие времени на глубокое осознание задачи. Кроме того, для многих людей более эффективным является процесс индивидуального творчества.

 

С целью устранения этих недостатков Дж. В. Хефеле был предложен так называемый метод записной книжки.В соответствии с рекомендациями, данными Дж. В. Хефеле, тему задают участникам задолго до проведения коллективного обсуждения - сессии. Им также раздают записные книжки, в которых два раза в день необходимо фиксировать свои идеи. Эту организационную форму дополняют методическими рекомендациями; участникам выдают также опросные листы со списком контрольных вопросов [5].

 

Имеет смысл привести здесь некоторые из этих вопросов.

 

Можно ли использовать конструкцию в других целях, если ничего не менять или произвести незначительные изменения?

 

С чем можно сравнить конструкцию?

 

Что можно в ней изменить?

 

Что можно увеличить (количество, время, частоту, прочность, высоту, длину, толщину, стоимость, число компонентов и т. д.)?

 

Что можно уменьшить?

 

Можно ли заменить конструкцию (или ее составные части) на что-нибудь?

 

Что можно сделать наоборот?

 

Следует отметить, что при использовании опросного листа каждый из вопросов поочередно видоизменяют до тех пор, пока он не оказывается прямо относящимся к поставленной проблеме, совершенствуемому объекту. Дж. В. Хефеле указывает, что постановку того или иного вопроса нельзя считать правильной или неправильной, так как вопросы всего лишь заготовки для выявления оптимальных вариантов. Некоторые вопросы следует иметь в виду на протяжении всего исследования. К их числу относится, например, вопрос: "что можно сделать наоборот", имеющий, по мнению автора метода, большую эвристическую ценность.

 

В книге Дж. В. Хефеле "Творчество и новаторство" приведены примеры таких переходов "наоборот". Это, в частности, гидравлический цилиндр: движется поршень - движется цилиндр; вагонетка на колесах - рольганг; вращающаяся стрелка - вращающийся циферблат; растягивающая пружина - сжимающая пружина.