Ревізія операцій, пов’язаних з вибуттям матеріальних цінностей

Ревізія правильності й обґрунтованості відпуску матеріальних цінностей зі складів здійснюється за джерелами вибуття, а саме: відпуск цехам основного виробництва, допоміжним і підсобним цехам та невиробничим виробництвам, різним підприємствам і приватним особам (включаючи і реалізацію матеріалів працівникам підприємства).

При ревізії перевіряють законність і обґрунтованість відпуску матеріалів, правильність визначення їх кількості й якості, повноти і своєчасності оформлення відпущених матеріалів відповідними документами та дійсність їх надходження в цехи на робочі місця. Перевірка відпуску матеріальних цінностей зі складів у цехи поєднують із перевіркою їх використання в процесі виробництва.

При перевірці відпуску матеріалів на виробництво особливу увагу звертають на обґрунтованість діючої системи лімітування і додержання встановлених лімітів. Обґрунтованість лімітів можна перевірити шляхом множення витрат матеріалів на одиницю продукції на розрахунковий (плановий чи прогнозний) випуск цього виду продукції.

Правильність встановлення лімітів ревізор може перевірити згідно з лімітними або лімітно-забірними картками, що є на складах і в цехах. При перевірці відпуску матеріалів на виробництво особливу увагу звертають на їх понадплановий (понаднормативний) відпуск їх або заміну одних видів матеріалів іншими. Якщо при перевірці буде встановлено, що понадплановий відпуск матеріалів пов’язаний з порушенням технології виробництва, необхідно визначити суму матеріального збитку та винних осіб. При ревізії також потрібно брати до уваги можливі випадки подвійного відпуску матеріалів на одні й ті ж виробничі потреби за лімітними картками, актами-вимогами на понадплановий (понаднормативний) відпуск або картках на заміну матеріалів.

Особливо перевіряють документи на відпуск матеріальних цінностей допоміжним цехам, підсобним і не промисловим виробництвам (ремонтним, інструментальним, енергетичним, ремонтно-будівельним, транспортним). На окремих підприємствах виконання робіт цими цехами і виробництвами здійснюється без технічно обґрунтованих норм витрат матеріалів. Матеріали, видані цехам основного, допоміжного і невиробничих виробництв, списуються безпосередньо на рахунки витрат. Це потребує від ревізора одночасної перевірки правильності відпуску їх зі складів і використання у виробництві. Потреба в матеріалах розраховується з урахуванням їх перехідних залишків, що співставляються з фактичним відпуском і витратами, після чого виводяться результати їх витрат. Неправильна система прямого списання дефіцитних і дорогоцінних матеріалів на витрати виробництва при видачі їх зі складів призводить до утворення невикористаних та необлікованих надлишків на місцях виконання робіт, спричиняє безгосподарність та розкрадання матеріальних цінностей. Для виявлення неправильного використання матеріалів не за призначенням, залишків невикористаних матеріальних цінностей та інших порушень необхідно використовувати методи фактичного контролю (вивчення на місці, перевірка фактичного виконання робіт, контрольний запуск сировини та матеріалів у виробництво).

Фактичний відпуск матеріальних цінностей за документами складу (кількість їх за видами, марками, сортами, розмірами) співставляється при ревізії з даними виробничих звітів та прибутковими документами основних і допоміжних цехів, непромислових виробництв і господарств. Кожний випадок відхилень при відпуску матеріалів зі складів і надходжень у цехи і господарства підприємства повинен бути перевірений, встановлені причини і винні особи. Розходження між даними цехів і складів про відпуск і надходження матеріалів можуть бути результатом завищеного і неправильного списання матеріальних цінностей зі складів, утрат документів або свідомого відображення документів в іншому звітному місяці.

Відпуск матеріалів на сторону перевіряється залежно від призначення цінностей, що відпускаються, у двох основних напрямах: відпуск сировини і матеріалів для переробки на стороні; відпуск матеріальних цінностей у порядку реалізації різним установам і особам.

При перевірці відпуску матеріальних цінностей на сторону звертається увага на його законність, правильність оформлення і відповідність документів (договорів, наказів, накладних на відпуск матеріалів зі складу, рахунків-фактур, специфікацій, перепусток на вивіз, транспортних документів, довіреностей на отримання матеріалів); відповідність фактичної кількості і асортименту відвантажених матеріальних цінностей, що вказані в супроводжувальних документах; повноту і правильність розрахунків за відпущені матеріальні цінності. Крім того, ревізору потрібно вияснити правильність встановлення норм виходу продукції, повноту надходження на підприємство продукції, отриманої від переробки на стороні; вивчити причини зниження виходу продукції порівняно з нормативним, правильність обчислення і рівень фактичної собівартості отриманої продукції. Повноту надходження продукції, отриманої від переробки на стороні, доцільно перевірити шляхом співставлення окремих партій відпущених для переробки матеріальних цінностей з фактичною кількістю оприбуткованої продукції та використаних відходів.

При перевірці реалізації матеріальних цінностей особливо важливо з’ясувати правильність застосування цін, відповідність фактичної кількості та якості відпущених матеріалів, вказаних у документах, повноту їх оплати, отриманий результат від реалізації матеріалів. Особливу увагу звертають на збитки, отримані від реалізації матеріальних цінностей. На окремих підприємствах часто під виглядом відходів або неповноцінних матеріалів реалізуються доброякісні матеріальні цінності, особливо якщо відпускаються вони безпосередньо з виробничих цехів. Такі факти встановлюються за допомогою контрольних перевірок вантажів, які вивозяться, і співставлення їх із супроводжувальними документами, звірення відходів і неповноцінних матеріалів, що відпускаються з їх наявністю на момент відпуску, співставлення фактичної кількості використаних на підприємстві і реалізованих відходів із нормативним виходом відходів згідно з розрахунками і фактичною кількістю одержаних відходів, а також зустрічних перевірок у покупців. Кількість відвантажених матеріальних цінностей за документами підприємства співставляється при перевірці з документами транспортних організацій на приймання вантажів та оплату перевезення, з вантажопідйомністю і місткістю транспортних засобів (контейнерів, автомобілів, вагонів); кількість відвантажених матеріалів за документами на складі – з перепусткою охорони на вивіз їх із території підприємства. Фактичне відвантаження матеріалів окремим покупцям можна співставити із списаною тарою і пакувальним матеріалом, із кількістю надходження поверненої тари і при наявності розходжень виявити причини, які допоможуть виявити факти порушення чи зловживань.

У процесі ревізії відпуску матеріальних цінностей приватним особам звертають увагу на правильність застосування визначення їх вартості. На окремих підприємствах відпуск матеріальних цінностей приватним особам незаконно здійснюється за роздрібними цінами. При наявності порушень у відпуску матеріальних цінностей у порядку реалізації необхідно зробити систематизовану вибірку такої реалізації щодо видів матеріальних цінностей, щодо окремих покупців (організацій, осіб). Особливу увагу звертають на наявність товарообмінних операцій з окремими покупцями.

Наступним етапом роботи є перевірка правильності відпуску матеріалів. Згідно з П(С)БО 9 “Запаси” на підприємстві можна використовувати один із п’яти методів оцінки запасів або декілька одночасно. Але при цьому слід уточнити, що “для усіх одиниць бухгалтерського обліку запасів, що мають однакові умови використання, застосовується тільки один із наведених методів”. Різнойменні та різнотипні запаси не заборонено облікувати різними методами, але при цьому слід аргументовано підтвердити відмінність в умовах їх використання. Слід мати на увазі, що при зміні специфіки господарської діяльності можлива зміна облікової політики, яка може проявлятися у зміні методів оцінки запасів при їх списанні.

В ринкових умовах і відповідно до діючого законодавства, підприємства можуть оцінку запасів проводити за такими методами: за собівартістю перших за часом надходження запасів (FIFO); за середньозваженою собівартістю; за цінами продажу; за нормативними витратами; за ідентифікованою собівартістю відповідної одиниці запасів.

У тих випадках, якщо здійснюється відпуск матеріальних цінностей за вимогою, то в кожному окремому випадку необхідно визначити систематичність такого відпуску, конкретних виконавців. Перевіряючи відпуск матеріальних цінностей стороннім особам, ревізор перевіряє підставу відпуску матеріальних цінностей та умови їх реалізації. При цьому необхідно перевірити дані первинних документів, пов'язаних з відпуском матеріалів з даними перепустки на вивіз продукції, своєчасність зарахування виручки тощо.

При ревізії матеріальних цінностей слід обов'язково врахувати залишки незавершеного виробництва. До цих залишків не мають бути включені: матеріали, комплектуючі та деталі, що отримані цехами, але не розпочата їхня обробка; забраковані деталі та напівфабрикати. Також необхідно звернути увагу на правильність проведення переоцінки товарно-матеріальних цінностей.

Згідно з П(С)БО 9, запаси відображаються в обліку за найменшою з двох вартостей: первісною, або чистою вартістю реалізації. Уцінювати запаси необхідно тоді, коли вони морально чи фізично застаріли, втратили свою первісну вартість. Відповідно до цього ж Положення, запаси списуються на витрати вже тоді, коли підприємство знає, що не зможе їх продати чи якось використати. Уцінювати запаси потрібно до чистої вартості реалізації. Чиста вартість реалізації визначається по кожній одиниці запасів шляхом віднімання від очікуваної ціни продажу очікуваних витрат на завершення виробництва і збут.

Відповідно до законодавства сума, на яку первісна вартість запасів перевищує чисту вартість їхньої реалізації і вартість повністю втрачених (зіпсованих або таких, що не вистачає) запасів, списується на витрати звітного періоду з відображенням зазначеної вартості в позабалансовому обліку на рахунку 072 “Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей”. У випадку підвищення ціни на раніше уцінені запаси, їхня балансова вартість зростає на відповідну суму, але не вище попереднього рівня ціни. При цьому списується сума уцінки з 072 рахунку.

Дооцінка балансової вартості запасів вище їх балансової вартості не допускається.