Логика, композиция, структура речи

9.5.1 Использование основных законов логики в устной речи. Закон - внутренняя, существенная и устойчивая связь явлений действительности, обу­словливающая их упорядоченное изменение.

Закон тождества: "Каждая мысль в процессе рассуждения должна иметь одно и то же определение, устойчивое содержание". Соблюдение закона требует определенности, точно­сти формулировок. Закон тождества запрещает произвольно и беспричинно менять содержа­ние и объем понятия.

Закон тождества формулирует требования, необходимые для правильного построения устной речи: прежде чем начать обсуждение какого-либо вопроса, необходимо ясно устано­вить точное, определенное, устойчивое, конкретное, относительно тождественное содержа­ние его; в ходе обсуждения твердо держаться основных определений этого содержания. Нельзя перескакивать с одного определения понятия на другое, подменять данное содержание другим, смешивать понятия, что ведет к двусмысленности.

Закон противоречия: "Две противоположные мысли об одном и том же предмете, взя­том в одно и то же время, в одном и том же отношении, не могут быть одновременно истин­ными".

Данный закон справедлив при определенных условиях: речь должна идти об одном и том же предмете; высказывание должно относится к одному и тому же времени; в утверждении и отрицании предмет должен рассматриваться в одном и том же отношении. Например, один из коммуникантов определит погоду хорошей, желая пойти на прогулку; не имея подоб­ного желания, другой назовет ее плохой.

Закон исключенного третьего: "Из двух противоположных высказываний в одно и то же время в одном и том же отношении одно непременно истинно".

Для правильного ведения дискуссии, полемики соблюдение закона исключенного третьего - обязательно. Нарушение его приводит к логическому противоречию в высказыва­ниях, что препятствует принятию справедливого решения. В споре нередко приходится строго придерживаться одного из двух взаимоисключающих мнений. Например, при расхождении во мнениях о принципиальности разногласий необходимо согласиться либо с одним суждением, либо с другим и, в зависимости от этого, вести дальнейший разговор.

Закон достаточного основания: "Всякая истинная мысль должна быть обоснована другими мыслями, истинность которых доказана".

Обоснованность высказываний - важней­шее требование, предъявляемое к речи. [105]

9.5.2 Логико-композиционное структурирование текста речи. Композиция выступления зависит от общих закономерностей и правил построения речи исходя из речевой ситуации и индивидуального стиля оратора. В тексте необходимо соединять мысли и факты со словами и предложениями в определенном порядке для выражения главной мысли с целью достижения композици­онно-стилистического и содержательного единства формы и содержания. Композиционное деление речи предполагает тезис, аргумент, следствие, причем композиционный стержень можно выделить на уровне фразы, и на уровне абзаца, и на уровне всего текста выступления. Это можно представить в виде простейшей схемы.

_________________________________________________________________

Вступление Основная часть Заключение

Тезис Многочисленные аргументы Следствие

Т А С Т А С Т А С Т А С Т А С

Т - тезис; А - аргумент; С - следствие.

Текст обычно начинается с изложения тезиса, подлежащего рассмотрению и доказательству. В тезисной части текста намечается основная тема всей речи.

Приизложении тезиса говорящие преследуют цели, состоящие в том, чтобы вызвать интерес слушателей, ов­ладеть их вниманием, установить психологический контакт с аудиторией, завоевать ее дове­рие, подготовить психологическую почву для дальнейшего восприятия речи. Целевая уста­новка речи может быть выражена прямо или опосредованно.

Тезисы подкрепляются аргументами. Создание эффекта законченности, завер­шенности аргументации, достигается формулировкой вывода (следствия), единственно возможного и верного в данном случае.

Как показывают исследования, в текстах следствие нередко отсутствует, что объясняется как внешними, не зависящими от оратора обстоятельст­вами (недостаток времени, необходимость смены вида деятельности), так и замыслом самого оратора, представляющего аудитории право самостоятельно сделать выводы и принять опре­деленное решение. Стройная, продуманная композиция вызывает у слушателей чувство удовлетворения, эстетического удовольствия от внутренней гармонии речи. [106]

"Всякая речь должна быть составлена, словно живое существо - у нее должно быть тело с головой и но­гами, причем туловище и конечности должны подходить друг к другу и соответствовать целому". (Платон) [107]

Одна из важнейших задач оратора - развивать способности, распределять внимание, быстро переключаться с излагаемого материала на аудиторию и обратно. Этого можно дос­тичь, придерживаясь некоторых правил:

1. Выступайте только тогда, когда есть что сказать.

2. Не начинайте речь сразу, дайте слушателям посмотреть на вас (15-20 сек.), улыбнитесь и поздоровайтесь с аудиторией.

3. По бумажке читайте уверенно, зачитывайте цифры и справки, если у вас нет текста выступления.

4. Не отклоняйтесь от темы.

5. Взгляд должен скользить по слушателям.

6. Говорите выразительно, акцентируйте важные слова. Используйте лучшее из вашего лексического запаса.

7. Поддерживайте внимание аудитории, интригуя слушателей время от времени. В процессе выступления учитывайте уровень развития и знаний аудитории, имейте выдержку, настойчивость, терпение, относитесь с пониманием к невнима­тельности или незнанию со стороны аудитории.

8. Научитесь держать паузу. Делайте паузы до и после важных мыслей.

9. Используйте выразительные жесты и меняйте темп речи - это придает выразительность.

10. Говорите громко, внятно, выразительно, но не повышайте голоса без особой необходимости. Меняйте тон голоса – он должен то повышаться, то понижаться (это выделяет слово);

11. Избегайте поучительных ноток в голосе. Имейте в запасе шутки, образные выражения. Приготовьте необычное начало, яркий запоминающийся конец.

После выступления дайте оценку собственному высказыванию с точки зрения: полноты реализации замысла; точности (приблизительности) высказываний словом или сочетанием слов; степени эстетической выразительности (использование тропов, своеобразие стиля речи); последовательности изложения событий, фактов; устранения противоречий между последовательностью реальных событий и после­довательностью их извлечения из памяти.

Давая определения понятиям, необходимо использовать следующие правила:

- определение должно быть адекватным, объемы определяемой и определяющей части должны быть равными;

- определение должно исключать двусмысленность, т.е. нельзя при определении одного по­нятия использовать другое, которое само определяется при помощи первого;

- определение должно быть ясным. Ошибочно определение неизвестного через неизвестное;

- по возможности следует стремиться к положительным определениям, в которых утвержда­ется, а не отрицается принадлежность какого-либо признака содержанию определяемого по­нятия. [108]

Не следует дока­зывать очевидного или объяснять то, в чем сами не вполне уверены, приводить яркие доказательства без известной подготовки; необходимо избегать ненадежных доводов, подкреплять одно доказательство другим, приводить веские аргументы порознь, развивая каждый в отдельности, не упускать из виду главной мысли. Главным в выступлении является умение удержать внимание аудитории с по­мощью логики, фактов, психологического воздействия.

Если вам предстоит выступать с речью, постарайтесь составить небольшой план-конспект. Подберите примеры для иллюстрации важных поло­жений. Ваша речь должна быть стройной, логически точ­ной, последовательной в изложении материала. Поставьте перед собой вопросы: Как начать выступление, с чего? В какой последовательности вести изложение? Чем закончить выступление?

Сначала скажите о самой сути - на это уйдет минута. Потом - комментарии и цифры. Затем - выводы и предложения. На это уйдет 4 минуты.

Рассмотрим вариант подготовки речи:

· В нескольких фразах раскройте тему выступления. Выделите одну из сторон темы.

· Сравните тему своего выступления с какой-то другой, не связанной с ней.

· Используйте в качестве "отправного пункта" какое-то событие.

· Возможно в начале выступления целесообразнее изложить свое конструктивное предло­жение по проблеме. А потом мотивировать, доказывать его правильность, полезность, преимущества перед другими предложениями. [109]

Вместе с адресатом необходимо размышлять над проблемой. С написанным текстом выступают политические деятели, ведь малейшая неточ­ность в речи может стать поводом для международных осложнений. Им ни в одной фор­мулировке нельзя допустить ошибки, потому что она может быть не так истолкована. Ора­тор должен действовать на аудиторию, при этом речь должна быть понятна, разборчива, выразительна. Краткость - важнейшее требование к любой форме деловой речи. Ученые отмечают, что на заседаниях, совещаниях и собраниях в определенные моменты наступают "кризисы внимания". Первый на 15-й минуте, следующий - на 30-35-й минуте.

Опытные ораторы, зная это, следят за временем и в момент "кризиса" приво­дят (после небольшой паузы) какой-нибудь любопытный факт, яркое сравнение, задают во­просы слушателям, делают психологические паузы, помогающие сосредоточить внимание аудитории на какой-то основной мысли. Этому может способствовать и юмор (шутка). [110]

10 ЯЗЫК ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Письменная коммуникация в распорядке дня руководителя занимает около 38 % рабочего времени. Причем, работа с поступающей корреспонденцией занимает 8%, оформление выходящих письменных распоряжений, документов, докладных - 7%, составление необходимых письменных материалов - 11% производственной деятельности.

 

Деловые коммуникации

 

письменное устное

 

В зависимости от целей и задач акта общения происходит отбор различных языковых средств. В результате создаются своеобразные разновидности единого литературного языка, называемые функциональными стилями.

 

Стили СРЯ

книжно-письменный литературно-художественный разговорный

 

научный официально-деловой

публицистический

10.1 Особенности официально-делового стиля:

Официально-деловой стиль характеризуется: сужением диапазона речевых средств; высокой степенью повторяемости отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов; стандартностью расположения материала; конкретностью, официальностью высказывания.

1. Служебный документ составляется от имени юридического лица. Необходимыми качествами документа являются полнота, своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная цель документа - предельно четко отразить сведения, имеющие правовую силу. Нейтральный тон изложения является формой этикета. Используются средства логической оценки ситуации и фактов.

2. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах (абсолютное преобладание форм Именительного падежа в документах, построенных по типу анкет, таблиц). Не допускается использование неологизмов. Используются трафареты, штампы: в связи с необходимостью, в целях улучшения.

Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.

Официально-деловой стиль характеризуется: высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения), официальностью (строгость изложения; слова обычно употребляются в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки) и безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личностного). [111]

Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности, два подстиля – официально-документальный и обиходно-деловой. В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором - служебную переписку и деловые бумаги. Схематически это можно представить следующим образом:

 

официально-деловой стиль

 

официально-документальный обиходно-деловой

 

 

язык дипломатии язык законов служебная деловые

переписка бумаги

 

Коротко и ясно следует писать и деловые бумаги (заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе).

Грамматическими особенностями официально-делового стиля являются:

1. Преимущественное использование простых (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных) предложений.

2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:

- распространенностью предложений; например, последовательное подчинение однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа): Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла т. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом.

- обилием предложений с однородными членами; например, рубрицированные построения предложений типа …постановляет: 1. Определить… а)… б)… в)…; 2.Организовать… а)… б)… в)…; 3. Назначить… а)… б)…

- активное использование страдательных конструкций типа представляется возможность…, комиссией было обнаружено… и безличных форм;

- использование нетипичных для других способов словоизменения; например, принять с хорошим качеством. Несмотря на частотность подобных оборотов в деловой речи, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.[112]

Способы унификации текстов: трафарет, анкета, таблица, сплошной связный текст.

Примером таких трафаретных текстов служат бланки справок, командировочных удостоверений и отчетов и т. д. Помимо унификации содержания трафаретные тексты сокращают время, затрачиваемое на их составление и обработку примерно в 9 раз.

Тексты-аналоги - это тексты примерно идентичного содержания и языкового наполнения и оформления. Тексты-аналоги обычно называют “типовыми образцами”.[113]

Унификация оправдана с экономической точки зрения. Использование типовых текстов, на основе которых или с построением которых создается новый текст, сокращает время на составление новых образцов примерно в 3 - 4 раза. Унификация служебных документов осуществляется на основании ГОСТов.

10.1.1 Деловая переписка. Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Все разнообразие официальной корреспонденции можно условно разделить на два вида:

а) официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике;

б) деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофициальный характер и применяемые при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т. д.

Французский специалист Фонтенэ, автор вышедшего в Париже пособия по деловой переписке, указывает: “деловые письма предназначены не для того, чтобы вызвать восхищение читателя; деловое письмо должно его убедить и победить. Нередки случаи в служебной коммуникации, в частности в переписке, когда встречаются документы, написанные эмоционально, ярко, отражающие индивидуальность автора.[114]

10.1.2 Нота, памятная записка, меморандум. Термин “Нота” охватывает все виды официальной переписки между дипломатическими представительствами и правительствами стран пребывания. Ноты могут быть написаны в третьем или первом лице, быть официальными и неофициальными. Нота в первом лице (личная нота) направляется по вопросам важного и принципиального значения или в порядке информации о каких-либо событиях или фактах. Нота начинается с обращения и заканчивается комплиментом (формулой вежливости). В ответной ноте обычно используются те же выражения, которые имеются в присланной ноте. Нота в третьем лице (вербальная нота) используется для рассмотрения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и др. Проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка. Нотами запрашиваются визы, а также доводится до посольств и т. д. информация представительского характера.

Текст вербальной ноты начинается с обращения, которое содержит комплимент. Заканчивается нота также общепринятой формулой вежливости. Это послание, менее официальное, чем личная нота, но более официальное, чем меморандум или памятная записка. Нота может подписываться или парафироваться. Дата проставляется на последней строке после последнего слова текста ноты. Нота скрепляется печатью отправителя.

Памятные записки используются для различных целей: для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного толкования, а также для подтверждения достигнутой на беседе, переговорах устной договоренности.

Памятная записка печатается на простой бумаге, номер и печать не ставится, адрес не указывается. Над текстом печатается заголовок: “Памятная записка”. Памятная записка составляется в безличной форме с употреблением таких выражений: “возбуждается просьба”, “приходится констатировать”, “сообщается”, “напоминается” и т. д.

Меморандум представляет собой документ, в котором подробно излагается фактическая, документальная или юридическая сторона вопроса. Он может содержать анализ тех или иных положений или полемику с доводом другой стороны. Меморандум составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости.

Меморандум является либо приложением к нотам, либо самостоятельным документом. В большинстве случаев он является документом для обсуждения, для дальнейших переговоров.[115]

Существуют определенные требования к оформлению деловых посланий, которые сводятся к следующему:

1. Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.

2. В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить “продолжение следует” (“continued over”).

3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.

4. В тексте не допускаются подчистки, исправления.

5. Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению.

6. Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются.

7. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать.

8. Если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

9. На телеграфный запрос требуется дать ответ до истечения 3-х дней. На письмо - до 10 дней. Если запрос требует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.[116]

 

Деловое письмо

 

Всякое письмо начинается с адреса на конверте. В отличие от российской практики, во всем мире сначала пишут: “КОМУ”, а затем “КУДА”. Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем - фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений “Г-ну”, “Г-же”, “Г-дам”.

У нашего адресата может оказаться титул или звание: он может быть графом, доктором, магистром и т.д. В этом случае вместо обращения “Господину” можно указать его титул или звание.

Если вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае следует поставить после фамилии - “лично”.

После этого следует написать название фирмы, где работает адресат, затем указать ее почтовый адрес: номер дома, название улицы. И заключают адрес название города, штата (графства и т. п.), почтовый адрес и страна. Например:

Г-ну К. Лампикоски,

Генеральному директору,

“ТАМПЕЛЛА ПАУЭР Инк.”,

109, Лапинти, ТАМПЕРЕ, 33101,

ФИНЛЯНДИЯ.

10.2.1 Структура письма. Любой документ, будь то вербальная нота или коммерческое письмо, содержит несколько обязательных позиций.

Обращение - указывает официальный и почетный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин Посол, Ваше Превосходительство и т. д.

Комплимент - это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Эти выражения меняются в зависимости от характера переписки, например:

Примите, господин Посол, уверения в моем весьма высоком уважении …, С глубоким уважением, Весьма искренне Ваш или просто искренне Ваш и т. д.

Подпись - подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа.

Дата - должна включать день месяца, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

Адрес - полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводится на конверте.

1. Ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами (12 Мая 1992 г.). Принятые у нас сокращения 12.05.92 в международной переписке не употребляются.

2. В левом верхнем углу - точный адрес получателя.

3. Вежливое обращение.

4. После принято обозначать тему письма. (“ В ответ на ваш телекс от 18 Мая 1992 г.”)

5. Текст письма.

6. Комплимент в конце письма. (“С наилучшими пожеланиями”, “Искренне Ваш”).

7. Подпись с указанием под ней фамилии и должности.

Если после написания письма надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае ставится P. S. (поскриптум) и дописывается необходимая информация.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма в отдельной строке после слова “Приложение”.

(Приложение: 1. Контракт (5 л.) 2. Страховой полис (6 л.).)

Формальная корреспонденция, построенная по определенному шаблону, стандарту или фрейму подразделяется на: соглашения (сделки или другая подобная корреспонденция), требования (запросы), а также на формулы социального этикета (письма-регламентивы, включающие в себя: поздравления, извинения, соболезнования и письма-ответы с благодарностью. Среди служебных записок, предназначенных для внутренней коммуникации, подразделяются распоряжения (по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы), благодарности и поздравления, а также напоминания, просьбы о проведение мероприятий.[117]

· Ни одно деловое послание не подписывается, а если нет пишущей машинки, то и не пишется зелеными или красными чернилами; предпочтение отдается черному, синему или фиолетовому цветам;

· лист заполняется только с одной стороны с указанием даты и обратного адреса, если послание написано не на официальном бланке;

· правила вежливости не позволяют, чтобы ответ на послание партнера был отправлен позднее чем через неделю после его получения;

· нельзя отсылать полученное письмо обратно его отправителю - такой поступок равнозначен оскорблению. Однако возможно написать от руки на полученном Вами письме свой ответ с указанием даты и своей подписи на оригинале. Причем часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи “Согласен”;

· можно отправить деловую корреспонденцию, находясь вдали от офиса. При этом необходимо указать время и место (с указанием даты и города, можно и отеля) отправки корреспонденции. Если нет официального бланка под рукой, то можно написать и на чистом листе плотной бумаги, указав дату и место отправки в верхнем левом углу. В таком случае послание становится понятнее;

· поздравления партнерам преклонного возраста лучше оформлять в виде небольшого письма, подчеркивая тем самым уважение к их возрасту и заслугам. В поздравлениях официального порядка важно от руки добавить несколько слов, что подчеркивает Ваше теплое отношение и душевность к адресату. Чрезвычайно важно помнить это при выражении официального соболезнования.

Формальные деловые письма строятся композиционно по типовому тексту-аналогу, типовому образцу, отечественный и зарубежный опыт показывает, что в большинстве случаев может быть трафаретизирована почти половина всех документов, составляемых в учреждении. Важно помнить, что унификация затрагивает все элементы служебного документа: состав информации, композицию, формуляр, синтаксис и лексику.

Содержание деловых писем очень часто повторяется, так как однотипны многие производственные ситуации. Поэтому естественно одинаковое языковое оформление тех или иных содержательных аспектов делового письма. Для каждого такого аспекта существует определенная синтаксическая модель предложения, имеющая в зависимости от смысловой, стилистической характеристики ряд конкретных речевых вариантов.

Вот, например, модель предложения, выражающего гарантию: Оплату(а) гарантируем(тся).

Эта модель может быть развернута: Оплату гарантируем через отделение Госбанка.

Оплату гарантируем через отделение Госбанка в месячный срок по завершении работ.

Существование моделей и их речевых вариантов, т. е. стандартов, значительно облегчает составление деловых писем. Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Письмо должно быть построено по такой схеме: внимание – интерес – просьба – действие.

Внимание: “ Уважаемый (ая)___________я хочу сообщить Вам нечто интересное ”.

Интерес: “ Мы предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь… ”.

Просьба : “Нам требуется помощь людей, готовых вложить …в благородное дело ”.

Действие: “ Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей...”.[118]

Следует подчеркнуть, что в случае, когда автором письма является юридическое лицо (организация, предприятие, учреждение), письмо пишется в третьем лице: правление ходатайствует, совет выдвигает предложение, правление решило. Форма изложение от третьего лица стала международной традицией после второй мировой войны. Исключение составляют компании и фирмы США, где официальные письма составляются, как правило, от первого лица.

От первого лица излагаются, как правило, распоряжения, заявления, докладные и объяснительные записки. Важно иметь в виду, что форма изложения приказа от первого лица служит отражением принципа единоначалия. Распорядительная часть приказа начинается со слова “приказываю”, после чего указываются предписываемые действия, всегда выражаемые инфинитивом или неопределенной формой глагола.

Полезно использовать для изложения мотивов, объясняющих предпринятые вами действия, следующие языковые конструкции: согласно Вашей просьбе; в соответствии с протоколом от…; несмотря на неоднократные (устные и письменные) напоминания; испытывая острую потребность …; в порядке оказания технической помощи …; в порядке научно-технического сотрудничества; в порядке обмена опытом …; в порядке исключения; ввиду срочности заказа (исполнения); в связи с проведением совместных операций с …; в соответствии с предварительной договоренностью и решением …; в соответствии с письмом заказчика … и т.п.

Для выражения отказа нередко применяются следующие формулы: к сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным; к сожалению мы не можем удовлетворить Ваш заказ (просьбу, требование) ввиду. Такие формулы стандартного порядка облегчают восприятие служебного документа и процесс его составления, не позволяя тратить время на поиск новых формулировок.

Важно также помнить, что в письменной деловой речи большинство слов употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов: например: приказ - издается, порицание - выносится, контроль - возлагается, осуществляется, а должностные оклады - устанавливаются.

Не следует также забывать, что при выборе устойчивого языкового оборота приходится учитывать особенности сложившейся официально-деловой речи. Так, например, при употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важны; более сложный, а при использовании превосходной степени чаще встречаются формы с приставкой “наи” (наибольший эффект, наименьший результат и т. п.) или сочетание положительной степени с наречием “наиболее” (наиболее важный, наиболее продуктивный, наиболее сложный).

При составлении делового письма следует учитывать тот факт, что тон и стиль деловой корреспонденции формируют прилагательные и наречия, которые в большей степени отражают объективность или субъективность автора письма, его настрой и эмоциональное состояние. Нередко такие слова называют “магическими словами”.

Они приобретают свою “магическую” силу только в том случае, если они используются в соответствующем контексте, и при правильном использовании. К числу “магических слов можно отнести следующие, широко распространенные в речевой коммуникации слова:

Приятный мировой

Незабываемый трепещущий

Мучающий дразнящий

Оглушающий ошеломляющий

(напр., успех) активный

Деятельный энергичный

Горячий живой