Контроль і ревізія розрахунків з оплати праці

 

Ревізію розрахунків з оплати праці слід починати зі встановлення відповідності даних аналітичного обліку показникам синтетичного обліку за Головною книгою й балансом на одну дату, зокрема на 1-ше число відповідного місяця (сальдо з рахунка 66 "Розра­хунки з оплати праці" в Головній книзі й балансі звіряють з підсумковими сумами до видачі розрахунково-платіжних відомостей). Якщо виявлено розбіжності між даними синтетичного і аналітичного обліку, слід встановити їх причини. Основними причинами розходжень можуть бути: підробки в розрахунково-платіжних і платіжних відомостях для приховування розкрадання грошей з каси шляхом змови бухгалтера і касира. Сам спосіб розкрадання полягає в завищенні загальної суми грошей в останній колонці розрахунково-платіжної відо­мості "До видачі на руки". Таку підробку можна виявити підрахунком підсумків у розрахунково-платіжних відомостях як по рядках (гори­зонталі), так і по стовпчиках (вертикалі). Кінцеві підсумки звіряють із сумою, показаною у видатковому касовому ордері й у первинних документах щодо нарахування заробітної плати (розрахунках).

В цьому випадку арифметичній перевірці підлягають: розрахунково-платіжна (платіжна) відомість; видатковий касовий ордер; журнал обліку прибуткових і видаткових касових ордерів; касова книга (звіт касира); табелі обліку робочого часу, довідки й розрахунки для нарахування заробітної плати, наряди на оплату праці тощо.

Можуть бути випадки розкрадання грошей шляхом привласнення депонованих сум. Для цього касир разом із бухгалтером підробляють підпис депонента в розрахунково-платіжній відомості або у видатковому касовому ордері чи депонентській відомості. У цьому випадку слід звірити депоновані суми за такими документами: реєстр депонованих сум; депонентська відомість; видатковий касовий ордер; особовий рахунок та картка депонента; журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів; касова книга й звіт касира; документ про прийняття на роботу або звільнення з роботи (наказ, розпорядження); розрахунково-платіжні відомості за попередній період із підписами депонентів. Ревізуючі можуть також викликати окремих депонентів для підтвердження одержання ними відповідних сум.

Правильність нарахування заробітної плати ревізор перевіряє таким чином: з'ясовує правильність застосування розцінок способом зіставляння з документом, де вони передбачені, а також уточнює, чи відповідають стаж працівника, його розряд, тип підприємства, сезон, асортимент продукції тощо розцінкам; встановлює, чи правильно підраховано обсяг виконаної роботи й кількість відпрацьованого часу шляхом їх зіставлення з обліковими листками, нарядами, картами, подорожніми листками, табелем виходу на роботу, актами здавання-приймання виконаних робіт та іншими документами, прикладеними до журналу 7 для нарахування заробітної плати; арифметичне перевіряє правильність нарахованої суми шляхом множення розцінки на кількість днів роботи, на суму товарообороту, на кількість виробленої продукції тощо.

Як правило доцільно також перевірити, чи зафіксовані в розрахункових відомостях на оплату праці за другу половину місяця усі раніше виплачені протягом цього місяця суми (аванс, відпускні, допомога при тимчасовій втраті працездатності), записані в журнал 1 з рахунка 30 "Каса". Причинами відхилень між даними аналітичного й синтетичного обліку з рахунка 66 "Розрахунки з оплати праці" можуть також бути перекручення даних внаслідок зловживань (завуалювання видатку грошей шляхом вилучення з фонду споживання різних виплат і утримань); неповне утримання авансів; повторне списання грошових документів з віднесенням виплат за ними в дебет рахунка 66 "Розрахунки з оплати праці"; зменшення дебіторської заборгованості або збільшення кредиторської заборгованості під час перенесення сальдо із однієї розрахункової відомості до іншої.

Правопорушення щодо оплати праці виникають у зв'язку з: неправильним визначенням обсягів виконаних робіт (виявляють зіставленням обсягів робіт, вказаних у первинних документах з обліку праці, з аналогічними показниками технологічних карт, документів щодо оприбуткування готової продукції або контрольним обміром фактично виконаних робіт); неправильним застосуванням норм виробітку, тарифних ставок, посадових окладів і розцінок (визначають зіставленням зі збірниками виробітку і тарифікаційними довідниками); неправильним таксуванням окремих документів з обліку праці (виявляють контрольним таксуванням); включенням у документи з обліку праці прізвищ осіб, які не брали участі у виконанні конкретних робіт (виявляють зіставленням прізвищ працівників зі списковим складом підприємства, бригади, цеху, а також опитуванням окремих осіб, звіркою підписів); внесенням у документи з обліку праці посадових осіб, не передбачених штатним розкладом (встановлюють зіставленням цих документів зі штатним розкладом);

Як показала практика, дійовий контроль за використанням коштів на оплату праці значною мірою сприяє зростанню продуктивності праці й зміцненню трудової дисципліни. Перевірка витрачання коштів на оплату праці може бути успішно здійснена за умови вивчення правильності розрахункових показників з питань праці (чисельності працівників за групами й категоріями, стану нормування праці, продуктивності праці, використання робочого часу й коштів на оплату праці). Спочатку доцільно вивчити затверджені штатні розклади, встановити можливі штатні надмірності чисельності працівників, невідповідність окремих посад фактично ви­конуваній роботі, завищені розміри посадових окладів тощо.

З метою встановлення можливих відхилень – перевитрат чи економії фонду оплати праці, слід порівняти кошторисні дані зі звітними показниками. Показники з питань праці, подані у квартальних і річних звітах, слід зіставити з даними бухгалтерського обліку. При цьому ревізор користується Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 "Витрати", затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 № 318. За цим положенням до складу прямих витрат на оплату праці включено заробітну плату та інші виплати робітникам, зайнятим у виробництві продукції, виконанні робіт або наданні послуг, які можуть безпосередньо бути віднесеш до конкретного об'єкта витрат. У зв'язку з цим важливим питанням ревізії єперевірка правильності застосування норм, посадових окладів і тарифних ставок, встановлених розцінок, а також положень про оплату праці й виплату преміальних винагород.

Дотримання тарифних сіток і ставок, посадових окладів можливо встановити шляхом їхнього порівняння зі штатним розкладом і перевіркою даних розрахунково-платіжних відомостей, табелів обліку використання робочого часу й розрахунку заробітної плати. Ревізор аналізує показники продуктивності праці й виявляє фактори, які впливають на зниження витрат на оплату праці (систематичне виконання завдань з випуску й реалізації продукції (робіт, послуг), впровадження прогресивних технологій, дотримання штатно-кошторисної дисципліни, підвищення продуктивності праці тощо.

При ревізії фонду оплати праці ревізор керується змінами в обліку затрат виробництва і доходу (виручки). Розмір коштів, які спрямовуються на оплату праці й включаються у витрати виробництва, визначають самі суб'єкти підприємницької діяльності. При погодинній оплаті праці перевіряється правильність тарифних ставок або умов контракту, а при відрядній – виконання кількісних і якісних показників роботи, правильність норм і розцінок. Під час перевірки табелів обліку використання робочого часу та інших первинних документів з нарахування заробітної плати слід з'ясувати, чи не було випадків внесення в них вигаданих (підставних) осіб.

Разом з тим, доцільно також перевірити правильність відрахування на соціальне страхування, а також утримань із заробітної плати: податку на доходи фізичних осіб, за виконавчими документами, дорученнями-зобов'язаннями за придбані товари в кредит; за письмовими дорученнями про переказ страхових внесків за договорами особистого страхування, авансів, виданих у рахунок заробітної плати, на відшкодування збитків, заподіяних підприємству, перерахування в Ощадбанк на рахунки особистих вкладів за заявою працівника підприємства тощо.

Ревізія правильності нарахування основної заробітної плати починається з перегляду відомості, на основі якої робилися нарахування. Перевірці підлягають усі документи, прикладені до журналу 5, за яким роблять бухгалтерський запис у кредит рахунка 66 "Розрахунки з оплати праці". Слід з'ясувати, чи правильно записані в журналі номери балансових рахунків і субрахунків. Далі здійснюється перерахунок зазначених підсумків, а також підсумків усіх утримань з робітників і службовців і підсумків сум для видачі на руки. Відтак перевіряються підсумки "Всього", за відомістю зіставляються з Головною книгою як з кредиту, так і з дебету рахунка 66 "Розрахунки з оплати праці" та інших рахунків, зазначених у журналі. Крім того, на основі відомості вибірково перевіряється правильність запису сум, що підлягають видачі окремим працівникам. При встановленні розбіжностей правильність сум, що підлягають видачі, перевіряється в усіх працівників. Така перевірка зумовлена тим, що ревізори виявляли випадки, коли за домовленістю з окремими одержувачами грошей нечесні облікові працівники з метою крадіжки грошей механічно збільшували їм суми, що підлягали видачі, з відповідним зменшенням сум у інших працівників. Збільшення і зменшення в цілому здійснювалось на однакову суму і, таким чином, не впливало на загальний підсумок документа.

В більшості випадків, перевірку розрахунків щодо заробітної плати здійснюють вибірково, але в разі виявлення помилок або зловживань перевірці підлягають усі без винятку розрахунки, пов'язані з нарахуванням і виплатою заробітної плати. Слід також звернути увагу на правильність розрахунків щодо чергових відпусток. Насамперед перевіряють дотримання закону про надання чергових відпусток відносно їх своєчасності, особливо стосовно матеріально відповідальних осіб. Потім перевіряють, чи нема випадків фіктивної передачі цінностей, надання відпусток за два роки й більше; чи є резерв працівників для заміни осіб, що йдуть у відпус­тку, чи правильно встановлено суму відпускних (перевіряють правильність оплати за попередні 12 місяців).

Відповідно до п. 7 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 № 100 зі змінами і доповненнями, розрахунок суми відпускних провадиться таким чином: сумарний заробіток працівника за останні 12 місяців (або за менший фактично відпрацьований період) необхідно поділити на відповідну кількість календарних днів року (або меншого відпрацьованого періоду), за винятком передбачених законодавством вихідних і неробочих днів. Потім отриманий результат помножують на кількість календарних днів відпустки. Перелік святкових і неробочих днів на­ведено в ст. 73 Кодексу законів про працю. У всіх випадках збереження середньої заробітної плати і забезпечення допомогою у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або у зв'язку з вагітністю й пологами середньомісячна плата обчислюється виходячи з виплат за останні 2 календарних місяці роботи, що передують події, з якою пов'язана відповідна виплата. Працівникам, які пропрацювали на підприємстві менше 2 календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час. Якщо протягом останніх 2 календарних місяців працівник не працював, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за попередні два місяці роботи.

Для працівників з відрядною оплатою праці в разі відсутності даних для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду він може замінюватись іншим місяцем, що передує розрахунковому періоду.

Відповідно до законодавства при обчисленні середньої заробітної плати враховуються: основна заробітна плата; доплата й надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час, суміщення професій і посад, високі виробничі досягнення, умови праці, вислугу років тощо); виробничі премії, винагороди без включення сум відрахування на податки, стягнення аліментів. При обчисленні середньої заробітної плати не враховуються: виплати за виконання окремих доручень одноразового характеру; одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, вихідна допомога, допомога у зв'язку з виходом на пенсію); компенсаційні виплати на відрядження, переведення; премії за винаходи й раціоналізаторські пропозиції, грошові й речові допомоги, пенсії, державна допомога, літературний гонорар, вартість спецодягу, заробітна плата за сумісництвом, дивіденди.

Закон "Про відпустки" прийнято відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про порядок введення в дію Закону України "Про відпустки". Він набрав чинності з 1 січня 1997 р. Ревізор контролює дотримання положень цього Закону. Щорічна основна відпустка надається працівникам за фактично відпрацьований рік, який відлічується з дня укладання трудового договору. Тривалість відпусток з 1 січня 1997р. розраховується в календарних днях. Переведення тривалості щорічної основної й до­даткової відпусток із робочих у календарні дні зайнятим на роботах із шкідливими та важкими умовами праці, ненормованим робочим днем проводиться за формулою:

де N_КД – тривалість відпустки в календарних днях;

N_РД – тривалість відпустки в робочих днях;

7 – тривалість тижня в календарних днях;

6 – тривалість тижня в робочих днях, за яким обчислювалась тривалість відпустки до ухвалення Закону України "Про відпустки".

Відповідно до законодавства свої особливості має перевірка правильності відрахування на соціальне страхування. Страхові внески на державне соціальне страхування нараховуються на фонд оплати праці та інші виплати. Внески не нараховуються на такі види виплат працюючим: компенсація за невикористану відпустку; вихідна допомога при звільненні; компенсаційні виплати (добові за відрядженнями); вартість безкоштовно переданих квартир і комунальних послуг; вартість виданого спецодягу; заробітна плата за дні роботи без винагороди за працю; суми відшкодування шкоди відносно стану здоров'я; стипендії, допомоги молодим фахівцям, дивіденди за акціями; нарахована сума матеріальної допомоги; допомога сім'ям з дітьми, що виплачується з бюджету, тощо. Страхові внески сплачують у дні одержання заробітної плати.

Як передбачено законом, не внесені страхувальником у встановлені строки платежі вважаються недоїмкою і стягуються у безспірному порядку. Пеня нараховується починаючи із наступного дня після одержання плати і по день сплати платежу. Безспірне стягнення сум обов'язкових платежів, штрафів та інших фінансових санкцій здійснюється відповідно до чинного законодавства (Закону України "Про систему оподаткування").

При документальній ревізії ревізор перевіряє правильність кореспонденції рахунків, на яких відображаються розрахунки за відра­хуваннями на соціальне страхування. За кредитом рахунка 65 "Розрахунки за страхуванням" відображають суми нарахованих страхо­вих внесків з дебету рахунків 66 "Розрахунки з оплати праці", 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків", 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках" тощо; за дебетом рахунка 65 "Розрахунки за страхуванням" – з кредиту рахунків 31 "Рахунки в банках", 66 "Розрахунки з оплати праці" та ін.

Поряд з цим ревізор здійснює контроль за своєчасним і повним надходженням страхових внесків та інших платежів, а також правильністю витрачання коштів. Такий контроль здійснюється шляхом перевірки: бухгалтерських документів про нараховану заробітну плату та інші виплати, на які нараховуються страхові внески; платіжних доручень на перерахування сум страхових внесків та інших платежів на відповідний рахунок; касових документів на оплату вартості путівок на лікування та відпочинок, виданих за рахунок коштів соціального страхування; актів про нещасні випадки, пов'язані з виробництвом, відповідності фінансових звітів за коштами соціального страхування за балансовим рахунком 65 "Розрахунки за страхуванням", субрахунком 652 "За соціальним страхуванням".

Як правило, в акті ревізії зазначається, які виявлено порушення щодо нарахування страхових внесків, обчислення й виплати допомоги, записується сума додатково нарахованих внесків, пені та вказуються суми витрат, які не можуть бути прийнятими до заліку в рахунок страхових внесків. Ревізор також перевіряє дотримання встановленого строку перерахування страхових внесків. У разі подання підприємством розра­хункової відомості із запізненням більш ніж на 10 днів, органи страхування не приймають до заліку в рахунок страхових внесків середньомісячну суму витрат, включених до цієї розрахункової відомості.

При ревізії виплати премій слід встановити: чи виконано умови, згідно з якими премія може бути виплачена; чи правильно визначено коло працівників, які підлягають преміюванню; чи правильно застосовано нормативи й визначено суму премій як у цілому по організації, так і щодо окремих працівників.

Відповідно до законодавства, в акті ревізії слід згрупувати факти незаконної видачі премій за ознаками порушень і вказати винних осіб для притягнення останніх до відповідальності й відшкодування збитків.