Відомість встановлених ревізією фактів простроченої дебіторської заборгованості Яготинського цукрового комбінату за період з 1 січня до 31 грудня 2009 року

Назва синтетичного рахунка та субрахунка	Назва дебіторів і кредиторів	Дата виник­нення заборгова­ності	Причини заборгова­ності	Сума	Причини і заходи щодо урегулю­вання за­боргова­ності	Висновки ревізора про реальність заборговано­сті щодо відшкоду­вання
377 “Розрахун­ки з іншими дебіторами”	Меблевий комбінат м. Київа	01.02.08	Простро­чення строку позовної давності		Віднесено за рахунок кредитор­ської забор­гованості	Заборгова­ність нере­альна і під­лягає відне­сенню її за рахунок винних осіб
374 “Розрахун­ки за пре­тензіями”	Автотранс­портна контора м. Яготин	10.01.09	Несвоєчас­не оформ­лення матеріаль­них претензій		Віднесено за рахунок резервного капіталу	Заборгова­ність нере­альна і під­лягає відне­сенню її за рахунок винних осіб

Ревізор контрольно-ревізійного управління у Київській області (підпис)

Директор Яготинського цукрового комбінату (підпис)

Головний бухгалтер комбінату (підпис)

 

За кожним фактом виявленої простроченої дебіторської чи кредиторської заборгованості встановлюють причини несвоєчасного повернення (відшкодування) сум заборгованості.

Однією з причин виникнення незаконної і нереальної заборгованості може стати відставання і запущення аналітичного обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами. Тому під час ревізії необхідно перевірити своєчасність і правильність відображення в синтетичному і аналітичному обліку операцій за розрахунками з дебіторами і кредиторами. З’ясовують також, чи не приховується дебіторська заборгованість на інших рахунках, зокрема, і нереальна заборгованість, за якою минули строки позовної давності. Для перевірки дебіторської і кредиторської заборгованості використовують записи в оборотних відомостях, рахунках аналітичного обліку з дебіторами або кредиторами, картках або книгах за їх особовими рахунками. У всіх випадках записи в цих облікових реєстрах зіставляють з первинними документами. Якщо під час перевірки будуть виявлені факти зменшення сум дебіторської заборгованості ревізори з’ясовують, чи не було випадків необґрунтованого списання боргів окремих дебіторів за рахунок витрат виробництва, збільшення собівартості реалізованої готової продукції або простроченої кредиторської заборгованості. За допомогою таких списань часто покривались нестачі товарно-матеріальних цінностей, незаконні витрати посадових осіб та інші зловживання.

Перевірку розрахунків із різними дебіторами і кредиторами доцільно провести за окремими балансовими рахунками. При цьому з’ясовують відповідність сум заборгованості на момент перевірки за даними статей балансу з даними головної книги за рахунками розрахунків, оборотних відомостей, аналітичних рахунків дебіторів і кредиторів, а також карток особових рахунків і інших регістрів аналітичного обліку розрахунків. Виявлені розходження будуть вказувати на відображення в балансі заборгованості за допомогою згорненого сальдо, наявність сум нереальної заборгованості в регістрах аналітичного обліку. Згорнене сальдо в балансі деякі бухгалтери іноді неправильно приховують з метою штучного зменшення сум заборгованості з тим, щоб прикрасити дійсний стан розрахунків на підприємстві. Тому фактичні залишки дебіторської заборгованості на момент ревізії зіставляють із встановленим лімітом.

Тут же розглядають кожну суму заборгованості за даними аналітичного обліку (оборотні відомості за аналітичними рахунками, картки та інші регістри аналітичного обліку за особовими рахунками розрахунків). При цьому виявляються суми спірної і безнадійної заборгованості, заборгованості, не оплаченої в термін і з минулими термінами позовної давності, документально не обґрунтованої заборгованості, а також боргів, за якими не вживалися заходи до стягнення. Особливо перевіряють картки аналітичного обліку або записи в оборотних відомостях під такими загальними назвами, як “Дебітори до з’ясування”, “Кредитори до з’ясування”, “Інші дебітори”, “Спірні суми”. Вони свідчать про занедбаність обліку розрахунків, неприйняття своєчасних заходів до стягнення або погашення заборгованості і необхідності ретельної ревізії розрахункових операцій. Кожну суму в обліку на рахунках розрахунків розглядають, за суттю боргу, що виник, причинах і характеру заборгованості, що утворилася, термінах її виникнення і винних осіб у неприйнятті заходів до стягнення і погашення. Суми заборгованості, що викликають сумнів у ревізора або пов’язані з порушенням нормальних умов і порядку розрахунків, досліджують із залученням первинних документів, застосуванням методів взаємного контролю документів і зустрічної перевірки операцій. Потрібно широко практикувати перевірку першоджерел на момент виникнення боргу, зустрічну перевірку взаємопов’язаних документів на підприємстві, що ревізується і на інших підприємствах і організаціях, які за документами брали участь у здійсненні розрахункових операцій. Ревізор з’ясовує, які вживалися заходи щодо стягнення і уточнення простроченої, безнадійної, необґрунтованої й іншої сумнівної дебіторської заборгованості (направленість листів, звірка розрахунків згідно з актами, пред’явлення письмових претензій і позовних заяв в господарський суд). Всі суми ненормальної дебіторської заборгованості на момент ревізії потрібно відобразити в накопичувальну відомість. У ній будуть відображені суми безнадійної, необґрунтованої, простроченої і спірної дебіторської заборгованості, які знаходяться на всіх балансових рахунках з обліку розрахунків. Сюди ж потрібно включати суми дебіторської заборгованості різних організацій і осіб за всіма рахунками розрахунків, які не сплачуються боржниками і заходи щодо стягнення яких не приймаються.

У акті ревізії можна згрупувати всю дебіторську заборгованість в розрізі таких основних груп: нормальна поточна заборгованість; заборгованість, яка тривалий час не сплачується і заходи до стягнення якої не приймаються; прострочена заборгованість; документально не підтверджена заборгованість; спірна заборгованість, за якою справи передані в господарський суд; безнадійна заборгованість, за якою є рішення суду про відмову в позові, рішення підприємства про її списання. Поряд з цим в акті ревізії потрібно відмітити списані суми безнадійних боргів за ревізійний період на фінансові результати.

Найбільш характерні випадки порушень розрахункової дисципліни і великі суми дебіторської заборгованості відображають безпосередньо в акті ревізії.

Розглядаючи заборгованість, яка тривалий час не відшкодовується і заходи щодо стягнення якої не приймаються, ревізор повинен звернути увагу на суму непогашеної дебіторської заборгованості з простроченим терміном позовної давності та на заборгованість різних організацій і осіб, що припинили платежі до повного погашення. Щодо заборгованості з поточним терміном позовної давності потрібно перевірити, чи направлені листи – нагадування про необхідність погашення боргу, чи передані матеріали юридичній службі для пред’явлення позову, чи пред’явлений позов у разі відмови від добровільного погашення боргу. При перевірці заборгованості, щодо якої припинене надходження платежів до повного погашення, з’ясовують, чим викликане ненадходження грошей від дебіторів або припинення утримання сум боргу із заробітної плати робітників і службовців. Треба враховувати можливість неправильного відображення в обліку утриманих сум, що поступили, а отже, необхідність здійснення зустрічної перевірки взаємопов’язаних банківських операцій і фактичних утримань із заробітної плати за розрахунково-платіжними відомостях.

Кожну суму простроченої заборгованості розглядають з погляду прийнятих заходів щодо стягнення (листи, позовні заяви) і осіб винних у допущенні прострочення боргу. У складі простроченої заборгованості і заборгованості, яка тривалий час не відшкодовується, на окремих підприємствах рахуються суми боргів, недостатньо обґрунтованих документами. Тут же може враховуватись заборгованість окремих осіб, з яких керівні працівники підприємства з тих або інших причин не хочуть стягати суму боргу в примусовому порядку. Документально не підтверджена і не обґрунтована заборгованість підлягає особливо ретельній перевірці.

У процесі перевірки спірної заборгованості ревізор уточнює, скільки часу знаходяться справи в господарському суді і чому не розглядаються, які заходи приймало керівництво підприємства щодо прискорення розбору позовних заяв. Затримки і неодноразові відстрочки в розгляді справ часто відбуваються з вини адміністрації підприємства в зв’язку з тим, що неправильно оформлені або не повністю представлені претензійні і доказові документи. Тому потрібно звертатися безпосередньо в прокуратуру, суд, щоб уточнити істинні причини тривалої затримки направлених справ і прискорити прийняття рішень.

Досліджуючи безнадійну заборгованість, ревізор виписує випадки і суми відмови суду в задоволенні позовів на примусове стягнення боргів із дебіторів за весь період, що ревізується. На основі мотивування і висновків за рішеннями судових органів подібні факти доцільно згрупувати за причинами відмови (не забезпечення збереження цінностей на об’єктах з боку керівництва підприємства, пропуск термінів позовної давності, відсутність необхідних виправдувальних документів, неплатоспроможність боржників тощо) або з вини посадових осіб.

Залишки дебіторської заборгованості на момент ревізії перевіряють за кожною сумою. Перевіряючий з’ясовує, які вживалися заходи з боку бухгалтерії, юридичного відділу та інших служб підприємства щодо стягнення боргів з початку їх виникнення.

Виявлені суми кредиторської заборгованості з минулими термінами позовної давності ревізор відображає також в окремій накопичувальній відомості. При цьому він уточнює характер і причини виникнення заборгованості по кожному кредитору, чому вона своєчасно не була перерахована в Держбюджет або сплачена відповідним організаціям і особам. За всіма сумнівними сумами кредиторської заборгованості треба провести зустрічну перевірку або надіслати офіційні письмові підтвердження кредиторів.

У процесі перевірки використовують не тільки первинні документи, прикладені до бухгалтерських проводок і накопичувальних регістрів з обліку розрахунків, але і систематизовані первинні розрахункові документи при виписках банку з розрахункового й інших рахунків підприємства (журнал 3, накопичувальні відомості надходження і витрачання грошових коштів у розрізі окремих рахунків підприємства в установі банку тощо). Для перевірки розрахункових операцій за період, що ревізується, потрібно вибирати тих дебіторів і кредиторів, щодо яких заплутаний і запущений аналітичний облік розрахункових взаємовідносин, допускається порушення встановленого порядку проведення розрахунків і необґрунтоване списання заборгованості. Крім того, треба брати до уваги виявлені порушення, зловживання і незаконні дії посадових осіб при ревізії інших дільниць роботи підприємства, пов’язані з розрахунковими операціями, і ці розрахункові взаємовідносини піддавати всебічному дослідженню.

Кожну списану суму заборгованості ревізор перевіряє із залученням первинних документів, підтверджуючих її виникнення. Це допомагає розкривати дійсні причини утворення, суть і характер заборгованості. Саме на основі первинних документів у ряді випадків виявлялось незаконне списання недостач, розкрадань і втрат товарно-матеріальних цінностей, які списувалися під виглядом пересортиці, різниці у вартості й інших, не зухвалих, на перший погляд, особливих побоювань, причин. Списання сум дебіторської і кредиторської заборгованості протягом періоду, що ревізується, піддають загальній перевірці. Зокрема, списані суми дебіторської заборгованості на збитки підприємства перевіряють із використанням даних аналітичного обліку за рахунком 79 “Фінансові результати”.

Приховане списання дебіторської і кредиторської заборгованості можна виявити шляхом дослідження оборотів за аналітичними рахунками розрахунків за окремі місяці (особливо за сумнівною заборгованістю, що знаходиться без руху), вивчення причин різкого зменшення залишків перехідної заборгованості на кінець кожного місяця, співставлення описаних сум заборгованості з прикладеними виправдувальними документами на її списання.

Іноді як документи на незаконне списання сум заборгованості прикладають бухгалтерські довідки і накопичувальні відомості. Такі незаконні списання частіше практикують перед складанням річного звіту, при проведенні інвентаризацій, “розчищанні” розрахунків. У ряді випадків необґрунтовано перекривається дебіторська заборгованість одних організацій і осіб за рахунок нереальної кредиторської заборгованості інших, у той час як ці суми повинні бути стягнуті і перераховані до бюджету. Подібне списання заборгованості і незаконні дії бухгалтерів заподіють матеріальний збиток підприємству, приховують факти розкрадання і зловживань окремих посадових осіб.

При перевірці розрахункових операцій з’ясовують правильність кореспонденції рахунків і віднесення сум на окремі балансові рахунки щодо обліку розрахунків. На деяких підприємствах зустрічалися випадки віднесення сум на розрахунки з різними дебіторами і кредиторами замість запису їх на рахунки 374 “Розрахунки за претензіями”, 375 “Розрахунки з відшкодування завданих збитків”, 372 “Розрахунки з підзвітними особами”, де необхідно вживати більш оперативні і наполегливі заходи стягнення боргів. Крім того, треба враховувати можливість незаконного списання сум на рахунки витрат замість віднесення їх на балансові рахунки з обліку розрахунків.

При ревізії розрахунків щодо претензій і відшкодування завданих збитків досліджують рух кожної суми не тільки на балансових рахунках 374 “Розрахунки за претензіями” і 375 “Розрахунки з відшкодування завданих збитків”, але і на рахунку 947 “Недостачі і втрати від псування цінностей”, а й таких, які рахуються в складі матеріалів у дорозі, товарів на відповідальному зберіганні у покупців у зв’язку з відмовою від акцепту, товарів, відвантажених і не оплачених у термін покупцями й інші. Кожну суму, записану за дебетом і кредитом цих рахунків, потрібно розглянути за картками і іншими регістрами аналітичного обліку із залученням первинних документів. Вивчаючи прикладені первинні документи, звертають увагу на своєчасність і повноту відображення заборгованості, правильність стягнення заборгованості і недопущення необґрунтованого списання її на інші рахунки.

Розрахунки за претензіями перевіряють у взаємозв’язку з ревізією виконання господарських договорів. Шляхом зіставлення сум на рахунку 374 “Розрахунки за претензіями” і в журналі реєстрації претензій за невиконання договорів постачальниками з результатами перевірки виконання договірних зобов’язань при постачанні сировини, матеріалів, напівфабрикатів і комплектуючих виробів можна виявити випадки непред’явлення претензій постачальникам. Одночасно перевіряють повноту пред’явлених претензій транспортним організаціям за невчасну доставку, недостачу або втрату вантажів у дорозі. Багато підприємств ще не пред’являють претензій до транспортних організацій за порушення термінів доставки вантажів. Дане зобов’язання вимагає перевірки своєчасності надходження вантажів на підприємство і фактів затримки їх у дорозі на підставі залізничних накладних і інших транспортних документів, де відмічають дату відправки вантажу, а також даних прибуткових документів складу. Для цілеспрямованої, вибіркової перевірки документів потрібно заздалегідь з’ясувати затримку окремих вантажів у дорозі за журналом оперативного обліку вантажів, які надійшли, що ведеться у відділі постачання. За даними цього журналу зіставляють дату рахунків-фактур постачальників із датою надходження вантажів на підприємство, виявляють партії вантажів, що поступили з порушенням термінів доставки. При цьому ревізор повинен встановити суму не відшкодованого матеріального збитку, не стягнутих штрафних санкцій і винних у цьому осіб. Аналогічно пред’явлені претензії покупцями підприємства, які відображені на рахунку 374 “Розрахунки за претензіями” і в журналі реєстрації претензій, що поступили, необхідно пов’язати і використати при ревізії виконання договорів про постачання продукції покупцям. Така перевірка звичайно сприяє підвищенню відповідальності підприємства за виконання господарських договорів.

Підприємства зобов’язані пред’являти претензії відразу ж після їх виникнення. Тому ревізор повинен одночасно перевірити стан претензійної роботи на підприємстві. Насамперед з’ясовують правильність і повноту обліку пред’явлених претензій, що надійшли, здійснюють контроль за ходом розгляду претензійних справ. За даними журналу пред’явлених претензій іншим підприємствам, організаціям і особам визначають кількість незадовільнених претензій із загальної кількості пред’явлених. Усі незадоволені претензії треба згрупувати за суттю їх виникнення, причинами відмови і винними особами. Крім того, потрібно виділити спірні справи і питання, за якими не пред’являлися претензії в зв’язку з їх безнадійністю. Тут же ревізор встановлює кількість нерозглянутих претензій на момент ревізії, особливо з тривалим часом затримки в арбітражі і народному суді. При необхідності здійснюють запит або проводять зустрічну перевірку в судових органах. За журналом реєстрації претензій, що поступили, встановлюють кількість задоволених претензій на користь позивача і кількість претензій нерозглянутих на момент ревізії. Їх групують за причинами виникнення і винними особами з вказівкою суми заподіяного матеріального збитку. Одночасно ревізор перевіряє, які приймалися заходи до винних осіб щодо незадоволених пред’явлень і претензій, що поступили, вирішених на користь позивача.

Розрахунки із недостач, розтрат, розкрадання і відшкодування матеріального збитку перевіряють у взаємозв’язку з суміжними ділянками господарської діяльності, місцями виникнення недостач, втрат і розкрадання, розмірами заподіяного збитку. Наприклад, перевірку розрахунків щодо відшкодування матеріального збитку матеріально відповідальними особами потрібно пов’язати з перевіркою сум, що рахуються на рахунку 947 “Недостачі і втрати від псування цінностей”, а також з результатами інвентаризацій товарно-матеріальних цінностей на складах і в незавершеному виробництві. Так можна виявити факти неповного стягнення заподіяного матеріального збитку з винних осіб, необґрунтованого списання його за рахунок витрат виробництва, укриття результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей від обліку або часткового відображення їх в облікових реєстрах. Стягнення сум недостач, розтрати і розкрадання товарно-матеріальних цінностей з винних осіб повинні проводити за продажними цінами. Кожний випадок відмови у відшкодуванні недостач, розтрати і розкрадання за рахунок винних треба дослідити і занести в накопичувальну відомість, згрупувавши їх за причинами відмови і винними особами. Тут можна встановити факти незабезпечення збереження цінностей, умисне порушення встановленого порядку і вимог у корисливих цілях та інші.

При ревізії розрахунків за претензіями і відшкодуванням матеріального збитку треба мати на увазі, що суми недостач, втрат і розкрадання товарно-матеріальних цінностей можуть бути приховані на рахунках матеріалів у дорозі і товарах, відвантажених покупцям. Вивчення причин утворення цих сум за кожним рахунком-фактурою і листуванням з постачальниками і покупцями дозволить виявити подібні факти, а також прийняти рішучі заходи щодо відшкодування матеріального збитку за рахунок винних.

З особливою увагою перевіряють погашення заборгованості щодо розтрат, недостач і розкрадань. При цьому з’ясовують наявність виконавчих листів або зобов’язань про погашення боргу кожним дебітором, причини припинення платежів або тимчасового припинення їх за окремі місяці. Якщо заборгованість була списана за рішенням суду про неплатоспроможність боржника, треба перевірити зарахування цих сум на забалансовий рахунок 072 “Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей”, на якому вони враховуються протягом визначеного часу. Ревізор з’ясовує, які вживалися заходи щодо стягнення раніше списаної на забалансовий рахунок заборгованості та які зміни відбулися в становищі боржників. Кожну суму, списану на збитки в періоді, що ревізується, перевіряють при наявності документів, що підтверджують неможливість стягнення боргу, дозволу відповідних органів на їх списання, невикористаних можливостей стягнення заборгованості з окремих дебіторів.