Загальні відомості про звіти та їх формування

Звіт – це гнучкий і ефективний засіб для організації даних при виведенні на друк. За допомогою звіту є можливість вивести необхідні відомості з однієї або багатьох таблиць у зручному для аналізу вигляді, виконати необхідні обчислення, підбити підсумки. При цьому можна забезпечити групування даних та необхідний дизайн змісту звіту.

Звіти створюються згідно з умовами відносно структури необхідного документа. Найпростішою є така структура:

· верхній колонтитул;

· заголовок групи даних;

· область даних;

· примітка групи даних;

· нижній колонтитул.

Цією структурою передбачено групування даних, причому групування одного рівня. Якщо структура документа передбачає групування декількох рівнів, то це відіб¢ється у структурі звіту тим, що з¢являться вкладені підзаголовки підгруп даних та відповідні примітки. Зрозуміло, що множина об¢єктів звіту може і не вміщувати деякі з описаних. Наприклад, необов¢язковим може бути нижній колонтитул.

Кожний з розділів має спеціальне призначення. При друкуванні розділи розміщуються на сторінках у певному порядку.

У режимі конструктора на екрані відображається макет кожного розділу звіту в одному примірнику. При друкуванні деякі розділи можуть неодноразово повторюватися. Елементи управління, такі, як напис або поле, що знаходиться у розділі, визначають місцеположення інформації у звіті.

· Заголовок звіту друкується один раз на початку звіту і може містити емблему, назву і дату друку звіту. Заголовок друкується на першій сторінці звіту перед верхнім колонтитулом.

· Верхній колонтитул друкується у верхній частині кожної сторінки звіту і може містити заголовки стовпчиків.

· Область даних містить основну частину даних, які потрібно подати у звіті. Цей розділ повторюється для кожного запису з базового джерела даних звіту.

· Нижній колонтитул друкується у нижній частині кожної сторінки звіту і може містити номери сторінок.

· Примітка звіту друкується один раз у кінці звіту (на останній сторінці перед нижнім колонтитулом) і може містити результати обчислень над всіма записами звіту. Цей розділ є останнім у звіті.

Звіт з групуванням даних дозволяє обчислити підсумкові значення для груп, а також подати інформацію у зручному для використання вигляді.

Заголовок групи друкується на початку кожної нової групи записів і може містити ім'я групи й інші відомості стосовно всієї групи цілком.

У звітах, як правило, використовується інформація з різних таблиць. Тому простіше розпочати розроблення звіту з попередньої роботи – побудови базового запиту. Під час побудови базового запиту необхідно визначитися з множиною таблиць та їх схемою відношень, множиною полів цих таблиць, що будуть використовуватись у звіті, умовою вибору записів та їх сортування. З такої сукупності інформації і буде складений звіт. Звичайно, деякі поля можуть відігравати свою роль при побудові базового запиту, але, взагалі кажучи, саме їх значення у звіті можуть бути відсутніми. Після підготовчої роботи зі створення базового запиту можна будувати звіт.

Звіти часто будуються за допомогою одного з майстрів або конструктора звітів.

Для створення зв'язку між звітом і його початковими даними застосовуються елементи управління. Ними можуть бути поля, що містять імена або числа, написи для заголовків, декоративні лінії для графічного оформлення звіту.

Звіти можуть бути відкриті у трьох режимах: у режимі конструктора, у режимі попереднього перегляду і у режимі перегляду зразка. Режим конструктора використовують для створення звіту або зміни структури існуючого звіту. Режим попереднього перегляду дозволяє переглядати дані у тому вигляді, в якому вони будуть розміщуватися на друкарських сторінках. У режимі перегляду зразка виводяться основні елементи макета звіту із зразками даних, що демонструють подання даних у звіті.