Документування і оформлення результатів ревізій (перевірок)

4.1. Результати проведеної органом ДКРС ревізії (перевірки) викладаються в акті (довідці), оформленому на бланку органу ДКРС, на підставі перевірених оригіналів документів (у тому числі вилучених в установленому порядку іншими органами державного фінансового контролю або правоохоронними органами) об'єкта, який ревізується (перевіряється), або належно оформлених їх копій; матеріалів проведених зустрічних перевірок; матеріалів інвентаризацій, контрольних обмірів, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів та готової продукції; актів перевірки якості продукції, дотримання технічних умов та технологічних режимів виробництва; відповідності продукції чинним стандартам, цінам і тарифам; бухгалтерських регістрів і звітів, а також інших документів.

4.2. У випадках, коли виявлені порушення можуть бути приховані й потрібно вжити невідкладних заходів для їх усунення, а також у всіх випадках призупинення ревізії (перевірки) і за результатами ревізій кас складається проміжний акт.

Проміжний акт підписується керівником ревізійної групи та посадовими особами підприємства, установи чи організації, що ревізується. При цьому в обов'язковому порядку зазначаються посади, прізвища, ініціали відповідальних за перевірену ділянку роботи осіб. До проміжного акта додаються відповідні пояснення посадових осіб стосовно виявлених порушень.

Проміжний акт разом з підтверджувальними документами та поясненнями відповідних осіб контрольно-ревізійний підрозділ негайно, не очікуючи завершення ревізії (перевірки), надсилає до правоохоронного органу - ініціатора ревізії (перевірки).

Зафіксовані в проміжному акті порушення стисло викладаються в загальному акті (довідці) ревізії (перевірки), а сам проміжний акт (довідка) розглядається як документ, що їх підтверджує.

4.3. Не допускається включення в акт (довідку) ревізії (перевірки) різного роду висновків, що не підтверджені документами про фінансово-господарську діяльність об'єкта, який перевіряється, пропозицій, а також даних слідчих матеріалів (протоколів допиту) та посилань на свідчення посадових осіб, дані правоохоронним органам.

4.4. У випадках знищення документів, створення обставин, що виключають можливість розмежування відповідальності за збереження готівки і товарно-матеріальних цінностей, фальсифікації документів посадовими та матеріально відповідальними особами в акт (довідку) ревізії (перевірки) включаються факти недостач готівки і товарно-матеріальних цінностей, порушень з ознаками зловживань без установлення конкретних винуватців з одночасним висвітленням причин такої ситуації.

4.5. У вступній частині акта (довідки) ревізії (перевірки) обов'язково зазначаються:

- прізвища, ініціали ревізорів, їх посади;

- номера і дати видачі посвідчень, на підставі яких проводилася ревізія (перевірка), ким їх видано;

- номер, дата звернення і назва правоохоронного органу - ініціатора ревізії (перевірки);

- повна назва об'єкта, що перевіряється, його підпорядкованість, форма власності, ідентифікаційний код, основні банківські реквізити, місцезнаходження, розміри асигнувань та використання коштів бюджетів і державних валютних фондів;

- ревізійний період, дата початку й закінчення ревізії (перевірки);

- ким і за який період була проведена попередня ревізія (перевірка) з питань, поставлених у зверненні правоохоронного органу;

- посадові особи, що відповідали за фінансово-господарську діяльність протягом періоду ревізії.

4.6. Якщо на вимогу правоохоронних органів проводиться ревізія (перевірка) із залученням спеціалістів інших контрольних органів та різних галузей народного господарства, то в акті (довідці) зазначаються їх місця роботи, прізвища, посади.

4.7. Результати ревізії (перевірки) викладаються в акті (довідці), як правило, у відповідності до питань, поставлених правоохоронним органом.

4.8. При висвітленні в акті (довідці) ревізії (перевірки) кожного поставленого питання має бути зазначено:

- які документи перевірені, за який період, метод перевірки (суцільний, вибірковий), наявність наказу керівника об'єкта контролю або іншого відповідного документа щодо закріплення за посадовими особами відповідальності за здійснення окремих операцій, які включені до переліку питань ревізії (перевірки);

- яке допущено порушення (назва, дата, номер нормативно-правового акта, номер статті чи пункту, що були порушені); розміри виявлених збитків, причини (по можливості) їх виникнення; посади, прізвища та ініціали осіб, на яких покладено відповідальність за здійснення певних господарських та фінансових операцій, і з вини яких допущено порушення;

- як відображено в бухгалтерському або складському обліку операції, здійснені з порушеннями.

4.9. Викладаючи в акті (довідці) порушення ведення бухгалтерського обліку, необхідно конкретно вказувати, які положення та інструкції порушувалися, які з пунктів взагалі не виконувалися. В акті (довідці) не слід використовувати зауваження “облік занедбано”, “допущено викривлення обліку”, “внаслідок відсутності обліку неможливо встановити” та ін.

4.10. В акті (довідці) ревізії (перевірки) не допускаються як оцінки дій окремих посадових осіб (зокрема: “розкрав кошти”, “привласнив державне майно”, “сфабрикував”, “злочинець”, “шахрай”), так і в цілому висновки звинувачувального характеру.

4.11. Виявлені порушення описуються в акті (довідці) доступною мовою, без зайвого застосування спеціальної термінології.

4.12. При організації та проведенні ревізій та перевірок працівники органів ДКРС зобов'язані забезпечити дотримання державної, комерційної та службової таємниць.

Розголошення посадовою особою органу ДКРС державної, а також комерційної чи службової таємниці, суть якої визначено підпунктами 1.5.10 і 1.5.11 Інструкції про порядок проведення ревізій і перевірок органами державної контрольно-ревізійної служби в Україні, затвердженої наказом ГоловКРУ України від 03.10.97 № 121 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 24.10.97 за № 497/2301 (із змінами і доповненнями), є порушенням трудових обов'яз­ків, за яке передбачено звільнення з роботи як за одноразове грубе їх порушен­ня, згідно з пунктом 1 статті 41 Кодексу про працю України.

4.13. Відображені в акті (довідці) ревізії (перевірки) дані про виявлені факти недостач готівки, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, незаконного, нецільового витрачання державних коштів, інших фінансових порушень підтверджуються відповідними документами, інвентаризаційними описами, актами контрольних обмірів та розрахунками, що додаються до акта (довідки) ревізії (перевірки).

4.14. Акт (довідка) ревізії (перевірки) підписується керівником ревізійної групи (ревізором), керівником та головним (старшим) бухгалтером, або особою, що найнята для ведення бухгалтерського обліку об'єкта контролю. У разі потреби з актом (довідкою) ознайомлюються й інші відповідальні працівники перевіреного об'єкта, що вони підтверджують своїми підписами.

4.15. У разі виявлення значних порушень, недостач, порушень з ознаками зловживань, що тягнуть за собою кримінальну чи адміністративну відповідальність, акт (довідка) підписується також тими колишніми керівниками і матеріально відповідальними особами, до періоду роботи яких на перевіреному підприємстві, в установі, організації вони відносяться (якщо вони продовжують працювати на цьому ж підприємстві, в установі чи організації). У випадках звільнення цих осіб з об'єкта контролю керівник ревізійної групи (ревізор), при потребі, звертається до ініціатора ревізії (перевірки) про забезпечення ознайомлення їх з актом (довідкою) і його (її) підписання.

4.16. Узгодження і підписання акта (довідки) ревізії (перевірки) та розгляд поданих заперечень і зауважень проводиться відповідно до вимог пунктів 4.6-4.10 Інструкції про порядок проведення ревізій і перевірок органами державної контрольно-ревізійної служби в Україні, затвердженої наказом ГоловКРУ України від 03.10.97 № 121 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 24.10.97 за № 497/2301 (із змінами і доповненнями).

4.17. Акт (довідка) ревізії (перевірки) складається в трьох примірниках, а на письмову вимогу правоохоронних органів - і в більшій кількості. Примірники акта (довідки) для унеможливлення його (її) підробки візуються ревізором на кожній сторінці та належним чином скріплюються із зазначенням на останній сторінці кількості сторінок у ньому (у ній). Один примірник акта (довідки) під розписку офіційно передається в канцелярію об'єкта контролю з обов'язковою позначкою дати та вхідного номера на другому примірнику або вручається керівнику підприємства, а у разі відмови в одержанні - акт (довідка) надсилається рекомендованим поштовим відправленням за адресою об'єкта контролю, вказаною в установчих документах. При направленні акта (довідки) поштою на тих його (її) примірниках, що направляються до правоохоронного органу і залишаються в контрольно-ревізійному підрозділі, зазначаються реквізити поштового повідомлення, яке долучається до ревізійної справи.

4.18. У разі залучення посадових осіб органу ДКРС до участі в ревізії (перевірці) результати таких контрольних дій оформляються довідкою перевірки.