Пошук інформації у базі даних

 

У процесі роботи з інформацією у таблицях виникає потреба пошуку потрібного запису. Для цього використовується ряд спеціальних засобів, а саме за допомогою команди Правка\Найти, за допомогою фільтрів або запитів.

Значення для пошуку можна ввести так, як воно подане у полі, або користуючись спеціальними символами:

* – будь-яка кількість будь-яких символів;

? – будь-який текстовий символ;

# – будь-яка цифра або будь-який символ.

Пошук даних за допомогою фільтра

Фільтр використовується для того, щоб відобразити лише ті значення, які визначені заданими критеріями. Існують чотири способи, які використовуються для вибору записів за допомогою фільтрів:

1 Фільтр за виділен и м фрагмент ом, потрібно використовувати, якщо можна легко знайти і вибрати у таблиці те значення, яке повинне містити записи, що вибираються.

2 Звичайний фільтр використовується для вибору шуканих значень із списку без перегляду всіх записів у таблиці.

3 Поле "Фільтр для " використовується для введення конкретного значення або виразу, введеного як умова вибору в контекстне меню.

4 Розширений фільтр використовується для створення складних фільтрів, якщо необхідно задати ряд критеріїв вибору записів.

Для використання фільтра служить команда меню ЗАПИСИ/ ФИЛЬТР.

Запити та їх застосування

Для користувача основним режимом роботи з базою даних є режим отримання інформації. Причому нарівні з інформаційним пошуком у базі даних потрібно здійснювати перетворення (редагування, упорядкування, групування та елементарні обчислення) даних для видачі користувачеві різних довідок, звітів і т.п. Це виконується за допомогою запитів. Запити дозволяють переглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць.

Основна подібність між запитами на вибірку і фільтрами полягає у тому, що в них проводиться вилучення підмножини записів із базової таблиці або запиту.

Фільтр, як правило, використовують під час роботи у режимі Форми або у режимі Таблиці для перегляду або зміни підмножини записів. На відміну від фільтра запит дозволяє отримати більш змістовний результат. Перш за все, це пояснюється тим, що фільтр дає інформацію для перегляду (друку), але на відміну від запиту автоматично не зберігається як окремий об¢єкт бази даних. Запити, маючи таку властивість, дозволяють динамічно поновлювати інформацію у своїх таблицях, якщо у таблицях бази даних виникла зміна інформації. Крім цього, запит має і зворотну дію: якщо змінювати інформацію у його таблицях, то таблиці бази даних, на основі яких побудований запит, будуть адекватно змінювати свою інформацію.

Запити використовують для виконання таких дій:

· Перегляд підмножини записів без попереднього відкриття конкретної таблиці або форми.

· Вибір таблиць, що містять записи, з можливістю подальшого додавання інших таблиць.

· Виконання обчислень над значеннями полів.

При виконанні запиту опитується активна база даних. Результат переглядається на екрані або роздруковується. У той самий час інформація, що не відповідає заданому критерію, звичайно не витягується, хоч вона і зберігається у базі даних.

Типи запитів:

Запит на вибирання, забезпечує вибір даних із зв ’ язаних таблиць і таблиць, побудованих під час реалізації інших запитів. (Наприклад, запит на вибирання записів про робітників, які мають вищу освіту, запит на вибирання записів про робітників, які працюють менше трьох років, і т.д.). Запити на вибирання створюють тимчасові результуючі таблиці. Базові таблиці при цьому не змінюються. Запити на вибирання можна також використовувати для групування записів і обчислення сум, середніх значень, підрахунку кількості записів і отримання інших типів підсумкових значень.

Запит з параметрами відображає одне або декілька визначених діалогових вікон, які виводять запрошення користувачу ввести умови вибирання. При запуску такого запиту можна ввести критерії вибирання записів або значення для вставки у поле.

Перехресний запит відображає результати статистичних розрахунків (такі, як суми, кількість записів і середні значення), виконаних за даними з одного поля таблиці. Ці результати групуються у вигляді таблиці по двох наборах даних, один з яких визначає заголовки стовпчиків, а інший – заголовки рядків. Перехресні запити використовують для розрахунків і подання даних у структурі, яка полегшує їх аналіз.

Запит на внесення змін за одну операцію вносить зміни або переміщує декілька записів. Існує чотири типи таких запитів:

Запит на створення таблиці – ґрунтується на запиті на вибирання і забезпечує формування і створення нової таблиці на основі усіх або частини даних із однієї чи декількох таблиць.

Запит на оновлення – дає змогу вносити зміни у групу записів, які вибираються за допомогою запиту на вибирання. (Підвищити заробітну плату деякій категорії робітників, наприклад, водіям або робітникам, які мають ставку, меншу від зазначеної суми).

Запит на знищення – забезпечує виключення записів з однієї або кількох зв ’ язаних таблиць (наприклад, ліквідувати на підприємстві деяку посаду).

Запит на додавання записів. Даний запит додає групу записів із однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць.

Для однієї і тієї самої таблиці можна створювати різні запити, кожен з яких може вилучати з таблиці певну частину інформації, яка в даний момент необхідна.