Структура, форма подач і та відображення і нформац ії

 

Функціонування сучасного підприємства пов’язане зі швидким збільшенням обсягів інформації, що використовується. Вона міститься у книгах, патентах, періодичних виданнях, довідниках, за­конодавчих та нормативних актах, інформаційних оглядах, звітах та інше. До недавнього часу папір був практично єдиним можливим сховищем всієї необхідної інформації.

 При всіх своїх перевагах такій спосіб збереження інфор­мації має не менше ніж два серйозні недоліки:

-  

- інформація завжди запізнюється, тому що потрібен певний час для підготовки та оформлення (видання) джерела інформації на паперовому носії;

- складність пошуку необхідних відомостей (у ряді випадків до декількох місяців або навіть років).

Положення різко змінюється, якщо інформацію зберігати не на паперових носіях, а у зовнішній пам’яті комп’ютерів (на маг­нітних дисках, магнітних стрічках, оптоелектронних дисках тощо). У даному випадку додаткова інформація може бути занесена в пам’ять машини без особливих труднощів. Больше того, процесор комп’ютера може обробляти цю інформацію з величезною швидкістю (сотні тисяч слів за 1 секунду). Завдяки цьому, середня книга може бути переглянута за декілька секунд.

Таким чином, збереження великих масивів інформації в електронній машині (комп’ютері), швидкий пошук документів (графічних образів) та відомостей, що в них зберігаються, дозволя­ють організувати забезпечення користувачів всією необхідною їм інформацією якісно, по-новому.

У автоматизованих комп’ютерних системах відомості про світ, що нас оточує представляють за допомогою певного набору понять. Як такі поняття виступають оди­ниці інформації та інформаційні відношення.

У загальному випадку можна виділити такі структурні одиниці інформації:

- біт - елементарна одиниця інформації (кількість ін­формації, яку несе одна з двох рівноймовірних подій: 0 чи 1, наявність чи відсутність сигналу тощо);

- байт - набір бітів, що відповідають певному симво­лу (символи абетки, цифри, спеціальні символи тощо);

- реквізит - логічно нероздільний елемент, який співвідноситься з певною якістю явища, що відображується, чи процесу (прізвище, професія, дата, вид маркетингової операції тощо);

- запис - група взаємозв’язаних реквізитів, які описують набір якостей явища чи процесу, що відображається (відомості про працівника, дані з конкретної маркетингової операції тощо);

- файл - набір однотипних записів (відомості про кадровий склад конкретного підрозділу чи підприємства, відомості про отримання чи відпускання матеріалів зі складу підприємства, відомості про конкурентів тощо);

- база даних, або банк даних - сукупність файлів, що належать до певної проблемної сфери (банк даних підприємства чи організації або банк даних, що містить, наприклад, опис публікацій у галузі економіки підприємства тощо).

Інформація, що записана на машинні носії, може бути оперативно знайдена і за необхідності роздрукована на принте­рі у формі стандартного бланка будь-якого офіційного документа чи виведе­на на екран дисплея у вигляді екранної форми (екранного бланка).

Запис інформації на машинні носії (введення даних) у сучасних інформаційних системах може здійснюватися такими способами:

1 Запис у вигляді абетко-цифрової інформації:

- введенням з клавіатури комп’ютера (за допомогою текстового ре­дактора чи шляхом введення у спеціалізовані екранні форми, що програмно виводяться на екран дисплея);

- скануванням змісту документів на паперових носіях;

- зчитуванням даних з файлів інших інформаційних систем;

- безпосереднім зчитуванням інформації з датчиків (оскільки більшість датчиків мають справу з інформацією аналогового типу, то для перекладу даних у цифрову форму використовують аналого-цифрові перетворювачі);

- шляхом запису даних ручкою чи олівцем на спеціальних планшетах;

- голосом (наговоренням інформації).

2 Запис у вигляді графічної інформації:

- шляхом введення даних з клавіатури комп’ютера за допомогою маніпуляторів типу «миша» або «джойстик» (з використанням графічних редакторів);

- скануванням графічних образів;

- за допомогою спеціальних технічних засобів типу «скол­ки», датчиків координатно-вимірювальних машин тощо;

- зчитуванням графічної інформації за допомогою телека­мер (використовують аналого-цифрові перетворювачі);

- зчитуванням даних з файлів інших інформаційних систем.

3 Запис за функціональними ознаками. Формується класифікація за функціональними підсистемами економічного об’єкта. Наприклад, інформація про трудові ресурси, виробничі процеси, фінанси тощо, в іншому розрізі - на дані планування, нормування, контролю, обліку і звітності.

Виділяють три фази існування інформації:

Фаза асимільованої інформації - формування інфор­мації у свідомості людини, пов’язаної з системою її понять та оцінок.

Фаза документованої інформації - фіксація повідомлень у знаковій формі на якомусь фізичному носії.

Фаза передачі інформації - передавання інформації від передавача до приймача.

Для обробки економічної інформації характерні порівняно прості алгоритми, переважання логічних операцій (впорядкування, вибірка, коригування) над арифметичними, таб­лична форма представлення вихідних і результативних даних.

До найважливіших ознак, за якими здійснюється класифікація циркулюючої економічної інформа­ції, відносять:

- відношення до даної керуючої системи. Ця ознака дозволяє поділити повідомлення на вхідні, внутрішні та вихідні;

- ознак часу. Відносно часу повідомлення поділяють на перспективні (про майбутні події) і ретроспектив­ні (про події у минулому). До першого класу відносять планову та прогнозну інформацію, до другого - облікові дані. За часом отримання розділяють періодичні та неперіодичні повідомлення.

Вхідна інформація - це інформація, що надходить від керуючого об’єкта і з зовнішнього світу (від інших підприємств і організацій), використовується як первинна інформація для реалізації економічних і керувальних функцій та задач керування.

Інформація, що не обробляється, - це частина вхідної інфор­мації, яка безпосередньо передається органу керування, обходячи обробку.

Нормативно-довідкова інформація - різні довідникові і нормативні дані, пов’язані з виробничими процесами та відношеннями.

Вихідна інформація - це інформація, оброблена сис­темою і представлена органу керування та зовнішньому світу.

Проміжна інформація - частина вихідної інформації, яка необхідна системі обробки даних (СОД) для ви­конання розрахунків у подальших періодах часу.