Управление закупками ресурсов

Основной аспект закупок – это торги как способ их обеспечения.

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта – обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части:

1. закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе; 2. поставки на место производства работ.

Структура задач материально-технического обеспечения проектов сводится к следующим шагам:

1) подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

2) планирование и организация процесса закупок;

3) изучение источников закупки ресурсов и переговоры с поставщиками;

4) предварительный отбор участников торгов; 5. подготовка документов для торгов; 6. проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги; 7. размещение заказа, включая переговоры о поставках; 8. контроль за поставками с принятием необходимых мер в случае появления отклонений;

9. разрешение конфликтов; 10. взаиморасчеты;

11. наем на работу необходимых специалистов, включая консультантов;

12. планирование поставок; 13. организация бухгалтерского учета;

14 доставка, приемка и хранение товара; 15. учет и контроль доставки.

На Западе последние 4 позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как Закупки осуществляет Заказчик, а Поставки – Подрядчик.

Договор поставки – договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность покупателю товар, целей, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену. Основным источником, регулирующим этот тип договоров, является Гражданский кодекс РФ.

Организационные формы закупок. Различают:

а) прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. б) посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником;

в) биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю.

Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.

Контроль за поставками:

? осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок;

? основывается на общем плане проекта;

? все изменения вносятся в общий график проекта;

? основывается на стандартных формах отчетности.

Все перечисленные работы возглавляет служба руководителя проекта, работающая в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами.

 

Управление поставками

Можно выделить следующие типы товарных рынков:

1. Рынки продукции, при приобретении которой потребитель руководствуется стандартами, характеризующими ее с точки зрения возможностей использования. К их числу относятся рынки металлопродукции, топлива, химических материалов, цемента, строительных материалов, универсального оборудования.

2. Рынки продукции, которую потребитель может приобретать по образцам или каталогам предприятий-изготовителей. Это – рынки приборной продукции, инструмента, электрооборудования, изделий электронной и радиопромышленности, торгового оборудования и т. д.

3. Рынки продукции, реализуемой по индивидуальным заказам

потребителей. Это рынки уникального оборудования, прокатных станов, крупных энергомашин, автоматических линий, химического оборудования и др.

Независимо от характера рынка в состав услуг, оказываемых оптово-посредническими организациями, могут входить:

– приобретение продукции для потребителей

– сбыт продукции изготовителями;

– предоставление коммерческой информации и т.д.

Наиболее сложной является задача формирования системы обеспечения проекта материальными ресурсами. Система обеспечения проекта ресурсами должна:

– гарантировать устойчивое обеспечение сырьем, материалами, комплектующими в необходимых объемах и ассортименте;

– обеспечить своевременный переход к выпуску новых, конкурентоспособных видов продукции;

– способствовать снижению материалоемкости производства;

– обеспечить поставку ресурсов в соответствии с проектной документацией проекта.

Договоры на поставку ресурсов

В современных условиях поставки приобрели форму обмена товарами. Договор поставки товаров стал основополагающим документом, регламентирующим сроки, объемы и условия поставки. Проект договора на организацию снабжения материальными ресурсами высылается предприятием снабжения потребителю до начала периода, на который заключается договор.

В договоре устанавливается порядок отгрузки и ответственного хранения его узлов на строительной площадке, а также обязанности потребителя по приемке, складированию и своевременной оплате заказа.

Планирование поставок

Исходными данными для календарного планирования ресурсного обеспечения проектов являются:

¦ календарный план производства строительно-монтажных

работ сетевые графики, циклограмма); ввода объектов в эксплуатацию по окончании этапов строительно-монтажных работ;

¦ годовой план закупок ресурсов;

¦ годовой график поставки материалов;

¦ нормативно-технологическая документация;

¦ информация о ходе выполнения плана СРР за период, предшествующий планируемому;

¦ информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию;

¦ информация о движении остатков строительных материалов;

¦ производственно-технические нормы расхода строительных

материалов;

¦ нормы производственных запасов.

Управление запасами

Вопросы управления закупками и поставками взаимоувязаны с вопросами управления запасами ресурсов. Определяется объем каждого ресурса в виде определенного запаса с целью:

¦ минимизации риска приостановки производственного процесса;¦ обеспечения ритмичного производства между моментами

поставок ресурса.

В качестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, на складские операции, потери от порчи при хранении.Точка заказа, или пороговый запас – минимальная величина запаса ресурса, при которой необходим новый заказ для его пополнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ. Страховой (резервный) запас – минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабжения производства в случае нарушения хода поставок по сравнению с запланированным.

¦ Понятие запасы относится не ко всем видам ресурсов. В самом общем виде запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах.

Под управлением запасами понимается контроль за состоянием запасов и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов.

Цель системы управления запасами – обеспечение бесперебой-ного выполнения работ по проекту в установленные сроки и запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание запасов.

Виды запасов

1.Транзитные запасы – ресурсы с дальнейшим распределением и транспортировкой на небольшие расстояния. 2.Линейные запасы (запасы в пути)

3.Резервные запасы формируются для снижения рисков снабжения. 4. Запасы, создаваемые в связи с ожиданием определенных событий отличаются от резервных запасов тем, что будущие потребности известны и события определен.

5.Серийные запасы образуются вследствие округления в сторону большего, чем заказано, количества ресурсов, но не превышающего минимума размеров серии поставок. 6.Циклические запасы образуются в процессе производства или ввоза товаров с определенной частотой в определенные промежутки времени. 7.Запасы безопасности создаются, чтобы избежать возможной неуверенности, связанной с гарантированностью подвоза, производства и вывоза продукции.

Затраты на формирование и хранение запасов

Содержание запасов неминуемо влечет за собой расходы. Наиболее известные виды затрат на содержание запасов: пространство, рента и стоимость риска.

Затраты на формирование и хранение запасов представляют собой расходы, связанные с: отвлечением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.; текущим обслуживанием запасов, в том числе издержки на проведение инвентаризаций, процентные ставки за банковский кредит и т. П.

Рента представляет собой расход на вложенный в запас капитал.

Под стоимостью риска подразумеваются последствия страхо-вых случаев, а также оценка стоимости риска в денежной форме (риск невостребования запасов, риск морального износа запасов, риск превышения норм естественной убыли, риски потерь от хищений, пожаров и т. п.).

Система управления запасами решает следующие основные задачи:

1. Контроль и учет уровня запасов; ведется по всем группам ре-сурсов и состоит в учете наличия ресурсов и отслеживания момента, когда следует осуществить заказ очередной партии ресурсов.

Одним из наиболее известных методов контроля уровня запасов является АВС-метод – способ учета и контроля за состоянием запа-сов, заключающийся в разбиении номенклатуры ресурсов на три под-множества: А, В и С.

Категория А включает в себя ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного подробного учета и контроля. Категория В составлена из тех видов товарно-материальных запасов, которые в меньшей степени важны для проекта, и которые оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации. Категория С включает в себя широкий ассортимент малоцен-ных видов ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве.

2. Определение размера резервного запаса для каждого ресурса, зависящего от необходимости непрерывного обеспечения работ проекта;3. Расчет оптимального размера заказа ресурса (EOQ);

Проблема управления запасами в данной модели сведена к определению объема заказа (Q) и частоты выполнения заказов (Т) за планируемый промежуток времени. Размер заказа следует увели-чивать до тех пор, пока снижение затрат на заказ перевешивает увеличение затрат на хранение.